公文处理基础知识培训(2014.5)

公文处理基础杨威186968004482014年5月内部资料妥善保存目录1什么是党政机关公文？2什么是公文处理工作？3如何收文、发文和管理文件？4党的机关公文格式什么是党政机关公文？概念公文：是指党政机关、企事业单位以及群众团体等用来处理公务的一种具有特定格式的文字材料。党政机关公文：是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。党政机关实施领导职能，有多种方式，如召开会议、调查研究、现场办公、直接指挥等，但最普遍、有简便、最有效、最常用、最规范、最权威的是发布公文。作用1.具有指导工作、传达意图的作用2.具有联系工作、交流情况的作用3.具有请示工作、答复问题的作用4.具有总结工作、推广经验的作用5.具有记载工作、积累史料的作用特点1.权威性和政策性2.针对性和指导性3.规范性和约束性4.程序性和严密性5.对应性和定向性什么是公文处理工作？公文处理工作：是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文拟制：起草、审核、签发等程序；公文办理：收文办理、发文办理和整理归档；公文管理：公文密级管理、公文印发传达管理、公文翻印复制汇编管理、公文撤销和废止管理、公文清退销毁管理、公文移交管理、发文立户管理等。起草审核印制签发核发公文拟制复核登记发文办理签收登记初审阅件办件答复归档清退销毁收文办理公文管理公文处理工作的关键环节：办公室的三大核心业务：办文、办会、办事。而“办文”处于首要地位，是党政机关的一项日常性、基础性工作，是党委和政府实施领导、履行职能的重要环节，关系全局，责任重大。公文处理工作的水平和质量高低，最直观、最真实地反映一个地方、部门的工作水平，反映办公室的参谋服务能力，也直接关系到党和国家的方针政策能否及时准确传达贯彻和有效执行。公文处理工作应遵循的原则：实事求是。准确规范。精简高效。安全保密。公文处理工作中存在的突出问题：1.文种使用不准确。2.公文格式不规范。3.公文质量不过硬。4.公文管理不严格。5.行文程序不严谨。原因：认识和重视不够，把公文处理工作简单地理解为“收收发发”。学习公文处理工作的主要资料：《党政机关公文处理工作条例》GB/T9704—2012《党政机关公文格式》《城口县党的机关文件印制格式标准及应用说明》《关于进一步规范党政机关办文办会的通知》（城委办发〔2013〕21号）《关于精简规范机关事业单位内部刊物和简报资料的通知》（城委办发〔2014〕14号）关于规范公文处理工作的文件其他辅导性资料如何收文、发文和管理文件？一、收文办理的主要流程签收登记初审退回承办阅件办件分送传阅催办答复签收由办公室专人负责人统一收文（防止公文体外循环、办理延误、多头指示、多头里办理）送文单位将签收单保存2年以上，以备查在签收单上签名并注明时间。签名完整、字迹清晰，不使用铅笔和红笔。清点好数量，检查密封是否完好登记1.来文单位。2.收文时间。3.公文信息。公文字号、公文标题、密级等4.流转情况。5.办理情况。退文情况、领导批示内容、催办情况、答复情况初审1.是否应当由本机关办理。2.文种、格式是否符合要求。3.是否符合行文规则。4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签。5.是否符合公文起草的其他要求。承办1.阅件，是指必须送给一定范围的领导和有关部门阅知的公文，包括上级机关的来文，同级机关的文件，下级机关报送的报告以及简报材料等，不需要回答、批复、汇报、反馈结果的公文。2.办件，是指需要回答、批复或汇报、反馈结果的公文。包括上级领导机关向所属单位部门普发的、要求报告贯彻落实情况的公文，上级领导的批示交办件，下级机关或组织报送的请示件。公文流转方式分送主要用于阅件传阅（传批）收到的阅知件数量较多时，根据领导分工、文件内容、工作需要，将文件分送给领导阅读，并应尽量保证每人1份文件。