物业管理方案的编制及实例

物业管理方案的制定□学习目标通过本章的学习了解物业管理方案的制定基本要求，熟悉制定物业管理方案的相关程序，掌握制定物业管理方案的要点与方法，通过对物业管理方案实例的学习，领会物业管理方案制定的要点，熟悉物业管理方案编制的有关知识，对物业管理投标报价的编制和审核的核心内容要进一步掌握，使其对物业管理方案的制定具有全面性了解。6.1物业管理方案制定的一般程序6.1.1制定物业管理方案的基本要求（1）响应性。物业管理方案的内容、格式、投标报价必须响应并符合招标文件（包括答疑文件）中对物业管理服务需求的规定，不能有缺项或漏项。（2）针对性。方案的各项具体实施内容必须是根据招标物业的基本情况和特点制定；整体方案必须是在调研、评估的基础上制订；方案的内容必须符合国家及地方法律、法规的规定。（3）可行性。方案中对招标文件要求作出的实质性响应内容必须是投标企业能够履行的，包括各项服务承诺、工作目标及计划、具体项目的实施方案等。（4）合理科学性。制定物业管理服务费用价格必须合理，具体实施内容应该在满足招标方（或业主）需求的基础上制定设计科学、运行经济的方案。6.1.2物业管理方案制定的一般程序物业管理企业在确定参与招标活动后，应组织相关人员在对招标物业项目基本情况进行分析和对物业管理模式进行确定的基础上，制定切实可行的物业管理方案。制定物业管理方案的一般程序为：（1）组织经营、管理、技术、财务人员参与物业管理方案的制定。（2）对招标物业项目的基本情况进行分析，收集相关信息及资料。（3）根据招标文件规定的需求内容进行分工、协作。（4）确定组织架构和人员配置。（5）根据物业资料及设施设备技术参数、组织架构及人员配备、市场信息、管理经验等情况详细测算物业管理成本。（6）根据招标文件规定的物业管理需求内容制定详细的操作方案。（7）测算物业管理服务费用（合同总价和单价）。（8）对拟定的物业管理方案进行审核、校对、调整。（9）排版、印制、装帧。6.2制定物业管理方案的要点与方法6.2.1物业管理方案的基本内容物业管理方案的基本内容主要包括招标物业项目的整体设想与构思、管理方式与运作程序、组织架构与人员配置、管理制度的制定、档案的建立与管理、早期介入及前期物业管理服务内容、常规物业管理服务综述、费用测算与成本控制、管理指标与管理措施、物质装备与工作计划等。上述各项内容按其在物业管理投标活动中所起的作用可分为以下几个方面。1、关键性内容（1）项目的整体设想与构思（包括项目总体模式与物业管理服务工作重点的确定）；（2）组织架构与人员配置；（3）费用测算与成本控制；（4）管理方式、运作程序及管理措施。以上是体现物业管理企业管理理念、管理优势和企业综合竞争力的关键性内容，因此，在物业管理方案的制定过程中，需要认真研究招标文件、深入调查分析招标项目的基本情况和业主的服务需求，运用科学、合理的方法编制切实可行的实施方案。2、实质性内容（1）管理制度的制定；（2）档案的建立与管理；（3）人员培训及管理；（4）早期介入及前期物业管理服务内容；（5）常规物业管理服务综述；（6）管理指标；（7）物资装备；（8）工作计划。以上内容一般是对招标文件中物业管理服务需求的具体相应，也是具体实施物业管理各项服务的实质性方案。在制定方案时要结合物业的实际情况，在满足招标文件的规定和招标人需求的基础上，综合反映企业的管理服务水平和管理特色，并注意不能缺失或遗漏，包括细节或单个项目的阐述。6.2.2制定物业管理方案的要点与方法不同特点，不同性质，不同档次的楼盘小区，其物业管理方案都会有很大的异同，但基本上都必须遵循以下的要点：根据楼盘市场定位、开发商的要求、业主结构和需求等因素，确定服务质量标准，物业管理定位。（1）根据楼盘性质、特点等因素确定物业管理方法。（2）制定服务标准与管理方法后，提出服务承诺和具体指标，列出具体落实措施。（3）根据开发计划、施工进度及楼盘销售情况，制定楼盘前期介入计划、接管计划。