行政管理部制度[1]

行政部管理制度目录办公用品、设备管理制度办公用品领用流程办公用品申购表电话管理制度手机卡领用流程移动通话费报销标准公务车管理规定车辆使用流程油料领用流程车辆维修流程用车申请单公文管理制度联拓集团请示报告影像资料管理制度声像资料借阅流程声像资料借阅审批表空调使用规定礼品管理制度礼品登记表固定资产管理制度新增固定资产采购流程固定资产报废流程电脑维修流程电脑维修单卫生管理制度员工宿舍管理制度集团食堂管理制度保安工作管理制度安全消防管理制度关于水、暖、电、办公设备、网络及小型工程的维修管理规定品牌公司4S店值班人员工作职责关于员工工服定制的管理规定饮用水管理规定客户用餐费管理规定差旅费管理规定办公用品、设备设施管理制度一、目的：加强办公用品、设备管理，提高办公用品、设备使用效率二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义：3.1办公用品及设备：指办公用文具、名片、报纸、书刊、计算器、接待用品会议（活动）用品、清洁卫生用品、办公设备耗材、电话机、接线板、电脑等四、权责：4.1综合管理部：负责宣导、解释及日常管理4.2主管副总裁：负责办公用品、设备购置（维修）费用审核4.3各部门：负责执行五、内容：5.1配备与采购5.1.1由综合管理部统一采购办公用品，经行政总监批准执行。确属工作需要但未列入《岗位用品配备标准》的用品，依照《固定资产采购制度》有关规定及程序办理。5.1.2综合管理部应根据当地普遍价格，拟订办公用品采购价格，经行政总监准执行。5.1.3各公司应于每月25日前根据岗位用品实际需要，在月度计划额度内，编制《月度办公用品计划表》，经部门负责人、财务主管审核签字后，由综合管理部汇总，由采购部组织采购，并依照《财务审批制度》有关规定及程序核报。5.2使用与管理5.2.1办公用品应遵循“按需”、“节约”的原则领用和使用。5.2.2办公设备和可重复使用的办公用品应编制《更换用品目录表》，实行以旧换新。5.2.3办公设备和可重复使用的办公用品损坏，若具备维修条件，应修复使用，不予重新购买。5.2.4办公用品、设备，应实施台账管理，做到账、物相符。5.2.5公用办公设备须由专人负责管理及日常养护。5.2.6自然损坏并无法修复使用的办公设备，由使用部门和综合管理部负责人共同鉴定后，依照《办公用品报废制度》有关规定办理报废手续。5.3回收与赔偿5.3.1离、调职人员须于办理离、调动手续时按《员工办公用品领用表》内容，将个人领用并可继续使用的办公用品退还。没有及时办理物品交接手续处罚责任人500元，造成物品损失责任人按物品原值1~5倍处罚。5.3.2遗失或人为损坏可重复使用的办公用品，根据实际使用情况，参照采购时入库价格进行1-5倍赔偿。5.3.3因使用或养护不当造成人为损坏的办公设备，由当事人按物品原值1~5倍赔偿。六、附件：1、《办公用品领用流程》2、《办公用品申购表》附件1：办公用品领用流程各部门提报《办公用品申请表》综合管理部汇总采购部请款行政总监批示副总裁批示采购部采购综合管理部入库各部门领用综合管理部出库附件2：部月份办公用品申购表序号办公用品名称规格数量单位备注123456789101112131415注：1、《办公用品申购表》于每月25日前交到集团综合管理部。2、《办公用品申购表》上报前必须有部门经理签字确认。3、集团将根据各部门每月领用的办公用品核算费用成本。4、如公司或部门有活动，请在备注中说明。制表人：部门经理签字：制表日期：电话管理制度（试行）一、目的：规范集团电话管理，规定话费报销办法二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义：3.1座机：指办公场所固定电话3.2手机：指由公司配发给移动电话卡的移动电话3.3话费：指由公司制订标准、给予报销的电话费用四、权责：4.1综合管理部：负责宣导、解释如何执行4.2各部门：负责执行五、配发范围：5.1集团公司领导5.2集团各职能部门的领导5.3各品牌公司、部门、维修站、室经理、主任、站长5.4维修站备件经理、技术总监、服务总监5.5分期部清欠员、保险部外勤员、装饰部进货员、广告公司各总监5.6集团公司及各品牌公司有关行管人员、司机六、内容：6.1座机电话6.1.1座机电话由使用部门指定专人负责管理。