会展策划概述、流程、立项策划与可行性分析

E-mail：sisu2011131415Password：2011131415Lecture4会展项目策划1第一节会展策划概述2第二节会展策划流程3第三节会展立项策划书4第四节会展项目可行性分析第一节会展策划概述会展策划会展项目策划师对会展进行管理和决策的一种程序，它是一种对会展项目的进程以及会展项目的总体战略进行前瞻性的规划活动第一节会展策划概论1.1会展策划定义•Hi!I'mLindsayPellegrinowithJustPerfectEventPlanningforAbout.com,andI'mheretotalkabouteventplanningbasics.PlanYourEventBudget•Clientsneverreallygiveyouabudget-theyneverreallygiveyouanumber.Sowekindofsitdownandseewhatthey'remostinterestedin,whattheywanttofocuson,andwekindofworkfromthere-wekindofdoalinebudgetwiththem.Rentalsarehuge.Thisbigtentinthebackgroundisprobablyoneofyourbiggestcostsfortoday,aswellas-becausewe'reatatrack-insuranceisanotherlargeliability,dependingonthenumberofpeopleandthetasksthataregoingonintheday.Andfood-foodandalcohol,foodandbeverageisoneofyourlargestcostsaswell.GettheEventSponsored•Sponsorshipsreallydependonthetypeofeventthatyouarethrowing.Ifyouarethrowingacharity/non-profitevent,youprettymuchrelyonsponsorshipstocoverallyourcostsaswellasmakemoneyforthecharityyou'recovering.Anytimeyoucanhaveasponsor,itreallycutsdownanyofyourcosts.Ihighlyrecommendgettingasponsor.PickYourEventDate(s)•Settingadateforyoureventcanreallyrelyuponwhattheeventis,whattheclient'sinterestis.Also,costwise,ifyou'regoingtodoamid-weekevent,yourcostsaregoingtobesubstantiallylowerthananeveningonaweekend,onaFridayorSaturdaynight.Youshouldalwayshaveacontingencyplanforyourevent-iftheweatherisn'tsuitable,youneedtohaveatentoptionoranindooroptionforyoureventifit'soutdoors.Also,atentativerescheduleofthedateaswell.ChooseanEventLocation•Whenyouaredecidingonyourvenue,youreallyneedtofigureoutwhattheevententails.First,howbigisyourguestlist?Willthevenueholdenoughpeople?Doyouwantamusicvenue?Doesitallowforpropersoundforthatevent?Doesitallowforproperlightingofanevent?Isthereampleparkingforyourevent?CutCornersCarefully•Whenbudgetsarereallytight,youhavetocutcornersinsomeareas,andIthinkyourclientcallstheshotsinthoseareas,whereIthinkwehaveabetterideaofwherenottocutcorners.Today,forexample,we'realittleshyonhelmets,andthat'skindofmessingupthewholeraces,becauseyoudon'twanttosendadriveroutonaracetrackwithoutahelmet.LearntheBasicsofEventPlanning第一节会展策划概论大型会展项目大型会展项目如意国家政府部门、贸促金钩、工商会、集团公司等为主办者的会展，他们大多有相应的部门或人员专门从事会展工作并有固定的决策程序，会展项目策划的缓解相对也比较规范合理。小型会展项目对于小的项目和公司而言，可能策划的环节会比较简单，连续参加或者连续举办的展会决策过程可以比较简单一些。策划者策划对象策划方案策划依据效果评估项目策划要素策划者是整个会展运作实施过程中起着“智囊”的作用，策划者的素质直接影响着会展活动的质量水平。会展项目策划要素策划对象既可以使某项整体会展活动，也可以是会展诸要素中某一要素（如会展宣传项目、会展设计项目等）策划依据既包括策划者的知识结构、信息储存以及有关策划对象的专业信息，也包括会展项目立项的主客观条件等。