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参考资料,少熬夜!企业档案管理制度(5篇)【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“企业档案管理制度(5篇)”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!企业档案管理制度1职责部门1、院办(人事行政部)负责院级文件档案的管理工作。2、部门(科室)指派专人兼任档案管理员,负责部门(科室)档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办(人事行政部)负责人。3、院办(人事行政部)负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。4、部门(科室)负责人负责审批本部门(科室)普通文档的借阅申请,其它文档的借阅申请由总经理(院长)或指定负责人审批。5、机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理(院长)或指定负责人审批。档案收集、归档1、凡医院缮印发出的公文(含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等),原件一律由院办(人事行政部)统一归档管理,发文复印件按规定由收文部门各自归档。2、各部门处理完毕或批存的文件材料,由部门文秘集中统一整理、归档。3、一项工作分别由几个部门(科室)参与办理形成的`文件、决议,由主办部门(科室)负责收集整理,交院办(人事行政部)归档。4、部门(科室)组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门(科室)收集、归档。5、医院召开的工作会议文件由院办(人事行政部)收集、归档,并由会议组织部门(科室)指定专人将会议材料、声像档案等向院办(人事行政部)办理归档手续。6、医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的,应及时交院办(人事行政部)归档。档案立卷1、档案管理员应使用档案盒(或文件夹)根据文件类型将档案分别立卷,统一存放至档案柜中。2、档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”,“案参考资料,少熬夜!卷类目”条文必须简明确切。3、案卷类目编制原则:含医院全称和经办部门全称,按上(医院全称)、下(经办部门全称)排版;根据文字量,也可以按左(医院全称)、右(经办部门全称)排版。4、案卷类目名称需根据款标准,采用标黑一号字体打印,粘贴于档案盒(或文件夹)左侧距顶部3厘米处。5、归档的文件资料须按年度分别立卷,立卷必须核对归档文件的完整性、准确度,对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。6、归档文件应符合国家有关档案管理的要求,目录清楚、字迹工整、图样清晰,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。7、部门(科室)经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档;医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。档案目录编制1、档案文件编号原则:A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中A1A2为医院代字(遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》),A3A4为两位数年份号,B1B2为部门(科室)代字(大类)号,C1C2为文件类型(小类)号,D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的,均用其拼音的首字母表示。例如:山西现代女子医院的行政部为经办部门,归档文件类型为2006年的通知,是此卷中的第7份文件,则档号为:JX06—XZTZ—07。2、档案管理员应在档案盒(或文件夹)首页位置设立《档案目录》(附件)。3、所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号,并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中,以便查阅。4、《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。档案保管权限、期限与类型1、档案保管权限财务部档案由财务部保存;人事部档案由人事部保存;医院证、章、信由总经理(院长)指定负责人保存;其它各类档案由院办(人事行政部)保存。2、档案保管期限财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。参考资料,少熬夜!政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。普通文档保管期限为3年至5年。保密文档须于失效当日即刻销毁。3、文档的保存形式:文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施,文件密码由指定的文件保管人设定,并须将该文件路径及密码报院办(人事行政部)备存,并保证其真实性。机密文档以书面或实物形式保存。4档案类型行政档案,包括:营业执照正、副本,复印件;法定代表人身份证(护照)(复印件);对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文;各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料;各部门(含财务、医务科室)现行的各项规章制度、规定、流程等;院级会议的会议纪要、决议;医院年度(季、月、周)工作计划汇总表;《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产档案;购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证(复印件)等车辆管理档案;对外签订的各类购买(租赁、服务)性质的合同文件;其它应归档保管的文件、资料。人事档案,包括:全院员工个人信息资料(花名册);劳动合同及保密协议;勤打卡数据;工资、社保等薪酬相关资料;招聘表格、人才库等相关资料;员工绩效考核相关资料;其它应归档保管的文件、资料。财务会计档案,包括:各类审计帐册及报表;各类会计帐册及报表;固定资产资料;其它须保存文档。药械设备档案,包括:设备台帐;设备出厂合格证、使用说明书;设备安装、调试、验收报告;设备保修卡、保修协议及维修联系方式;设备运行维修、保养记录;设备更新改造记录;设备管理制度;其它应保存的设备资料。医疗档案,包括:档案内容由医疗管理部门提供。档案查阅与复制1、总经理有权查阅医院所有档案。2、部门(科室)负责人有权查阅本部门(科室)所有档案。3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。4、文档查(借)阅应在档案保管部门(科室)进行登记,机密文档及权限外查借(阅)须办理审批手续。参考资料,少熬夜!5、查(借)阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办(人事行政部)负责人审批,并进行相关登记。6、查(借)阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。