第三讲：商务信函的格式与惯用语的翻译.

第三讲：商务信函的格式与惯用语的翻译商务信函的格式在格式上，中英外贸信件存在很大的差异。中文外贸信件与日常生活信件没有多大区别；而英文外贸信件，与日常生活信件相比，却增加了许多特殊部分。英语是世界贸易的主要语言，因此，英语外贸信件历史悠久、内容完整、自成系统。为了与国际贸易惯例协调，以及分类归档诸多便利，外贸信件汉译英时，应依照英文外贸信件正式程式；外贸信件英译汉时，可保留英文信件正式程式，也可套用我国传统格式，具体做法，可依据该公司习惯决定。英文外贸信件的格式，在长期形成过程中，主要有三种：1.绝对平头式（BlockForm）：分段时（包括日期和签名）都从左边开始，每行对齐，成一垂直线。打字时，不必考虑左边的留空。布局说明：A=Letterhead信头（通常印在信笺上，包括公司名称、地址，也有的包括电话号码、电传或电报挂号，简短广告语等，位置可居中，居左或居右）B=Date日期C=InsideNameandAddress收信人的名称和地址D=ReferenceNo.(OurRef./YourRef.)查询号（包括我方查询号和/或贵方查询号）E=Attention经办F=Salutation称呼G=Subject事由（或“Caption:”，或信笺上已打好的“Re:”关于,withregardto）H=BodyofLetter正文I=ComplimentaryClose结尾礼辞J=Thenameofthecompanyrepresentedbythewriter（写信人所代表之公司名称）K=Signature签名（签名下方为打字署名及职务）L=Initials口述人/打字员姓名首字母，如：RGM/mwe或GRM:mweM=Enclosure(Encl.或Enc.)附件N=C.C.(CarbonCopy)抄送O=P.S.(Postscript)附言以上A-O共15个部分，是英文外贸信件中可能的组成部分。实际的外贸信件，因具体情况不同，往往不具备所有这些部分。应注意的是，汉译英时，中文原件可能没有“查询号”、“经办”或“事由”部分。公司的涉外文秘人员，在可能的情况下，有责任和义务在翻译时补上，这样有利于加快信件的传递，为公司赢得时间。2.缩行式（IndentedForm）：地址及其它需分行的地方，下行比上行缩进2-3个英文字母，日期位于信笺的右上端，签名位于中间偏右下方。每段开始一般缩进5个英文字母，段与段之间要用双行距。3.折衷式（Semi-blockForm）：大致与缩行式相似，所不同的是，姓名、地址不用逐行缩进成斜向排列。混合采用上述两种格式，故称折衷式。采用哪种格式，取决于个人偏好，但作为公司或企业，所有对外贸易信件的格式最好保持一致。如果采用缩行式，那么就一用到底。本节为节省篇幅，仅图解绝对平头式。以下是两封英文外贸信函的实例，可作汉译英时格式之参考：英语外贸信件实例（一）DiademOfficeSuppliesLtd.StarChamber119-125CambridgeRoadReading19November2009Ref.ORD/056GripsureOfficeMachineryCo.,Ltd.244HighStreetWestEastEalingLONDONW14(AttentionofMr.R.G.Miles)DearMr.Miles:DelaysinDeliveryFollowingmytelephonecalltoday,Iamsorrytoinformyouthatthe15‘Gripsure’MiniatureElectricTypewritersweorderedon25Septemberhavenotyetbeenreceived.Astheyareurgentlyneededforexportweshouldbegladifyoushouldarrangefortheirdispatchwithoutdelay.SixofthesetypewritershavebeenpromisedtoanimportantoverseascustomerandweareduetoleaveLondonAirportonSaturday27November.Willyoupleaseletusknowbyreturnwhenwecanexpectthedelivery?YoursSincerely,DiademOfficeSuppliesLtd.BrianO’BehanBRIANO’BEHANSalesManager英语外贸信件实例（二）GripsureOfficeMachineryCo.Ltd.Founded1887244HighStreetWestEastEalingLondonW1420November2009YourRef.ORD/056OurRef:CONT/203Mr.BrianO’BehanSalesManagerDiademOfficeSuppliesLtd119–125CambridgeRoadREADINGDearMr.O’Behan:ThankyouforyourletterORD/056of19November.Weverymuchregretthatwehavebeenunabletocompleteyourorder.Thedelaywasduotoastrikeofdeliverydriversbutwearehappytoinformyouthatthishasbeensettled.Weareworkingthroughthebacklogofordersandwilldeliversixofour‘Gripsure’MiniatureElectricTypewritersonFriday26November.Thebalancewillfollowinsevendays.Weapologizefortheinconveniencecausedtoyoubythisdelay.Yourssincerely,R.G.MilesR.G.MILESProductionManagerGRM/mwe称呼与结尾礼辞问题英语外贸信件最常见的称呼有：DearSir/Sirs:(用于男性）DearMadamorLadies：(仅用于女性）MydearSir:DearMr.Brown:MydearMrs.Hartley:Gentlemen:（仅用复数形式，既可单指男性，也可男女合指）有几点应注意：对女性的称呼，无论是已婚还是未婚，都统称：DearMadam,切忌使用DearMiss。