ERP系统岗位职责与考核办法

ERP系统岗位职责及管理制度第一章总则第一条ERP系统各岗位人员都同时是上层数据的使用者又是下层数据的提供者。对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关的工作，并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提出的质疑，确保数据正确。所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散。如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正。第二条ERP系统各岗位人员必须按照ERP系统的流程和要求及时、准确、全面地完成本部门ERP业务工作，提供相关部门ERP系统相关数据和报表。第三条ERP系统各岗位人员应保管好自己的权限，如因帐号和密码被人盗用造成数据错误的，所造成的后果由本人承当，由系统管理员处罚。第四条ERP系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定。第二章部门岗位职责ERP系统管理员主要职责：1、解决各部门在ERP业务操作当中遇到的问题，协调各部门保证ERP系统的正常运行，跟踪和监督各部门ERP操作是否按照ERP业务规则执行。2、参与规划各部门ERP操作人员的权限设置并负责增加、修改、删除ERP操作人员的权限。3、编写各部门业务及审批流程，制作流程图领导同意后并发放到部门各岗位执行。4、负责新模块上线的全程实施跟踪，提出并解决新模块的上线后的遇到的问题。5、新模块上线后负责培训相关部门ERP的操作流程。6、定期向领导汇报ERP系统的使用情况。工程部（工程管理模块）主要职责：1、保证料品资料、工艺资料的正确和完整，使其能顺利导入ERP，如发现错误相关责任人能够及时修改。2、负责日常维护BOM资料、工艺资料、物料编码、模块参数设置等。采购部（采购管理模块）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。2、负责维护ERP采购合同编号和供应商档案。3、负责录入及审核ERP外购合同、外协合同、委外合同的全部内容，保证与已签订纸质合同评审、价格评审、合同内容一致。4、假如与供应商签订的是代管合同必须保证已生效的纸质预库存协议和与ERP一致，无预库存协议的相关责任由其本部门来承担。5、负责录入及审核ERP采购订单，保证下发给供应商的采购订单与ERP一致。6、负责录入ERP到货单和审核ERP的退货单，确保实际到货或退货数量、金额与ERP一致，如有差异及时沟通供应商协商解决并通知其相关部门。7、按照ERP安全库存预警缺件明细及时补货。8、每月末录入和审核ERP代管挂账确认单并负责与供应商进行预库存对账，定期上报领导ERP合同、订单、到货单、付款的截止执行情况，统计需关闭的合同、订单、到货单经领导同意后关闭。9、负责培训本部门内系统操作员的采购业务流程及系统操作，并进行监督管理。计划部（计划管理模块、销售管理模块）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。2、负责维护ERP销售合同编码、客户档案。3、负责录入及审核销售订单、计划、生产排程的全部内容。4、负责根据生产计划，录入产品生产计划单，自制件生产、委外加工计划单和打样零部件的生产计划单。5、负责产品上线、在制、入库信息的时时统计，并根据生产能力调整生产订单。6、负责检查计划物料BOM、关键物料清单的完整性、准确性。7、负责确定零部件的自制、外购、委外加工的属性。8、负责已下达的生产订单BOM子件的更改。9、负责审核ERP发货单，确保实际发货与ERP一致。职责要求：1、根据生产能力，分批、合理下达生产订单，所有生产订单必须带有ERP系统中的订单号下发到生产、仓库等部门。2、跟踪生产订单的完成情况，及时调整订单或增加临时生产订单。3、汇总自制件的加工清单，提供给相关部门，并及时更新。生产部半仓（生产管理模块）主要职责：1、制定内部车间生产、领料的管理制度，组织人员领料、用料的手续、流程的培训。2、合理组织PMC下达的生产、返工任务，各工序按照生产排程在半成品仓领料；有关成品车、半成品车的相关变动（出库、入库）要及时通知成品库库管员。3、生产工位配合仓库发料，并对在本工位存放的物料进行管理，定期与仓库核对库外的零部件的使用情况。4、在生产过程中遇到的部件不良、工序不符等情况应及时与相关部门协调解决。5、严格按照ERP系统制定的产品及自制件流程进行生产。品质部（品质管理模块）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。2、负责审核ERP上游部门报检的来料报检单、产品报检单等相关报检单据。3、负责录入和审核来料检验单、委外检验单、在库检验单等相关检验单据。4、负责ERP检验单据的所填写内容与实际检验过程一致。5、负责出具ERP不良品处理单的处理方式，报检部门必须严格执行质量提出的处理方式。仓储部（库存管理模块、部分车间工序委外模块）主要职责：1、保证本部门相关的ERP业务能够及时、准确、完整的运行，不影响下游部门的业务操作。2、负责ERP到货单、产成品入库单、产品/工序委外派工及送检、调拨单的审核。3、负责录入和审核采购入库单、材料出库单、形态转换单、其他入库单、其他出库单、销售出库单等相关单据。4、负责录入并确保相关出入库单据和特殊单据的收发类别正确，如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正。