森林经营认证审核准备郑小贤

森林经营认证审核准备北京林业大学郑小贤审核策划与审核准备•策划和准备是实施森林经营认证审核必不可少的重要阶段，内容包括：确定审核范围、配备审核资源、组成审核组、制定审核计划、编制准备审核工作文件等活动。•森林经营认证审核是一项专业化、系统化、文件化的活动，审核的策划和准备越充分，就越能保证审核工作的具体实施，策划和准备的工作质量将直接关系到审核实施的成败，充分合理的策划和准备工作有效地确保了审核的完整性和有序性，保证了审核人员对受审核方的充分深入了解。•森林认证机构在受理了认证申请并与申请组织签订了认证合同之后，应做好充分的准备工作，为认证审核的实施奠定基础。指定审核组长•森林认证机构应任命有能力的审核员担任审核组长，组建审核组，并将相关的资料移交给他们，委托他们代表认证机构实施审核准备及审核工作。•考虑森林经营认证审核特点，审核组长应当具备领导与管理审核的知识与技能，以确保能够：●对审核进行策划并在审核中有效地利用资源；●代表审核组与审核委托方和受审核方进行沟通；●与相关利益者进行沟通；●组织和指导审核组成员；●为实习审核员提供指导和指南；●领导审核组得出审核结论；●预防和解决冲突；●编制和完成审核报告。审核组长的任务与职责●代表审核组与受审核方及审核委托方联络；●编制审核计划；●向审核组成员分配审核工作；●主持首次和末次会议；●与相关利益者进行沟通；●与相关利益者进行沟通；●审核的控制与协调；●组织审核组内部会议；●组织审核组评价审核发现并准备审核结论；●组织编制审核报告；●承担分配的审核任务与职责。确定审核目的、范围和准则1.审核目的、范围和准则的作用–一次具体的审核应当依据明确的审核目的、范围和准则进行。审核目的、范围和准则需要形成文件，如审核任务书、审核计划和审核报告。审核目的、范围和准则的确定，应当围绕达到审核方案的总目的并按照审核方案程案序进行。2.审核目的–确定受审核方森林经营管理体系和产品与审核准则的符合程度。根据审核的定义，审核是判断符合性的过程，判断的依据就是审核准则，因此评价与审核准则的符合性可以视为审核的基本目的。–初次森林经营认证审核的目的通常包括：•确定受审核方的森林经营管理体系和产品是否符合森林经营认证标准以及认证要求；•评价森林经营管理体系是否有效运行，包括评价管理体系满足与法律法规要求的能力、管理体系实现规定目标的能力以及其他审核方案所规定的内容；•提出是否通过认证的推荐性意见。审核范围•森林经营认证审核是针对组织建立、实施并拟进行认证范围的森林经营管理体系和产品而言的。确定审核范围就是考虑到管理体系的管理权限、组织的活动、现场、环境影响的关联性和独立性等各个方面，从而明确合理地界定受审核方的审核范围，此范围涉及产品、活动和服务，包括审核认证的管理领域、活动领域和场所范围。•在全部审核认证过程中，从申请与受理、合同评审、组成审核组到审核、制订审核计划直至认证证书表达等均涉及审核范围。•通常是依据拟认证的范围(包括拟认证的产品类别)、认证申请与评审过程中获得的有关受审核方的信息以及管理体系文件的描述来确定审核范围，其中审核覆盖的时期通常指受审核方管理体系开始运行以来的这段时间。•对于森林经营认证审核，审核范围的确定需要考虑在特定场所和确定的管理控制下的具体活动。1.特定的场所–即在特定的场所、在组织控制之下所进行森林经营活动的所有地域，包括所有森林采伐、苗圃、林产品、林副产品、化学药品的储藏以及活动中所涉及的设备或基础设施，不论其是否固定。当法律有要求时，应与国家或当地的规定相一致。–临时现场，如作业工地，应包含在组织的管理体系中。无论现场在何处，组织都应对其进行管理与控制。可在认证过程中进行抽样，以提供体系运行及其有效性的证据。2.确定受审核的管理体系和产品覆盖的管理范围–应能说明在管理体系中所有与森林经营和木材生产相关的职责。–通过设定目标、指标和方案来决定如何实施并保持森林经营经营方案。–调配适当的财力和人力资源，实现负责任森林经营改善。