大学仪器设备管理工作流程

1大学仪器设备管理工作流程为更好地适应我校事业发展和保证教学、科研工作的需要，加强仪器设备管理、提高仪器设备的使用效率、减少和防止积压、浪费、损坏、丢失等，特编制本流程。一、仪器设备采购流程本流程为学校采购设备的总流程，文件详见《大学实验室及设备管理制度汇编》P87页。系（部）填写申报表设备科汇总、提出方案教务处审核主管校长审批公布年度采供方案在0.5万元以上在0.5万元以下学校办公会议通过2二、仪器设备招标采购流程一次性采购金额在0.5万元以上的采用招标方式,对供货商少、采购量小等不便实行招标方式采购的项目，教务处与使用部门应遵循竞争性谈判、询价等采购方式共同进行采购。使用部门按格式编制采购清单，向教务处提供设备详细配置要求，并推荐5家以上的厂商教务处根据设备采购清单，制订具体采购办法，使用部门确认后执行使用部门起草招标文件教务处邀请投标单位教务处通知投标单位和评标工作组成员开标的时间、地点教务处作好开标前的准备工作开标、评标、定标宣布中标结果由部门采购责任人负责起草定货合同条款纪检监察室、财务处、教务处审核报主管校长批准教务处会同使用部门与中标人签定合同执行合同需要变更有关条款时，合同双方协商解决解决教务处审查主管校长审核3Y三、仪器设备验收流程本流程主要用于招标采购。没有通过招标、但金额较大、较重要的仪器设备也要尽量按本流程执行。文件详见《扬州职业大学实验室及设备管理制度汇编》P88~89页。NONONOYO合同签定使用部门及时做好验收准备工作仪器设备到货后部门采购责任人、部门负责人、仪器设备使用人及供货厂商代表到场开箱，清点仪器设备（包括配件、附件）及技术资料的数量并及时记录供货厂商安装、调试，使用人参与并记录发现问题经部门负责人复查后及时记录并上报教务处单台（套）5万元以下教务处组织成立验收小组验收小组、使用部门、供货厂商三方共同验收签字做好记录工作，交接时双方签字验收完毕使用部门按合同（设备性能）要求检查验收正常经部门负责人复查后以书面形式及时上报教务处N正常单台（套）5万元以上YO发现问题经部门负责人复查后及时记录并上报教务处正常正常以书面形式及时上报校长室YO4四、报帐流程借款仪器设备验收结束后，使用部门10天内到教务处设备科办理固定资产验收入帐手续（单台（套）设备5万元以上须携带验收报告）借款、报帐均由使用部门负责办理（有多个使用单位的仪器采购项目，学校统一采购，其借款、报帐及付款等手续，由设备科或委托使用部门负责办理）使用部门报告主管校长审批主管财务校长审批凭设备经费分配方案或采购计划，发票和入库单仪器设备管理人员、部门采购责任人或使用人签字使用部门负责人签字教务处签字主管校长签字主管财务校长签字财务处报帐按合同及学校有关财务管理制度规定办理付款报帐报帐手续应在采购计划的当年度12月20日前办理完毕。5五、行政部门办公设备维修流程仪器设备的维修，分为使用单位维修，校内技术人员维修和校外维修，遵循使用单位自行维修为主，校内技术人员维修为辅的原则，如本系（部）、校内无法修复，可请外单位来人维修或送出校外维修。部门领用人填写仪器设备修理、验收申请单部门负责人签署意见现教中心组织有关技术人员对设备进行鉴定、拟订维修方法教务处核查部门填写维修、验收申请单，确定维修方式、申请维修费用主管校长审批办公设备故障维修部门领用人验收报帐6六、实验室仪器设备维修流程分室责任人自查实验过程（实验指导教师）实验室主任抽查告知分室责任人仪器设备故障填写“仪器设备报修验收单”实验室主任拟订维修方式（自修、送出维修）系（部）审批维修验收维修费用100元系（部）负责人核查记录是否教务处审核主管校长审批7七、校内各系部之间仪器设备借用流程注：教学仪器、设备一律不得借给个人用于与教学、科研无关的用途。借用设备购置价在200-500元之间借入方责任人填写借用单教务处审核填写借用单、注明归还日期，借入方责任人签字及时填写设备使用记录按期归还，借入、借出双方验收并签字用记录期供用设备购置价在5000元以上借入方系（部）负责人核查借出方系（部）负责人同意借入方责任人填写借用单教务处审核借入方系（部）负责人核查借出方系部负责人同意主管校长核准借用设备购置价在500-5000元之间借入方责任人填写借用单借入方系（部）负责人核查借出方系（部）负责人同意教务处核准8八、实验教学物资系部内部借用流程注：教学仪器、设备一律不得借给个人用于与教学、科研无关的用途。借用人申请实验室主任审批借用人填写“实验室教学物资借用登记表”、确定归还日期，并签字分室责任人签字实验室主任签字小于5000元系（部）负责人同意归还时验收人验收签字、登记归还时间NY9九、仪器设备调拨流程需调入单位申请教务处审查主管校长审批调入单位填写调拨单（调入、拨出单位负责人签字），教务处批准教务处留存，并更改帐目调入、拨出单位更改帐目调入、调出单位双方责任人验收确认仪器、设备善并签字调入单位调拨仪器设备10十、实验、实习（训）材料及易耗品领用流程分室负责人填写材料领料单等期末实验室主任组织盘库，核对帐目仓库凭领用单发料并登帐实验室主任批准教务处可随时查帐、核对库存。11十一、仪器设备报废、报损、报失流程报废、报损、报失的界定见《大学实验室及设备管理制度汇编》P84~85页。帐物处理详见《大学实验室及设备管理制度汇编》P85~86页。实验室主任组织技术检查、填写“报废报损申请表”报教务处教务处组织有关技术人员近一步检查、鉴定，提出处理意见主管校长审批校实验工作领导小组认可由仪器、设备领用人填写《报失申请表》，书面说明详情系（部、室）领导鉴定、签字加盖公章执行帐务处理