5、严格禁止手工录入相关出入库单据，手工录入需在备注栏说明原因经领导签字同意后方可处理。6、定期负责从ERP盘点业务输出库存账面数明细然后进行实物盘点。7、如发现ERP有一物多码或一码多物的存货时以及其他异常情况，要及时将信息反馈给ERP系统管理员。第三章数据保密制度第一条由于ERP软件是一个集成的系统，各部门的数据是共享的，为了避免公司的内部信息遭到泄露或破坏，特制定此保密制度，各部门必须提高保密意识，严格执行。第二条对自己的ERP系统操作密码必须保密，不能向任何人透露，每个操作员都有一定的权限，如因密码泄露被他人盗用，造成的后果难以预料，而该责任由原密码持有者负责。第三条每个操作员在使用完电脑、下班或暂时离开工作岗位时要习惯性的退出ERP系统，避免他人继续应用你的账号操作。否则所有因此造成的经济损失由该操作员承担。第四条各部门的电脑要绝对禁止外来人员或本部门的无关人员使用，否则由该计算机的使用人及本部门负责。第五条未经许可禁止将公司的数据拷贝出公司，若有蓄意删除、破坏公司数据者，一经发现，处以重罚。第四章考核制度一、考核内容针对系统主要操作人员。二、绩效考核奖金0～400元/月。二、数据错误部分的责任人依据实际情况而定（如果单据未给账务员则为持单人的责任，如果单据给了账务员单据未审则为账务员的责任）。三、ERP主要过程活动的考核内容,见下表：序号作业内容作业要求被考核部门（责任部门/人）考核细则时效1BOM数据要求1.1设计更改及时更新工程部①错改、漏改、不及时更改②设计更改通知不及时或漏通知①24小时②24小时1.２发现原有数据错误及时改正漏更改或更改不及时24小时1.３错误信息反馈的及时性各部门相关人员发现BOM错误或明显问题不及时反馈24小时2物料编码管理2.1及时制定需入ERP物料编码的原则工程部原则不确定2.2根据物料编码的确定原则及时完成特殊配件，特殊供应件等的物料编码维护物料编码信息不完全2.3新品试制完成后可正式录入物料编码录入物料编码后没有通知，影响进度2.4物料编码问题反馈不及时各部门发现问题反馈不及时24小时2.5物料编码错误反馈后更改不及时工程部物料编码更改不及时24小时2.6操作时使用错误的物料编码，不主动发现错误各部门明显错误不反馈3委外单价的确定3.1委外加工价格确定的及时性，时间必须是在结算前完成议价，要求不超过一周计划/采购委外订单无价格的零件应提供统一的定价单委外加工零件的核价、定价将议价结果维护入ERP采购价格管理4委外收货4.1委外订单开立专人负责4.2产品完工后上机将对应的生产任务单报告完工计划/仓库缺少对应的委外订单委外入库不及时办理相关手续外协仓库库存准确率5生产任务单5.1及时开生产任务单计划生产任务单计划无依据开立生产任务单不及时24小时5.2生成领料单半仓/计划不及时生成领料单12小时生成领料单不准确半仓重复申领5.3错误信息反馈的及时性半仓、仓库发现领料单错误不反馈5.4领料单数据核对与更正仓库领料单问题反馈后不处理6生产任务单变更6.1由于生产任务的调整进行生产任务单变更计划生产任务单变更错误，不及时12小时7领料7.1按领料单领料半仓超领领回的零件不用、不调查、不反馈7.2对生产任务单的领/退料、报废补料执行情况每周进行分析半仓反馈的问题不及时组织解决24小时没有进行分析7.3及时录入领料单仓库单据录入不及时24小时8退料8.1所领不能使用的材料零件经质量鉴定后退回仓库半仓录入单据不及时，数据不准确24小时8.2超领部份应退回仓库24小时9计划展开9.1系统中生产任务单数据的正确性计划/半仓生产任务单数据与实际计划一致9.2及时做生产任务单结案，对生产任务单完成情况进行统计分析和报告生产任务单不按时（工单完工入库后3天内）做结案不做分析10生产流转入库10.1产品生产相关的流转单上标明清楚生产任务单号半仓漏注明生产任务单号生产任务单号写错10.2当日的产品流转当日处理完毕半仓单据处理不及时12小时单据上机操作错误10.3错误信息反馈的及时性所有部门发现流转数据错误不反馈11采购11.1采购订单、委外订单要求在电脑上输出采购未按计划需求的物料和数量下单、独自修改计划申购项目的采购手工下单未按申购部门的需求下单或与申购项目不相符的11.2采购按计划交库采购不按计划要求供应商送货(由于超收比例过大造成库存呆滞的)进货交库不及时(以影响生产为准)24小时仓库主管、账务收料、入库单录入不及时24小时收料、入库单选错采购订单号或委外订单号11.3及时完成采购件定价和委外加工件定价采购无价采购订单不及时处理48小时不及时向定价人员提供相关资料24小时定价不及时32小时所核定价格不及时录入采购价格资料24小时12采购12.1由采购员根据工程采购不在电脑里处理单变更变更通知单或计划变更通知在系统里作变更、采购价格需要变更变更不及时24小时12.2采购订单中止、取消采购部采购订单关闭不及时24小时13销售13.1客户订货及录入系统计划录入不及时或不准确正式订单24小时13.2成品发货、退货单据要及时录入系统仓库录入单据不及时、数据不准确24小时24小时14销售变更14.1客户订单变更、订单价格、数量等需变更计划不及时对系统销售订单进行变更操作24小时不及时进行销售订单关闭操作24小时15借出与归还15.1部门借出与归还各部门物料借出不及时归还或不打单的24小时16应收应付16.1按外购入库单录入采购发票财务对帐不及时、录入单据不及时、数据不准确、审核钩稽不及时24小时16.3按销售出库单录入销售发票财务对帐不及时、录入单据不及时、数据不准确，审核钩稽不及时24小时17其他《ERP业务操作管理办法》各部门未按规定操作的东莞市大朗义龙五金制品厂2018.12.13