关于公文格式的培训讲义

关于公文格式的培训讲义（2011年7月26日）公文属于科学文章中的应用文体。应用文是非常庞大的文章类群。私人信件、留条一类的短文，都属于应用文。而公文则是应用文中特殊规范的一种。一、公文的概念公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文办理公务，就是以文字的形式实施管理。（公务，应该包括内务即内部管理和外务即处理其它社会组织的关系。公务还分为政务和事务：政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事；事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。）二、公文的特点公文内容的公务性。公文的“公”，指的是社会组织。不管是起草者个人，还是领导个人，都不能用公文来表情达意。领导者个人只有在职务的前提下，并且只能是社会组织的最高领导才能代表社会组织发出公文。公文格式的规范性。一般文章特别是文学作品的格式只是简单的外在的文面格式，按照习惯形成。而公文的格式大不相同。公文的格式，有惯用的格式和法定的格式两种。惯用的格式，是约定俗成的，没有严格的限制。如普通公文中计划和总结的格式。法定的格式则是权威机关规定的，必须严格按照格式写作。法定公文中的行政公文和党务公文，更由最高权力机关及有关部门通-2-过法规性公文规定了严格的格式。作者和读者的指定性。文学作品的作者是个人。一般科学文章的作者也同样是个人或者是个人之间的自由结合。读者一般是没有限制或者是不可计量的。但是，公文的作者只能是法定的社会组织及其法人代表或者称为第一领导人。有权利进行公文写作的社会组织，必须依照法律在有关政府部门登记注册，这一社会组织及其第一领导人，就成为公文的法定作者。至于动笔起草公文初稿的人，如秘书，应称为起草人，不是法律意义上的作者。公文的读者是特定的，在公文格式上有专门规定，即“主送机关”、“抄送机关”和“传达（阅读）范围”。法定权力的制约性。公文只能由法定的作者发出。法定的作者即社会组织的机关及其部门都规定了隶属关系和职权范围，其公文是这种隶属关系和职权范围的反映。写作公文和办理公文都有一定的规定性。也就是说，对于作者和读者，公文具有法规给予社会组织职权所产生的制约性。制约性在不同的公文中有不同的情况。行政公文的命令，对于公文的接受者具有强制性。如果接受者不按命令办理，就会受到法律的制裁。三、公文的种类（又称“文种”）狭义的公文：是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。现在，党的各级领导机关使用的14个正式文件种类是：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。国家行政机关公文的种类主要有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关明确规定的上述文-3-种合计为27个。其中9个是相同的，即决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也是9个，其中属党的机关的5个：即公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关的4个，即命令（令），议案、通告、公告，这18个文种，公文学界称其为法定文种。按性质划分报请性文件：主要是指下级机关上报上级机关请求批准和答复事项的文件，如请示、报告等。知照性文件：主要是指各机关单位用以告知事项、通报情况、进行联系的公文，如通知、通报等。按使用范围划分专业公文：在一定的工作部门或一定的业务范围内专门使用的公文。如司法文件、外交文件、技术文件等。通用公文：即在党、政、军机关和企事业单位、人民团体等组织中普遍使用的公文，如通知、通报、请示、报告等。按行文关系划分上行文：指发往上级机关、单位的公文。平行文：指发往平行的或不相隶属的机关之间的公文。下行文：指发给下属机关、单位的公文。广义的公文：除上述法定文种外，还包括党和国家机关常用的应用文，其大至总结、计划，小至条据、便函，种类繁杂、素无定目。诸如计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、倡议书、请柬、市场调查报告、商务说明书等等。-4-四、公文的格式公文的格式是指公文的结构、标记及格式安排等。各种公文的撰写和印制都必须遵守统一的规定体式，不能标新立异。■正式文件格式（一）用纸幅面及版面尺寸：1、用纸幅面尺寸：一般采用GB∕T148中规定的A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm（高×宽）。2、页边与版心尺寸：天头（上白边）：37mm；订口（左白边）：28mm；翻口（右白边）：26mm；地脚（下白边）：35mm；版心尺寸：156mm×225mm（二）公文中图文的颜色未作特殊说明，公文中图文的颜色均为黑色。（三）排版规格和印制装订要求：1、排版规格：一般每面排22行，每行排28个字。2、制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标注，版心不斜，误差不超过1mm。3、印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。4、装订要求：左侧装订，骑马钉或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1∕4处，允许误差4mm左右。-5-（四）公文中各要素标识（排印）规则一份规范完整的文件应由眉首、主体、版记三部分组成。【眉首】置于红色反线以上，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号等要素。1、公文份数序号（可选要素）：是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。2、秘密等级和保密期限（可选要素）：机密公文应根据机密程度划分秘密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字；保密期限分别为30年、20年、10年，如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。