关于公文写作中的几点体会

关于公文写作中的几点体会总经理工作部崔本明2014年3月关于公文写作中的几点体会••一、公文的概念和种类•二、公文各文种的特点及适用范围•三、常见公文起草的注意事项•四、工作总结起草的注意事项•五、公文写作中的几点体会•一、公文的概念和种类•（一）公文的概念•公文即公务文书，是指国家行政机关行政管理系统中形成的机关应用文。公文是伴随着文字的出现、阶级的出现和国家的产生应运而生的。一、公文的概念和种类一、公文的概念和种类•（二）公文的种类•按用途分：目前现行的公文是根据2012年4月颁布的《党政机关公文处理工作条例》，将党政机关公文文种合并统一为15种，1.决议。2.决定。3.命令（令）；4.公报；5.公告；6.通告；7.意见；8.通知；9.通报；10、报告；11.请示；12.批复；13.议案；14.函；15、纪要。一、公文的概念和种类按行文方向划分：（1）上行文。上行文指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。上行文：报告、请示。（2）平行文。平行文指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。平行文：函。（3）下行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。下行文：命令（令）、决定、公告、通告、通报、批复意见：上、平、下。二、公文各文种的特点及适用范围•二、公文各文种的特点及适用范围•（一）决议。•概念：决议是指党的领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。一般具有权威性和指导性。•适用范围：主要用于党的领导机关就重要事项做出的重大决策。•常见的决议：董事会决议、股东会决议。二、公文各文种的特点及适用范围•（二）决定。•概念:决定是党政军机关、社会团体、企事业单位对重大事项或重大行政公务做出安排而制定的一种指挥性公文，属于下行文种。•适用范围:决定用于对重要事项作出决策和部署、奖励有关单位和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。上至党和国家的重大决策和战略部署，下至基层单位的奖惩事宜均可使用。•常见的决定：一是法规性决定；二是重大事项决定；三是处理重大事件决定；四表彰英模的决定；五是机构设置的决定；六是人事安排的决定；七是接受辞职的决定等。二、公文各文种的特点及适用范围•（三）命令（令）•概念：命令（令）这种文体，它在下级机关是极少使用的，一般都是有起草权的上级机关对下级机关使用的一种强制性文体。•适用范围：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。•命令(令)的分类：1.公布令。2.行政令。3.奖惩令。二、公文各文种的特点及适用范围•（四）公报•概念：公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。•适用范围：公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。公报是应用写作的重要文体之一。•公报种类:会议公报；事项公报；联合公报。二、公文各文种的特点及适用范围•（五）公告•概念：公告是行政公文的主要文种之一，它和通告都属于发布范围广泛的晓谕性文种。公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。•适用范围：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。•公告种类：一是宣布重要事项，如最近中国将在东海进行地对地导弹发射训练；二是宣布法定事项，如宣布某项法规或规章，宣布国家领导人选举结果。三是发送法律文书。如向被告送达法律文书等。二、公文各文种的特点及适用范围•（六）通告•概念：通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。通告不同公告，它主要用于有关单位开展业务工作需要。•适用范围：通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。它的使用者可以是各级各类机关，它的内容又往往涉及到社会的方方面面。•主要特点：一是规范性。二是公开性。三是广泛性。四是专业性。五是通俗性。使用通俗易懂的语言来表达，以达到“周知”与“遵守”的行文目的。二、公文各文种的特点及适用范围•（七）意见•概念：意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。它的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。•意见根据发文机关的不同既可以是上行文、也可以是平行文，还可以是下行文。•意见的适用范围：意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。分为三种类型：一是要求下级机关贯彻执行的意见；二是请示上级机关批转或转发的意见；三是平级或不相隶属机关参考的意见。二、公文各文种的特点及适用范围（八）议案概念：议案是由具有法定提案权的国家机关、会议常设或临时设立的机构和组织，以及一定数量的个人，向权力机构提出进行审议并作出决定的议事原案。每个国家的议案提交程序和规定都是不一样的，但是都是行使国家权利的重要手段。议案种类：行政议案和人大议案。共同特点：都是围绕人大这个中心进行行文的文种。人大议案的行文主体是多元化的，适用范围广泛；行政议案的行文主体只政府一家，适用范围单一。二、公文各文种的特点及适用范围•（九）通知•概念：1.指通晓之意。2.把事情告诉别人。3.告知事项的文字或口信。由此演变成一个重要文种。•适用范围：通知用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知是党政机关使用频率最高、适用范围最广的文种。•种类：1.批转性通知。2.转发性通知。3.印发性通知。二、公文各文种的特点及适用范围•通知的格式：•1.标题：写在第一行正中。可只写“通知”二字，如果事情重要或紧急，也可写“重要通知”或“紧急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面写上发通知的单位名称，还有的写上通知的主要内容。•2.称呼：写被通知者的姓名或职称或单位名称。在第二行顶格写。有时，因通知事项简短，内容单一，书写时略去称呼，直起正文。•3.正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。•4.落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。二、公文各文种的特点及适用范围•（十）通报•通报的概念：通报是上级把有关的人和事告知下级的公文。通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。•通报的适用范围：通报是各级机关、企事业单位和团体经常使用的文种。其目的是交流经验，吸取教训，教育干部、职工群众，推动工作的进一步开展。•通报的种类：1．表彰性通报。2．批评性通报。3．情况通报。二、公文各文种的特点及适用范围•（十一）报告•概念：公文中报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用文种。主要特点：一是广泛性。适用范围广泛。二是陈述性，内容以陈述为主。三是单向性，下级机关向上级机关单向行文。四是事后性，“事前请示、事后报告”。二、公文各文种的特点及适用范围•（十二）请示•基本概念：请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。•请示必须具备以下三个条件：•1.必须是下级机关向上级机关的行文。•2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。•3.必须是为了向上级请求批准。二、公文各文种的特点及适用范围•请示的分类：•1.请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。•2.请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。•3.请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。二、公文各文种的特点及适用范围•请示的特点：•1.内容针对性、规定性强。•2.请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。•3.单一性，应一事一请示。一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。•4.呈批性。无论同意与否，上级机关都要给予答复。•5.应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。•6.事前性。必须是事前请示，不可先斩后奏。二、公文各文种的特点及适用范围•请示的格式：•一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。•二、正文：•请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。•请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。•三、结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。二、公文各文种的特点及适用范围•（十三）批复•批复的概念：批复是“答复下级机关的请示事项”时使用的文种。它是机关应用写作活动中的一种常用公务文书。•批复的特点：•1.行文具有被动性。2.内容具有针对性。3.效用的权威性。4.语言的简明性。•批复的分类：批复的分类根据批复的内容和性质不同，可以分为审批事项批复、审批法规批复和阐述政策的批复等三种。还有肯定性批复、否定性批复和解答性批复三种。二、公文各文种的特点及适用范围•（十四）：函•概念：函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。•适用范围：在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。同时，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。•函的特点：1.广泛性。2.沟通性。3.灵活性。4.单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。二、公文各文种的特点及适用范围•函的分类：•1.按性质分。可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。•2.按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。•3.从内容和用途分。还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。二、公文各文种的特点及适用范围•（十五）纪要•纪要的概念：纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。•纪要的特点:•1.纪实性。会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。•2.概括性。会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。•3.条理性。会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。•二、公文各文种的特点及适用范围•纪要的特点:•4.内部性。会议纪要是摘要记载会议情况和议定事项的内部文件，可以印发参会单位和其他相关单位，但不需要向社会公开。不