科研项目经费使用手册

科研项目经费使用手册江苏大学财务处二○一五年十月目录一、科研项目经费使用原则.................................................................................1二、科研项目经费预算编制及预算调整的要求.................................................1三、外拨科研经费的程序和注意事项.................................................................2四、科研项目经费开支范围及注意事项.............................................................3五、科研项目经费支出审批的特殊规定...........................................................18六、科研项目经费使用中严禁行为...................................................................19七、科研项目经费不能通过财务验收的八种行为...........................................19八、江苏大学基本信息.......................................................................................201一、科研项目经费使用原则◆政策相符性：科研项目经费使用要符合相关政策规定。◆目标相关性：科研项目经费使用与研究目标要有相关性。◆经济合理性：科研项目经费使用要勤俭节约，在达到同样效果的情况下以选择费用支出最小方案为原则。二、科研项目经费预算编制及预算调整的要求1.预算编制的职责分工⑴科研项目负责人根据上级经费主管部门或委托单位的要求，如实编报项目预算。预算需经审核后方可申报。⑵二级单位对科研项目的申报、预算编制承担审核责任。⑶财务处、科技处负责审批经费预算，为科研经费预算编制提供建议和指导。2.预算调整要求2经批复后的项目经费预算一般不作调整，确需调整且符合相关科研经费管理办法规定的，应按规定履行相关调整程序。⑴项目预算总额不变的情况下，材料费、测试化验加工费、燃料动力费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、其他支出预算如需调整，由项目负责人根据科研活动的实际需要提出申请，经二级单位审核并报科技处和财务处审批。⑵会议费、差旅费、国际合作与交流费在不突破三项支出预算总额的前提下可调剂使用。⑶设备费、专家咨询费、劳务费预算一般不予调增，如需调减的，由项目负责人提出申请，经二级单位审核并报科技处和财务处审批后，用于项目其他方面支出。⑷重大预算调整事项，还须经分管科技工作的校领导批准后方可执行。⑸项目间接费用预算不得调整。三、外拨科研经费的程序和注意事项▲外拨科研经费程序：31.科研经费转拨校外单位，由项目负责人向科技处、财务处提供该科研项目的批复、项目合同和其他必要的资料，经科技处和财务处共同审批后执行。2.立项前未签订明确科研经费转拨条款的，确需转拨科研经费的，须向项目主管部门申请批准后，由合作各方补签协议，并报科技处和财务处认定和备案。▲外拨科研经费注意事项：1.外拨科研经费，需在汇总单据上加盖二级单位公章，经科技处和财务处分管领导共同加签审批后方可办理款项转拨。2.外拨科研经费，需提供项目合同（任务书）和外拨协议。四、科研项目经费开支范围及注意事项办理科研经费报销、预付款业务，要提交相关原始凭证并填写完整的、有经办人和项目负责人及加签审批人签字的“江苏大学报销汇总表””、“江苏大学预约报销单”“江苏大学差旅费报销单”、“江苏大学市内交通费报销单”等原始汇总单据。