集团管理制度培训-行政制度

管理制度培训行政制度集团总办公室2015年8月31日一、文件管理制度二、证照印鉴管理制度三、保密制度四、合同管理制度五、车辆管理制度六、私车公用管理条例七、会议管理制度八、会议室管理制度九、工作计划管理制度十、出差管理制度十一、业务招待费管理办法十二、员工奖罚考核制度十三、工作过失责任追究十四、员工行为规范十五、员工奖励十六、员工处罚十七、资产管理制度十八、办公用品管理办法十九、办公区域卫生管理规定二十、工装管理规定一、文件管理制度1、格式要求（1）文件审批表需有公司标志、公司全称、文件类别、编号、日期，内容简述等。（2）通知、工作函等：页眉左侧注明公司全称，右侧注明文件类别，内容包括标题、正文、落款。（3）呈批报告、工作方案：文件审批表需有公司标志、公司全称、文件类别、编号、日期，呈报内容包含主题及内容概要，呈报人签名、日期，呈报紧急程度须标注。2、排版及字体要求（1）行政文件全文字体为宋体（正文），正文总标题字体为黑体，小一号字加黑，副标题字体为宋体，三号字加黑，正文字号为四号字（标题一律加黑）。（2）行文必须左起空两个字体的间距，行间距一律为1.5倍行距。整文要求页边距上下均2.54厘米，左右2.2厘米；纸张大小一律采用A4型号。（3）页眉用隶书五号字斜体加黑，插入页码位置居中。（4）呈批报告类及通报类文件全文字体为宋体(正文)，主题字体为四号字加黑居中，正文字号为四号字。（5）文件中序号要求依次为：第一序列为大写数字（例如一、二、三等），第二序列为阿拉伯数字（例如1、2、3等），第三序列为加括号阿拉伯数字（例如（1）、（2）、（3）等），第四序列为圈注阿拉伯数字（例如：①、②、③等）。二、证照印鉴管理制度印章的审批流程1、所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写《用印申请表》。2、按《用印申请表》内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。3、主要用印文件审批流程：①合同：用印部门负责人签字确认→集团财务部经理审核→集团总办审核→集团行政副总裁审批→集团财务副总裁审批→集团财务部盖章（合同原件存档公司财务部，复印件由相关部门存档）→返回用印部门。②对外公文及证明：用印部门负责人签字确认→集团总办审核→集团行政副总裁审批→财务部盖章（《用印申请表》、复印件存档）→返回用印部门。③支票等其他用印文件：用印部门→财务部审核→集团财务副总裁审批→→报集团总裁批准→返回财务部（《用印申请表》、复印件存档→返回用印部门（注：支票等需在《用印申请表》标注票号）。三、保密制度保密环节1、文件打印文件由原稿提供单位领导签字，签字领导对文件内容负责，文件内容中不得出现对公司不利或不该宣传的内容，同时确定文件编号、保密级别、发放范围和打印份数。打印部门要做好登记，打印、校对人员的姓名应反映在发文单中，保密文件应交集团总办公室负责打印。涉及银行账户、联系电话、资金数据等文件废弃后及时销毁防止外泄。文件打印完毕，由集团总办负责发文，并作发文记录，不得转交无关人员。2、公司证件（如：公章、税务证、营业执照副本等）的借用，须严格办理借用登记手续。3、公司涉外业务中的保密规定：公司员工因业务对外进行洽谈、合作、交流时，涉及公司密级文件、资料等，必须要求对方负有保密义务，承担保密责任并签订《商业及技术保密协议书》。4、编制薪酬的人员一律不得在任何场合谈论与薪酬有关的事宜。严禁公司任何员工以任何方式向任何人透露自己或询问其他人员的薪酬状况。财务部门负责所有薪酬表的存档，保管人员要严格遵守公司薪酬保密制度。所有个人因薪酬有疑问需查询薪酬表的,负责保管薪酬表的人员只能提供其个人的薪酬表,与其无关的薪酬情况一律不得显示给查询人。5、离职规定：离职员工已经办理离职手续，出于个人原因直接或间接造成公司保密资料外泄，不论情节是否严重，公司都将追究其法律责任和赔偿义务。6、违规处理：公司对违反本制度的员工，泄露公司秘密，未造成严重后果者，公司将处以200元——1000元的罚款。