公文写作基本知识(精)

公文写作基本知识目录一、公文及其特点二、公文写作要则三、公文写作技巧四、常用文件的撰写要点行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文特点：一是由法定作者制发，具有法定的权威性；二是具有法定的现实执行效用；三是具有规范的体式；四是必须履行法定的生效程序。一、公文及其特点二、公文写作要则（一）正确选用文种文种，用于揭示公文的性质、发文机关的职权范围与行文目的以及发文机关之间的行文关系，是公文标题的组成部分。行政机关的公文种类主要有13种：（一）正确选用文种1.命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。只有国务院所属各部委、各级人民政府才可以制发命令(令)。常用的是公布令，如公布条例、规定、办法等。行政法规由国务院发布，条例是最高规格的法规。办法是对某一方面工作做出的比较全面的规定。还有执行令、嘉奖令。2.决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。有决策性决定、奖惩性决定、变更或者撤销下级机关不适当的决定。它与通报的区别：范围不同、层次不同、性质不同。（一）正确选用文种3.公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。4.通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通告一般是让每个人知晓，采用张贴方式。常用的海报是指面向社会的需要一定范围知晓的事项，例如举行晚会等活动。（一）正确选用文种5.通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6.通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（一）正确选用文种7.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。30名以上人大代表可以提出议案，人大代表或政协代表可以提出提案。回复人大代表或政协代表提出的提案用答复。（一）正确选用文种8.报告适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9.请示适用于向上级机关请求指示、批准。10.批复适用于答复下级机关的请示事项。（一）正确选用文种11．意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见没有固定的行文方向，非常灵活，上报时有建议性、呈请性，需要给予答复、处理甚至批转；对下有指导性；对外有商洽性。（一）正确选用文种12．函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。不相隶属机关是指：同一组织系统中的同级机关和非同一组织系统中的任何机关。13．会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（一）正确选用文种（二）正确选用文种的依据1.国家的有关法规。2000年8月24日国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，不得错选或自造文种。2.发文机关的职权。3.发文机关的行文目的。4.发文机关与主送机关之间的行文关系。（三）符合规范的公文格式当前行政公文规范的格式必须符合国家质量技术监督局1999年12月27日发布的国家标准《国家行政机关公文格式》。其格式的基本内容如下：37mm±1mm天头297mm225mm156mm210mm—1——2—7mm28mm±1mm订口A4型公文用纸页边及版心尺寸版心尺寸：156mm*225mm每页22行，每行22个字页号不在版心区域，单页码居右，双页码居左——XXXXXXX文件0000001机密★一年特急XXX〔2000〕1号关于XXXXXXX通知XXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。下行文公文样式——XXXXXX文件签发人：XXXXXX秘密特急XXX〔2000〕X号XXXXXXX请示XXXXXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。上行文公文样式发文字号与最后一个签发人在一行领导签署区域三号黑体居右——抄送：XXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXX2．XXXXXXXXXXXXXXXXX主题词：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX2000年X月XX日印发二○○○年一月一日日期右空四个字，印章下边缘套住日期——抄送：XXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXX2．XXXXXXXXXXXXXXXXX主题词：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX2000年X月XX日印发二○○○年一月一日双章左右各空七个字——抄送：XXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXX2．XXXXXXXXXXXXXXXXX主题词：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX2000年X月XX日印发二○○○年一月一日XX部XX部XX部XX部XX部多印章：每行3个，均盖在日期的上方（三）符合规范的公文格式公文中各要素标识规则：1.