6.1.2禁止使用座机拨打娱乐、信息类电话，如发现违反规定者，按其拨打娱乐信息类电话产生话费的双倍处以罚款。6.1.3因工作需要开通长途电话，须由使用部门申请，经部门负责人审核签字后，报综合管理部审批，经集团主管副总裁审批。开通长途电话的部门，须指定专人管理，并实行长途电话拨打登记。6.1.4综合管理部须对各部门座机电话使用情况进行检查，对违犯规定者每次处罚100元。6.1.5接听座机电话应使用标准用语：“您好！联拓XX店XX为您服务”，违反规定者每次处罚100元。6.2手机管理6.2.1各部门人员因工作需要配备手机卡，由本人向所属部门申请，经部门负责人批准后，上报综合管理部经行政总监审批，综合管理部统一配发。6.2.2由集团配发给手机卡的人员，因工作变动到外地或离职，须于工作移交时向综合管理部交回手机卡。手机卡遗失，由综合管理部补发，费用加倍处罚。6.2.3由集团配发给手机卡的人员，须在全天24小时内保持通讯联络畅通。发现手机不通，将视情节轻重对责任人每次处以100~500元处罚。6.3话费管理6.3.1座机话费由综合管理部审核、交缴并按《财务审批制度》报销。6.3.2只有集团配发给手机卡人员方可享有可予报销的话费标准。话费由综合管理部统一交缴，按标准报销。6.3.3话费标准由各部门根据岗位工作实际需要制订，由综合管理部备案，经行政总监审核、副总裁审核批准执行。6.3.4因特殊原因造成话费超标，超标部分可由本人申请，部门负责人签署意见，由综合管理部审核，经行政总监审核批准执行报销。七、附件：7.1《手机卡领用流程》7.2《手机话费报销标准》附件1：手机卡领用流程联拓集团移动通讯器材使用管理及费用使用人提出申请综合管理部签字行政总监审批、签字副总裁审批、签字请总裁批示使用人领用综合管理部登记出库本部门经理审批签字交到综合管理部为加强集团移动通讯器材的使用管理,提高办事效率，统一通讯工具的使用和费用报销标准，特制订本管理规定。一、移动电话配发范围1、集团公司领导2、集团各职能部门的领导3、各品牌公司、部门、维修站、室经理、主任、站长4、维修站备件经理、技术总监、服务总监5、分期部清欠员、保险部外勤员、装饰部进货员、广告公司各总监6、集团公司及各品牌公司有关行管人员、司机二、费用月报销标准1、集团公司副总裁①集团副总裁（2人）：350元。②总监（2人）：260元2、销售部门①品牌公司经理（6人）：350元。按照完成销售任务比例，完成50%以上的（含50%）按实际数额报销手机费，最高限额为350元，完成50%以下的按实际完成比例报销（特殊情况另行调整）。②销售经理（6人）：260元。按照台数完成任务比例，完成80%以上的（含80%）按实际数额报销手机费，最高限额为260元，完成80%以下的按实际完成比例报销。③市场部门经理（3人）：160元。按照台数完成任务比例，完成50%以上的（含50%）按实际数额报销手机费，最高限额为160元，完成50%以下的按实际完成比例报销（特殊情况另行调整）。④提车员（6人）：按照提车任务数量，上汽、一汽品牌按照100%完成任务报销160元手机费，其他品牌报销110元手机费。超额完成任务按照超额比例报销，未完成任务的按照相应比例扣减。⑤销售业务员（100人）：一律不配备手机号，普通品牌按照每销售一台车报销10元电话费；M6、奥迪、丰田销售一台车12元的标准报销手机费，报销的最高限额为160元。注：销售主管按照销售业务员的标准报销手机费；车管员不报销手机费。3、维修站①维修站站长、副站长（6人）：260元②维修站备件经理、技术总监、服务总监（18人）：110元③各维修站的救援手机（6部）：160元。