高校科技管理信息化建设的思路与实践

，王存军2，田永常11中国地质大学科技处（430074）2中国地质大学网络中心（430074）E-mail:[e-mail]摘要高校科技管理信息化需要统一规划和整体布局，即要突出技术优势，又要很好地融入管理理念。本文介绍了信息技术在高校管理方面应用，着重分析了现阶段科研管理信息化的现状以及存在的问题，综合考虑管理和技术两个方面的因素，有针对性地提出了一个比较全面的解决方案。关键词科技管理系统信息化DSSOAS/OA1．引言随着计算机技术与通信技术的飞速发展，人们收集、存储、传输、分析和处理信息的能力显著提高。信息技术在国民经济的各个领域得到越来越广泛的应用，管理信息化正是其应用的重要方面之一。本文将介绍信息技术在高校管理中应用，分析现阶段高校科研管理信息化现状，针对存在的问题，提出一个比较全面的解决方案。2．信息技术在高校管理中应用信息技术在管理方面的应用非常宽广，当前研究热点有电子商务、电子政务等。在高校管理中，应用较多的主要有MIS（ManagementInformationSystem，管理信息系统）、DSS（DecisionSupportSystem，决策支持系统）、OAS（OfficeAutomationSystem，办公自动化系统）三个分支。MIS是用系统思想建立起来，以计算机为工具、以数据库技术为基础，对信息进行收集、转换、加工，利用信息进行管理、预测和控制的系统。主要用来辅助管理人员（包括高层管理人员）完成计划、指挥和决策工作。DSS是以管理科学、运筹学、控制论和行为科学为基础，以计算机技术、仿真技术和信息技术为手段，针对半结构化的决策问题，支持决策活动的具有智能作用的人机系统。DSS系统能够为决策者提供决策所需的数据、信息和背景材料，帮助明确决策目标和进行问题的识别，建立或修改决策模型，提供各种备选方案，并且对各种方案进行评价和优选，通过人机交互功能进行分析、比较和判断，为正确决策提供必要的支持。OAS是一门综合技术，其内涵是利用现代化的办公设备和各种软件，优质高效地处理办公事务，人们习惯地将OAS简称为OA。OA与MIS、DSS相比较，较少地应用管理模型，而强调技术的应用和自动化的办公设备的使用为主。以上三个分支即相互独立又相互依存，是一个整体，不可截然分开。3．高校科研管理信息化现状中国高等教育学会高校信息化研究会2001学术年会会议纪要指出，“高校信息化是指利用先进的计算机技术、网络技术、多媒体技术，实现高校校园网络化、管理科学化、信息资源数字化，以达到教学科研现代化”。“211工程”及相关计划的推动，高校在网络基础设施、信息系统建设方面都有了大的发展。教育部科技发展中心2004年底调查表明，全国已经有92.%高校建立了不同层次、不同规模的校园网，高校硬件设备和网络建设初具规模。科研管理方面，大部分高校拥有MIS系统和行政办公网络，对信息技术有着不同程度地利用。但调查也表明，大部分高校信息化建设还处于基础建设阶段，相当一部分高校信息化建设的战略地位、应用情况、信息资源、组织机构和管理等方面还存在一些问题，突出表现在以下几个方面：♦管理决策层对信息化的必要性和重要性了解不够，缺少战略支持；♦硬件设备等基础建设投入不少，但数据库建设和应用软件开发不够，软硬件发展不协调，没有实现资源的有机组合和有效利用；♦信息资源没有完全实现共享，存在许多“信息孤岛”。学校部门之间各自为政，没有实现数据交换与共享，难以在更高的层次上进行信息的处理，如信息挖掘、决策支持等，不能为师生实现订单式服务；科技管理信息化是全校信息化建设的一个分支，同样存在上述共性问题。目前大部分高校拥有良好的硬件资源，拥有不同水平管理信息系统(MIS)，但缺乏有力的规划，几乎没有一个完整的、信息化的科技管理体系。