有效的管理者1

基层主管培训教材基层主管培训教材——有效的管理者1、导言2、集中时间工作3、把握工作的贡献4、发挥人的长处5、作出有效的决策基层主管培训教材——有效的管理者导言基层主管培训教材——有效的管理者——导言何为管理工作？在一个组织中，一个员工如果能够意识到自己对该组织应该负有贡献的责任，并运用他的知识和能力去实质地影响该组织的经营和成果的达成，则他就是在进行着管理工作。而不在于他的职务是否处于所谓的管理岗位上。例如：一个人虽然在做着处于最低层，也没有任何人归他领导，但他能提出工作的有效改善建议，那在这件事上他就是在进行着管理工作。相反，如果一个人即使是处于管理岗位中，但他只是进行着一些重复的打字或计算工作，主管叫干麻就干麻，而不是时刻想着自己还能为公司的成长再去贡献什么，那他实质上是在进行着一种体力工作，而不是在从事体现脑力的管理工作。既使这人身为主管，如果他不是时刻去想办法去改善工作，而只是简单地上传下达，那他也只是一个高级秘书或监督者，也不是在进行着管理工作。所谓管理工作，就是以公司绩效为目标，通过计划、组织、沟通协调等方式去不断地改善现有状况，从而达到使自己所负责的工作能不断完善的作业过程。基层主管培训教材——有效的管理者——导言管理工作为什么要具有效性？管理的目的就是达到公司的经营目的。而能达到公司经营目的的管理活动就是有效的管理活动。管理的有效性预管理者的智力、知识及想象力没有关系，与管理者的辛苦程度也没有关系。一个管理者的才能只有透过有条理、有系统、有理性的工作才能达成管理的目标，才能体现为有效的管理。智力、知识和想象力都是我们重要的资源。但是，资源本身所能达成的结果是有限的，唯有管理者能将这些资源使用于有效性的作业之中，这些资源才能转化为有效性的资源。试想，如果管理者的活动对公司目标达成没有帮助，或者危害到公司目标的达成，那么，管理者工作的再怎么勤奋，聪明才智发挥的再充分，他的工作能叫有效吗？对于体力工作者而言，我们重视的是效率，即“把事情做得对的能力”；而对于管理工作而言，我们则要求的是“做对的事情的能力”。基层主管培训教材——有效的管理者——导言那些因素影响了我们工作的有效性？1、管理者的时间很容易变成“属于别人的时间”——别人可以随时来找他，找到他就就希望问题马上就得到解决。2、管理者做了许多自己不应该干的事情——浪费了自己的时间，也干扰了别人的工作。3、组织内的沟通协调花去了管理者的大部分时间与精力——一个组织要产生一项成果，如果工作量越少，则效果愈佳。而所谓的沟通是因为组织内部产生了问题所必须进行的协调。所以，沟通是必需的，但沟通不是目的。好的沟通是为了减少沟通而进行的沟通；理想的组织应该是各部门不用沟通就都能作好自己的事情且又能为组织中其他部门服好务。4、管理者太偏重于公司内部人员的认同——在组织内部不会有成果出现。一切成果都产生于组织之外，任何组织存在的唯一理由，是在于能否对外部提供服务。即使象财务、人事等部门，其成果也是透过管理来使公司得到最大的收益。但是，人们往往是为了其直属主管的满意来做些事情，而不是真正去为了公司的成果去做事情。基层主管培训教材——有效的管理者——导言对有效工作者的认知有效性的工作是一种理性的思维，是一种经验的综合，是一种后天的习惯而这种习惯是可以通过学习来掌握的。从表面看，习惯是很单纯的。一位七岁的学童也能懂何谓习惯。不过，一个人要把一个习惯建立的很好，却是很不容易的。习惯必须靠学习获得，亦必须靠经常地去做才能巩固。例如背乘法表、骑自行车。“你要学习弹琴，你可能不会成为莫扎特那样的音乐家，但你并没有理由不必象莫扎特那样的去练习音节”。同样，我们虽然不一定要获得多么大的成就，但既然要工作，我们就必须去掌握工作所需的一些基本技巧，而这些技巧又必须通过学习，通过经常的锻炼，使之成为一种习惯。习惯是在某一条件出现的时候，能够不通过大脑就可以马上反映出的一种下意识或潜意识的条件反射动作。