实验室程序文件(完整案例)

浙江省环境监测中心站程序文件ZHJZ/CW01~37—2004（第二版）2004年7月10日发布2004年7月20日实施编号0.1程序文件第1页共1页主题：批准页第2版第1次修订程序文件ZHJZ/CW01~37—2004版号：第二版生效日期：2004年7月20日编制人：沈振月批准人：宋跃进批准日期：2004年7月10日副本控制：编号：持有人：编号0.2程序文件第1页共1页主题：修订页第2版第1次修订修订表修订序号修订程序文件编号对应条号修订内容批准人批准日期1234567891011120.1ZHJZ/CW03-2004有关程序中ZHJZ/CW07-2004ZHJZ/CW12-2004ZHJZ/CW17-2004ZHJZ/CW19-2004ZHJZ/CW21-2004ZHJZ/CW22-2004ZHJZ/CW23-2004ZHJZ/CW27-2004ZHJZ/CW36-2004批准页4.2.13.14.3(4)4.44.2.34.2.44.2.54.64.2.3(8)4.4.14.4.44.6.1(b)4.3.1564.1.24.1.5(6)4.4增加编制人“CNAL/AC01:2002”改为“CNAL/AC01:2003”“总工办”改为“总工室”“综合管理室”改为“自动监测室”“综合管理室”改为“自动监测室”增加“新购入的”增加监测原始记录信息内容增加“有机类液体试剂仓库应安换气扇和防爆灯”增加等离子发射光谱仪和AOX测定仪的通风要求特殊工作区域增加自动监测控制室增加“计算公式”增加Y的昀佳值y的计算公式Ui计算公式中“∫”改为“f”文件中“综合管理室”均改为“自动监测室”增加功能检查仪器举例文中“办公室”改为“自动监测室”增加“（3）留样样品标识中应含有保留期限的信息”增加“ZHJZ/CW01-2004保密和保护所有权程序”原“ZHJZ/ZJ40样品登记表”改为“ZHJZ/ZJ40(I)自采样品登记表ZHJZ/ZJ40(II)客户自送样品登记表”“人员”改为“本站授权人员”“性状异常样品的性状描述”改为“样品性状描述”增加4.4.6条款编号0.3程序文件第1页共2页主题：目录第2版第0次修订序号文件编号文件名称1ZHJZ/CW01－2004保护客户的机密信息和所有权程序2ZHJZ/CW02－2004保证实验室诚信度程序3ZHJZ/CW03－2004文件控制程序4ZHJZ/CW04－2004网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序5ZHJZ/CW05－2004要求、标书和合同评审程序6ZHJZ/CW06－2004分包管理程序7ZHJZ/CW07－2004服务和供应品管理程序8ZHJZ/CW08－2004抱怨处理程序9ZHJZ/CW09－2004不符合的监测工作控制程序10ZHJZ/CW10－2004纠正措施程序11ZHJZ/CW11－2004预防措施程序12ZHJZ/CW12－2004记录控制程序13ZHJZ/CW13－2004内部审核程序14ZHJZ/CW14－2004管理评审程序15ZHJZ/CW15－2004质量监督工作程序16ZHJZ/CW16－2004人员培训考核和技术档案管理程序17ZHJZ/CW17－2004监测环境控制程序18ZHJZ/CW18－2004实验室管理程序19ZHJZ/CW19－2004监测方法及方法确认程序20ZHJZ/CW20－2004新项目评审程序21ZHJZ/CW21－2004测量不确定度评定程序编号0.3程序文件第2页共2页主题：目录第2版第0次修订序号文件编号文件名称22ZHJZ/CW22－2004仪器设备管理程序23ZHJZ/CW23－2004运行检查程序24ZHJZ/CW24－2004量值溯源程序25ZHJZ/CW25－2004标准物质管理程序26ZHJZ/CW26－2004采样程序27ZHJZ/CW27－2004样品管理程序28ZHJZ/CW28－2004监测工作程序29ZHJZ/CW29－2004现场监测管理程序30ZHJZ/CW30－2004应急监测工作程序31