究其原因，高校拥有较好的人才优势，技术本身不是问题，关键是管理理念的滞后。部分管理者把信息技术看作是辅助或服务性的工具，对信息技术的发展缺乏充分了解，没有认识到信息技术的广泛影响和深刻含义。4．广泛、有效地利用信息技术进行科技管理在深刻认识信息化的重要性和必要性之后，那么在科技管理工作中，如何利用信息技术来为高校创造用力而持久的科技竞争优势呢？下面从高校科技管理信息化建设的组织管理、队伍建设和论证实施几个方面进行阐述。图1完整的、信息化的高校科技管理体系结构3.1科技管理信息化建设的组织与管理总体规划队伍建设网站建设MISDSSOAS信息化队伍组建科技部门主页学术交流网成果交易网科技人员、项目、奖励、学术论文管理，及统计报表、数据查询等管理人员信息技术培训收发文件、档案管理、会议安排等联机在线分析、数据挖掘，学校和部门主管领导应高度重视信息化建设工作，并在机构设置、队伍建设，以及建设经费上给予相应支持。具体地设立专门机构或指派专人负责信息工作；采取科技课题立项等形式对信息建设予以经费支持等措施。其次，要仔细调查、充分论证，进行全面合理的规划，形成综合的、高效率的科技管理信息体系。在信息系统规划设计中，要充分体现管理者的思想，尽可能地、最大程度地挖掘高校科技管理信息化的空间。这就要求管理人员必须较好地了解信息技术，或者有技术人员熟悉科技管理，并由技术人员和管理人员共同规划设计。最后，学校的信息化建设要整体规划，把科技信息化建设纳入全校信息一体化建设方案，成为高校信息化的有机组成部分，这样才不至于形成“信息孤岛”。3.2科技管理信息化的规划与实施如图1所示，整个科技管理信息化体系包括网站建设、MIS、DSS和OAS几个部分。3.2.1科技信息网站建设围绕高校科技管理的中心工作，网站建设包括三个方面：成果交易网、学术交流网和科技部门主页。♦成果交易网互联网是外界了解高校科技进展、搜寻科技成果的主要途径之一，实现学校科技成果网上展示，促进成果转化正是建设“成果交易网”的主要目标。“成果交易网”具体实现科技成果在线浏览与检索。通过在线注册，校内老师和科技管理人员可以随时、随地发布相关技术、专利等，企业等外界人士可以按学科、成果形式等多种方式检索学校科技成果信息。另外，辅助性地增加一些科技成果转化等方面的法律法规，成果申报的基本知识等。♦学术交流网学术交流是科技进步的源泉，建设学术交流网，可以加强学术交流，促进学术繁荣。学术交流网主要功能是实时发布全校所有的学术报告、学术会议等信息，实现网上学术会议等功能，搭建一个虚拟的、但又是实在的学术交流平台。信息的发布实行权限控制，通过网上注册的所有师生可以在线发文，发文成功后由管理人员在线审批。通过批准的学术报告、会议信息按级别高低分类，按时间先后顺序显示，并可以按学科专业等关键字进行检索。除了实现上述功能之外，学术交流网拥有大量学术交流的基本知识介绍，如科技论文写作规范与技巧、科技文献检索工具等。还可以与高校科协工作结合起来，让科普知识进网络。♦科技部门主页科技部门主页主要作用是网上公开科技信息、发布通知、宣传政策等。一般应设置科技概况、机构设置、办事流程、常见问答、下载专区等栏目。同时，为了加强国际合作，十分必要建设英文版的主页。3.2.2建立MIS（管理信息系统）本系统应实现科技人员管理、项目申报管理、成果鉴定管理、奖励申报管理、学术论文管理、统计报表，以及通知公告等科技信息的在线发布功能。，分两个层次：第一个层次用户为学校科技管理人员，采用B/C结构，专门开发客户端程序；第二层次用户为各院系科技管理人员、有关教师使用，采用B/S结构。同时，实行用户权限控制，两个层次的用户权限不一，所能使用的功能不一样。第一层次的用户可以通过客户端查询、修改所有科技项目、成果、奖励等信息，并能进行数据统计与分析等功能。第二层次的用户只能查询与本学院或本人相关的信息，不能修改数据。