救援手机费用超过160元的，扣减站长工资。4、分期部①经理（2人）：200元②清欠员（10人）：110元5、租赁部经理（1人）：200元业务员（2人）：110元6、广告公司①经理（1人）：260元②各总监及业务员（8人）：110元备注：1、维修站、分期、保险、租赁、装饰部以及广告公司所有报销话费人员，均按任务完成情况报销话费，本部门任务完成到50%的，按实际发生金额报销手机费，最高限额均为以上规定的数额，未完成到50%的，以实际完成比例报销话费。2、公司不再为销售业务员统一配备手机号，业务员名片上一律只印公司座机号7、职能部门①资金管理小组成员（1人）：200元②集团办公室：主任260元（1人），集团车管员160元（1人），集团采购员、通讯管理员、网络管理员、行政管理员160元（3人），司机110元（1人）；分公司办公室主任160元（6人），分公司行政管理员110元（6人）。8、人力资源部经理（1人）：200元9、商务中心经理：200元10、财务中心经理：260元（注：出纳1名，50元）分公司财务经理或主管：110元11、采购部经理：160元采购员：110元三、费用管理办法1、费用额度指的是北京区内费用。关于出差产生的长途和漫游费和联系业务产生的长途话费由主管副总裁审核签字后方可报销；允许发生长途和漫游费的人员各单位应上报，经主管副总裁和总裁批准后备案。2、办公室在每月29日前将上个月每个人的电话费通知各单位、人力资源部。人力资源部根据核定的额度进行审核，超出标准的部分从工资里扣除，商务中心进行检查。3、由于执行特殊任务，使话费突增的，应由当事人写出书面报告，由主管副总审核签字并报总裁批示。四、上述规定与以前集团下发文件有冲突者，以本规定为准。五、本规定自公布之日起执行。凡离职人员必须将手机卡及时交回，否则一天扣罚100元，并对单位负责人处予同等的处罚。附件2：公务车辆管理规定（试行）一、目的：加强集团公务车辆的管理，提高车辆有效使用率，节约油料，控制成本二、适用范围：各公司、各市场及集团相关各职能部门（以下简称“各公司”）三、定义：3.1公务车：指集团为各部门、各品牌公司、各营业部统一配备的工作车辆3.2油料：指公务车使用的汽油数量四、权责：4.1综合管理部：负责本部门的公务车调配及集团各部门油料的领取和登记4.2财务部：负责油料的结款4.3各部门：负责执行本规定五、内容：5.1车辆的使用与管理5.1.1集团各部门、各品牌公司、各营业厅公务车辆由本部门统一管理，实行专人负责制，如发生同一车辆月度违章超过两次（不含）者，将对其负责人处以500元罚款。5.1.2公务车辆由专职司机驾驶，专职司机应每周实行定期车辆检查及保养，确保行车安全。5.1.3公务车辆的有关证件及保险资料统一由本部门专人保管，分车建立资料及费用档案。5.1.4需要到综合管理部申请用车的单位，需填写《用车申请单》，经本部门经理签字后，由综合管理部审批调派。综合部负责人依工作重要性顺序派车，不按规定办理申请手续者，不予派车。5.1.5行车前应进行安全检查，车辆行车途中应安全行驶并严格遵守交通规则，如有违章罚款，应由驾驶人负担，公司不予报销。5.1.6公务车应建立《车辆行驶记录表》，应该记录：使用时间、地点、用途、驾驶人。以便综合管理部更好的了解车辆的使用状况及车况。5.1.7节日期间所有公务车一律不许离京，办公室将在节日期间进行检查，如未按规定执行，对品牌总经理、部门负责人予以1000——2000元的处罚。违反以上任一条款者，将视情节轻重对责任人处以100~500元处罚。5.2车辆油料的领用5.2.1车辆油料消耗实行定额管理。根据车辆实际情况，合理确定车辆百公里耗油标准，按照行车里数和耗油标准发放油料指标。超出部门本部门自理。5.2.2建立油料领用登记表，由集团各品牌公司、各营业厅本部门设立专人负责油料的领用及登记。每月将集团各部门、各品牌公司、各营业部的