ZHJZ/CW31－2004监测过程中发生异常情况处理程序32ZHJZ/CW32－2004事故处理程序33ZHJZ/CW33－2004质量控制程序34ZHJZ/CW34－2004例外允许偏离程序35ZHJZ/CW35－2004实验室间比对、能力验证程序36ZHJZ/CW36－2004监测报告管理程序37ZHJZ/CW37－2004档案管理程序编号ZHJZ/CW01－2004程序文件第1页共2页主题：保护客户的机密信息和所有权程序第2版第0次修订1目的保守客户秘密、维护客户合法权益，确保本站保护客户机密信息和保护所有权工作的有效性和规范性。2适用范围适用本站职工接触客户机密信息和所有权时所进行的活动。3职责3.1本站全体员工负有保护客户机密信息和所有权的责任；3.2各科室负责本科室职责范围内的为客户保密和保护所有权工作；3.3质量负责人负责全站保护客户机密信息和所有权的监督工作。4程序4.1在监测工作全过程对涉及客户的样品时，应对样品加强监管，防止泄密。所有样品未经客户同意，不得向与监测无关人员展示。4.1.1样品管理员接收客户的样品时，应对样品加强监管，防止泄密。所有样品未经客户同意，不得向与监测无关人员展示。4.1.2所有监测过程均对外保密，非客户单位的外来人员未经站长批准，不得擅自进入监测现场。4.1.3与监测无关的人员不得接触监测样品和客户提供的企业标准、生产工艺、技术文件等涉及商业秘密的相关技术资料。4.1.4有特殊保密要求的样品监测过程应由质量监督员实施连续的质量监督，监测完毕后立即对样品封装，移交样品管理员进行特别的保存。4.1.5监测过程的原始记录只能记录在原始记录表上，不得随意记录，不准以任何形式扩散外传。4.1.6本站出具的监测报告均为客户保密，未经客户授权，不得将监测报告转交他人，不得擅自公布监测结果。当客户要求用电话、图文传真或其它方式传送监测结果时，应有客户正式的书面委托并证实客户的真实身份后，由报告发放人员进行传送。4.1.7站内留存的所有监测报告副本及原始记录、技术资料，由档案管理员妥善保存，并按《档案管理程序》管理。4.2使用计算机遵循的保密规定编号ZHJZ/CW01－2004程序文件第2页共2页主题：保护客户的机密信息和所有权程序第2版第0次修订4.2.1本站所有计算机应设开机密码，密码由计算机使用人员掌握并经常更换，不得外泄。防止非授权人接触和修改计算机内部的客户机密信息。4.2.2保存有客户机密的计算机应使用设置密码的屏幕保护功能，屏幕保护时限设置不得超过3分钟。密码由计算机使用人员掌握并经常更换，不得外泄。4.3接触客户的样品、监测报告、技术资料及其它相关信息的人员应履行为客户保护所有权的义务，不得利用客户的有关知识产权为己牟利。5引用文件ZHJZ/CW37－2004档案管理程序ZHJZ/CW04－2004网络系统、监测用计算机及计算机软件管理程序编号ZHJZ/CW02－2004程序文件第1页共1页主题：保证实验室诚信度程序第2版第0次修订1目的确保本站全体员工不受任何来自商业、财务和其他方面的内外部压力或影响，保证本站对监测结果判断的独立性和诚实性。2适用范围适用于本站所有监测活动。3职责3.1昀高管理者负责发布公正性声明，对公正、诚信承担相关法律责任；3.2全体员工按公正性声明要求开展监测活动；3.3质量负责人负责对监测工作诚信度进行监督。4程序4.1为了鉴别潜在的利益冲突，昀高管理者应根据本站监测工作特点，界定对监测结果公正性有影响的关键岗位人员职责；制订并发布公正性声明，规定保证全站监测活动公正性的具体要求。4.2昀高管理者应取得省环保行政主管部门领导对我站监测活动公正性的理解和支持，并要求行政主管部门领导出具不对监测站工作实施财务、行政或其它方面的干预，确保监测站对监测结果判断独立性和诚实性的公告(或声明)。4.3全站员工在监测活动中应自觉遵守公正性声明要求，严格执行国家和省有关环境保护的法规、标准和环境监测标准方法、技术规范；采取严格的质量保证措施，不参与任何可能会降低我站技术能力、判断的独立性、公正性和监测诚信度的活动，保证监测结果和监测报告不受来自商业、财务和其他方面的影响。