GMP法规基本知识培训——附录9计算机化系统

LOGOGMP法规基本知识培训——附录9计算机化系统整体解读一条款解读二章节条款数主要内容第一章范围1条讲到什么样的计算机化系统才是需要被验证的，以及计算机化系统的定义和构成第二章原则3条讲到计算机化系统验证的目的、风险控制以及对供应商的管理要求第三章人员1条讲到验证相关人员的职责、权限和培训要求第四章验证4条再次强调验证范围、程度，要建立计算机化系统清单，以及不同类别软件的验证策略和数据迁移要求第五章系统14条从验证系统的安装、测试、使用、变更、数据打印、系统故障应急预案、系统的产品放行以及电子签名作出了明确要求第六章术语1条涉及电子数据、系统生命周期、数据审计跟踪和数据完整性等名词1、风险识别（第一章范围&第四章验证计算机化系统范围的确定）；2、风险评估（第二章原则需考虑患者安全、数据完整性和产品质量；3、风险控制（第五章系统基于系统的复杂度、新颖性和类别确定验证方案；4、风险跟踪（第三章人员明确人员职责和权限，对风险控制措施效果跟踪。整体解读一条款解读二原文内容：第一条：本附录适用于在药品生产质量管理过程中应用的计算机化系统，计算机化系统由一系列硬件和软件组成，以满足特定的功能。原文解读：该附录描述了计算机化系统的适用范围，是在药品生产质量过程中，这是其一；其二，什么是计算机化系统，由一系列硬件和软件组成，从字面上来看，这个定义和“计算机系统”没有本质区别，主要区别在于后面这几个字“以满足特定的功能”。计算机化系统（ComputerizedSystem）由计算机系统（ComputerSystem）和被其控制的功能和流程组成。原文内容：第二条：计算机化系统代替人工操作时，应当确保不对产品的质量、过程控制和其质量保证水平造成负面影响，不增加总体风险。原文解读：这一条主旨是说计算机化系统可以代替人工操作，提高工作效率，但是需考虑这种替代或变革随之带来的风险，这种风险可能是来自产品质量的、过程控制的，也可能是整个质量保证体系的，需慎重、全面考虑这种变革带来的诸多影响，原则上同过去手工操作相比，不增加总体风险即可。这一条其实给整个附录定了一个基调，就是凡是大到变革、小到变更，只要有变化都要做好风险识别和风险评估工作，这是一切“变”的前提和刚性要求。原文内容：第三条：风险管理应当贯穿计算机化系统的生命周期全过程，应当考虑患者安全、数据完整性和产品质量。作为质量风险管理的一部分，应当根据书面的风险评估结果确定验证和数据完整性控制的程度。原文解读：这一条承接上一条，对风险管理从二个维度提出了具体要求。一个是时间维度，风险管理要求贯穿整个计算机化系统全生命周期，包括概念提出、项目实施、系统运行直到系统引退；另一个维度是潜在后果，即风险如果发生，可能会导致的后果会是什么，人员伤亡、质量投诉、数据丢失等，正是基于对这些后果的考虑，才有了风险管理的现实出发点，即所有的系统设计、安装、使用以及变更，都需要充分考虑患者安全、产品质量、数据完整性的影响。原文内容：第四条：企业应当针对计算机化系统供应商的管理制定操作规程，供应商提供产品或服务时（如安装、配置、集成、验证、维护、数据处理等），企业应当与供应商签订正式协议，明确双方责任。企业应当基于风险评估的结果，提供与供应商质量体系和审计信息相关的文件。原文解读：这一条其实是明确了对IT产品或服务供应商的具体管理要求，包括供应商管理SOP，正式的协议或合同。同时，企业应当基于对风险评估的结果，对供应商进行相应的调查、评估，并有实施审计形成文件化的记录，这一条其实还是在强调对供应商的风险管控，风险管理也从内部延伸到了外部。风险管理的影子无处不在，真的是深入到IT合规管理的骨髓了。原文内容：第五条：计算机化系统生命周期中所涉及的各种活动，如验证、使用、维护、管理等，需要各相关的职能部门人员之间的紧密合作。应当明确所有使用和管理计算机化系统人员的职责和权限，并接受相应的使用和培训管理。