10-5接待管理制度

重庆金冠汽车制造有限公司接待管理制度接待管理制度1、目的对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。2、适用范围适用于集团公司、汽车公司经营管理活动所必需的客户及非客户来访宾客接送、食宿、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。其他子公司参照执行。3、接待原则接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。3.1平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。3.2对口原则。各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协调。3.3节约原则。招待来宾不铺张浪费，我方人数不多于宾客人数，在《公司接待标准》内按实际需要严格控制费用。3.4周到原则。接待过程应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。3.5保密原则。向来宾介绍情况时，注意保守公司秘密、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。4、接待对象4.1客户接待：指与集团公司（汽车公司）有业务关系，或准备建立业务关系的客户单位工作人员来公司进行考察、洽谈、订货、验收等活动时的接待。4.2非客户接待：指与集团公司（汽车公司）有工作联系的政府或企事业单位、社会团体等工作人员来公司进行工作检查、指导或工作接洽时的接待。5、接待规格：接待管理制度制订《公司接待标准》，按来宾的职务分为一至六级接待规格，对住宿、用餐、用车、礼品等标准作出相应规定。每年可根据实际情况进行调整，报集团公司总裁审批后执行。6、组织管理6.1集团公司办公室是接待工作的统筹管理部门，负责牵头制订和调整《公司接待标准》、接待用车及会场的协调安排、礼品及接待用品的采购、管理、酒店协议的签定等工作。6.2各业务部门是客户类来宾接待的管理部门，负责接待规格的审批、方案的制订与具体实施。6.3集团公司办公室是非客户类来宾接待的管理部门，负责接待规格的审批、方案的制订。6.4各业务对口部门为非客户类接待的具体实施部门。6.5集团公司财务部负责《公司接待标准》的审核、接待费用的总体控制、票据的审查和报销等工作。7、接待审批流程：7.1来宾的对口业务部门（客户接待由销售人员）填写接待申请表，说明来宾具体情况，对接待等级提出建议。7.2接待的相应管理部门根据申请表结合实际情况确定接待规格并制订接待方案，安排具体人员进行接待。7.3二级（厅局级）以上来宾或总金额超过一万元以上的，或有特殊原因需提高接待规格的,其接待方案须报集团公司副总裁审批。7.4接待人员根据方案进行接待。任务完成后，经接待管理部门和财务中心审核，在接待规格所定的费用范围内据实报销费用。7.5各接待管理部门应填写接待管理汇总表，定期对接待工作进行总结，提高接待管理水平。8、接待程序和内容接待管理制度8.1掌握接待信息。各业务对口部门通过直接与来宾交流，准确掌握来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务、来访目的、抵达时间、乘坐交通工具及车次或航班。填写接待申请单，并按审批流程报批。8.2制订接待方案。接待管理部门根据接待申请表制订接待方案，包括接待规格、接待部门、接待人员、费用预算、日程安排、参观线路、座谈方式、会场布置、车辆调动情况、迎送地点、礼品准备、宣传资料、题名册、摄影、拍照、意外情况应急方案等，填写客户接待费用计划表。8.3迎接安排。接待人员根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。8.4看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。8.5组织活动实施。按参观、考察目的，安排汇报、座谈会，组织业务部门向客人介绍情况，参观生产现场。8.6宴请。根据来访目的、对象，按接待规格安排宴会（午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、或工作餐。8.7文娱节目。根据活动目的、来宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排座位。8.8参观游览。根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。8.9送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，派人派车送至车站、码头或机场。9、接待礼仪接待工作中接待人员的形象代表着企业形象，应不卑不亢、彬彬有礼、举止得当9.1接待工作9.1.1接待部门应提前根据客户情况做好接待安排工作具体内容包括：茶水、水果、鲜花、资料、水牌、横幅、会议室（清洁、温度）等工作。9.1.2见面时主动、热情、礼貌。主动起迎，问明来意。接待管理制度9.1.3根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈并主动斟上茶水；9.1.4手头事忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代为接待或另商时间，切忌让客人久候而无人问津。9.1.5客人提出要与领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。9.2预约会见会谈。9.2.1会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于来宾身份；会谈时，身份一般对等。9.2.2我方人员应提前到达，并在门口迎送。9.2.3对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。9.2.4会谈时用长桌的，我方与来宾各一方，请来宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。9.2.5如需合影，事先安排合影位置，一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。9.3引见。9.3.1先向我方领导介绍客人（单位、职务、姓名），再向客人介绍领导9.3.2按职务高低，依次介绍一行来客；9.3.3职务相同，先介绍年纪大的。9.4行路。9.4.1陪同客人行路，请客人行于自己右侧；9.4.2乘坐车、上下楼梯、电梯，主动开关门后客人先行；9.4.3自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。9.5其他。9.5.1穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；9.5.2主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；9.5.3尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。9.5.4因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。10、费用核销接待管理制度10.1客户接待费用由出面接待的业务职能部门承担，若几个部门同时接待或受益的，其客户接待费用要分清接待主次，按受益程度协商确定。非客户接待费用由集团公司办公室承担。接待部门填写《金冠公司车辆使用登记表》。接待时，使用公司的车辆晚上必须回公司停车厂存放，司机填写记录。超过晚上11点离开公司，可以报销车费。接待时，司机严禁喝酒，违反者处罚100元。若接待负责人在场，未予劝阻者，同样受罚，罚金100元。10.2报销时审批手续：属于销售部门的由市场部、管理部初审后送财务部审核。其余部门由办公室初审后送财务部审核。10.3在接待完该批客人后三个工作日内，接待负责人必须贴好票据并填写《接待费用报销明细表》报销，否则，每迟报销一天，扣发2%进行处罚。11、附表《金冠科技（集团）公司接待标准》12、记录接待申请单客户接待费用计划表金冠公司车辆使用登记表接待费用报销明细表接待管理制度接待申请单申请部门申请人申请时间来宾单位来宾人数来访时间来宾姓名、性别及职务来访目的建议接待规格备注申请部门领导意见接待管理部门意见公司领导意见接待管理制度客户接待费用计划表所属部门：序号客户单位名称客户姓名性别职务联系电话联系地址来渝事由：来渝时间离渝时间：日期时间项目费用餐费娱乐礼品旅游路桥费停车费油费住宿费车船费其他第一天月日中午晚上第二天月日中午晚上第三天月日中午晚上第四天月日中午晚上第五天月日中午晚上第六天月日中午晚上合计备注：总费用预算费用超支情况委托人签字：报销人签字：日期：