时间下管理

TimeControl时间管理•有人说人生最宝贵的有两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的能力高低，会决定你事业和生活的成败。时间管理是什么？•时间本身不是问题。每个人每天所拥有的时间都是一样多。•时间管理的问题不在于时间，而在于如何善用及分配自己的时间。时间管理是什么？•时间管理就是自我管理•自我管理就是改变习惯，使自己更有效率，更富效能–把事情很快的做完，叫做效率–把事情很快做完并且做得很好，叫做效能•时间管理就是事前的规划或长期的计划利用时间•目的：将时间用在与目标相关的工作上•禁忌：–没有目标与规划–没有优先顺序，不分轻重缓急–一次做太多事–害怕犯错或完美主义，议而不决–不好意思说“不”，反而失去诚信–越拖越久，自我姑息–工作无系统无组织，过度超时工作人为何安于现状？•为何你我都不满意现状，但是却安于现状–无奈–不确定改变之后会更好–因为现状是你我最熟悉的•当你开始不满于现状时，表示会有新的事物发生在你的身上。但是要用对“新的思考方式”。认识时间•人间最公平的事情•永不停止、一去不返、没有弹性、纯消耗、无法储存、快速向前、永远不够•生命长短与时间长短一致，要爱惜光阴对待时间•有人【服务】时间------坐牢•有人【追赶】时间------等不到电梯就爬楼梯•有人在时间缝隙中【逃走】------紧急刹车•有人尝试【跑回】过去的时间------拉皮整容戴假发•有人【扩大】时间------边吃饭边看电视墨菲定律•任何事都没有表面看起来那么简单•所有事都会比你预计的时间长•会出错的事总会出错•如果你担心某种情况发生，那么它就更有可能发生时间管理要领问题如果要将鹅卵石、沙子、水、小碎石放在瓶子里，如何放才能放得更多更好？如果瓶子的容积就等于我们的时间，如何在固定时间内做好更多的事情？瓶子容积固定•要领注意轻重缓急，重要者先做。若先加满水，就不能再放入鹅卵石。时间管理的第一步，从你自觉需要时间管理开始。水鹅卵石沙子小碎石行事优先顺序紧急的不紧急的重要的1st急2nd重不重要的3rd輕4th緩优先顺序举例紧急的事不紧急的事重要的事设备故障，生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电计划的拟定技能的提升公关的协调促进问题的调查研究健康检查不重要的事有些推销电话有些不速之客的来访有些例行会议的参加有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件的处理处理下属的工作自我干扰个人嗜好的沉迷时间管理陷阱•陷阱一：时间的配置•陷阱二：拖延•陷阱三：事必躬亲•陷阱四：有求必应如何应对？•避免不切实际的时间估计，宁多勿少•养成“物归原位”的好习惯•必要时“躲到避难所”逃避不速之客与偶发事件的干扰•八分饱才能享受生命陷阱一：时间的配置不对•Reaction消极回应vs.Proaction积极掌握•危机就是转机•规划重于做事•最好的控制就是预防•预防胜于处理不合理的时间配置明知的时间配置1.重要的事情着重在PlanPlan着重在DoDo着重在CheckCheck着重在ActionP-D-C-A2.重要的事情要逐渐交给信任的下属，这叫“灌能”陷阱二：拖延•除了“不紧急不重要”的事情以外，其他的做起来都不太愉快•不急的事情拖延后往往变成紧急的事情今日事今日毕•避免遗忘、误事或被抱怨•不必记忆事情的来龙去脉•节省记录的时间•不必因为心中有事而始终挂念•避免将不重要的事变成紧急的事来处理•不要拖延回信、缴费等迟早要做且简单的事情•如果要把一件容易的事情变困难，只要一直拖延下去就可以了克服----思维习惯的转变•这件事令人感到为难，但是它非做不可，因此我将立即做完它，以便尽早忘掉它。•养成速战速决的习惯。•将事情切成好几块小块任务，快速完成每一块的任务。•完成最关键的部分，让事情看起来像做完80%一样陷阱三：事必躬亲•韩非子《八经》–下君，尽己之能–中君，尽人之力–上君，尽人之智•为何事必躬亲？–怕被下属取代–不放心下属，不信任下属–要求标准过高–未培养出合格的下属陷阱四：有求必应•花太多时间，时间不够就牺牲处理“重要不紧急”事项的时间。受人尊敬更重要，还是受人欢迎更重要。•不好意思拒绝请托的原因–接纳请托比拒绝更容易–担心得罪他人–想做被同事喜爱的好人–不懂如何拒绝•每个人都有一个好朋友叫做“施小惠”。•为何不适当拒绝？如何成功利用时间•选定目标–当你知道要往何处去，世人都会为你让路。–并不是凡事都要出人头地争取第一。•对自己负责–不拖延–不做烂好人•时间无法管理，只能合理利用时间管理史第一代备忘录第二代规划型第三代优先顺序型第四代内在罗盘正北原则内在罗盘——正北原则随身带备忘录，今天做不完明天再做。讲求效率目标，安排未来时程。以个人价值观制订目标以期实现目标，存在有基本观念架构与心态的对错风险概念比效率重要：做得快，做得多，不等于做得对。复杂事情背后简单的自然法则：合乎自然法则的春耕、夏耘、秋收、冬藏，不能靠混日子与临时抱佛脚。好与最好的抉择。是圆满人生的关键。Conclusions:时间管理架构1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决战于庙堂之上2.