根据国务院（国发〔2014〕11号）规定：高等学校等事业单位承担项目所发生的会议费、差旅费、小额材4料费和测试化验加工费等，要按规定实行“公务卡”结算。根据江苏省财政厅（苏财购〔2015〕29号）规定：在“江苏省省级政府采购网上商城”定点电商（苏宁易购、京东商城、天猫商城）网上采购，对纳入网上商城采购目录、单项或同批预算20万元以下的，实行网上直接采购。（一）纵向科研项目1.设备费设备费：是指在项目实施过程中发生的仪器、设备、样品、样机购置、试制费用及租用费等。▲设备费报销须提交的材料：⑴预付设备购置款项办理借款的，设备总价0.5万元（含）以上的需提供设备购买合同（含供货方名称、银行账号、开户银行等资料，下同。）。⑵直接支付设备购置款项时，需提供固定资产入库单、设备总价0.5万元（含）以上的还需提供设备购买合同。购买国产科研用设备，需附设备增值税专用发票和设备照片复印件。⑶购置（试制）大型设备需论证，单位价值5万元以5上设备需经政府采购程序确定供应商，单位价值10万元以上设备需提供技术验收报告；▲设备费使用注意事项：⑴购置仪器设备达到招标限额的，须按照《江苏大学招标管理办法》，认真履行招标程序和固定资产验收等手续。⑵科技专项经费购买单价5万元（含）以上的设备，应按批复预算明细执行。⑶除预算批复明确列支外，科技专项经费不得购买常规通用设备和办公设备，原则上不得购置生产设备。⑷外购软件与购置设备配合成套，为设备专用控制软件的，可随设备在设备费中列支。单独外购工具软件原则上在出版/文献/信息传播/知识产权事物费中列支。⑸与专用设备同时购置并与之配套的备品备件，应纳入设备费列支；单独购置的相关备品备件，应纳入材料费列支。⑹试制设备发生的材料费、加工费、劳务费等的列支渠道，科研项目研发目标为产品的，分别列入各科目；研发目标为过程产品，列入设备费。⑺不得在专项项目结题前突击采购设备。6⑻凡是单价在1500元以上，使用年限一年以上的物品，均按设备费报销程序办理固定资产入账手续。2.材料费材料费：是指在科研项目实施过程中需要消耗的各种原材料、辅助材料、低值易耗品、元器件、试剂、实验动物、部件、外购件、包装物的原价、运输、装卸、整理等费用。▲材料费报销需提交的材料：⑴一次性购买总价在0.5万元（含）以上2万元以下的材料，需提供二级单位负责人审批的并加盖单位公章的购货合同；一次性购买总价在2万元（含）以上5万元以下的材料，需提供学校项目相关主管单位（设备处等）负责人审批的并加盖单位公章的购货合同；一次性购买总价在5万元（含）以上的材料，按照学校招标采购的相关管理办法执行。⑵预付材料费0.5万元以上办理借款的，需提供购买合同。⑶直接支付材料费款项时，需有验收人签字确认，总价0.5万元及以上还需提供购买合同。▲材料费使用注意事项：7⑴科技专项经费不得列支生产性材料、基建材料、大宗工业化原料、日常办公耗材和办公室、实验室维修基建材料。⑵科研项目组应建立材料采购和领用登记制度，有关资料应当保存完整，作为科研项目资料归档保存，待科研项目验收结题时相关部门备查。⑶材料费报销必须有验收人签字确认。⑷应税项目购进的材料可开具增值税专用发票抵扣增值税。⑸材料入库单参考表样：江苏大学科研项目材料入库单项目名称：日期：年月日材料名称计量单位数量单价金额经办人：验收人：负责人：3.测试化验加工费测试化验加工费：是指在科研项目实施过程中支付给外单位或校内独立核算的实验中心和大型仪器设备共享平台的检验、测试、化验、加工等所支付的费用。8▲测试化验加工费报销时需提交的材料：⑴预付测试化验加工费的（如分多次预付的，每次预付所提供的资料相同），办理借款的，需提供测试化验加工合同。⑵直接支付测试化验加工费款项时，需提供测试化验加工合同、测试清单或测试报告。▲测试化验加工费使用注意事项：⑴总价在2万元（含）以上的测试化验加工费需签订合同，合同中必须写明测试化验加工费内容、要求、报告验收、款项支付等，经科技处审核盖章。总价金额在5万元的，还需由各项目组组织招标或商务洽谈确定服务单位和服务价格，并提供科技处盖章审核的合同。⑵数据加工费用，如果是委托外单位完成的，在测试化验加工费中列支；如果是由课题承担单位自行完成的，发生的相关费用应在相应科目列支。