GTD_note GTD概要 精简整理版

第一部分：通向从容之路第一章：新情况，新做法第一章主要说明了GTD的由来，也就是说我们为什么有必要使用GTD来管理自己的工作、生活、行为，并提出愿景以及达成这些愿景所需要遵循的基本原则和管理行动的方法1、摆出问题随着社会的发展，我们的工作已经不再有清楚的界限，很少有人做的工作是招聘我们的时候要求我们做的事情，并且，我们所做的工作，也是不断地在变化，从而让我们无从将已有的很多技能应用到现有的工作中去，让我们总是会感觉到时间太少，而要做的事情太多，更没有时间享受生活或者陪伴自己的家人，导致的结果是，无论从精神上还是身体上，都会感觉到力不从心2、提出愿景我们每个人都希望工作与生活中，不要出现任何所谓的救火事件，都希望能够减轻自己的压力，都希望有更多的自由时间可以做点自己爱好的事情，或者多点时间和家人呆在一起。同时，我们也希望能够更加高效的工作，并且能够让自己体会到工作的轻松和快乐3、基本原则OK，既然我们都希望达成上述愿景，那么我们就必须遵循一些基本原则*首先，把占据我们大脑的任何事情全都弄出来，置于一个客观可靠的体系中-工作篮，并经常回顾和清理它*弄清楚上述工作篮中各项工作的实质，并作出正确的判断，即需要采取什么行动来推动工作的发展进程*依照制定的行动方案，在某一个我们会经常查阅的体系中安排组织好这些行动的提示信息GTD把工作篮中的事项称之为材料（Stuff）：即任何进入我们的精神或现实世界中但尚未找到归属的事情，所有我们尚未推理出理想的解决方法和下一步具体行动的事情4、行动管理首先必须明确的是，我们必须培养一个习惯：不要在大脑中留下任何事情。同时，管理我们的行动是管理好我们全部材料的关键所在，也就是说，在某一时间，如何恰当地选择我们要做的事情，如何管理我们的行动我们之所以经常会抱怨或者听到我没有时间去是因为我们根本没有能力一口气完成一项工作，我们仅仅能够完成这项任务中的某一个步骤，在大多数情况下，很多推动整个工作进程的步骤实际上仅仅需要一两分钟的时间就可以搞定所以，我们需要从两个角度来控制各种任务、工作和行动*横向管理：保证所有行动的连贯性、逻辑性。时刻保持搜集各种材料的注意力，并在需要时及时地提供必要的提示，确保我们能够快速而轻松地从一件事情过渡到另一件事情*纵向管理：针对某个具体的主题和工作所进行的思考。也就是工作计划，重点聚集在某一情况或某一个人身上，勾勒出执行过程中一切必要的想法、细节、重点环节和事情的先后次序第二章：横向管理工作进程的5个阶段第二章是GTD的核心部分，即横向管理工作进程的5个阶段1.收集：收集一切引起我们注意力的事情2.加工：加工处理后，确定它们的实质以及解决方法3.组织：组织整理得出结论4.回顾：把它们列为我们行动的选择方案5.行动：行动！在每天的工作中，我们应该尽可能地分别来处理这5个阶段，许多人之所以无法把工作安排得井井有条，主要原因正是他们试图一口气完成这5个阶段的工作1、收集百分之百地捕获一切未尽事宜，将它们置于一个大脑之外的、客观的体系——工作篮中，这个客观的体系可以是实实在在的工作篮，也可以是笔记本、记事簿，也可以是电子产品或者计算机、PDA都可以当我们进行收集的时候，必须遵循三个原则*每一个悬而未决的事情都必须存储于我们的收集系统之中，而不是在我们的大脑里*我们应该尽可能地控制收集工具的数量，够用即可*我们必须定期地清空这些收集系统另外，应该注意的是，这些所谓的未尽事宜，是不论大小、不论重要程度的，只要是存在于我们的大脑中，就应该将它清理出来，放入到收集系统之中，而这些收集系统最好是能够随身携带，这样我们就可以随时拿出来进行回顾、清理或加工处理工作2、加工处理当我们从工作篮中取出一份材料的时候，首先应该问问自己：这到底是什么一件什么事情？，然后再参照如下图所示的GTD加工处理工作流程图来进行加工处理（粗边框部分；位于封面背后）当我们弄明白了这件事情的实质之后，就会出现一个问题，这件事现在是否需要采取行动？