♦科技信息数据库科技信息数据库是实现数据共享的基础，是科技管理信息系统的核心。以一般普通高校为例，科技数据库必须包含以下内容：代码库、科技人员库、项目库、成果库、科技信息库。♦客户端程序的开发利用PowerBuilder等工具开发B/C结构的客户端应用程序，实现信息录入、查询、修改和删除以及统计分析、打印报表等功能。♦科技数据查询平台MIS通过C/S和B/S两种模式综合实现的，“科技数据查询”功能即是采用B/S实现在线信息查询，其使用对象主要为各院、系级的科技管理人员及有关教师。比如科技项目查询，可以在IE中通过项目负责人、项目名称等关键字进行查询，但是，功能只限于查询，不能修改。而且，为了信息安全，实现IP限制，只有校内IP才能上网查询。♦科技信息发布平台科技信息发布平台是MIS基于B/S模式的部分，主要是基于建立好科技数据库，利用ASP或类似语言开发一个基于网络的科技信息发布平台，实现通知、公告和新闻的发布等功能。该信息发布平台实行严格的权限控制，设超级用户一个，可以发布和修改全部类别的信息，根据前台栏目的多少，相应地设立多个一级用户和二级用户，只可以发布和修改相关栏目的信息。3.2.3建立DSS（决策支持系统）DSS（决策支持系统）最早出现于90年代中期，发展至今，其理论与技术已经日趋成熟，达到应用阶段。国内部分企业已拥有自己的DSS，但因为管理、技术和经费上的一些原因，目前国内高校几乎没有DSS（决策支持系统）。然而，随着高校办学规模的扩大，科技管理的范围向广度和深度的延拓，如何使高校领导层从整体的、宏观的角度去认清形势、解决问题，已成为一个亟待解决的新课题。利用数据转换、多维分析/联机分析处理（OLAP）和数据挖掘（DM）等技术建立一个高校决策支持系统，则显得非常必要，这个DSS除了应满足MIS具备的日常查询和维护等功能之外，还应向高校决策者提供有关科技形势的瞬时变化、发展趋势以及历史数据的深层次信息，使决策者掌握高校当前的发展状态，做出合理科学、有效的评价分析。3.2.4建设OAS/OA（办公自动化）广义地讲，办公自动化是一门综合技术，MIS和DSS其实也是OAS的一部分，只是除了MIS和DSS之外，OAS还包括其他信息技术的应用和自动化的办公设备的使用。，它能实现收发文件管理、档案管理、人员去向、工作日志、会议安排、公共服务等功能。开发OAS可以真正实现无纸化办公，大大的加强协同动作，提高工作效率，OAS是高校管理工作，包括科技管理工作的必然选择。3.3加强人员培训与队伍建设，为科技管理信息化提供智力支持和长效机制高校科技管理信息化建设需要强大的智力支持，这包含两个层面的意思：一是需要一支专门的信息建设队伍，为科技管理信息化提供长期支持；二是加强信息技术的学习与培训，提高管理队伍的素质。如何打造一支熟练的信息建设队伍呢？学校拥有天然的人才优势，要充分挖掘学校网络中心、计算机相关专业的人才和技术资源。要特别说明地是，这支队伍必须技术人员和管理人员并重，这样才能管理和技术有机结合，规划和建设好整个高校科技管理信息体系。同时，要加强科技管理人员现代化、信息化的办公理念，培养和提高其信息技术水平。要求不间断地自学，并定期举行业务培训，使科技管理人员充分了解IT技术的现状和发展趋势，能熟练掌握常见的网络通信工具、各种办公软件和多媒体技术，比如说电子邮件、Office、视频会议系统等。总之，高校是人才高地，紧紧依托学校的人才优势和智力资源，树立现代化的办公理念，管理中积极利用信息技术，技术上又深深体现管理思想，才能很好地实现高校科技管理的信息化。上述工作思路正是综合考虑科技管理和信息技术两方面的因素后提出来的，该信息化体系目前正在中国地质大学（武汉）实践，体系的部分内容已经实现，并取得了较好的效果。参考文献[1]吴大刚，高校DSS的现状及发展趋势