（4）根据服务标准、管理方法及公司支持情况，确定组织架构等，人员配备，编制适合本物业的岗位责任制、运作方法等。（5）针对楼盘规划设计、周边情况、规划配套、环境及业主构成等，制定有针对性的日常管理措施。（6）根据楼盘前期的接管计划，编制开办费用预算。（7）按日常管理项目、设备设施、服务项目和管理标准计算管理费收支预算，确定管理费的收费标准。（8）对楼盘出入、交通、配套设施设备提出合理化建议。（9）对重点管理内容展开叙述：如车场、财务管理、保安等。（10）提出各种有特色的管理设想和提升管理服务水平的设想。1、招标物业项目的整体设想与构思物业管理方案作为新接物业日后的管理纲领性指导性的文本，应达到配合开发商后期销售的针对性；对物业管理定位、服务标准把握的准确性；方案自身的系统性、针对性及实施的可操作性和物业管理公司利用的有效性等要求。物业管理方案编制前，需做好以下的的准备工作：（1）收集项目资料：地理位置、楼盘规模、设施设备、开发商公司情况、开发计划、楼盘市场定位、规划配套、管理用房情况、销售价格、附近环境状况、治安状况、周边环境、交通状况、施工计划及目前进度、开发商售楼承诺、楼盘销售情况、业主构成（2）掌握开发商对管理服务质量标准的要求；（3）掌握业主的结构、文化、层次和素质构成，对管理服务的需求和要求标准；（4）掌握该地区同等档次楼盘物业管理服务水平及收费水平；（5）掌握公司对该楼盘接管策略、目标及可支配资料；（6）准备现有的管理方案作为参考。2、管理方式与运作程序管理方式与运作程序一般由组织架构的设置、流程与支持系统设计的管理机制的确定等内容组成。（1）组织架构的设置组织架构的设置需要综合考虑物业的规模和服务内容，在确保最大限度满足业主服务需求的前提下，设计高效运作的组织架构。（2）运作程序与支持系统的设计运作程序包括项目整体运作流程、内部运作流程与客户服务及需求信息反馈流程，一般采用流程图的方法进行展示，流程设计要遵循全面、高效、合理的原则，准确、真实地反映组织架构的功能和运作方式。支持系统一般也设计为表格或流程图的形式，综合反映物业管理企业集中资源优势构建对项目的支持体系。（3）管理机制的确定管理机制是反映物业管理企业实现项目物业管理服务目标的基础，一般由目标管理责任制、激励机制、监督机制组成。其中目标管理机制就是将项目的管理目标、经营目标、竞争目标以量化的形式作为重要职责交给项目的管理团队，并赋予相应的权利，同时将目标的实现与管理团队的切身利益挂钩；激励机制是在目标管理机制的基础设计相应的激励办法；监督机制是通过政府、业主、社会舆论和企业内部管理等渠道来实现对项目运作的监督。3、人员的配备、培训与管理（1）人员配备人员配备包括拟为项目配置的各类人员，各部门、各岗位的人员编制与专业素质要求等。人员配备一般依据物业类型、规模、服务内容及需求标准、工作重点来确定，并可参照物业所在地区政府指定的物业管理服务收费指导标准和同类物业的管理经验。（2）人员培训人员培训方案要对各类管理人员的培训内容、培训计划、方式、目标进行详尽的描述，可以采用综合性阐述与相关表格、流程图相结合的方式。（3）人员管理人员管理包括录用与考核、竞争机制、协调关系、服务意识、量化管理及标准化运作等，一般根据招标文件的要求进行描述。4、管理指标与措施（1）管理指标管理指标通常由物业管理质量指标和经济效益指标两部分组成，在招标文件中一般都有具体的要求，在物业管理方案中要对招标人提出的各项管理指标进行明确的响应。（2）管理措施管理措施是物业管理企业为完成招标文件规定的各项管理指标和承诺拟采取的措施，可以采用表格的形式将管理指标主要的管理措施相对应，进行详细的阐述。5、管理制度的指定管理制度主要由公众制度和内部管理制度两大部分组成，其中公众制度主要包括精神文明建设、业主公约、装修管理、消防管理、入住管理、电梯使用管理、物业接管验收管理、公用设施维护管理、临时用水电管理、清洁卫生及垃圾处理等内容；内部股那里制度包括岗位职责、员工考核、行政管理、财务管理、客户服务、工程技术管理、安防管理等内容。