答案无非是两种：是和不是如果答案是否定的，就会有三种可能*是一些无用的垃圾，直接丢到垃圾箱*目前没有必要采取行动，但是日后可能会需要处理。记录到备忘录文件夹或日程表*具有潜在的利用价值，今后也许能派上用场。保存到一个完善的、分类的参考资料管理系统当某件事情需要采取行动的时候，我们必须作出两个方面的决定*我们已经承诺完成哪些工作？需要达到什么样的程度？也就是说，我们必须明确这项工作必须达到的目的和将要取得的成果*下一步需要采取的行动是什么？下一步行动是指那些必须付诸实施的具体活动它们推动着形势朝着既定目标前行当我们在明确了下一步行动是什么之后，将会面临三个选择*当我们可以在2分钟内搞定这件事的时候，应该立即着手落实*如果超过2分钟，而自己不是处理此事的最佳人选，那就委托给合适的人办理*如果超过2分钟，且自己又是处理此事的最佳人选，那就将此事记录到某个或多个下一步行动清单上3、组织管理组织管理是对材料加工处理之后的结果进行处理，也就是上图中细边框部分，包括8个部分，这8个自成体系的结构就是我们的材料经过加工处理以后，引导出来的提示信息和内容。加工处理与组织管理在一起就构成了一个完整的体系以下是这8个部分简单的诠释多重步骤的工作(Projects)上图中多重步骤工作的定义：任何一个由几个步骤构成的我们所期待的结果，这些项目，我们没有必要按一定的顺序进行排列，只需要把它们列在一张清单上，便于以后查阅即可同时，在工作中，我们会积累大量的辅助性资料，我们应该将其分门别类，并作出一个索引，以便查阅；而对于我们正在处理的工作，应该将其辅助性资料放在伸手可及的地方下一步行动分类日程表：在某一个特定时间或日期将要发生的事情--把它们记入日程表日程表上一般标注三种情况*在某一个确切的时间里采取的行动：已经确定了某日几点几分的行动*在某一个确切的日期里采取的行动：已经确定了某个日期，但是没有确定具体时间的行动，只需要在这一天里完成都可以*在某一个确切的日期里需要获取的信息：在这一个特定的日子里我们需要了解到一些信息，但不一定要采取行动只有以上三种情况才允许被记录到日程表中，其它的事项请勿记载到其中下一步行动清单：处理得越快越好的事情--添加到下一步行动清单中日程表+下一步行动清单=每日行动管理核心结构等待事宜：等待其他人去办理的事情--记录到等待目录中下一步行动的决策是整个工作过程当中最基础、最重要的一个环节。对于每一个悬而未决的问题下一步的举措应该是一目了然的具体行动，而不应该是还可以继续分解的工作所以我们应该对如下三类事项紧追不放*不能够立即落实的工作*垃圾：直接丢弃*孵化器：把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的问题区分开来是至关重要的将来某时/也许清单用于保存一些目前不打算实施，但又希望在将来某一时间运作的工作记录到将来某时/也许清单中，并且将这个清单添加到每周回顾的内容中。但是我们必须把将来某时/也许清单和日程表区分开来，日程表是有确切时间的清单，而将来某时/也许则是无确切时间的清单备忘录文件夹备忘录允许我们在某一个指定的时间里把所有的信息投寄给自己。备忘录不同于日程表的地方：备忘录可能记录在某个日期A中，但具体的行动可能在这个日期A之后的另一个日期B，备忘录只是起到一个提醒的作用，提醒我们在A之后的一个日期B，我们需要采取的行动或者将要发生的某件我们关心的事情参考资料参考资料系统有两种形式：1、特定主题或者特定领域的存储器，按资料的内容分类保存；2、一般性参考资料文件夹，由于收集那些没有预先指定类别的信息，可能需要经常用到，建议保存在触手可及的地方4、回顾工作流程管理方法的神奇力量恰恰就是在不断地对过去进行回顾中体现出来的回顾的内容和时机一旦我们圆满完成了日程表中的某一项工作，接下来就应该立即投入检查那些未尽的事宜（下一步行动清单）成功的关键因素：每周回顾每周应该回顾的事情*收集和加工处理所有的材料*回顾和检查整个系统。更新各类清单。