7.记录控制程序

版本：B程序文件记录控制程序文件编号：受控标识：发放编号：2009.10.01发布2009.10.10实施xxxxxxxx有限公司文件修改履历表文件编号：XG/SP-07-2009版次/修改码修改原因编写/修改审核批准实施日期B/0换版记录控制程序1目的证实管理体系有效运行，并提供客观证据。2适用范围本程序适用于xxxxxxxx公司质量、环境和职业健康安全管理体系涉及的记录管理。3引用文件3.1《文件控制程序》4术语和定义本程序采用GB/T19001－2008《质量管理体系要求》、GB/T24001－2004《环境管理体系要求及使用指南》、GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系规范》标准中的术语和定义。5职责5.1企划部负责记录的管理，负责记录的批准、标识、备案、检查的管理。5.2相关职能部门负责记录表格内容的审核。5.3各部门/单位负责职能范围内记录表格内容的编制及日常管理。5.4记录填写人员负责按规定进行记录填写，保证记录的真实、准确和清晰。6工作程序6.1记录的控制范围6.1.1与产品有关的记录。6.1.2与过程、要素有关的记录。6.1.3与管理体系运行有关的记录。6.2记录的控制要求6.2.1公司记录的控制原则：统一策划、分工实施、归口协调。6.2.2记录样表作为文件进行控制，填写后作为记录进行控制。6.2.3各部门/单位对职能范围内的记录进行控制，并建立《记录统计表》。企划部建立全公司《记录统计表》6.3记录的编制和审批记录样表由各部门/单位编制，并填写《文件审批单》，由职能部门对记录样表内容进行审核后，报企划部批准、备案。6.4记录的标识、填写和检查6.4.1记录用统一的编码标识，执行《文件控制程序》中《管理体系文件编码规定》。6.4.2记录由规定的人员填写，做到及时、准确、真实、完整和清晰。6.4.3记录的填写要求a）实事求是，认真负责，保证记录的客观性；b）准确及时，不准随意补记；c）必须注明时间、班别和记录人姓名；d）当记录内容和数据的填写错误时，应在原数据上划一道线，将真实数据填在附近空白处，更改人签字或盖章；e）应用圆珠笔或钢笔填写，字迹清晰。6.4.2企划部和各单位定期对记录的填写与管理情况进行检查，发现问题及时解决。6.5记录的归档、贮存6.5.1记录由各单位配备专职或兼职人员归档，并在规定时间内送到规定的场所贮存。6.5.2记录的贮存环境要适宜，防止损坏。6.6记录的保管期限记录的保管期限按附件一的规定执行。6.7记录的查阅查阅记录填写《记录查阅登记表》，由记录的保管人员查找。6.8记录的处置超过保管期限的记录，由各部门/单位保管人员验证后进行销毁，如为积累知识而保留的记录进行专门标识和保管。6.9记录的修改、作废6.9.1由于组织机构、产品、过程、要素等发生变化，需对记录样表进行修改，修改的程序按6.3的规定进行重新审批6.9.2由于组织机构、产品、过程、要素等发生变化，作废的记录由各单位填写《文件审批单》，职能部门审核后，报企划部批准，予以作废，企划部在记录统计表中注明。6.10记录的评审6.10.1记录样表作为文件管理应进行定期评审。6.10.2记录样表的评审按《文件控制程序》中文件评审6.8条文件评审的规定程序执行。6.11记录的保密为提供某种证实，需对公司外单位提供记录时，由各部门/单位填写《复制记录审批登记表》，报公司主管领导审批后对外提供。未经公司领导批准，任何单位或个人不得将记录提供给公司外单位。7记录管理本程序形成的记录按《记录控制程序》进行管理。附件一记录分类表标准条款记录类别保管部门/单位保管期限QES4.2.34.4.44.4.4文件控制记录各部门或单位5年4.2.44.5.44.5.3记录统计表企划部、各部门或单位长期6.24.4.24.4.2人力资源记录人力资源部、各部门或单位长期6.3----基础设施记录设备工程部、各单位长期7.1----产品实现的策划记录技术中心长期7.2----与顾客有关的过程记录经销公司5年7.3----设计和开发记录技术中心长期7.4----采购记录采购部门5年7.5----生产过程记录生产安环部、各单位3年--4.3.14.3.1环境因素识别、危险源辨识记录生产安环部、各单位长期--4.3.24.3.2法律法规和其他要求记录生产安环部、各单位长期5.4.14.3.34.3.3目标、指标、管理方案记录生产安环部、各单位长期5.5.34.4.34.4.3信息交流、协商、沟通记录生产安环部、各单位3年--4.4.64.4.6运行控制记录生产安环部、各单位3年--4.4.74.4.7应急准备和响应记录生产安环部、各单位3年7.6----监视和测量设备记录计控处、质检处3年8.2.3----过程的监视和测量记录技术中心、各单位3年8.2.4----产品的监视和测量记录质量检验处3年--4.5.14.5.1环境、安全监视和测量记录生产安环部3年--4.5.2--合规性评价记录生产安环部、各单位5年8.3----不合格品控制记录质量检验处3年--4.5.34.5.2事故、事件、不符合记录生产安环部、各单位3年8.4----数据分析记录技术中心、各单位长期8.54.5.34.5.2纠正和预防措施记录技术中心、安环部、各单位5年8.2.24.5.54.5.4内部审核记录技术中心、生产安环部5年5.64.64.6管理评审记录技术中心、生产安环部5年