英国人偏爱使用DearSirs；而美国人偏爱使用DearGentlemen。Gentlemen仅用复数形式，不用单数形式Gentleman,也不用DearGentleman。MydearMrs.Hartley并不意味着比DearMrs.Hartley更亲密，相反，前者是种更为正式的称呼。而汉语惯用的称号套语是：尊敬的阁下／先生（女士／夫人），敬启者或……先生大鉴。另外，要注意美式和英式称呼语的细微差别。美式在称呼之后一般使用冒号，而英式则一般采用逗号。例如：美式：Gentlemen:英式：Gentlemen，英文外贸信件里的称呼往往是和结尾礼辞紧密相关的。英语外贸信件中最常见的结尾礼辞有：Yourstruly,Yourssincerely,Yoursfaithfully,如何把这些称呼和结尾礼辞译成汉语，是十分重要的问题。1）Yourfavourableinformationwillbeappreciated.2）Yourearlyreplywillbehighlyappreciated.3）Awaitingyourimmediatereply.（一）汉语“请”字的英译1.使用“please”请告知我方交货日期与付款要求。2.使用“kindly”请将两份提单由不同的邮班寄来，同时开来30天汇票以便承兑。3.使用“beappreciated”请从速办理本定单为荷。4.使用“Itwouldbeappreciatedifyouwould...”结构请寄贵公司产品图解目录一份为荷。5.使用“Weshallappreciateitifyouwill...”结构请报50吨花生实盘。6.使用“Weshall(should)begrateful/obligedifyoucan(will/could/would)...”结构请告你方市场详情。7.使用“疑问句”这是我们的包装设计，请转给厂方，供他们参考。8.使用“主动语态”根据双方协议条款，我们已开具了该批船货的即期汇票，通过此处中国银行赚取，请见票即付。9.使用“被动语态”恳请你方尽力早日解决这一悬而未决的问题。10.根据上下文省译请即复（信尾套语）11.使用“wish”敬请注意，我方客户急需合同货物。以上“请”字的许多译例可以说明几个问题：一是“请”字在不同的上下文中，其意思有细微区别，如要求的程度强弱，表达方式的直接与见解，措辞或句式的正式与否，翻译前须悉心领会；二是“请”字的适应范围很大，英译汉时，许多客套话，不必照字面直译，可考虑能否译成汉语的“请”字；三是“请”字的英译，不必千篇一律。（二）敬辞与谦辞1.套译所谓“套译”，就是原文使用了敬辞或谦辞，译文也使用相当的礼貌词语。请看下面译例：1）Weshouldappreciateapromptreply.2）Weshallbeverymuchobligedifyouwillquoteusthepriceforthismodel.2.略译相对来说，汉语里的敬辞与谦辞比英语里的敬辞和谦辞多得多。因此，汉译英时，遇到敬辞或谦辞很难找到合适的对应词时，只好略去不译，勉强直译，反而觉得不自然。请看下面几个译例：1）根据贵方来函要求，现寄上敝公司产品目录一份。2）承蒙惠顾祝贺本人当选本公司董事长一事，特表谢忱。3）再次感谢你方订货，今后如需零件，请再惠顾。4）Wearelookingforwardtothepleasureofhearingfromyou.3.译语气1）Wearepleasedtoinformyouthatgoodshavebeendispatchedtoday.2）Pleaseacceptmyheart-feltappreciationforyourpatronageandcooperation.3）Wehopetohavethepleasureofservingyouinthenearfuture.敬谦词语的处理，除以上谈到的外，还应注意以下几点：1.语言是活的、发展的，应尽量避免使用一些陈腐的敬谦词语，如英语里的“favour(=letter/order)”，“youresteemedletter”；汉语里的“阁下”、“昨悉大函”、“笑纳”、“顿首”等。2.使用谦词时应注意分寸，既要彬彬有礼，又要不卑不亢。应坚决摒弃像“beg”这样有损人格，有损国格的词语。对外业务中提到自己时，过去在汉语里常用“敝人”、“敝公司”等。现在汉译英时，可忽略其谦辞成分，若英译汉则可采取折衷的办法。如：1）对敝公司15周年纪念典礼，承蒙拨出宝贵时间出席，再次向您致谢。2）Wehandlevariouskindsofhardwareproducts.3）Weherebyengagethatpaymentwillbedulymadeagainstdocumentspresentedinconformitywithtermsofthiscredit.摘译问题在实际工作中，文秘人员往往不需要全译信件，而只需摘译，这对翻译人员和信件使用者来说，都能节省大量时间。