做到清洁、清楚、实时和完整5、行动选择行动方案的三个参考标准：在某一时刻，决策行动的4个标准模式*环境：大多数事情的处理需要一个明确的地点，如办公室；或者某些辅助的工具，如电脑*有多少时间：处理这件事情所需要的时间是否足够*多少精力：我们的精力是否允许？*重要性：选择处理哪一件事情能够获取最高的回报？以下两种模式用于衡量事情的重要程度评估每日工作的3种模式*处理事先安排好的工作：此时将按照下一步行动清单不断推进事先安排好的工作*处理随时冒出来的工作*定义自己的工作要求自己的工作，包括清空工作篮、或者将一项新的工作分解成多项具体的、可以操作的步骤。在这个过程中，相当大的一部分工作是明确今后需要关注而目前又不需要立刻采取措施的事情回顾和检查工作的6个标准模式确立事务重要性的先后顺序生活＞3～5年的展望＞1～2年的目标＞责任范围＞当前的工作＞目前的行动第三章：纵向管理：巧妙制定工作计划轻松自如地控制一切的主要因素，横向管理工作的重心*明确判定工作的预期结果以及下一步具体行动*把一切尚待解决的工作的提示信息安置在一个安全可靠的系统中，并定期回顾和检查纵向管理工作的重心*严格控制某一项工作，找出解决方案*确保行动方案切实可行第三章着眼于单项事务的处理，着重阐述了自然式计划模式，即纵向管理的5个步骤1.定义目标和原则2.展望成果3.集思广益4.组织管理5.明确下一步的行动方案选择一项新任务，或者一项使我们进退维谷的工作。考虑一下我们的目的，想一想我们希望得到的结果是什么：我们将在物质、金钱、名望或者其他方面获取怎样的收益呢？动动脑筋，看看有什么可行的操作步骤。归纳我们的想法，决定下一步的行动方案。如果这样，我们是否对我们的目标以及如何达成这些目标更加心中有数了呢？1-1、目的每做一件事情，我们都应该问问为什么，为什么我们需要去做这件事情，我们做这件事情的目的是什么？这将有利于我们理智清晰地分析问题，富于创造性地推动事情的发展，以及人们互相之间的通力协作目标界定成功，是决定投入多少时间和精力的一个最为重要的参照点标创造了决策标准，让我们可以资源投入的多少，以及是否需要投入。通常，作出一个艰难决策的唯一途径，就是回到目的上来标便于集结资源，让我们可以决定将有限的资源用在最具生产力的事情上，也就是说：好钢用在刀刃上目标可以激发动机，如果提不出做某件事情的充分理由，那么这件事情就根本不值得去做目标阐明了事情的重点，让我们抓住每件事情的核心目标便于我们拓宽选择，当目标精确地定位了工作的重心时，也同时开启了我们的创造性思维，来探寻更多的可能性1-2、原则原则也就是我们所遵循的标准和价值观，如果我们不知道自己的原则和价值观，可以试试这个方法：我可以完全放手让别人去处理这件事情，只要他们??省略号处即可体现我们的原则和价值观当遇到问题的时候，我们应该问问自己：是什么行为阻碍了我正在进行的工作呢？我怎样才能防止这类情况的出现呢？这样可以帮助我们界定即将设立的标准2、前景/结果成功将是一番什么样的景象？听上去会怎样？有什么样的感觉呢？这是一个什么的问题，而不是为什么的问题我们头脑中所坚持不懈地遵循的信念，能够影响我们观察到的事物以及我们的具体表现一般来说我们只会注意到那些符合我们自身的内在信仰体系及兴趣点的事物展望前景的三个基本步骤1.在限定的期限之前，考虑这项工作2.想象大获全胜的景象。（暂时中止是的，但是??）3.捕捉想象中应该到位的各种特点、各个方面和品质3、集思广益集思广益，其实也就是现在大家所说的头脑风暴的基本原则*不判断，不质疑，不评估，不批判*追求数量，不求质量*把分析组织工作置于次要的位置上4、组织协调一旦我们把头脑中的一切想法清除出去，一目了然地全部摆在面前，我们将会自然而然地发现它们之间存在的联系和结构当一项工作需要得到实际、客观的控制时，我们需要一个标明了主要和次要因素的、层次分明的工作大纲，以及一个甘特图表。随着时间的推移，在上面注明工作的发展进程，以及一些相对独立的或与之相关的事件，并明确它们与整个计划之间的相互关系组织管理的关键步骤*明确意义重大