4.4在监测工作日常管理、质量监督、内部审核和管理评审过程中，如发现监测工作不符合或潜在不符合公正性声明的要求、从而影响了本站诚信度时，昀高管理者应根据情节轻重程度及时对责任人进行教育或处罚，同时质量负责人应启动《不符合的检测工作控制程序》、《纠正措施程序》或《预防措施程序》。5引用文件ZHJZ/CW09－2004不符合的检测工作控制程序ZHJZ/CW10－2004纠正措施程序ZHJZ/CW11－2004预防措施程序编号ZHJZ/CW03－2004程序文件第1页共4页主题：文件控制程序第2版第1次修订1目的对与质量体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。2适用范围适用于本站质量体系文件、本站和外来的与监测工作有关的法规性文件、技术文件、技术标准、技术规范和技术资料的控制。3职责3.1站长负责质量手册和程序文件的批准；3.2技术管理层负责组织技术性文件的编制和批准；3.3质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制及审核；3.4各科室负责本部门技术性文件的编制和审核；3.5办公室负责文件的日常管理和控制。4程序4.1文件分类4.1.1文件资料按其性质分为三类：(1)质量体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书；(2)与监测工作有关的技术文件：包括监测方法标准、环境质量标准、污染源排放控制标准、监测技术规范、技术文件和技术资料等。(3)外来的与监测工作有关的法规性文件和技术文件。文件可以承载在各种媒体上，无论是硬拷贝或是电子媒体。4.1.2文件资料按其管理方式分为受控类和非受控类。本站的质量体系文件和技术文件是受控文件，外来技术文件和法规性文件是否受控由办公室确定。4.2文件的编制、批准4.2.1质量手册和程序文件由质量负责人根据GB/T15481-2000《检测和校准实验室能力的通用要求》、CNAL/AC01:2003《检测和校准实验室认可准则》的要求组织编制，站长批准。4.2.2作业指导书等技术性文件由相关监测业务科室人员编写、室主任审核、技术管理层批准。4.2.3其它文件由站长指定人员编写，站长批准。编号ZHJZ/CW03－2004程序文件第2页共4页主题：文件控制程序第2版第0次修订4.2.4经批准的文件由办公室档案管理员编号登记。4.3质量文件编号方式ZHJZ/××□□—□□□□文件批准实施年份(需要时)文件序号文件类别浙江省环境监测中心站文件类别：ZS—质量手册CW—程序文件ZJ—质量记录JJ—监测原始记录CG—操作规程ZG—自校规程JF—监测方法QT—其它4.4文件的发放4.4.1由档案管理员填写《文件发放（领用）审批表》，经批准后按规定的发放范围发放文件。保证对质量管理体系运行起重要作用的各个场所，都能得到并使用现行有效的文件。4.4.2文件发放时要注明分发号和文件受控状态，由领用人签收。受控文件应加盖“受控文件”印章。4.4.3受控文件不得私自外借或随意复印。4.4.4文件破损严重影响使用时，文件使用人可到综合档案室更换，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号与原文件相同，破损文件按本程序4.5条款处理。4.4.5文件丢失后文件使用人须重新办理申领手续，但必须在领用原因中作出说明，档案管理员在补发文件中应给新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。4.5文件的评审和更改4.5.1技术管理层、质量负责人应定期分别组织对现有技术文件和质量体系文件编号ZHJZ/CW03－2004程序文件第3页共4页主题：文件控制程序第2版第0次修订进行评审，必要时进行更改，以保证持续适用和满足使用的要求。4.5.2文件需要更改时，一般应由原编制部门负责填写《文件更改申请表》，说明更改原因，对重大更改还应附有充分的证据。4.5.3文件更改的审核、批准由原文件的