灌能均衡紧急的事不紧急的事重要的事不重要的事灌能•灌能（Empowerment）的意义为，人在执行现有工作时，如觉精力倍增，便有灌能感受。灌能就是指导别人能够独立完成任务，而渐渐不必依赖你。灌能就是要你自在的做事，也要你为结果负责。灌能就是做事时有意义感、选择感、能力感、进步感。TimeControl如何提高工作效率如何提高工作效率•了解自己每天工作时段的特性•以PDCA分布周一至周五的工作性质•保持良好的体力，养成运动的习惯•身心均衡的发展，培养良好的爱好1、工作时段分配法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛，冲劲与勇气兼具(Do)思考迟钝，适合散心、放松(Check)冷静、沟通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.发球:EMail2.电话联络、做事情3.与Leader讨论工作方向/架构4.执行进行中的项目1.面对面FollowUp2.GoAround3.沟通与协调1.思考问题2.写计划/UpdateFollowup进度(1hr)3.Update/Modify进行中的项目1.阅读2.与家人沟通3.其他业余爱好2、每周工作性质分配法则周一周二周三四五周六日活力充沛，冲劲与勇气兼具(Do)思考迟钝，适合散心、放松、沟通(Check)冷静，思考(Action,Plan)1.大型专案布置任务2.组内专案布置任务3.给予组员工作方向/工作重点4.创造议题1.FollowUp周一周二所布置的人物2.调整,Update计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么?意义何在?2.有没有办法提升自己的价值?3.计划/规划TimeControl如何展开你的计划•一日之计在于昨天下班前•一周之计在于上周周日•一月之计在于上月月底良好的时间管理来自于计划1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决战于庙堂之上2.灌能均衡紧急的事不紧急的事重要的事不重要的事花时间在计划上才是最节省时间的做法PADC不好好耗用时间耗用时间80/20法则•TheVitalFew&TheTrivialMany•柏拉图法则•花最少的力气，获得最多的效益•你所完成的工作里，80%的成果，来自于20%的时间•也就是说80%的努力是与成果无关的80/20原理示意图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物目标金字塔长期目标年目标季目标月目标周目标日目标TimeControl如何管理重要计划•将自己短中长期的计划依照工作、个人及生活这三个主轴一一列举出来，并计算出每个计划的效益。(如右图所示)•在同一个时间点进行这三个主轴的前三个专案。(专案数目依自己的能力而定，须进行的专案放在红线的左边)•每当结束一个专案，则将下一个专案左移进行递补。1251008064483627181212020406080100120140專案一專案二專案三專案四專案五專案六專案七專案八專案九專案十1251008064483627181212020406080100120140學習一學習二學習三學習四學習五學習六學習七學習八學習九學習十1251008064483627181212020406080100120140生活一生活二生活三生活四生活五生活六生活七生活八生活九生活十每个计划如何给予评分•将所有计划列出来，分成短中长期（自行定义）•分成三个项目（也可自行调整）：重要性、急迫性和成功机会。•对三个项目进行给分，最好给5分，最不好给1分。•将3个分数相乘，分数最高者为最优先执行的计划。1234备忘录时间管理的利器：To-doList紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况RoutineWork1.日常工作2.定期约会重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭，健康，财富ScheduleList1.Meeting2.行事历3.纪念日良好工作习惯的养成•兵贵速战速决•养成做备忘录的习惯•可以早上做完的事，决不拖到下午完成可以一天做完的事，决不分成两天完成•每天至少完成一件事情，特别是在工作情绪低潮时“执行”的写照•JustDoIt•奉To-doList为圣旨•行动才是企划的开始•把掌控着力焦点集中在计划最重要的20%执行的速度：兵贵速战速决•养兵千日，用在一时•时机稍纵即逝•将变数降至最低•客户的感受•加速度，势如破竹执行的技巧：KeySuccessFactor•灵活如庖丁解牛•由计划阶段时即被简单勾勒出来。•做对的事情，并不会耗费太大的力气。做不对的事情，才需要花时间来东补西补。Buffer缓冲区•并不是每件事情都那么的急•如果我们每件事情都要即时处理掉，那我们都会变得神经兮兮•有一个地方让我们放一些可以不用马上处理掉的事情，但时间快到了又能提醒我们处理情绪低潮•每天至少完成一件事情•完成事情的定义–完整的–相关的–善后的–记录的文件•通常完成了一个完整的任务以后就会有力气再做第二个任务。时间管理的目的就是提高生产时间TimeControlThankYou!