档案的销毁1、超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案保管期限每年3月前编制销毁计划及清单,由院办(人事行政部)负责人审核无误后报总经理审批。2、总经理审批同意销毁计划后,必须指派两名(含)以上监销人员监督档案销毁过程,并进行签字确认。3、销毁档案清册要妥善保管,并将所销毁档案在有关目录中注销。档案管理制度21产生目的为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。2适用范围适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。3正文文件资料的收集收集范围凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体包括以下各项:上级来文(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(2)上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。公司文件材料(1)会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;(2)公司发布(包括转发)的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;(3)公司的请示与上级批复文件,下级单位的请示与公司的批复文件;(4)公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;(5)反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料;参考资料,少熬夜!(6)公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料;(7)公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;(8)公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;(9)公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录;从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料;(10)公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;(11)公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;(12)公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(13)公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料;(14)公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料;(15)公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根;(16)公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;(17)公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;(18)公司签订的各种合同、协议等材料;(19)公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;(20)各种普查工作中形成的文件材料。收集中应注意的问题公务电报要同其他文件材料一起收集立卷。正文和附件要同时收集。一般文件只存印本和完稿,其它底稿不必存档,但特别重要的文件例外。作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件,一经发现要补充完整后再立卷归档。有领导重要批示意见的文件处理单,应随文件一起存档。有请示无批复的文件,应当查明原因,采取补救措施补齐,没有书面文件的,应注明情况,并加盖公章。参考资料,少熬夜!用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿,应退回文件撰稿单位复制。经多方查找,证明确实已丢失的文件,应用公用信笺写上文件名称,注明丢失原因,加盖公章,替代所丢文件归档。立卷归档公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。文件材料的分类应先按文件材料的重要性,在收藏时间上分为永久、长期、短期三种,然后依据事先编好的立卷类目,从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。立卷分工各单位形成的文件,自行立卷;下级单位报来的重要的、批办了的文件,由承办单位立卷;上级单位颁发的专业性文件,由承办单位立卷;非专业性文件,由办公室立卷。归档各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕,交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的,由其职能部门负责管理)。各种文件、资料,按一定的特征进行排列和系统化,必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。卷必须整齐,底图一律按要求存放,以便保管、查阅。档案保管档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。胶片、照片、磁带要专柜密封保管,胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。底图入库要认真检查,平放或卷放。库藏档案要定期核对,做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。档案借阅借阅档案必须当面查点清楚,并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还。借出的档案要注意保密,不得将档案带入宿舍或公共场所,不得让无关人员翻阅。借阅时间最长不得超过一个月,却因工作需要到期参考资料,少熬夜!不能归还者,要说明情况,办理续借手续。归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记簿上及时注销。凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料,必须经公司领导批准,否则一律不准借阅、抄录、复印。底图一般不予外借。档案销毁对于过期并失去保存价值的文件材料,经公司领导批准,可以定期销毁。档案统计销毁秘密公文,应进行登记,有2人监督,保证不丢失、不漏销。要及时对档案数量、鉴定情况、利用情况进行统计。除按上级主管部门的要求及时填报统计资料外,还应做好档案统计的基础工作。统计数字要准确真实。对永久、长期、短期保存的文件资料分别进行统计,以便反映档案的不同价值和库存发展趋势。档案保密档案工作人员要严守机密,档案存放要单独设锁,无关人员不准接触。不得传播、议论有关机密问题。档案资料不准带到公共场所。档案管理制度
本文标题:企业档案管理制度(5篇)
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