第6章秘书管理实务公文写作与处理

秘书管理实务南昌大学共青学院江明15270273285(微信同号）[e-mail]2第六章秘书管理实务公文写作与处理秘书管理实务公文写作本章思考题1.2.对于你来说，困难的写作类型是什3.你有写作的习惯么？如何培养写作习惯呢？Page3Page4第一节发言讲话稿一、讲话稿的分类根据应用场合的不同，讲话稿大致上可以分为时令性讲话稿、礼仪性讲话稿、会议性讲话稿以及其他随机性讲话稿四类。（案例详见课本）Page5讲话稿的特点：（1）应用广（2）写作篇幅长（3）专业化水平要求高（4）使用频率高Page6二、讲话稿的基本框架1.时令性讲话稿。一般在固定的节庆日使用，比如新年致辞。（标题-称呼-问候-节庆介绍-过去的总结-感谢与展望未来）2.礼仪性讲话稿。一般用于各种开业庆典、周年庆典、成立仪式等场合。（标题-称呼-问候-礼仪事由-祝贺-相关主办单位简介-感谢-期望）Page73.会议性讲话稿。通常用于举办各种会时的会议发言。（标题-称呼-问候-会议发言主题及发言纲要-具体发言条款-感谢与谦逊之语）4.随机性讲话稿。用于各种公开场合，如竞聘、个人演讲等。（标题-称呼-问候-个人情况简介/目标简介-陈述观点-支持性理由-感谢与期望）Page81.注重领导讲话稿写作与普通个人发言稿写作的区别领导讲话稿因场合、层次、身份不同，对讲话稿的写作水平、严瑾程度的要求也不同。领导讲话稿要体现其权威性、政策性以及导向性，而个人发言稿只需要有针对性和观点性即可。领导讲话稿的主要目的在于宣传思想、传达政策、部署工作、落实措施、鼓舞士气、凝聚人心，而个人发言稿主要是阐述立场、申明观点、或者简单交流个人经验。三、讲话稿写作的注意事项Page9领导讲话稿的写作水平通常代表领导水平和单位形象，而个人发言稿写作水平通常只代表个人水平和个人形象。领导讲话水平高，言之有物，能激发和调动群众积极性，体现领导干部良好的人格魅力和形象，个人讲话水平高，可以体现演讲者的性格与个人魅力。Page102.要关注受众讲话稿的受众是讲话稿的宣讲对象，在进行讲话稿设计时，要关注受众的人群特点、心理特点、利益要点等，做到有的放矢。在语言设计上要考虑到受众的接受能力与接受倾向，尽量使用受众较为熟悉的表达方式，与受众找到共同点，这样的讲话稿才能引起共鸣，起到较好的宣传效果。Page113.讲话稿的语言要通俗易懂、风趣幽默讲话稿是一种用来进行口头沟通的稿件，通俗易懂、风趣幽默的语言表达会使讲话稿本身显得更加生动和吸引听众。再比如在一些讲话稿中，使用一些新兴的网络语言，如“给力、神马都是浮云、淡定”等，即让听众觉得新鲜，又能准确的表达讲话者的意图。Page12第二节秘书其他常用办公写作文体除讲话稿的写作外，秘书在日常办公活动中还经常需要写作其他一些类型的工作性文体，如计划、总结、通知、请示、报告、通讯、信函、单位管理规定等。Page131.计划是一种在工作活动开始前拟定的活动开展具体步骤和内容的一种常用办公文体，它从层次上看分为宏观计划、中观计划和微观计划。一、计划与总结的写作Page14（1）宏观计划：一般是战略性和长期性的，比如：我国的“三步走”战略目标、“十三五”规划等。此类需要专业团队完成，与秘书日常办公写作关联不大。（2）中观计划：通常是一定时期和一定范围内的工作安排与预案设定。（3）微观计划：通常通常与日常办公活动有关，均属于常见的秘书写作范围。Page15计划写作的要点：（1）标题：可直接以“计划”作标题，也可以“主题+计划”作标题，如“生产计划”，还可以加上时间、地点、计划者、计划种类等限制性定语在标题当中。（2）正文：计划通常可以采取条文式或者表格式来写作正文，以达到一目了然的效果。（案例详见课本）Page162.总结的写作总结是把一定时间阶段内的工作情况进行概括分析，以获得经验和指导性意见的一种文书。总结的对象既可以是人，也可以是集体。既可以是全面性的，也可以是单项性的。既可以是长期阶段总结，也可以是中期总结和短期总结。