7、本规定未尽事宜，按国家相关法律规定办理。四、合同管理制度公司对外发生以下业务，均须以书面形式签订合同。1、对外投资（接受投资）；2、借入（借出）款项（不含公司内借款）；3、分两次以上收（付）款的单笔业务；4、服务期限在4个月以上的单次收（付）款业务；5、单次付款（收款）金额在10,000元以上的。合同金额评审人权限，合同总价在50，000元以下的财务副总裁为最终评审人；合同总价超过100，000元的，董事长为最终评审人；各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过2个工作日。五、车辆管理制度1、集团所有车辆、停车卡归属集团总办统一管理。2、集团车辆外出时司机必须填写《车辆行驶记录表》，一车一本，如果和登记信息一致的则可以直接使用并继续填表，如果不一致的需及时报告司机班长，由司机班长向集团总办主任报告。如果没有检车直接签字的视为和填表信息一致，发生问题以最后一次签字驾驶的人员负责，对于外出未填写的车辆使用人给予每次50元的罚款，从工资中扣除。集团总办会不定期的对《车辆行驶记录表》进行检查和抽查。3、公司车辆交通违章处理的原则是：谁违章、谁处理。处理违章所涉及的扣分处罚及处理违章所涉及的费用由违章责任人承担。4、员工办理调动或离职手续前，应先到集团总办司机班核对有无交通违章责任记录，如果有违章记录的，该员工必须先按本规定消除违章记录才能办理调动或离职手续，工资十五天后才可发放。六、私车公用管理条例申请条件及审批程序1、拥有私人汽车且汽车保险齐备、驾龄超过1年并且在交警部门未有主要责任事故记录的员工，方可申请私人汽车部分用于公司业务。2、确因公司业务车辆资源存在不足，车辆临时调度不开，或办理业务时间紧迫；3、对本公司担任特殊岗位人员，经常外出办事；4、车辆行驶证、驾驶证、车牌、保险单（全险）等各种证件齐全。5、符合上述条件的员工，在公司需要的情况下填报《私车公用申请单》，并提供汽车行驶证、驾驶证和保险单据等复印件（每年提供一次即可，作为备案）。部门负责人同意，送财务部审核，再经公司总裁审批同意后，方可私车公用，办理有关手续后，享受公司私车公用待遇。6、符合上述条件的且已经公司总裁批准的，应与公司签订《私车公用书面协议》，规定相关权利和义务。四、报销标准1、车辆的维护费和修理费、年检费、保险费均由车主本人承担。2、行车补贴具体根据《私车公用申请单》每月累算。3、每月补贴费用一次，报销时应填写《私车公用费用报销单》并附上相应发票后规定程序报销。报销费用由财务统一支付。4、过桥费、停车费根据因公外出实报实销，交通违章罚款单据车主自行承担不得核销或变相冲抵。七、会议管理制度1、会议计划与统筹每月28日前，集团总办应与各部门协调确定下月计划召开的各类集团级会议，统一报总经理审批后，会同总裁办公会、部门周例会，编制《公司月度会议计划》，于月底前发放给集团领导和各部门负责人；2、管理权责和处罚1、集团总办行政负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督；2、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚；3、迟到、早退、缺席：（1）迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；（2）早退：凡参会人员未经主持人同意在会议结束前提前离开会场的，计为早退；（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。4、处罚：（1）无正当理由迟到、早退每次处50元的罚款；（2）无正当理由缺席每次处以100元的罚款。八、会议室管理制度1、集团总办全面负责会议室的日常管理。2、具体流程前台接收申请登记-集团总办审核确认-会议物资准备-会议室交付使用-会议结束整理验收3、因会议等级不同，需准备会议物资时，请按照以下标准执行：4、使用部门或公司需保持会议室的整洁，使用完毕后，务必将所有移动过的桌椅、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。