BALIS原文传递系统培训

BALIS原文传递系统培训BALIS原文传递中心中国人民大学图书馆电话：62511442陈雅捷EMAIL：[e-mail]2008年12月主要内容•1.BALIS原文传递服务总体介绍•2.读者系统构成•3.管理系统构成及使用流程•4.BALIS原文传递问题探讨•5.常用检索工具1.BALIS原文传递服务总体介绍•1.1原文传递服务简介•1.2原文传递服务机构•1.3原文传递系统构成1.1原文传递服务简介*原文传递服务是北京地区高校图书馆文献资源保障体系(BALIS)的重要组成部分*原文传递系统将利用《全国期刊联合目录》、《CCC西文期刊目次库》和《高校人文社科外文期刊目次数据库》查找文献收藏单位。并可利用《全国期刊联合目录》进行连接，获取文献*BALIS原文传递服务采用集中与分散结合的管理模式*原文传递系统支持BALIS成员馆用户的原文传递请求，完成原文传递事务处理1.2原文传递系统的服务机构成员馆服务内容63家利用本馆文献资源向其他成员馆的读者提供原文传递服务。时限2天，不包括休息日及节假日负责对本校读者在BALIS原文传递系统中注册的帐户进行确认，并对本馆所确认的帐户负责，包括所确认帐户产生的费用学科服务馆名称服务内容根据BALIS管理中心决定暂定为4家学科服务馆中国人民大学、北京师范大学、北京邮电大学、首都师范大学接收读者的委托请求—负责查找请求文献的收藏地址—向收藏地申请用户委托的文献—将获取的文献传递给读者。时限不确定原文传递委员馆暂定5家名称服务内容中国人民大学承担总的管理与协调工作：负责各成员馆的帐号申请、审批、补贴费用的申请及发放、各种数据统计及费用结算等,负责组织服务评估等相关活动北京理工大学、北京农学院侧重负责原文传递系统问题收集及与系统商联系解决系统问题中央财经大学、首都医科大学侧重负责原文传递宣传与服务方面的问题1.3原文传递系统构成Balis原文传递系统网址：构成部分:•原文传递读者系统•原文传递成员馆管理系统•原文传递中心馆管理系统2.读者系统构成读者登录目录检索申请单查询帐户日志查询系统消息全国期刊联合目录CCC西文期刊目次库高校人文社科外文期刊目次库个人信息维护新用户注册本校管理员直接填写原文传递申请1.审核认证2.加入金额3.管理系统构成及使用流程•3.1管理系统构成•3.2管理系统使用流程3.1管理系统构成管理员登录事务处理1读者管理2服务结算3统计分析4日志查询5参数管理6个人信息维护73.1管理系统构成（续）事务处理1处理请求代填申请单请求查询系统消息处理读者提交的申请为本校读者代填申请按申请时间、申请单号、读者姓名、成员馆事务号等查询请求3.1管理系统构成（续）读者管理2处理读者注册新增读者帐号读者帐号管理读者财务管理给读者发消息给读者发邮件确认本校读者注册替本校读者注册修改本校读者注册信息对本校读者进行交款、退款及修改可透支额的操作向本校读者发消息及邮件3.1管理系统构成（续）统计分析4费用统计发送请求统计接收请求统计用户统计按时间统计本校的收入、付出及帐户余额情况按时间统计本校读者发送请求情况。可按读者姓名、请求类型、传递方式、服务性质统计按时间统计本校接收读者请求情况。可按操作员等统计按时间统计本校开户人数、用户利用次数3.1管理系统构成（续）日志查询5操作员管理日志成员馆事务日志读者管理日志读者财务日志事务财务日志记录本校修改操作员的情况。包括新增、停用、修改密码等记录本校发出及接收请求情况。包括请求被接收、事务满足等记录修改本校读者的情况记录本校读者收费情况记录本校发出及接收申请事务的金额情况3.1管理系统构成（续）参数管理5本馆参数设置操作管理员设置事务邮件提醒设置节假日设置实验室设置添加公告设置委托代理服务条款启动/暂停服务对本馆信息设置对本馆操作员设置对申请单及读者注册邮件提醒设置对节假日设置对系所设置添加公告设置委托代理服务条款设置启动暂停服务设置3.1管理系统构成（续）个人信息维护（系统管理员）7个人信息维护密码设置对本馆系统管理员信息设置修改系统管理员密码3.2管理系统使用流程•读者管理流程•事务处理流程•参数管理流程•统计分析流程3.2管理系统使用流程读者管理流程成员馆对新用户进行确认的步骤•确认及核实新用户的注册信息•为新用户注入保证金3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）输入管理员帐号登录，进入成员馆管理系统3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）确认及核实新用户的注册信息注：可对新注册用户按读者姓名、登录名检索1.