与计划的前瞻性和指导性不同，它具有事后性和概括性的特征。（案例详见课本）Page17总结的具体写作框架：（1）标题：可直接用“总结”来表示，也可使用“单位名+时间+事由+文种”的形式，还可结合具体事项使用双行标题。（2）正文部分：由两个模块构成。第一模块交代进行总结的背景、基本情况以及进行总结的主要目的。第二模块详细介绍总结范围内的工作情况，包括主要的做法、体会、经验、教训Page18、成绩、问题、原因、规律等。（3）结尾：对全文进行概括总结，说明过去阶段内工作范围内取得的成绩，存在的不足，并对未来的发展提出希望和建议，或者指出未来努力的目标和方向。Page19总结的写作注意要点：（1）要从实际出发，实事求是，对过去取得的经验和存在的不足都客观的描述；（2）要注意语言的精炼性和概括性，做到条理清晰、层次分明、逻辑结构合理；（3）要使用平实的说明叙述性语言，不要用过于华丽和夸张的词藻，不要夸大事实，不要过多的抒情，只需要摆出事实和观点即可。Page20通知可分为发文通知、传达性通知、任免通知三种类型，秘书工作常用的类型为传达性通知。传达性通知一般为下行文。1.通知的标题。通知的标题有完全式和省略式两种。（1）完全式标题是发文机关、事由、文种齐全的标题。（2）省略式标题则根据需要省去其中一项或两项。二、通知的写作Page21省略式标题的三种情况：（1）省略发文机关。如标题太长，可以省略发文机关。但如果是两个以上单位联合发文，就不能省略发文机关。（2）省略多余的“关于”和“通知”字样。(3)省略发文机关和事由。Page222.通知的正文主要包括原因理由、具体事项、通知要求三个部分。（1）发文性通知。一般在第一部分先介绍发文的缘由、背景、以及依据；在第二部分则详细陈述发文的具体原则、发文条款、实施细则、具体工作方法和工作时限等；第三部分提出对于通知事项的具体要求等。这类通知通常具有指导性意义，具有较高的权威性和严肃性，政策性特点也很强。Page23（2）传达性通知，要使事项接收方了解通知的内容（即事项），以及做什么，怎么做，有什么要求。第一部分一般说明发出通知的原因和目的；第二部分是具体事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，即可采用表格式，也可采用条款式，还可使用段落式；第三部分多提出贯彻执行要求或者时间、地点、人员性要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”等习惯用语。传达性通知写作的语言风格是开门见山，切记转弯抹角。Page24（3）任免性通知的行文通常较短，正文部分只需要陈述任免职位和任免决定上的任免人员。3.通知的结尾较为简单，一般以“特此通知”来结尾，正式的通知通常还要加上通知发布单位和年月日等落款。Page25Page26三、请示与报告的写作请示与报告是两种秘书工作中常用的上行文文体，请示着重于就工作事项向上级进行事前的报备，重点在于请求上级的批准或者指示，而报告则着重于就工作事项向上级作事中或者事后的汇报，重点在于陈述情况、答复询问，两种文体有一定的相似性，但也有明显的区别，不能混淆使用。Page271.请示的写作请示适用于向上级或者上级部门就有关工作事项请求批准或者请求指示，因此通常可划分为请求指示的请求和请求批准的请示两种类别。具体而言，请示是下级在工作中发生的不能自行决定的工作问题，或者不属于本级别权限审批范围的事项，需要上级单位批准、解决或帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准、指示时使用的一种文体。Page28要求上级或者上级部门指示，予以明确答复的请示通常内容单一，具体行文时应把问题的关键点和具体请求事项表述清楚，以便于上级或者上级部门给以答复。在请示中如果引用法律、法规、单位规章制度等应该特别注意有根有据，引用依据给出明确的时间、批号等详细信息，引用应准确无误。结束语一般用“请批示”字样。