⑶不得以测试化验加工的名义将课题研究任务分包。⑷测试化验加工费的有关资料应当保存完整，作为科研项目资料归档保存，待科研项目验收结题时相关部门备查。4.燃料动力费9燃料动力费：是指在项目实施过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可单独计量和核算的水、电、汽、燃料费用及排污费用等。▲燃料动力费报销需提供的资料：学校相关职能部门应对科研项目使用学校水、电费等燃动费进行单独计量，按表计量收费。对无法单独计量的水、电费等燃动费支出，应在确保其原始发生费用金额真实准确基础上，进行科学、合理分摊。燃料动力费报销时，必须提供科研项目发生的水电费发票（收据）或者校内水电费分摊表。▲燃料动力费使用注意事项：⑴日常水、电、燃料等费用作为间接费用列支。⑵只有单独计量（或合理分摊）的水、电、燃料等费用才能作为燃料动力费列支。5.差旅费差旅费：是指在科研项目实施过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠（国内）差旅费、市内交通费用等。▲差旅费报销需提供的资料：⑴参加会议、培训、短期学习进修等，必须出具会议、10培训通知等证明材料。⑵只有单程车票、由其他单位提供城市间交通工具、出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的（如住在自己家里的，或到边远地区出差，无法取得住宿费发票的），由出差人员另附情况说明并经项目审批人批准。⑶使用学校公车出差，需以派车单或者校内车费结算凭证等为依据。⑷租用旅行社车辆出差，需附租车事由、行程、出行人数、价格组成等说明材料。⑸机票报销需提供电子客票行程单，或者提供国际航空旅客运输专用发票、机票原件，同时须提供相应的登机牌。▲差旅费使用注意事项：⑴差旅费报销标准按照国家有关规定和《江苏大学差旅费管理办法》执行。⑵工作人员出差期间，因游览和非工作需要的参观所开支的费用，均由个人承担。出差的目的地、事由必须与科研项目具有相关性。⑶国内参加会议、培训，可列支会务费、注册费。6.会议费11会议费：是指在科研项目实施过程中为组织开展学术研讨、专家咨询以及协调课题等活动而发生的相关费用。▲会议费报销需提交的材料：会议费报销应提交《江苏大学会议审批表》或会议通知和参会人员签到表。▲会议费报销注意事项⑴会议费开支范围与标准，按照《江苏大学会议费管理办法》执行。⑵必须是项目组组织会议发生的费用才作为会议费支出，参加会议发生的费用属于差旅费支出。⑶会议中支付的专家咨询费应单独作为专家咨询费列支，不能计入会议费支出。⑷会议费中不能包含旅游费等不合理开支；会议中租用旅行社车辆，需附租车事由、行程、出行人数、价格组成等说明材料。7.国际合作与交流费国际合作与交流费：是指在项目实施过程中项目组人员的出国费用及境外专家来华工作的费用。▲出国经费报销需提交材料：12⑴出国人员凭对方的邀请函和外事部门的批文到财务处办理借款和报销。⑵出国人员出国费用的国外票据必须以中文注明开支内容及金额等主要要素。⑶出国人员活动一般不得参加旅行社组团，特殊情况需参加的，报销时需提交外事部门的批文、出国人员与旅行社签订的合同。▲外国专家来华费用报销需提交的资料：⑴邀请函；⑵外国专家来华工作开支标准应按照《关于短期邀请的国外专家生活待遇的规定》的相关规定执行。来华专家费用包括国际旅费、专家食宿交通费、城市间交通费等，来华专家的国外票据必须以中文注明开支内容及金额等主要要素。▲国际合作与交流费使用注意事项：⑴出国人员必须是课题组成员，不得有非课题组成员，出国任务须与科研项目研究有关。⑵来华专家不能发放补助。⑶国际合作交流费可列支会议注册费；不得列支专家招待费、礼品等。13⑷国际合作交流费应附每次国际合作交流活动内容。8.出版、文献、信息传播、知识产权事务费出版、文献、信息传播、知识产权事务费：是指在项目实施过程中需要支付的出版费、资料费、专业软件购买费、文献检索费、专