选择”读者管理”2.选择”处理读者注册”3.点击“读者姓名或登录名”3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）1查看确认读者信息3点击”批准”确认及核实新用户的注册信息2*要对读者使用时间进行限定3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）确认及核实新用户的注册信息新用户收到的审批成功的电子邮件3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）2.选择框中打勾3.选择交款方式4.输入金额5.确定无误后提交1.点击”读者财务管理”在读者帐号内需加入金额，读者才可提交原文传递请求3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）可按读者登录名、读者名称、余额检索，选择读者添加金额举例:如何选择读者，加入金额检索余额小于10元读者3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）在读者帐号内需加入金额，读者才可提交原文传递请求3.2管理系统使用流程读者管理流程（续）举例:如何选择读者，加入金额检索余额小于10元读者输入103.2管理系统使用流程读者管理流程（续）举例:如何选择读者，加入金额,检索余额小于10元读者1.选择框中打勾表示给该用户加入100元2.输入金额1003.2管理系统使用流程事务处理流程成员馆接收请求信息学科服务馆接收请求信息检索本馆资源下载、复制、扫描文献馆藏提供发送文献、系统处理读者接受文献结束发送不提供原因读者通过Email或查询获得被拒原因继续申请代查代检向馆藏地提交请求接收请求的文献3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）管理员帐号登录3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）点击本馆事务号,查看请求文献信息3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）处理读者提交的申请；为本校读者代填申请；按申请时间、申请单号、读者姓名、成员馆事务号等查询请求等3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）1.根据请求文献详细信息查找文献馆藏位置2.下载、扫描或复制所需文献3.向读者发送文献注意：*读者申请信息可修改*如页码不对，实际费用需计算修改4.点击修改确定5.点击返回3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）选择处理状态字段有满足、未满足、读者撤消满足字段未满足字段:装订/缺页/出处有误/缺藏/未到/其他读者撤消字段:需征得读者同意3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）举例1:申请如满足1.处理状态选择满足并在方框内划勾2点击完成请求处理3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）举例2:申请如未满足1.处理状态如选择缺藏2.点击事务号进入申请修改3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）举例2:申请如未满足1.处理状态选择缺藏2.实际费用修改为03.点击修改确定4.点击返回3.2管理系统使用流程事务处理流程（续）举例2:申请如未满足1.选择缺藏2.