电子公文，可通过党政内网分送。按顺序传批分传（类似分送）倒传（办件）正传（阅件）按照领导排序从前往向后传阅按照领导排序从后往前传阅。实际中，可根据领导阅文习惯和文件内容灵活掌握。注意：要防止两个传阅人之间自行传递，即“横传”公文流转中的注意事项：1.随时掌握公文传阅的去向和进度。就是要作好详细记录。要防止“横传”，否则容易发生公文丢失、延误甚至失泄密事件。2.控制公文传阅周期。把握公文的时效，注意提醒，在规定时限内办理完毕。遇机关负责人外出时，可与负责人沟通后在传阅单上注明并继续传阅，不能使传阅件长时间搁置，耽误公文整体运转。3.严格公文传阅范围，公文传阅要按照机关负责人批示范围或有关规定进行，不随意扩大传阅范围。4.及时准确抄清机关负责人批示。对批示内容较多且未传阅完毕的文件，可将现有批示抄清，然后继续传阅。5.确保传阅安全保密，严格遵守保密规定，对传阅件根据密级实行分级管理，严防文件丢失、严防失泄密。实际工作中，可利用党政内网传阅。涉密文件不得在非密网络上传递。所有文件不得用互联网传递。6.及时收回归档。对已传阅完毕的文件要及时收回归档，特别是机关负责人有批示的传阅件，要及时将原件收回存档备查。二、发文办理的主要流程注意：发文由机关单位办公室专人负责，实行一个口子出，防止“政出多门”。复核是否经机关办公室审核审批手续是否完备内容、文种、格式是否准确规范登记发文字号标题密级签发人分送范围等印制确保质量确保时效确保安全保密核发认真检查成品文件的质量准确及时分发成品文件三、公文管理指以安全保密和充分发挥公文效用为目标，在公文形成、传送、运转、存储、利用、整理归档、清退销毁等环节中所进行的规划、组织、控制、监督、保管、统计、提供服务的职能活动。公文管理贯彻于公文处理工作全过程。公文管理的基本要求：统一管理，安全保密，完善制度。（一）公文保密管理1.涉密文件的管理。绝密、机密、秘密三个密级。①与非涉密文件分开管理，在符合国家保密标准的设施设备中保存（密码保险柜、密码文件柜，经过保密检查的计算机、打印机、碎纸机和房间），实行“一文一单”制管理。②不得擅自变更尤其是扩大文件阅读传达范围，不得擅自变更、解除文件密级和保密期限或违反“密来密往”规定，不得在不具备保密条件、未落实保密措施的场所传达涉密文件。③不得擅自公开涉密文件的相关内容，涉密文件的全文、摘要以及标题、发文字号等信息均不得在无密的单位内部文件、简报资料、内部刊物、内部网站等使用，更不得在互联网上公开；中央文件发文字号，不得公开使用。④不得擅自公开报道涉密文件学习传达情况，召开会议传达涉密文件的，不得进行新闻报道。2.非涉密文件的保密管理未标注密级的公文（除通过报刊、互联网公开发布和主动公开的外）以及内部资料、内部刊物，都属于工作秘密，都只能在内部使用，不得在公开的文件资料、出版物和新闻媒体、互联网上使用，不得使用互联网传送。要用专门的文件柜进行存放。3.《中办通讯》等内刊资料的管理。严格按照《关于加强中共中央办公厅通讯等内刊资料管理和学用工作的通知》（城委办发〔2014〕36号）的要求进行规范管理。（二）公文印发传达管理公文发给组织，不发给个人，不得在抄送机关中标注领导同志个人。简报资料的报送方式，按照《关于精简规范机关事业单位内部刊物和简报资料的通知》（城委办发〔2014〕14号）要求执行。除县领导直接交办的事项外，县级部门、乡镇（街道）报送的请示、报告、意见或需县领导阅读的市级部门文件，一律不得直接送领导个人，均由县委办公室、县政府办公室按程序报送。县级部门、乡镇（街道）的收文发文，一律由其办公室负责统一管理。阅读管理的注意事项：1.按照工作需要原则和涉密最小化原则确定印发传达范围。根据工作需要，合理确定公文知悉范围。涉密文件要将知悉范围尽量限定到最小，能够限定到具体人员的，限定到具体人员；不能限定具体人员的，限定到单位，由单位限定到具体人员。2.受文单位按照印发传达范围确定的阅读对象安排阅读，不得随意扩大或缩小阅读范围。