第八章项目采购与合同管理11

第八章项目采购与合同管理8.1项目采购管理8.2招标投标管理8.3项目合同管理8.1采购的含义一、概述1、采购的基本含义：——采：选择，购：购买，——采购：在一定的时间、地点条件下通过交易手段，实现从多个备选对象中，选择购买能够满足自身需求的物品的企业活动过程。——特点：是一种交易行为；实现必须具备一定的条件；是一个选择的过程；目的是满足自身需求；是商流、物流、信息流的有机统一。2.采购的含义与范围采购的含义狭义的采购买方将“银钱”转让给“卖方”，而卖方将“货品”转移给“买方”，在买卖双方的交易过程中，一定会发生“所有权”（ownership）的转移及占有。买方一定要先具备支付能力。广义的采购租赁借贷交换征收3.采购与采办•采办。Acquisition，最初见诸于美国国防部的《国防采办条例体系》,在这里“采办”被定义为“为获得对国防部直接有利或由国防部直接使用的物品或勤务而结成的各种关系，其中包括建立和延续这种关系时所涉及的管理职能、业务工作以及训练”。在《国防采办词典》中“采办”与“国防采办”的概念等同,都是指“军方为满足军事任务或保障军事任务的需要,就武器和其他系统、物品或劳务（包括建筑）提出方案、计划、设计、研制和试验,签订合同、生产、部署、后勤保障、改进以及处理的过程。•采办过程可概括为三大部分科研（研究、发展、试验与签定）、生产（或采购）及使用与保障”。相对而言,“采办”作为目前军队专用的术语,其涵盖面较之采购更为广泛,是从军队所需商品或劳务提供之前一直延续到其使用活动结束的全系统、全过程的经济行为。采购。主要有以下几种观点：第一,我国理论界一般认为,采购是现代工商业管理中的一门学问与技能,指采购人或采购实体基于生产、转售、消费等目的,购买商品或劳务的交易行为。第二，台湾学者叶彬在其《采购学》中将“采购”定义为“一种技术,采购即是以最低总成本,于需要时间与地点,以最高效率获得适当数量与品质之物资,并顺利交于需用单位及时使用的一种技术”。第三,美国学者亨瑞芝在其《采购原理与应用》一书中认为,采购概念的范围远远大于交易行为的本身,还应当包括“采购交易前的计划,供应货源的研究以及采购交易合同后的合同管理,比如交货追查,交货检验等”。第四,《国防采办词典》中定义：“采购（Procurement）即为政府购买货物和获取劳务的行为,是采办过程的一部分”。这是比较简洁的说法。由以上观点可以看出,“采购”虽然不是简单的买卖关系,从本质上说还是以商品或劳务交易行为为主的一种经济活动,目的是以最少的经费支出取得尽可能大的效益。4.采购的目标（1）为采购单位提供一个适时的，连续不断的原材料、产品和服务供给；（2）维持采购单位所必须的质量标准；（3）用最低（合理）价格为采购单位购买所需产品和服务；（4）寻找或培养可靠的供应商；（5）以最低的管理成本达到采购目的；（6）为采购单位创造竞争优势。5.采购的意义和要求（1）是项目执行的关键环节，构成项目的物质基础和主要内容。（2）兼顾经济性和有效性（3）体现设计和计划的要求（4）竞争性采购要有规范的程序社会采购采购企业采购项目采购6.采购的分类二、项目采购项目采购与一般意义上的商品采购有所不同，它假设卖方在项目组织的外部，并主要从采购（买方—卖方）关系中买方角度出发考虑问题，即项目组织的角度进行讨论。（1）项目采购（ProjectProcurement）是指通过努力从项目组织外部获得物料、工程和服务的整个采办过程。（2）货物采购指购买项目所需的投入物（如机械、设备、材料等）及与之相关的服务。（3）工程采购是通过招标或其它商定的方式选择工程承包单位及其相关服务。（4）咨询服务采购主要指聘请咨询公司或咨询专家。1.项目采购的分类项目采购的分类通常有以下两种：（1）项目采购按对象的分类物料采购有形采购项目采购工程采购咨询服务无形采购人力资源资金？技术、信息1）工程采购。–有形采购–是指通过招标或其他商定的方式选择工程承包单位，即选定合格的承包商承担项目工程施工任务。2）货物采购。–有形采购–项目投入物。如建筑材料（钢材、水泥、木材等）–服务。