完成请求处理3.2管理系统使用流程参数管理流程对本馆、本馆操作员、节假日、注册及事务提醒、系所、启动暂停服务等进行设置3.2管理系统使用流程参数管理流程(续)注意1:成员馆应尽到义务启动服务3.2管理系统使用流程参数管理流程（续）注意2：要添加节假日及休息日,否则影响满足时间“节假日设置”中应添加节假日并对周末休息日进行设置.因为满足时间休息日及节假日不算在内*以后假期将通知启用节假日设置功能，不在用暂停服务3.2管理系统使用流程参数管理流程（续）注意2：添加节假日举例如添加寒假放假时间2009年1月15日至2009年2月15日3.2管理系统使用流程参数管理流程（续）注意2：添加节假日举例如添加寒假放假时间2009年1月15日至2009年2月15日3.2管理系统使用流程参数管理流程（续）注意3：要开启邮件功能，以便了解事务及注册信息情况3.2管理系统使用流程参数管理流程（续）注意4：成员馆可添加公告,并等待中心审批.审批后的公告可在公告信息中看到添加的公告包括:标题、内容、性质（普通、重要）、发布范围（全部、管理员、读者）等3.2管理系统使用流程参数管理流程（续）注意5：根据学校院系设置可添加学院3.2管理系统使用流程统计分析流程按时间统计本校的收入、付出及帐户余额的费用情况。并分别统计发送请求及接收请求的情况，以及统计开户人数及用户利用次数3.2管理系统使用流程统计分析流程（续）按时间统计本校服务收入、服务付出、交纳费用及退款费用3.2管理系统使用流程统计分析流程（续）按时间统计发送请求情况。可按请求类型、处理情况、传递方式、服务性质进行统计3.2管理系统使用流程统计分析流程（续）举例：发送请求统计统计时间为2008年1月1日至2008年12月11日，我校发出的普通请求情况3.2管理系统使用流程统计分析流程（续）举例：发送请求统计统计时间为2008年1月1日至2008年12月11日，我校发出的普通请求情况点击详细3.2管理系统使用流程统计分析流程（续）举例：发送请求统计统计时间为2008年1月1日至2008年12月11日，我校发出的普通请求情况统计数量及金额3.2管理系统使用流程统计分析流程（续）按时间统计开户人数和用户利用次数3.2管理系统使用流程统计分析流程（续）举例：用户统计---开户统计统计时间为2008年1月1日至2008年12月11日，我校按用户学历显示开户人数3.2管理系统使用流程统计分析流程（续）举例：用户统计---开户统计统计时间为2008年1月1日至2008年12月11日，我校按用户学历显示开户人数按用户学历显示的开户人数3.2管理系统使用流程日志查询流程记录修改本校操作员的信息，读者交付款的情况及金额，发出及接收请求的事务情况及金额4.BALIS原文传递问题探讨•4.1系统问题探讨•4.2其他问题探讨4.1系统问题探讨问题一检索系统需完善•《CCC西文期刊目次数据库》目前还不能建立接口直接发送请求•《高校人文社科外文期刊目次数据库》结果显示有问题，还需要解决4.1系统问题探讨问题二:请求处理费用有待细化1.应把费用细化（如加上复制费、BALIS补贴，加急费、邮寄费，委托费、其他费用等）2.费用提供自动计算功能4.1系统问题探讨问题三：读者财务管理功能有待实现比如：有读者多次申请，但其费用却没有发生变化，系统应该动态反映金额的变化4.1系统问题探讨问题四：统计分析结果不准确如：统计数据“发送请求统计”与“接收请求统计”与“费用统计”有不符的情况。4.2其他问题探讨问题一：资源服务1对成员馆的馆藏揭示要更加深入，更准确，让读者更清晰的了解成员馆的馆藏2建议中心结合北京各大高校市级重点学科、实验室的设置筹集经费购买或建立特色资源或数据库3建议建立BALIS成员馆的学位论文目次库4建议考虑与首都图书馆、北京社科院、中科院图书馆实现文献资源共享，扩大资源范围4.2其他问题探讨问题二服务质量与效率1加快网速，方便使用2建立与其他原文传递系统的对接，不用把大量时间花在不同系统的事务填写上3增加转发申请功能4强调扫描时间与扫描质量4.2其他问题探讨问题三：服务奖励机制1中心加大对学科服务馆的年度经费支持，以方便开展工作2对没有按期完成请求的成员馆，建议有一些惩罚措施3希望通过完备的“原文传递系统服务数量统计”，作为奖惩依据5.常用检索工具•Cashl：（中国高校人文社会科学文献中心）•NSTL：（国家科技图书文献中心）•CSDL：（中国科学院国家