应当确保有适当的专业人员，对计算机化系统的设计、验证、安装和运行等方面进行培训和指导。原文解读：该条款强调在计算机化系统整个生命周期当中，一定要事先明确所有使用和管理这些系统人员的职责和权限，这一点很重要；大伙除了清楚各自干什么还不够，你有没有能力把很专业的工作干好、做到位，这一点很关键，对于能力达不到的人员，培训就显得尤为重要，培训涉及到接受培训的人员和执行培训的老师两个角色。原文内容：第六条：计算机化系统验证包括应用程序的验证和基础架构的确认，其范围与程度应当基于科学的风险评估。风险评估应当充分考虑计算机化系统的使用范围和用途。应当在计算机化系统生命周期中保持其验证状态。原文解读：验证对象包括应用程序（就是软件）和基础架构（包括硬件和网络）。验证的具体范围和程度如何确定？答案是基于科学的风险评估，那么风险评估又如何进行呢？答案是要充分考虑该系统的使用范围和用途。举例来说，某个系统的使用是否同GxP有关或对产品质量有影响，如果有，就需要进行风险评估，同时还要考虑该系统使用范围大小，范围越大，影响越大，风险越高。此外，该条款特别强调了系统在生命周期中验证状态的保持，是一项常态工作。原文内容：第七条：企业应当建立包含药品生产质量管理过程中涉及的所有计算机化系统清单，标明与药品生产质量管理相关的功能。清单应当及时更新。原文解读：这里提到了建立“计算机化系统清单”，这一点很重要。为什么这一条很重要？原因就在于，你对你所管理的整个系统要有很清晰的一张管理地图，哪些系统需做验证，哪些系统不需做验证；需要做验证的系统，他们的硬件和软件配置如何，能否满足验证和使用的要求，这些配置组件的更改有没有及时更新到清单上来，如果连这一点都做不到，就是严重缺陷项。原文内容：第八条：企业应当指定专人对通用的商业化计算机软件进行审核，确认其满足用户需求。在对定制的计算机化系统进行验证时，企业应当建立相应的操作规程，确保在生命周期内评估系统的质量和性能。原文解读：这一条是对需要做验证的系统或软件进行一个分类，即商业化软件（无需定制开发）和定制开发软件这二大类。我们要考虑使用这些系统所带来的风险，前者成熟稳定，经过了长时间市场和时间的检验；后者新颖独创，很多潜在的Bug尚未被发现，需要经过实际的使用和时间的检验才能被证明是否稳定、可靠。所以，前者仅需做审核、确认就够了，而后者则需建立严格的操作规程，严格的测试，二者验证所要求的程度是不一样的。原文内容：第九条：数据转换格式或迁移时，应当确认数据的数值及含义没有改变。原文解读：这一条很好理解，举例来说在做系统升级时，升级后的系统迁移过来的数据的数值和含义必须是同升级前系统的数据保持一致。这是最基本的要求，否则系统升级就是不成功的。原文内容：第十条：系统应当安装在适当的位置，以防止外来因素干扰。原文解读：该条款从环境和安全的角度，提出了系统安装的位置，以防止外来因素的干扰，包括室内的温度、湿度、防尘、防潮、防盗等要求。原文内容：第十一条：关键系统应当有详细阐述的文件（必要时，要有图纸），并需及时更新。此文件应当详细描述系统的工作原理、目的、安全措施和适用范围、计算机运行方式的主要特征，以及如何与其他系统和程序对接。原文解读：该条款对关键系统的技术资料提出了具体要求，比如功能说明书、硬件设计说明、系统概要设计和详细设计，目的是要表述清楚整个系统的工作原理、安全措施、运行方式以及与外部系统的接口等，为后续系统的升级、维护提供技术交底材料。原文内容：第十二条：软件是计算机化系统的重要组成部分。企业应当根据风险评估的结果，对所采用软件进行分级管理（如针对软件供应商的审计），评估供应商质量保证系统，保证软件符合企业需求。原文解读：该条款是在强调对软件的分级管理，为何要做分级管理呢？根本原因还是要做软件的风险管控。如果软件是向供应商购买的或委托供应商定制开发的，基于风险评估结果，必要时企业需对该软件供应商进行审计，评估供应商的质量保证体系，确保软件功能可靠、性能稳定、数据完整，满足企业使用需求。