文件和资料管理制度

文件和资料管理制度1．目的为了对与质量管理体系有关的文件和资料进行有效控制，以保证文件的有效性、适当性和完整性，确保产品质量的有关过程有效运作和控制需要的文件均为有效版本，特制定本管理制度。2．适用范围适用于与公司产品质量的相关过程有效运作和控制需要的文件和资料。3．职责3.1管理者代表负责质量体系文件的组织协调及批准发布。3.2认证部是质量管理体系文件和资料的归口部门，负责质量体系文件的组织编号、标识、评审、更改、归档、存档、借阅、回收等的控制。3.3技术中心认证部负责收集国家标准、行业标准等与认证有关的外来文件和资料，并存档、发放。3.4生产部负责生产计划、生产设备、安全、生产现场等文件的编制、审核、标识、归档、保管等控制。3.5质检部负责收集与产品质量有关的过程质量控制记录表格，检测设备操作、成车性能试验规程等文件资料的控制。3.6其他相关部门负责本部门文件的编制、审核、修改、保管及外来文件的接受、归档、保管工作。4．工作程序4.1文件和资料分类及编号4.1.1质量管理体系文件和资料分为：a)质量方针和质量目标；b)质量手册；c)质量管理体系程序文件；d)与质量管理体系有关的作业性文件，包括适当的外来文件，如：产品标准、检验标准、技术规范等；e)质量记录。4.1.2认证部制定《质量管理体系文件编码规定》，对质量管理体系文件编号。4.2文件和资料分为受控文件和非受控文件。“受控”文件指公司质量管理体系运行中使用的所有文件和资料，实行跟踪管理，如有变更或修改，必须将变更和修改的信息及时传达到文件和资料持有者。“非受控”文件是为满足顾客提出对质量管理体系管理证实要求时使用，或者供交流学习用的文件，不实行跟踪管理，更改和修订信息不传达。4.2.1“受控”文件目录由各类文件和资料综合部门提出，认证部汇总，报质量负责人批准。4.2.2“受控”文件，盖红色“受控”印章并注明文件“发放号”；“非受控”文件加盖蓝色“非受控”印章。4.3文件编写4.3.1认证部组织质量管理手册和程序文件的编写。4.3.2技术中心负责组织相关部门编写技术文件和资料，包括产品标准、工艺文件、检验和试验规范等。4.3.3管理类文件由认证部组织各职能部门编写。4.3.4各类文件的编写格式，按照要求由归口部门制定。4.4文件的审批4.4.1质量手册由管理者代表审核，总经理批准，程序文件由归口职能部门领导确认后，报总经理批准。4.4.2技术性文件和资料由技术中心长审核、确认，报总工程师批准4.4.3管理标准由行政部组织相关部门负责人审核确认。公司的管理文件由公司总经理批准。4.5文件的发放4.5.1质量手册和程序文件由认证部负责编号、发放，其他质量文件由认证部编号，文件归口部门负责发放。4.5.2受控文件的发放由专人填写“文件发放清单”，规定发放范围，经各类文件管理部门负责人批准(其中质量手册由质量负责人批准)后，按文件发放范围发放，收件人必须在“文件发放登记表”上签收。如需扩大文件使用范围，增补文件时，应由文件使用部门申请各类文件归口部门负责人批准统一增发，加盖“受控”印章，登记发放，以便追溯。不得使用复印的“受控”文件，一旦发现应收回销毁。4.5.3当文件破损严重，影响使用时，使用人应到各类文件综合部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的发放号不变，文件归口部门应销毁破损文件。4.5.4当出现文件丢失时，文件使用人应按4.5.2条办理申请领用手续，但必须在领用申请中作出说明，对造成的后果负责。各类文件归口部门在补发文件时应给出新的“发放号”’并注明丢失文件的“发放号”作废。必要时将作废文件的“发放号”通知相关部门，防止误用。4.6文件和资料的更改4.6.1文件更改提出部门首先填写“文件更改申请单”，说明更改原因，对重要的更改(如产技质术参数、原材料等变更)还应附有充分的说明，经提出更改部门领导签名确认后，送交该文件和资料归口部门审批。4.6.2文件更改批准后，由该类文件归口部门资料员根据“文件和资料更改申请单”的内容编制更改页，注明文件和资料更改状态标识和更改生效日期，按“受控文件和资料发放表”规定的发放范围通知文件和资料使用部门的资料员，对更改页进行交换，同时填写“文件和资料更改登记表”。4.6.3对重要更改还应发放“文件更改通知单”，告知文件使用人。4.7文件和资料换版与作废4.7.1文件和资料经多次更改或文件和资料需进行大幅修改影响阅读时，应进行换版。原版文件和资料作废，换发新版本。4.7.2作废的文件和资料，由该类文件和资料综合部门负责按“文件和资料发放登记表”收回并记录，在作废文件和资料上加盖红色“作废”印章。需作资料保存的作废文件，加盖红色“保留”印章后方可作为资料保存，但必须撤离使用现场另行保存(成册的除外)。4.7.3作废的文件经文件综合部门负责人批准后统一销毁。4.8文件和资料的管理各部门在每次内部质量管理体系审核前，全面检查各类“受控”文件的有效性，核实各类文件使用者的持有情况，发现问题及时处理，确保使用有效版本的文件。4.9外来文件和资料的控制4.9.1外来文件原则上由行政部收集，分发到各相关部门，相关部门收集的文件应报行政部备案，统一管理。凡属质量管理体系运行所需的外来文件交认证部，按本程序规定的确认、发布、发放。4.9.2技术中心负责定期组织相关部门核查所使用的技术性外来文件和资料是否为有效版本，及时更换过期的文件和资料。4.9.3认证部负责定期核查公司所执行的国家及地方的法律法规文件的有效性，确保使用最新的版本。4.9.4发放到公司外部的“受控”文件，由行政部统一负责进行登记发放，文件归口部门负责更改、作废的控制。4.10质量文件的特殊控制方法4.10.1有固定发放范围的受控文件(如：生产计划、质量月度报告等)，由归口部门加盖“受控”印章和填写发放号后，按原“文件发放清单”发放，并填写“文件发放记录表”。4.10.2有具体使用期限的受控文件(如月、季、年度计划、质量计划、合同质量指标等)，超过使用期限自行失效或作废，由使用部门撤离使用现场，单独存放，并于次年一季度对上年度此类文件进行清理。4.11电子文本形式的质量文件与纸张文本同效。