眉首。指置于公文首页红色反线心上的各要素。（1）公文份数序号。只有绝密、机密文件才用公文份数序号。（2）秘密等级和保密期限。绝密30年、机密20年、秘密10年。（3）紧急程度。特提、特急、加急、平急。（4）发文机关标识（5）发文字号。机关代字，字不要多，突出特点，好听。（6）签发人。上行文才有签发人，其目的是增强责任感，方便联系和查询。说明：领导签发文件必须在职权范围内签发，请示、报告等上行文一律由正职或主持工作领导签发；下行文由正职或正职授权签发，坚持先审后签，绝不能先签后审，文件一经领导签发决不能动。签发要有签批意见、姓名(全称)、日期。（三）符合规范的公文格式（三）符合规范的公文格式2.主体。指置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。（1）公文标题要求准确揭示公文主要内容，文字简明，结构完整，排列对称，分行时保持词意完整，间距恰当。要进行归纳、概括表达，把外延小的过渡到外延大的，防止重复、反复。注意事项：一是在文件标题里一般不要使用标点符号，只有规范性文件才使用书名号。二是正确使用介词：“关于”是揭示范围的，“对”专指对象。三是排列要对称。四是转发类文件，原文件有“关于”了可以不用关于，有“的”了可以不用“的”。五是一个文件标题里最多使用3个“的通知”。（三）符合规范的公文格式（2）主送机关即公文的主要受理机关。要求选择准确，明确具体。使用全称、规范化简称与统称。除普发文件外，只能选择一个主送机关；除领导交待的事项，不要直送领导个人。（3）公文正文每自然段左空2字，回行顶格，数字、年份不能回行。（三）符合规范的公文格式（4）附件要写全文件标题，前后一致。（5）成文时间确定成文时间的依据，标注成文时间的要求。领导签发的日期，会议通过的日期，联合行文以最后签发日期为准，电报以发出日期为准。（6）公文生效标识a.单一发文印章、联合行文印章b.签署（7）特殊情况说明（8）附注（三）符合规范的公文格式3.版记。指置于主题词以下的各要素。（1）主题词，主要是方便检索。（2）抄送（机关）。凡是下发重要公文必须抄送上级机关；特殊情况越级行文的应抄送越级机关；公文内容涉及其他机关业务的需要抄送；请示不能抄送下级机关。外机关抄送来的公文不能再抄送。（3）印发机关和印发时间。印发时间是指交付印刷的时间。（三）符合规范的公文格式（四）按行文关系规范行文方式上行文与下行文应当采用的行文方式：（1）逐级行文（2）多级行文（3）越级行文（4）平行文应当采用的行文方式：直接行文。（五）规范公文用语简明，要求：（1）对所写对象调查清楚，理解透彻；（2）使用概括性词语，善于归纳概括，不描述事物的细枝末节；（3）开门见山，直述不曲，不说套话，不说空话；（4）善于用数字简化文字表述，数字是公文书面语言的组成部分，具有说服力。引用时应当核实、精选并作多方面的比较；（5）善于用增加附件的办法，使正件简化；（6）对于某些业务性、事务性文件可采用表格化的形式，内容标准化的形式；（7）在文字表述上，可适当使用无主句、单音节词和缩略语以增强公文的简明性与庄重性；也可引用比喻、成语、格言、公式、诗词以及群众语言，以增强生动性；（8）注重修改。（五）规范公文用语（五）规范公文用语庄重，要求：庄严持重，严肃周密，用语规范，不生造词语，不用华丽辞藻，格调郑重。用于维护发文的严肃性与发文机关的威信。准确，要求：情况属实，用语真实确切，准确表达意图，是非清楚，界限分明，褒贬适当；符合逻辑规则；语序合理，无岐义。为做到庄重、准确，应使用规范化的书面语言与公文专用语。（五）规范公文用语得体，要求：公文用语应符合发文机关职权、文体特点及发文机关与主送机关之间的行文关系。上行文：用语尊重。下行文：准确使用命令性、告诫性词语或指导性词语。平行文：用语谦和。三、公文写作的技巧1、占有材料的途径2、谋篇布局的办法3、公文写作的忌讳占有材料的途径写文章要客观反映现实，必须有准确、翔实和足够的材料。占有准确、翔实和足够的材料，是撰写公文的基础和资本。占有材料不外乎两大类：一类是通过自己亲自调查研究获得的第一手材料。另一类是平时收集和积累的大量间接文字材料。一、深入调查研究，获取第一手材料一是命题调研。基本特点是围绕单位的中心工作开展调查研究。二是扩充调研。基本特点是根据各单位和部门上报的各种信息，进行分析综合、拓展和扩充。三是超前调研。基本特点是对近期领导可能需要了解和掌握的情况进行科学预测，选定目标，开展调研。四是跟踪调研。基本特点是为服务于完善和修正领导决策，紧跟领导决策实施的全过程进行调研。五是专题调研。基本特点是围绕某一项重要决策，进行专题调查研究。六是热点调研。基本特点是对某一时期社情民意的集中调研。七是典型调研。基本特点是为领导运用典型指导全盘工作提供依据。占有材料的途径二、勤于收集积累，占有间接材料材料收集的范围。一是主体性材料。二是相关性材料。三是辅助性材料，包括与自身业务相关的报刊资料、政策资料、理论研究资料等。四是基础性材料，包括本单位的历史沿革、基本状况、各类基础数字。材料积累的办法。一是经常性积累，日积月累，建起自己的小型资料库。二是专题性积累，就是对材料分专题、划类别积累。占有材料的途径三、注意吸收消化，丰富大脑的资料储备占有材料要靠调查研究和长期积累，更重要的是要靠自己头脑的吸收、消化和积累。占有材料的途径谋篇布局的办法谋篇布局就是在写文章之前，对文稿的基本内容、主旨框架、层次段落、重要观点、开头结尾等，进行一番全面的考虑和总体设计。这是文秘写作最重要的一步。如果说材料是文稿的血肉，主旨是文稿的灵魂，那么结构便是文稿的骨骼。一、主旨与框架问题确定主旨的依据有三方面：一是完整、准确地体现领导的意图。二是要保证所确定的主旨符合国家和上级的路线、方针、政策和决策部署。三是要符合本单位或部门的实际情况。选角度，定思路。文稿的主旨确定后，要围绕