基层主管培训教材——有效的管理者——导言有效管理者的五种工作习惯：1、有效的管理者知道他们的时间花在什么地方。他们知道他们所能控制的时间极为有限，因此他们会更加有系统地去进行工作。2、有效的管理者特别重视对外的贡献。他们并不单纯地为工作而工作，而是时刻想着为成果而工作。只要一有工作，他们首先会问自己：“这项工作对公司有什么意义？公司期望我会有什么样的成果？我应该如何去做才能将这项工作做好？”，而不是接过工作就做，做完交给主管交差了事。而不管主管为什么要这张表，表中的勾稽关系是否正确，表中的数字代表什么意义。3、有效的管理者重视长处，包括自己的长处、主管的长处、同僚的长处、部属的长处。他们还注意重视环境的长处。也就是说，他们重视的是“能”做什么，而不介意缺点。他们不会从自己所“不能”的地方开始。4、有效的管理者集中精力于少数主要的领域（在这些少数主要的领域中，如果能有优秀的绩效就可以产生卓越的成果出来）。他们会为自己设定优先次序，而且坚守其设定的优先次序。他们知道“何者当先则先之”，此外别无他途，否则必将一事无成。5、有效管理者必作有效的决策。他们需要作的是正确的“战略”，而不是令人眼花缭乱的“战术”。基层主管培训教材——有效的管理者——管理好时间管理好时间基层主管培训教材——有效的管理者——管理好时间有效的管理者的工作不是从任务开始，而是从管理他们的时间开始。有效的管理者会认清楚自己的时间是用在什么地方，然后管理自己的时间，减少非生产性工作所占用的时间。最后，再将“可自由运用的时间，由零星而集中成连续性的时段。时间是最特殊的一种资源，它的供给丝毫没有弹性，无法储存，也无替代品，且租也租不到、借也借不到、买也买不到，所以时间永远是最短的，尤其是对想干点事的人来说。但是，人最不善于管理的就是时间。实际工作中，管理者迫于各种压力不得不去做某些事情。从表面看来，每件事情似乎都是非办不可的，但并非每件事情的结果都是能体现绩效贡献的。而许多的时间就这样在无绩效的忙碌中消耗掉了。而想做应该做的事情时，反而没有时间可用了。许多管理者晚上的加班就是这样造成的。基层主管培训教材——有效的管理者——管理好时间如何使自己的时间具有效性呢以下这四个步骤，是管理时间有效性的基础——记录自己的时间分析自己的时间管理自己的时间集中自己的时间基层主管培训教材——有效的管理者——管理好时间记录自己的时间据心理学的实验；人对时间的感觉是最不可靠的。所以，如果完全靠记忆，我们不会知道自己的时间是怎样渡过的：许多人忙碌一天，你问他到底作了些什么，他自己反而说不上来。要了解自己的时间到底用在了哪里，就必须用笔将自己每天作什么事情用了多少时间记录下来。而不能单纯去依靠自己的记忆力。而只有这样，才能清清楚楚知道自己的时间实际上是耗用在了什么地方。记录时间，除了准备一个小本子外，再就是准备一个持之以恒的决心了。记录的关键，就是在处理完某件工作的当时，立即记录，而不是事后凭记忆再去补记。等你坚持记录上一段时间后，你就会发现你有多少时间是花费在非生产性的和浪费性的事物上，有多少时间是对实现你的工作成果是没有帮助的。基层主管培训教材——有效的管理者——管理好时间分析自己的时间1、首先要找出什么事情根本不必做，那些事情就是做了也全然是浪费时间——将时间记录拿出来，逐项逐项地问自己：“这件事情如果不做，有什么后果？”。假设认为“不会有任何影响”，那么这件事情便该立刻取消。2、第二个应该问的问题是：“那些事情可以他人去做而一样可以做的好？”——这即是所谓的“授权”。授权的真意是主管通过授权可以腾出时间去做他应该去做的事情，而不是自己不做工作。如果认为授权就是“我的”工作让别人去做，那就错了：你既然拿了薪水，你就应该去做自己的工作。3、第三应该检讨自己：在一些自己必须做的重点工作上花的时间够吗？一件有效的工作，必须要花大量的时间去调研、去思考、去讨论、去修订，如此才可能去真正解决问题。反之，对问题只是想当然地拍拍脑袋就做决策的人，最后不是被这个问题所害，就是还要为解决这个问题再去花时间。