这可能包含在预算或其他方案中。–应明确界定组织输入、输出的职责界限。–在确定认证覆盖的范围时，应考虑组织的森林经营许可的范围。3.具体活动–应明确界定拟认证的活动，即包含在上述管理范围内的特定的场所覆盖的全部活动。–综上所述，确定审核范围可归结为以下3方面的确定原则：•组织的管理权限；•组织的活动领域；•组织的现场区域。•在审核工作文件、报告及认证证书中均会涉及审核范围的描述，其应做到描述简明、清晰、准确。•审核范围的描述通常包括现场范围、管理领域和活动领域。•现场范围无论是单一现场或多现场，均应明确、充分地描述，通常的描述方式可以是地名、街道及门牌、建筑物名称等。管理领域可以其管理范畴的行政名称来表述，如林业局或者公司。•活动领域应明确其主要活动领域，并覆盖被审核的活动范围，例如，某公司的审核范围可做以下描述：位于**省--市的**林业局森林经营和木材生产相关管理活动方面。审核准则•森林经营认证审核是一个客观地获取审核证据，并对照审核准则进行判断的过程。其审核准则一般有以下3部分：–中国森林经营认证标准，该标准应是最新有效版本；–受审核方建立的森林经营管理体系文件；–适用于受审核方法律、法规及其他要求。审核目的、范围和准则的确定与变更•审核目的应当由审核委托方确定，审核范围和准则应当由审核委托方和审核组长根据审核方案的程序确定。•审核目的、范围和准则的任何变更需征得原各方的同意。确定审核的可行性1.对于森林经营认证审核，策划审核所需的信息通常涉及的内容–受审核方概况和申请认证的范围；–受审核方适用的法律法规、标准以及符合法律法规的证据，如林权证等；–森林经营方案等主要管理文件；–受审核方管理体系运行时间充分，能够为审核提供充分运行证据；–在审核期间受审核方的生产和(或)服务提供能够正常开展；–管理体系文件(如手册、程序等)能够提交；–受审核方简况，如组织性质、名称、地址、法律地位与资质等；–管理体系的一般信息，如规模与人数、产品、组织结构、主要设备与设施、场所、过程、环境因素、危险源等；–需要确认受审核方已提供或将按预期的时间提供(如管理文件和程序)或者认证机构已通过适当方式了解这些信息。2.受审核方的充分合作–受审核方理解审核的程序与要求，并愿意为审核的实施做出充分的安排，提供相应的支持与配合。–森林经营认证审核，需要受审核方提供的支持与配合(通常通过认证合同或认证协议做出承诺)包括以下方面：•文件评审；•为审核而需要进入所有现场、观察活动、调阅所有记录和访问人员；•审核组的内部活动、文印、食宿行等方面：•进入有安全要求的现场。3.充分的时间和资源–初步确定的审核日期能够为审核之前的准备与安排给出充分的时间。审核委托方能够为审核的实施安排充分的审核时间与审核资源，包括具备知识与技能的审核组。–森林经营认证需要确认的事宜包括：•建议的审核日期是否能够为审核组的选择、文件评审、审核计划的编制等审核准备工作给出足够的时间量；•能否安排具备相应知识与技能(包括专业能力)的审核组及充分的审核时间。•在确定审核可行性之前，通常己进行下列活动：–组织已提交认证申请及相关信息；–认证机构进行了认证合同评审；–认证机构与组织签订了认证合同和(或)认证协议。–审核可行性的确定还需要考虑其他适当信息。例如，体系运行时间与情况、管理体系的文件提交等。这些事宜在签订认证合同时可能是无法确定的。•如果审核不可行，可能存在以下情况：–缺乏必要的管理文件（如森林经营方案），管理体系运行不充分，包括体系文件运行时间不够等；–在法律法规符合性方面，尚未获得相应的资质证明或出现了严重违规的情况；–对于初步确定的审核日期，生产或服务提供无法正常开展，甚至还未开始向市场提供产品。–对于初步确定的审核日期，管理者代表及其他重要的人员不在场；–预定的审核日期不能够为审核组的选择、文件评审、审核计划的编制等审核准备工作给出足够的时间量。•在这种情况下，应当在与受审核方协议后，向审核委托方提出替代建议，如推迟审核、改变审核目的、调整审核范围等。