中央、市委文件的阅读，“发至市地师级”的文件供市委管理的正处级党员领导干部阅读，“发至县团级”的文件供副处级、副团职及以上职级和其相当职级的党员干部阅读。3.在安排阅读时，除公开发布的公文，不得以转发的形式或翻印、复制、汇编的形式提供阅读。非涉密文件可以通过党政内网进行阅读或用纸质件传阅，涉密文件的传达最好是开会传达、也可用纸质件传阅，但要做好流转详细登记，准确掌握公文去向。4.文件阅读管理要安全，不能带文件出差、回家办公，不能将文件长期积压在领导和工作人员处。涉密文件管理情况登记表：（参考样式）注意：填写内容后此表按涉密件管理。发文字号编号份数收文日期签收人紧急程度公文标题传达范围传达情况（传达人姓名、职务、传达时间、地点，听取传达人员姓名、职务，未听取传达人员姓名、职务、原因，经办人等等）阅读情况阅读人职务签名注时退回日期阅读地点经办人未经授权一律不得翻印文件（县委、县政府的文件，乡镇街道和部门没有翻印翻印权限）；经授权翻印的，在标注翻印机关和翻印日期；发送的电子公文，由受文单位打印本单位所需的文件，但应加盖电子公文收文章（或收文章）。（三）公文翻印复制汇编管理总体要求：慎重，妥善管理。绝密级文件一般不复制，如确需复制，应征得制发单位或其上级单位同意；复制的文件加盖复制机关戳记，视同原件管理；复制的文件不得改变密级、保密期限和知悉范围。机密机以下涉密文件的复制，应符合有关规定并经机关、单位负责人批准；复制文件审批表（样式）发文字号文件编号密级公文标题申请复制单位申请复制份数复制用途领导审批复制情况复制时间及地点复制份数复制人签字联系电话复制监督人签字联系电话复制机关戳记（样式）XX单位档案复印章再次复印无效XX单位复印章编号：复印时间：复印件视同原件管理汇编文件应符合有关规定并经机关、单位负责人批准汇编文件不得改变知悉范围。汇编后形成的涉密汇编本，按其中最高密级和最长保密期限在封面上做标志并管理；（四）公文清退管理1.受文单位将需要清退的文件清点、登记、造册，确保无丢失、无遗漏。2.按文件传递渠道，按时、齐全清退；3.双方应当履行交接手续，出据书面凭据。公文清退单（样式）序号发文字号公文标题密级原发份数清退份数存档份数丢失份数清退单位（盖章）：清退人签字：年月日收件人意见：收件人签字：年月日（五）公文销毁管理1.确定文件销毁的范围；2.销毁公文应履行清点、登记手续，经本机关、单位主管负责人批准；3.送保密定点销毁机构销毁；4.应由2名以上人员现场监销。公文销毁清单：（样式）序号发文字号公文标题密级份数份号销毁单位分管领导签字：销毁单位（盖章）：监销人：经办人：销毁时间：年月日（六）公文移交管理机关、单位撤销、合并时，应当做好公文的移交，视情况移交给公文制发单位、档案管理部门或合并后的新机关；工作人员离岗离职时，所在单位要督促其将暂存、借用的公文（含复制件）移交清退。党的机关公文格式版头部分文尾部分总体要求主体部分9个要素9个要素5个要素7个要素共30个要素注意：乡镇街道、县级部门和单位，电子公文的格式与纸质公文的格式保持一致。掌握党政机关公文标准，还需要熟悉掌握以下国家标准：GB/T148印刷、书写和绘图纸幅面尺寸GB3100国际单位制及其应用GB3101有关量、单位和符号的一般原则GB3102量和单位GB/T15834标点符号用法GB/T15835出版物上数字用法GB/T14706校对符号及其用法各单位可购买由中国质检出版社、中国标准出版社出版的《GB/T9704—2012党政机关公文格式国家标准应用指南》。1.公文用纸2.幅面尺寸3.页边与版心尺寸4.字体和字号5.行数和字数6.文字颜色7.标点8.印制9.装订总体要求9个要素•一般使用纸张定量为60g/㎡~80g/㎡胶版印刷纸或复印纸，纸张白度在80%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5~9.5。1.公文用纸•采用国际标准A4型纸，成品尺寸为210mm×297mm。2.幅面尺寸•公文用纸上白边为