一般在方案中一表格形式列出各项制度的目录即可，招标文件有具体要求的除外。6、档案资料的建立与管理档案资料应采取系统、科学的方法进行收集、分类、储存和利用。分类应严格按照建设部《关于修订全国物业管理示范大厦及有关考评验收工作的通知》的标准执行。档案资料的体系内容可以用表格形式进行阐述，具体的管理可以采用流程图与文字表述相结合的方式。对于政府类型的物业，在档案资料的管理方案中应重点突出保密性的管理措施。7、早期介入及前期物业管理服务内容早期介入及前期物业管理服务方案的制定需要根据物业的实际情况和工程进度、存在的隐患或问题进行编制，并对工作计划进行合理安排，使方案能够全面真实地反应物业管理在早期介入和前期物业管理中起到的重要作用。8、常规物业管理服务综述在编制常规物业管理服务内同综述中需要把握的重点是将各项管理服务内容的工作要求、重点、运行管理及应急方案、计划等进行详细阐述，对于招标人或招标物业有特殊性服务需求的要进行突出的描述。9、工作计划在物业管理方案中，整体工作计划的制定应该紧扣物业管理项目总体策划中的指导思想、工作重点，并结合招标文件的具体要求综合考虑。工作计划的制定大体分为三个阶段，即筹备期、交接期和正常运作期。制定计划过程中，要考虑物业管理方案实施不同阶段的工作重点、项目、内容、时间要求等因素，可采用表格法、图表法等表现方式。10.物资装备物资装备必须以满足项目管理需要为目的，在制定物资装备计划时，应该围绕物业管理的开展为核心，从作业工具、项目机构的交通工具、员工办公生活用品等方面进行合理配置、综合考虑，同时还应根据工作进度和需要分轻重缓急，根据不同阶段的需求合理安排物资装备的到位。工作计划的内容一般采用表格的方式进行表述。11.费用测算在测算过程中，根据接管项目的类型、性质、市场定位、配套设施设备的具体情况及管理要求和服务项目，并根据物业所在地物业管理市场同类物业的收费标准及企业现有的管理经验进行全面具体的测算。12.成本控制成本费用控制在充分调动全体职工控制成本费用的积极性的基础上，将成本费用控制贯穿于成本费用形成的全过程，而不仅仅是对于部分费用指出的控制。成本费用控制应与提供优质的物业管理服务相结合，不能为控制而控制，即不能为降低耗费而不提供或少提供服务。6.2.3物业管理方案实例第一章项目概况与管理思路一、『悉尼印象』小区基本概况『悉尼印象』项目由荆州市宏元房地产公司开发建设。项目荆州市北湖路与北湖小路西北交汇处，正对湖北第一工业学校和英华双语学校，公交14路、102路、101路、103路均可到达，交通便利。全架空的花园式社区，整体建筑采用的是澳大利亚WPY公司设计现代围合式的建筑风格，设计理念更加现代、阳光、简洁、明快、时尚。项目占地面积26亩，开发标准为高档商业与住宅社区，建筑面积近3万平米，共有建筑11栋。小区中心楼（8、9、10、11号楼）均为4米高架空绿化层+5层住宅，这在荆州市区内是绝无仅有的；1号楼为2层底商+4层住宅；2、3、4、5号楼为1层底商+5层住宅；6、7号楼为底层架空车库+6层住宅（其中5、6F为复式楼中楼住宅）。其中住宅建筑面积为24804平方米，配套有商铺、超市沿小区周边布局，其中一层商业面积3889.56平方米，二层商业面积1112.84平方米，合计商业面积5002平方米。容积率为1.52，建筑密度为32%，小区内部建筑首层为4米架空健身休闲层，绿化面积8018平方米，绿化率高达40%。小区配套有电视监控和楼宇可视对讲等智能安防设施，中心景观设有人工水景，围合式的建筑格局。提供50多个独立车库，社区内采用人车分流的设计，车行道在社区的外围，人形道在小区的内环道，采用鹅卵石铺设，体现了小区的人性化。共有道路2542平方米，人车道路没有交叉，充分保证了行人的安全和社区环境的完整安静。二、项目特点与管理难点、重点分析『悉尼印象』项目11栋住宅围绕中心景观带布置，整体采用围合布局，地理位置优越