某综合性集团企业档案管理制度

行字[2009]006号第1页共3页xxx有限公司档案管理规定第一章总则为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。第二章适用范围本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、广告资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。第三章管理部门公司各部门档案保管人员。第四章档案的管理4.1档案管理要求4.1.1文件资料的归档规定4.1.1.1保管部门按照文件资料的成文时间或类别等性质分门别类，编号收存；凡国家有关政策法规、上级来文及有关主管部门的批示等，存档前先交有关负责人审阅、必要时呈公司领导阅示，方可归档；4.1.1.2为避免存档资料的遗漏和混乱，必须严格存档的签收和登记手续。文件资料经办人要为存档资料设立登记本，列明存档资料名称、份数及必要说明，交档时由保管部门在登记本上签收。保管部门然后将资料目录编入电脑作存档登记。4.1.1.3行政部作为归档部门，所有加盖公司章的文档（包括合同）都必须在行政部存有正本，请各部门在走完所有流程后将原件存到行政部。4.2公司及各部门、员工有保护档案的义务。4.3档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。4.4档案机构及其职责4.5公司各部门指定专人负责档案管理工作。4.6档案工作由公司总经理统一领导，行政部负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由行政部保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司的档案工作。4.7．行政部应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。4.8文件资料归档范围4.8.1国家有关政策法规、上级或有关主管部门、单位的来文；行字[2009]006号第2页共3页4.8.2公司各项规章制度、各部门工作职责、岗位责任制；4.8.3公司及各部门年终工作总结、年度工作计划；4.8.4公司内部的请示及批复，其它文件资料；4.8.5公司营业执照、组织代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件；4.8.6公司章程、协议和申报成立公司等资料；验资报告等资信文件；4.8.7各类工程合同或协议书以及合作方的资信材料。第五章文件资料查阅借用规定5.1查阅借用任何文件资料，必须办理登记手续；归还时必须检查无误方可办理注销手续；5.2借阅非机密性文件，须经部门负责人批准；凡公司重要和机密性资料，未经公司总经理批准，不得借出。5.3外单位人员来查阅资料，应出具其单位书面证明，并经公司领导批准，方可查阅。5.4任何人查阅借用档案原件，不准拆散案卷、折页、摘抄、复制；确因工作需要摘抄、复制，须经部门经理批准。不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号，如需要修改图纸必须按规定另行办理手续。5.5档案资料发生损毁时，由于保管员疏忽造成的，首次罚款50元，再次罚款100元，并给予行政处分；由于借阅者疏忽造成的，对借阅者进行同样处罚。档案资料遗失者，遗失一般资料罚款50元/次，遗失重要资料，追究当事人行政法律责任。5.6查阅借用档案者必须严守公司机密，绝不能将档案资料内容外泄。否则，按公司有关规定处罚。由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失者，将追究其法律责任。5.7归档时间5.7.1属归档范围的来往公文、计划、总结、会议纪要等文件资料，应在办文完成后二天内交行政部归档。5.7.2经政府有关部门批复的批文和蓝图，经办人员领回后应当天交相关保管部门归档。5.7.3经有关领导审阅，认为需归案的随时归档。5.7.4项目竣工及其验收工作结束后，一个月内立卷归档。5.8整理办法：5.8.1.方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。5.8.2收集：5.8.2.1文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。5.8.2.2企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。5.8.3整理根据分类和成立时间整理。行字[2009]006号第3页共3页5.8.4分类根据下述分类方法分类5.8.5立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。5.9监督：行政部根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。5.10销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。5.11公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操作。5.12在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。5.13借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。5.14分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。第六章档案备份制度6.1公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。6.2各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案，及时进行归档管理。xxxx有限公司行政部年月2日