策划方案是策划者为实现策划目标，针对策划对象而设计创意的一套策略、方法和步骤。策划效果评估师对实施策划方案可能产生效果进行预先的判断和评估。系统性第二节会展策划管理的流程第二节会展策划流程2.1会展策划管理流程图1会展营销调研编写报告信息分析信息收集策划部进行有针对性的市场调研，会展营销调研主要针对参展商与观众的购买行为、会展市场开发信息、会展技术信息、专业客户信息进行调研。策划部对收集的有关市场营销环境和会展市场潜力的各种资料，包括文字、图片和录像等进行分析对收集的资料进行分类编排、结集归档，编制《会展营销调研报告》重点：会展营销调研标准：真实、有效相关资料：会展营销调研报告2提出会展创意确定选题与定位提出构思与创意策划部根据会展营销调研的结果提出会展项目的构思与创意。重点：会展创意是指通过发掘资源，激发灵感创造新的会展思路。标准：选题新颖、定位准确相关资料：会展创意相关文件资料会展创意主要是解决会展的选题和定位的问题，通过策划部的精心组织，将策划创意转化成为真正为参展商和专业观众交流、交易的平台。3会展主题策划策划部通过会展调研分析和会展创意，明确会展主题确定会展的特色、性质、参展商及观众的范围、展品的类型等因素。策划部根据掌握的各种信息与资料，对将要举办的会展项目进行初步规划，设计出总体框架。策划部根据设计的总体框架编写《立项策划书》，包括会展的目标市场、会展的规模、展品的选择、评估观众数量和展览面积的大小、预算等。重点：展会主题策划标准：展会主题有特色、参展商和专业观众的层次和结构清晰。相关资料：《立项策划书》报请审批《立项策划书》报营销副总和总经理审批。《立项策划书》初步规划展会定性4会展项目可行性分析报请审批编写报告组织分析策划部组织进行策划项目的环境可行性分析、可持续发展指标可行性分析和财务可行性分析。策划部在对会展项目进行可行性分析后编制《可行性分析报告》《可行性分析报告》报营销副总和总经理审批重点：会展项目可行性分析标准：分析客观科学、判断准确相关资料：会展项目可行性分析报告5报批与备案再报批与备案报批与备案策划部根据会展报批与备案的相关规定向有关行政部门办理报批与备案手续。重点：报批与备案标准：按照相关规定办理相关资料：报批与备案相关文件、资料批报与备案未通过，则由策划部组织补充相关资料、文件重新进行报批与备案。6会展实施策划部对报批与备案通过后的会展活动制定详细完整的《会展策划方案》，包括招商策划、组织策划等。《会展策划方案》报请营销副总和总经理审批审批通过后由策划部进行实施前的培训。让全体实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案、方法、步骤和技巧。重点：会展实施标准：策划方案切实、可行相关资料：《会展策划方案》、《会展组织策划方案》、《会展招商策划方案》等展前宣传策划部负责印刷材料的设计制作。利用会展的会刊，站前快讯、媒体报道等手段进行前期宣传，扩大影响力，吸引更多的目标客户。方案培训报请审批《会展策划方案》7会展后评估审批后存档及时评估策划部手机会展实施的相关信息，会展活动结束后及时对会展活动的实施效果进行评估。重点：会展后评估总结标准：总结经验与不足相关资料：总结评估报告会展效果实施评估报告报请营销副总和总经理审批，并存档管理第三节展会策划立项书预备阶段方案种类•预备阶段即从确定展览题材、收集信息、进行展览项目立项策划一直到正式开幕前的预先阶段。•展会立项策划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。《展会立项策划书》•根据掌握的各种信息，对即将举办的会展的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的会展的初步规划内容。•主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、相关活动计划等。2021《展会立项策划书》写作要求展会名称基本部分限定部分行业标识用来说明展会举办时间、地点和展会性质三种展会举办时间表示法：一用“届”表示；二用“年”表示；三用“季”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。用来表明会展的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”、嘉年华等。用来表明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。1、展会名称22展会地点展会在什么地方确定展会在哪个国家哪个省或哪个城市展会在哪个展馆举办展览题材和展会定位确定。考虑该展馆的成本、展期安排展馆本身的设施和服务《展会立项策划书》写作要求2、展会地点23《展会立项策划书》写作要求3、办展机构办展机构：指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。主办单位：拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的所有权。承办单位：直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。协办单位：协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。24《展会立项策划书》写作要求4、办展时间办展时间：展会计划在什么时候举办。时间内容：一是展会具体开展日期二是展会的筹展和撤展日期三是展会对观众开放的日期。时间长短：没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。25《展会立项策划书》写作要求5、办展频率办展频率：展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。从目