4、有一项浪费时间的因素，是管理者自己可以控制和消除的，那就是：管理者自己在浪费别人的时间——如：会议。基层主管培训教材——有效的管理者——管理好时间管理自己的时间1、找出由于缺乏远见而产生时间浪费的因素。应该注意的征兆，是机构中一而再、再而三出现的同样的问题：同样的问题如果出现了第二次，就应拟订相应的作业规范，使之处理的作业例行化（以使无需研判，人人都能依规定处理），决不可再让它出现第三次。一项重复出现的问题应该是可以预防的。一个重复出现的问题如果还必须主管亲自处理，则往往是主管的疏忽或懒散所致。管理好的组织，往往是单调无味与没有任何刺激动人的事件（除非组织有意识地去制造），那是因为凡是可能发生的问题都早已预见，且已将解决办法变成例行工作了。2、人员过多，也常常造成时间的浪费。——两个人在两天内可以完成的工作，四个人一齐做，需几天完成？答案可能是四天，也可能是永远完不成。在一个规模较小的组织里，人的活动空间较大，不至于互相冲突，工作时也不一定每次都要向别人去做说明。基层主管培训教材——有效的管理者——管理好时间管理自己的时间（续）3、另一个浪费时间的原因，是组织的庞大。其特征是会议太多。所谓会议，是集合起来商议，是庞大组织的一种补救措施。一个组织结构理想的组织，应该是没有任何会议：任何人都能了解他应该了解的任何事，也能够随时获得他应该需要的任何资源。我们只所以要开会，就是要通过沟通去达到所要沟通的目的。如果每个人都能去做好自己应该做好的事情，那不就可以省下许多的沟通时间吗？4、再一个浪费时间的因素是资讯功能的不足与不灵——许多时候，多个部门都再统计着同一资料；而有时，许多需要的资料又没人提供；再就是，每个部门都在按自己的口径在统计只是自己所需的资料。而这些如果能改善到“资源共享”，那也可以大大节约时间。基层主管培训教材——有效的管理者——管理好时间集中自己的时间1、“整批时间”的概念——“整批时间”就是在期间没有事情打搅的，可以大段工作的连续性时间。以管理者的任务来说，即使只想获得最底程度的有效性，也必须在每一件事情上要耗用相当的“整批时间”。而这相当的“整批时间”如果不能一次性的保证，事情就不会有理想的结果。而如果想再接着去做，往往必须从头再来，反而又浪费了更多的时间。2、有效的管理者必须将可由自己自行控管的零碎时间集中起来，使之成为“整批时间”。时间如果分割成许多段，就等于没有时间。3、集中自己的时间，然后在这“整批时间”里去做最重要的事情。4、会议是典型的整批时间，但是如果不能充分地利用（会而不议，议而不决），则浪费的是大家的整批时间，当然也包括自己的整批时间。5、马上处理，是节约时间的一个有效手段。6、给自己定下一个完成工作的期限，也可以督促自己有效的利用时间。基层主管培训教材——有效的管理者——把握工作的贡献把握工作的贡献基层主管培训教材——有效的管理者——把握工作的贡献有效的管理者必定会注重贡献。他常会自问：对我所服务的组织，在绩效和成果上，我能有什么样的贡献？他强调的是责任。他会这样描述自己的工作：“我的任务是为我们的经理提供他所需的资料，使他能做正确的决策”。“我负责本公司的客户将来需要些什么产品”。“我要为我们的总经理指陈本公司明天将会面临什么问题”。可是大多数的管理者重视的是勤奋，而忽略成果。他们耿耿于怀的是：组织和上司是否亏待了他们，是否该为他们作些什么。他们抱怨自己有没有职权。他常常是这样描述自己的工作：“我主持公司的会计工作”。“我负责销售部门”。“呵，我要管二百多人”。一个人，如果不是去重视贡献，那他只会按别人的吩咐去做事，他永远不会主动去做职责范围内应该去做的事情，也永远不会主动的去做应该改善的工作。如果这样，即使他职务很高，他也永远只算是别人的“部属”，其结果，就只能成为别人的部属。反过来：一个重视贡献的人，一个注重对成果负责的人，即使现在位卑职小，但假以时间，他总会去负责重大的职责。因为只有重视贡献，才能使管理者的注意力不为其本身的专