3、紧急程度（可选要素）：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。4、发文机关标识（又称“版头”或“红头”）：由发文机关全称或规范化简称后加“文件组成”，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称（如任免通知或信函式文件等）。下行文或平行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；上行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，《国家行政机关公文格式》（GB∕T9704–1999）规-6-定：发文机关标识一般应小于22mm×15mm；《陕西省国家行政机关公文处理实施办法》规定：发文机关标识一般应小于21mm×14mm。如“国务院文件”字号为22mm×15mm；“榆林市人民政府文件”为21mm×13mm；“榆林市道路运输处文件”为19mm×10mm；“榆林市长运汽车运输集团有限公司文件”为19mm×8mm。5、发文字号：由机关代字、年份和序号组成。文号的位置在公文的开首，用3号仿宋体于版头下空2行（行距16磅）红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的发文字号居左空1字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成，榆林市长运集团下行文或平行文的机关代字为“榆长发”，上行文的为“榆长字”；发文年份与序号都只能用阿拉伯数字，发文年份应标全称，用六角括弧“〔〕”而不能用圆括号“（）”；发文序号从1号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不编虚号（即1不编为01或001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线（156mm），高2.8磅（目前以公司现行文头纸为准）。例：“榆长发〔2011〕5号”，代表的是榆林市长运集团2011年第5号发文，“榆长发”是公司代字，“〔1997〕”是年份，“5号”是序号。-7-【主体】置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间，包括标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章等要素。6、公文标题：由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，红色反线下空两行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，行距32磅，回行时要做到词意完整、排列对称。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。另外，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。例：《榆林市长运集团关于×××××的通知》这一文件标题中，“榆林市长运集团”是发文机关，“关于×××××”是发文事由，“通知”是公文种类。7、主送机关：标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关。8、正文：正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格（数字、年份不能回行），是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事。在正文中除小标题外全用3号仿宋体字标识，行距28磅。-8-正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。层次不多的情况下，第一层用“一、”，第二层可用“1、”。正文中只有一级小标题的，用黑体字排印；有两级小标题的，第一级用黑体字排印，第二级用楷体字排印；有多级小标题的，第一级用小标宋体字排印，第二级用黑体字排印，第三级用楷体字排印，第四级用仿宋体排印。9、附件：指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件1”，后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号，附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐，序号后面用小圆点。附件应与正式公文一起装订，并在附件首页左上角第1行顶格用3号黑体字排印“附件”及附件的序号。附件的序号和名称前后标识应一致，如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。另外，用命令、通知颁发或批转、转发的文件，在形式上被颁发或批转、转发的文件也是一种附件，但由于这样的附件通常已在文件的标题中被引用，所以就不必在文尾加以注明。10、成文日期：用汉字将年月日标全，“零”写成“〇”，成文日期右空4字。对于单一机关发文来说，成文日期的标注位置应该满足“印章上距正文2mm～4mm下压成文日期”的要求。-9-例：榆林市长运集团的印章直径是41mm，加上与正文的距离2mm～4mm，以3mm为准，这就要求成文日期的下边缘与正文最后一行的下边缘之间的垂直距离为44mm（约125磅），这个距离减去成文日期字符本身的高度16磅，即109磅。11、公文生效标识：包括发文机关印章或签署人姓名，除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖印章。（1）单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处只标识成文日期，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。（2）联合行文印章：当联合行文需加盖2个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关