档案收集制度

档案收集制度一、档案收集包括档案的接收、征集以及网络数据采集等方式。二、建立健全集团公司档案工作网络，畅通收集渠道。三、档案材料收集范围：凡是对集团公司各项工作开展有参考利用价值的各类原始材料。四、任何个人都不得以任何理由拒绝向档案室归档移交有价值的档案材料。五、档案材料收集应该形成定期送交制度和联系催要制度。（一）定期送交制度。形成档案材料的各职能部门，应在文件材料办理完毕的第二年，按照档案的归档时间、归档质量的要求，归档移交到本级机关档案室。（二）联系催要制度。档案室工作人员经常了解和掌握到形成档案材料的信息，及时向形成材料的部门催收应归档的材料。六、收集材料的要求。（一）收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。（二）不符合归档要求的档案材料，档案室将责成档案材料形成的相关职能部门按要求完成。1．载体纸张要求。归档材料统一使用A4规格的办公用纸（专业特殊要求的除外）。2．载体字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写。3．现代化设备形成的材料要求。禁止色带打印、墨水打印材料归档；禁止传真形成材料归档。（三）材料必须齐全、完整，整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。档案保管制度一、档案库房必须符合国家规范，配有满足档案保管保护所需要的设施设备，指定专人维护，并搞好防潮、防尘、防虫、防霉变、防火、防盗、防高温、防强光、防有毒有害气体等工作。二、库内严禁吸烟，严禁在库内存放与档案和档案保管无关的任何物品，非工作人员不得进入库房。三、档案柜架排列整齐，不同门类的档案分开存放。档案排列统一，设有档案指引卡、存放示意图。四、坚持每周三次温湿度记录，随时掌握库内温湿度的变化情况，及时采取有效措施，将库内温湿度控制在规定范围内（温度14C-24C，相对湿度45%-60%）。五、每季度对档案库房及档案资料的保管情况进行一次检查，如果发生可疑情况或意外事故，应该对档案材料认真检查，并将检查结果报告领导。六、档案管理员必须努力学习档案有关业务知识，加强保密观念，严守秘密。做到不将档案带出室外，不将档案内容作为谈话资料，不将档案拿给无关人员阅读。七、档案管理人员应定期清扫库房，保持库房整洁卫生。离开库房要及时关门上锁，每日下班前要进行安全检查，切断电源。八、档案工作人员调动时，必须在离职前将其所保管的档案的数量和状况交待清楚，并办理交接手续。档案借阅（利用）制度一、本单位档案室保管的各类档案均属利用范围。二、凡来档案室借阅核心档案资料的，需经单位主要领导和相关负责人批准后借用（外单位利用者查阅档案需持单位介绍信，否则不予借用），借阅一般性档案材料，由办公室主任批准后即可借阅，档案一般不予借出。三、如因工作需要，需借出档案时，经主管领导同意后，方可借出，期限一般不超过七天，若本单位工作需要随时有权收回档案。四、严守秘密，谁借谁用，不得随意转让他人传阅，未经主管领导同意不得擅自抄录、复制等。如需复制需要经主管领导同意，涉及保密范围，按档案保密制度执行。五、查（借）档案者，不得擅自在档案上圈阅、批注、勾划、涂改、更不得污损、抽取、剪裁、撕毁，如经发现，根据情节轻重，予以处理直至追究法律责任。档案保密制度保守档案机密，维护档案的完整与安全，是档案工作人员和档案利用者共同的职责。一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国国家保密法》，共同保守档案机密。二、集团公司保密工作委员会根据国家有关规定和集团公司实际，负责各种载体档案的定密、降密和解密工作。三、接待查档和归档人员，一般应在工作室或办公室。库房重地，非管理人员一律不得入内。四、严格执行有关档案接收、管理和借阅制度，认真履行登记、签字手续。借出档案应在规定时限内归还，妥善保管，严禁转借他人。五、严守国家机密，不得利用工作之便随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自复印档案材料。未经批准，任何人不得私自将档案带出档案室。六、查阅有密级的档案，须经有关领导批准。查阅时要严格控制范围，无关人员不得翻阅。保密档案材料概不外借。七、对各类档案均应按规定的范围进行查询，并严格履行手续。利用者借阅密级档案，须经单位主要领导批准，并只限于在档案室阅览室利用。利用者必须维护档案的安全，不得扩散档案机密。八、对保管期满、失去保存价值的档案材料要按规定销毁，不得以废纸出售。九、采取现代保密技术防护手段，防止档案机密泄漏。十、档案文件的降密和解密必须按有关规定执行，档案人员不得私自确定档案降密和解密的日期与范围。十一、对泄露档案机密的，应按有关规定视情况予以处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。档案统计制度一、综合档案室对接收的文件资料，要办理交接手续，列出文件资料清单，一式两份，双方签字，各存一份，以备待查和统计。二、对接收的文件材料，应整理归档，编制档案目录，以案卷（件）为单位统计档案数量。三、对保管档案的库藏总量进行统计。对遗失损坏的档案要记录数量和原因。四、每月进行一次档案提供利用的统计，内容包括借阅档案人次、卷（件）数，复印档案的数量，利用目的和效果。五、每年对归档档案进行综合汇总统计，主要有档案总数量，各类档案的归档情况及数量，库房及设备的增置情况，档案人员变更情况，提供档案利用的人次、卷数，编研档案资料的数量等。六、按上级主管部门（档案行政部门）的要求填好统计报表并及时上报。档案鉴定销毁制度档案的保管期限分永久、三十年、十年三种。为确定各类档案的保存价值，需要做定期鉴定，对失去保存价值的档案，可定期进行销毁。规定如下：一、鉴定组织：由有关业务部门负责人、档案管理员组成鉴定小组，对各类档案进行鉴定。二、鉴定权限：鉴定小组有权鉴定本单位档案室保管的各类档案，提出保管期限的意见，最后经有关领导审批后为准。三、鉴定原则：从全局出发，从长远着眼，坚持确定保管期限从长、销毁从严的原则。四、鉴定时间：每十年鉴定一次，鉴定后销毁一次。五、鉴定程序：由档案室提出应鉴定的档案目录清单,由鉴定小组审阅，对清单上的每件档案进行集体讨论，写出鉴定报告，最后经有关领导批准。六、销毁：鉴定后，档案室按审批意见，对确定可销毁的档案进行登记、造册，并由两人以上负责监销。七、鉴定过程形成的材料和清册，由档案室归档保存，以备查考。档案归档整理流程图判断文件是否归档依照归档范围，谨慎决定文件去留确定归档文件的保管期限准确客观年度—类属一期限分类方法科学、适用，保持相对稳定只编有文字的页面不空号、不漏号用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管利用年度—类属—保管期限顺序相对固定在每一“件”的上方中央空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、准确有关的的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽可能详细、准确按件号顺序装盒、上架不同保管期限，不同类属的不要装入同一盒归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录写归档说明、装订成档案目录目录封面等内容项目要填写完整收集收集应归档的文件材料齐全完整归档判断确定期限分类编制页码装订排序盖档号章电脑著录装盒排架打印目录编制检索工具