选择审核组1.选择审核组的重要性–审核活动主要由审核组实施，审核组的选择是否针对受审核方的规模、性质与复杂程度以及审核目的的需要，是否能够确保审核组具备相应的能力，将直接影响审核的有效性。2.选择审核组时考虑的因素当决定审核组的规模和组成时，应当考虑以下因素：①审核目的、范围、准则以及预计的审核时间；②是否包含CoC审核；③为达到审核目的，审核组所需的整体能力；④法律法规、合同和认证认可的要求；⑤确保审核组独立于受审核的活动并避免利益冲突；⑥审核组成员与受审核方的有效协作能力以及审核组成员之间共同工作的能力；⑦审核所用语言以及对受审核方社会和文化特点的理解，这些方面可以通过审核员自身的技能或技术专家的支持予以解决。•保证审核组整体能力的过程应包括：识别为达到审核目的的知识和技能；选择审核组成员以使审核组完全具备审核所需的知识和技能，审核组中应包括一名森林经营专业审核员。•对于森林经营认证审核，除了专业能力的要求之外，针对受审核方森林经营的特点，审核组还应当配备具有相应森林经营能力的审核员，包括获得CNAT的注册资格。•审核组可以包括实习审核员，但实习审核员应当在审核员的指导与帮助下进行审核，不能单独审核。“实习审核员”是指接受培训的审核员。参加审核实践是培训的重要手段，也是审核员获得相应知识和技能的必备条件。审核组中实习审核员的数量不能超过正式审核员的数量。•当只有一名审核员时，审核员应当承担审核组长全部适用的职责。•审核组应避免任何使审核组成员的行为产生不公正或歧视的利益关系。审核组的公正性应满足有关认可规定的要求，例如：–审核组成员或其所在的组织不应向申请人或获证供方提供过咨询服务而影响认证过程及决定。–根据认证机构的要求，审核组成员应提前将他们自己或其所在组织与受审核方现在、过去或可预知的联系通知认证机构。•在选择审核组时，既要考虑审核组能够与受审核方进行有效地沟通与交流，还要考虑审核组成员之间的有效配合与支持。•审核委托方和受审核方均可根据合理的理由申请更换审核组的具体成员。合理的理由包括利益冲突(如审核组成员是受审核方的前雇员或曾经向受审核方提供过咨询服务)和以前缺乏职业道德行为等。这些理由应当与审核组长和负责管理审核方案的人员沟通，在决定更换审核组成员之前，应当与审核委托方和受审核方一起解决有关问题。3.审核组成员和随行人员的作用和职责（1）审核员的任务与职责–准备工作文件；–参加审核过程中的沟通及首次、末次会议；–完成分配的审核工作，即收集信息、获取客观证据与形成审核发现；–参加审核发现的评审与准备审核结论；–适当时，审核后续活动。（2）观察员与向导的职责和作用–向导和观察员可以与审核组同行，但不是审核组成员，不应当影响或干扰审核的实施。①向导受审核方指派的向导应当协助审核并且根据审核组长的要求行动。他们的职责可包括：•建立联系并安排面谈时间；•安排对场所或组织的特定部分的访问；•确保审核组成员了解和遵守有关场所的安全规则和安全程序；•代表受审核方对审核进行见证；•在收集信息的过程中，做出澄清或提供帮助。–在与受审核方建立初步联系、编制审核计划、首次会议等环节中，明确对向导的需求与作用，确定适当的人选，并确保向导能够充分理解其职责，对于审核的有效实施是重要的。②观察员•依据审核性质的不同，观察员可以来自受审核方、受审核方的顾客、认证机构、认可机构、政府、咨询机构等方面。观察员仅对审核组的审核活动进行观察，不参与具体的审核工作。•森林经营认证审核，来自认可机构的评审人员可能会以观察员的身份见证认证机构的审核活动，受审核方要予以必要的配合与支持。来自咨询机构的人员也可能在场，但不应当干扰或影响审核的实施，更不能代替受审核方回答问题，这一点非常重要。•在现场审核前，包括在与受审核方建立初步联系时，负责管理审核方案的人员或审核组长需要与受审核方一起识别来自各有关方面的观察员，并就观察员的随行以及对其的限制性要求达成一致。与受审核方建立初