原文内容：第十三条：在计算机化系统使用之前，应当对系统进行全面测试，并确认系统可以获得预期的结果。当计算机化系统替代某一人工系统时，可采用两个系统（人工和计算机化）平行运行的方式作为测试和验证内容的一部分。原文解读：这里强调了系统正式使用前，应该经过充分而全面的测试，并最终测试合格，通过验收。至于需要做哪些类型的测试以及测试做到什么程度，取决于上一条款提到的风险评估结果和软件分级管理。条款提到的人工和计算机化系统平行运行的方式，其实是系统切换上线后，有一个试运行阶段，该阶段结束后，将试运行期间人工记录数据和系统运行数据进行比对，根据比对后的结果，做最终的验证结论，本质上也是验证系统是否可靠的一种手段。原文内容：第十四条：只有经许可的人员才能进入和使用系统。企业应当采取适当的方式杜绝未经许可的人员进入和使用系统。应当就进入和使用系统制订授权，取消以及授权变更的操作规程。必要时，应当考虑系统能记录未经许可的人员试图访问系统的行为。对于系统自身缺陷，无法实现人员控制的，必须具有书面程序、相关记录以及相关物理隔离手段，保证只有经许可的人员方能进行操作。原文解读：该条款对系统的权限管理，提出了二个方面的管控：一个是进入系统，另一个是使用系统。这里需要考虑权限控制范围,内容包括授权、取消授权以及权限变更流程。如果系统的设计和功能存在缺陷，不能对人员的权限进行控制的话，则必须制定书面程序，线下做好相关的记录和手续，做到人员在物理上进入和使用系统的控制。原文内容：第十五条：当人工输入关键数据时，应当复核输入记录以确保其准确性。这个复核可以由另外的操作人员完成，或采用经验证的电子方式。必要时，系统应当设置复核功能，确保数据输入的准确性和数据处理过程的正确性。原文解读：该条款强调关键数据的输入，需要有人复核，本质上还是防止差错。具体的做法有二种：一种是让另外的操作的人员完成复核；另一种方式，就是采用经验证的电子方式，即系统自带的功能。比如经过验证的称重配料系统，通过系统报警提示“超重”或“欠重”，以保证数据输入的准确性和处理的正确性。原文内容：第十六条：计算机化系统应当记录输入或确认关键数据人员的身份。只有经授权人员，方可修改已输入的数据。每次修改已输入的关键数据均应当经过批准，并应当记录更改数据的理由。应当根据风险评估的结果，考虑在计算机化系统中建立数据审计跟踪系统，用于记录数据的输入和修改以及系统的使用和变更。原文解读：上一条说到数据的输入，这里提到了数据的更改，其实都是在强调对人员权限的控制，而修改则更为严格，特别是关键数据的修改需经过批准，并记录更改数据的理由。此外，应当根据风险评估结果，建立系统数据审计追踪系统，对原始数据的输入和修改能够通过系统日志进行查询。一句话，系统权限的管理需从用户进入系统-》录入数据-》更改数据-》审计追踪进行完整管控才行，任何环节的管理缺失，都将带来质量风险。原文内容：第十七条：计算机化系统的变更应当根据预定的操作规程进行，操作规程应当包括评估、验证、审核、批准和实施变更等规定。计算机化系统的变更，应经过该部分计算机化系统相关责任人员的同意，变更情况应有记录。原文解读：该条款对系统变更作出了明确要求，需建立变更操作规程。并依据该操作规程进行变更评估、验证、审核、批准和实施，并最终形成变更记录。原文内容：第十八条：对于电子数据和纸质打印文稿同时存在的情况，应当有文件明确规定以电子数据为主数据还是以纸质打印文稿为主数据。原文解读：对于此条款，纸质记录和电子数据主次之分，其实是先后之分。如果电子数据（比如图谱）直接由系统生成，那么可以在提供电子数据的同时，将该电子数据打印出来进行存档、备查，此时就是电子数据为主；而如果之前是现场的纸质记录的话，那么也可以将该纸质记录数据扫描后，上传到文档服务器进行集中存储，此时就是纸质打印文稿为主。这里需要强调的是，不管先有电子数据还是先有纸质记录，二者的版本号和数据必须保持一致。原文内容：第十九条：以电子数据为主数据时，应当满足以下要求：（一）为满足质量审计的目的，存储的电