项目九 Excel基本操作与数据输入

项目九Excel基本操作与数据输入Excel2007是一款出色的电子表格处理软件，可以帮助我们方便地制作各种报表并快速地进行数据处理。本项目主要介绍Excel2007的基本操作和输入数据的方法。知识目标熟悉Excel2007的工作界面，了解工作簿、工作表与单元格的概念。掌握在工作表中输入数据的方法。能力目标能够使用正确的地址标示单元格或单元格区域。能够在工作表中输入各种文本型和数值型数据，如文本、数字、日期和时间等。能够自动填充相同或有序数据，或等差数据、等比数据等，提高数据输入效率。能够为工作表中的单元格区域设置输入限制条件，以便在输入出错时得到提醒。本项目任务列表任务一认识Excel2007并在工作表中输入数据任务二数据输入技巧任务一认识Excel2007并在工作表中输入数据一、认识工作簿、工作表和单元格二、输入数据的基本方法学习Excel时，首先要了解工作簿、工作表与单元格的相关概念，然后掌握在工作表中输入数据的各种方法。一、认识工作簿、工作表和单元格工作簿：Excel中用于储存数据的电子表格就是工作簿，Excel2007的扩展名为“.xlsx”，启动Excel2007后系统会自动生成一个工作簿。工作表：是显示在工作簿中由单元格、行号、列标以及工作表标签组成的表格。行号显示在工作表的左侧，依次用数字1、2…1048576表示；列标显示在工作表上方，依次用字母A、B…XFD表示。默认情况下，一个工作簿包括3个工作表，用户可根据实际需要添加或删除工作表。单元格与活动单元格：它是电子表格中最小的组成单位。工作表编辑区中每一个长方形的小格就是一个单元格，每一个单元格都用其所在的单元格地址来标示，并显示在名称框中，例如C3单元格表示位于第C列第3行的单元格。工作表中被黑色边框包围的单元格被称为当前单元格或活动单元格，用户只能对活动单元格进行操作。工作表标签：工作表是通过工作表标签来标识的，单击不同的工作表标签可在工作表之间进行切换。编辑栏：主要用于显示、输入和修改活动单元格中的数据。在工作表的某个单元格输入数据时，编辑栏会同步显示输入的内容。名称框：主要用于指定当前选定的单元格、图表项或绘图对象。二、输入数据的基本方法Excel中的数据分为文本型数据和数值型数据两大类，文本型数据主要用于描述事物，而数值型数据主要用于数学运算。它们的输入方法和格式各不相同。1．输入文本型数据文本型数据是指由汉字、英文或数字组成的文本串，如“季度1”、“AK47”等都属于文本型数据。单击要输入文本的单元格，然后直接输入文本内容,输入完毕，按【Enter】键或单击编辑栏中的“输入”按钮确认.2．输入数值型数据在Excel中，数值型数据包括数值、日期和时间，它是使用最多，也是最为复杂的数据类型，一般由数字0~9、正号、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“$”或“￥”和千位分隔符“，”等组成。输入大多数数值型数据时，直接输入即可，Excel会自动将数值型数据沿单元格右侧对齐。输入负数如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“–”，或在数字两端添加圆括号。如果在输入数据的过程中出现错误，可以使用【Backspace】键删除错误的文本；也可以将插入点定位在编辑栏中，在编辑栏中进行修改。如果确认输入过后才发现错误，则需双击需要修改的单元格，然后在该单元格中进行修改。如果单击某个有数据的单元格，然后输入数据，则单元格中原来的数据将被替换，这与双击单元格的操作效果是不同的。此外，单击某个单元格，然后按【Delete】键或【Backspace】键，可删除该单元格中的全部内容。在输入数据时，还可以通过单击编辑栏中的“取消”按钮或按【Esc】键取消本次输入。在按【Enter】键确认输入时，光标会跳转至当前单元格的下方单元格中。若要使光标跳转至当前单元格的右侧单元格中，可按【Tab】键或【→】键。此外，按【←】键可将光标移动到当前单元格左侧的单元格中。输入分数分数的格式通常为“分子/分母”，如果要在单元格中输入分数，应先输入“0”和一个空格，然后再输入分数值。如果不输入“0”直接输入分数值，Excel会将该数据作为日期格式处理。输入日期和时间在Excel中可以使用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。如果省略年份，则系统以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中。在Excel中输入时间时，可以用冒号“：”分开时间中的时、分、秒。系统默认的时间是按24小时制的方式输入，因此，如果要以12小时制的方式输入，应该在输入的时间后面键入一个空格，然后输入“AM”或“PM”。如果缺少空格，则所键入的数据会被当作文本型数据处理。任务实施下面分别创建两个工作簿，并在工作簿的“Sheet1”工作表中输入联系人表和配送信息表数据。一、输入联系人表数据启动Excel2007，按【Ctrl+N】组合键新建一空白工作簿，并按【Ctrl+S】组合键，在打开的对话框中以“联系人”为名将该工作簿保存二、输入配送信息表数据新建“配送信息表”工作簿，输入列标题后输入数据。任务二数据输入技巧一、自动填充数据二、设置数据输入限制条件在利用Excel进行数据处理时，有时需要输入大量重复或有规律的数据，使用Excel的自动填充功能，可以方便输入这些数据，节省输入时间，提高工作效率。此外，我们还可设置数据输入的限制条件等，从而更精确地输入数据。一、自动填充数据1．利用填充柄填充数据填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。如果希望在相邻的单元格中输入相同的或有规律的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后上、下，或左、右拖动填充柄即可。使用等差序列进行填充输入示例初始数据并选择要填充数据的单元格区域2．利用“填充”列表填充数据利用“填充”列表可以将当前单元格或单元格区域中的内容向上、下、左、右相邻单元格或单元格区域做快速填充。输入初始数据后选择要进行填充的单元格区域3．使用快捷键填充相同数据若要一次性在所选单元格区域填充相同数据，可先按住鼠标左键并拖动选中要填充数据的单元格区域，然后输入要填充的数据，输入完毕按【Ctrl+Enter】组合键。二、设置数据输入限制条件在建立工作表的过程中，有时为了保证输入的数据都在其有效范围内，我们可以使用Excel提供的“有效性”命令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、准确地输入数据。单击设置了数据有效性的单元格，会显示输入信息提示当在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的数据时，会出现出错警告。单击“重试”按钮，重新输入；若单击“取消”按钮，则取消用户当前的操作任务实施下面分别创建三个工作簿，并在不同工作簿的工作表中输入计算机专业成绩表、2011年春季成绩表和职称统计表基本数据。一、输入计算机专业成绩表数据用填充柄在相邻填充相同的数据新建“计算机专业成绩表”工作簿，输入列标题后先用填充柄、快捷键输入相同或有规律的数据，然后设置数据有效性，再输入相应数据。用填充柄在相邻单元格填充有规律的数据利用【Ctrl+Enter】组合键在单元格中输入相同数据输入其他数据假设“平时成绩”、“期末成绩”和“总评成绩”的满分为100分，设置这些列数据的有效性当输入的数据超出有效范围时，会出现警告提示假设“学分”为5分制，设置该列数据的有效性工作表效果图二、输入2011年春季成绩表数据新建“2011年春季成绩表”工作簿，输入列标题后先用以文本方式输入“学号”列初始数据，然后拖动填充柄该列数据，然后按照前面介绍的方法设置各科成绩的数据有效性，最后输入数据。用以文本方式输入“学号”列初始数据输入数据后的工作表三、输入职称统计表数据新建“职称统计表”工作簿，输入列标题后利用【Ctrl+Enter】快捷键在不同的单元格中输入相同数据。