九、工作计划管理制度十、出差管理制度1、出差审批流程2、出差人员回公司后，两个工作日内应按规定办理报销手续、结清借款。填写出差审批表填写借支单预借差旅费用需要用车填写用车申请单出差执行任务填写差旅费报销单（附上相关票据）出差申请单及出差计划报总办备份总办财务部门负责人审核向部门负责人上报出差报告部门负责人审核与财务结清借款或者进行报销完成任务返回公司十一、业务招待费管理办法业务招待的审批流程1、申请：因工作需要，先填写《招待申请单》，并写明经办人、经办部门、陪同人员和被接待单位、被接待人、职务、事由、时间及接待标准；（附《招待申请单》的模版）。2、审批：经办人持《招待申请单》由经办中心总监（分管副总裁批准），报集团总办审核，经董事长或总裁核准，交由集团总办具体落实。3、金额审批权限为：300元以下的由集团分管副总审批，300-1000元的由公司总裁审批，1000元以上的由董事长审批。4、普通接待标准：凡是来公司进行正常业务对接，确因工作需要招待，统一安排为工作餐。工作餐安排标准：2人工作餐为60元以内；3人工作餐为90元以内；4人工作餐为150元以内；5—6人为200元以内；6—8人为300元以内。十二、员工奖罚考核制度考勤管理违规处罚1、上班迟到、早退10分钟以内，罚款20元（每月三次以内不扣2、上班迟到、早退10-30分钟，罚款50元。3、上班迟到、早退31-60分钟，罚款100元。4、上班迟到、早退61分钟以上视为旷工半天。5、上下班不打卡，且无正当理由罚款50元。6、无故旷工半天（1-4小时）除扣除当天薪资外，加罚100元，旷工一天（4小时以上）除扣除两天薪资外，加罚200元。7、擅自离岗30分钟以内罚款20元，31-60分钟罚款40元，1-4小时按旷工半天处罚，4小时以上按旷工一天处罚。8、未经许可中午外出用餐超时，罚款20元；超时30分钟以上按擅自离岗处罚。9、外出办事未按规定登记（或登记潦草无法辨认）的，罚款20元。10、未按规定时间上报休假、请假手续的，罚款20元。11、未按规定时间上交出差（包括外出开会、培训、部门活动、公派学习等）申请的，罚款20元。工作职责违规处罚1、不服从主管领导工作安排的，罚款50元。2、员工违反行政纪律，主管及以上职务领导在场不加以制止的，对主管及以上职务领导罚款50元。3、属工作失职、管理不善，但未造成损失的，处罚责任人50元。4、办公区域行为规范违规，每项罚款20元：（1）上班时间不讲普通话的；（2）上班时间不按规定佩戴工牌的；（3）违规使用公司纸杯、手提袋、礼品的；（4）上班时间打私话超过5分钟以上的;（5）办公桌、办公柜内物品摆放凌乱、卫生差的；（6）上班时间着装不整、衣服皱褶、蓬头垢面、萎靡不振；（7）上班时间未经许可看报刊杂志；（8）上班时间串岗超过10分钟以上；（9）上班时间睡觉；（10）在办公区内在上班时间用餐、吃水果、零食、口香糖等食物，或上班时间外出就餐；（11）办公区域内禁止吸烟（业务部门人员在陪同客户的情况下可以吸烟，非业务部门人员严禁吸烟）；（12）随地吐痰、乱丢纸屑、杂物；（13）未经许可擅自动用复印机或他人电脑；（14）不按规定复印、传真资料；（15）下班后未关闭电器开关；（16）上班时间办公室无人时未关灯具、空调；（17）上班时间利用电脑玩游戏、上网聊天、做与本职工作无关的事；（18）违反网络有关规定，违规下载、使用有关软件、登录无关于工作的网址。会议、培训及办公制度违规处罚1、会议、例会、培训迟到的，罚款20元。2、无故缺席会议、例会、培训的，按照旷工半天处理。3、公司人员更换手机号码后三天内不向集团总办上报，罚款20元。4、公司人员在规定时间不开机、十分钟内三次不接听电话的，罚款50元。全月行政违规超过4次追加罚款100元，超过6次的须参加一次由集团总办组织的对违规条例学习，擅自不参加的再追加罚款100元。十四、工作过失责任追究对工作过失责任人，视情节轻重作如下处理1、情节较轻未给公司造成经济损失的，给予有关责任人批评教育或书面告诫，并处以罚款的处理。（1）所有岗位因工作不到位，导致后果出现的，每出现一