Page29（1）请示的写作框架标题：请示的标题有两种形式，一是标准式标题，即由发文机关+事由+文种构成。如《市***局关于****的请示》。二是由事由+文种组成。如《关于***问题的请示》。拟写请示标题，关键是写好“事由”，事由要能够明确、简洁地概括出请示的核心内容，以便上级或者上级部门迅速准确了解和把握，及时作出针对性的批复。Page30正文：正文一般分为三个部分来写作。第一部分，通常写明请示的理由，这是请示写作的最关键之处，请示能否得到批准基本上取决于请示的理由是否合理和合乎规定，因此，在请示理由的表达上要尽量使用客观简明的语言，将请示的原因、背景情况、请示问题的依据、出发点及思路交代清楚，要有理有据，条理分明，逻辑性强。Page31第二部分，通常写明具体的请示事项。即将需要上级部门给予指示、批准或批转的具体问题或事情全面描述，请求上级部门作出答复。这一部分的表述必须明确无误，令人一目了然。切忌拐弯抹角，语意不明。在涉及资金、物资等问题上，要给出明确数字、品名、型号、规格与计算依据等，不可笼统而谈，只说约数，在涉及到本单位对解决问题的观点和方案时，应详陈理由，明确表明倾向性的意见。Page32第三部分，一般是请求的结尾，通常使用规范性的表达来表示对上级部门的尊重，通常用“特此请示，请予批准”（请求批准的请示）、“妥否，请指示”（请求指示的请示）、“以上请示如无不妥，请批转？”（批转性请示）等习惯用语。Page33（2）请示的注意事项1、请示理由充分明确。请示的理由不仅是请示产生的原因，也是上级批复的主要依据，重点在于请示理由是否合乎法律、政策、规章制度等的规定，请示事项是否超出了下级的权限范围，是否属于上级的权限范围，是否超出了下级自身的解决能力等，这些问题都要在请示理由中体现出来。Page342、请求事项具体化。A、请求上级批准时，具体的请求事项应客观全面的进行描述，并且根据本部门、本地区的实际情况给出初步的意见和建议，以便上级参考。重大事项的指示，还应附有详细的调查研究报告或者分析调查性材料，务必使请求事项显得真实准确。Page35B、请求上级答复时，请示中应该写明希望得到上级哪些方面、哪些具体问题的答复，或者己方在哪些方面、哪些具体问题上不能理解上级意图，或者在具体实施时存在哪些困难，均要一一写明，以便上级给以更加明确有针对性的指示。Page363、不越级请示，不横向请示，请示不多头主送，请示写作时坚持一文一事、一事一请示的原则，且请示内容合情合理合乎规定。在复杂事项的请示中，行文最好包括主报机关的明确意见和建议。此外，请示作为一种上行文，是不用下发的。若事关紧急请示事项时则应向上级机关说明情况，同时提出时限请求。Page374、结语准确规范。请示的结语既要明确表示出请示方的态度，又要合乎其身份地位，一般使用口气较为恭敬的“盼复”、“请指示”、“特此请示”等用语，显得规范得体。Page38报告的写作报告是一种适用下级向上级部门汇报工作、反映情况和问题、提出建议或意见或者答复上级单位询问事项的公文。大体上可分为工作报告、专题情况报告和答复性报告三种类型。（1)工作报告，主要是就本部门职能范围内的某项工作或者某阶段工作向上级部门进行汇报，旨在总结经验成绩、自查问题与不足、提出工作思路、想法建议等。Page39（2）专题报告，主要是针对本部门工作范围内的重大事项向上级进行汇报，如突发性事件等，政府部门、企事业单位一般都有相应的紧急事件汇报制度和要求，要求突发紧急事件后，下级部门要在规定的时限内向主管部门进行情况汇报。（3）答复报告，是指答复上级查询事项时使用的报告，具有针对性强的特点。Page40报告写作的框架（1）标题。报告的标题主要有三种形式，即“发文机关+事由+文种”、“事由+文种”，以及双标题的形式。如“****局关于*****事项的报告”、“关于****事项的报告”等。（2）主送单位和抄送单位，报告的事项是由哪个部门主管就以哪个部门作为主送单位，如果还有抄送单位，可在正文落款之后写明抄送单位名称。Page41（3）正文。报告的正文分为报告缘由、报告事项和结