如运输、保险、安装、调试、培训、初期维修等。3）咨询服务采购。–无形采购。可分为以下四类：–①决策阶段—项目投资前期准备工作的咨询服务。可行性研究，项目评估。–②设计、招投标阶段—工程设计和招标文件编制服务。–③施工阶段—项目管理、施工监理等执行性服务。–④其他—技术援助和培训等服务。（2）项目采购按采购方式的分类公开招标采购招标采购邀请招标采购项目采购询价采购（国内、外）非招标采购直接采购自营工程①招标采购招标采购是由招标人发出招标公告，邀请潜在的投标商进行投标，然后由招标人对投标商所提出的招标文件进行综合评价，从而确定中标人，并与之签订采购合同的一种采购方式。招标采购又分为：公开招标采购和邀请招标采购。公开招标采购是向所有的潜在合格投标者提供一个公平竞争的机会来竞标。邀请招标采购是为了减轻招标采购的工作量和成本，只邀请比较熟悉的投标者来竞标。招标采购的优点：•帮助招标者以最低的价格取得符合要求的物料、工程和服务；•符合要求的投标者都有机会在公平竞争的情况下参加投标；•公开办理各种手续，可避免贪污贿赂行为。招标采购的缺点：•手续较繁琐，耗费时间也较多，不够机动灵活；•投标者可能把手续费等附加费用转移到购买的投标项目的价格中去；•可能发生你有政策，我有对策，弄虚作假等现象。②非招标采购项目采购绝大多数是通过非招标采购进行的，非招标采购类似于日常工作的采购活动，在现实生活中的应用非常广泛。非招标采购一般适用于单价较低、有固定标准的产品的采购，主要包括：询价采购、直接采购和自营工程。•询价采购是指收集若干家供应商的产品报价，综合评价各供应商的条件和价格，并最终确定一个供应商。（广交会、互联网）•直接采购是指直接与供应商签订采购合同的采购方式。•自营工程是指由于项目的特殊要求以及成本收益的限制，利用项目自身的人力、物力和财力自己制造或提供所需的产品或服务。2.项目采购的原则（1）经济性和效率性原则（2）公正性原则（3）竞争性原则总原则就是：通过采购的顺利实施，使得项目所需要的各种物资能够及时到位，从而保证项目能顺利进行。不早不晚，不多不少。3.项目采购管理的目标项目采购管理是保证项目成功实施的关键活动：（1）决定项目的TQC（TotalQualityControl）；（2）关乎项目资金的40%—80%；（3）是最容易出问题的环节（4）是常常既被重视又被忽视的环节。项目采购管理的总目标是以最低的成本及时地为项目提供满足其需要的物料、工程和服务。4.项目采购管理的发展现代项目采购管理是用先进的信息管理技术对现代项目过程采购信息的收集、整理、存储传播和利用的过程，同时对涉及项目过程中采购活动的各种要素，实现资源的合理配置。目前，项目采购管理表现出以下一些特征：（1）电子商务化（2）战略性成本管理（3）战略采购（4）全球采购项目采购管理的8大要素采购什么（What）如何采购（How）何时采购（When）项目采购管理的六个要素向谁采购（Who）采购多少（Howmany）何种价格（Howmuch）三.项目采购管理的过程项目采购计划编制项目采购计划的实施项目采购管理项目采购合同管理项目采购合同收尾制定项目采购计划项目采购计划（ProjectProcurementPlanning）是整个采购过程中的第一步，它包括项目的采购方式、采购的预测成本、时间的安排、各种采购的相互衔接、采购如何与项目的其他方面（如进度计划和业绩报告）相协调等。项目采购计划的编制确定了如何从项目组织的外部获取资源才能最好地满足项目需求。项目采购计划的实施在制定了项目采购计划之后，项目团队要了解市场行情、获得投标报价、供应商报价单、投标申请书等文件，并根据项目采购计划所制定的供应商选择标准，从众多的供应商中选择一个或多个作为项目的供应来源。项目采购合同管理项目采购合同管理包括与供应商进行合同谈判、合同签订以及监督合同履行的一系列管理工作。项目采购合同收尾项目采购合同收尾是指合同全部履行完毕或合同因故终止所需进行的一系列管理工作，如采购结算、索取保险赔偿金和违约金等。1.项目采购计划的编制项目采购计划（ProjectProcurementPlanning）是整个采购过程中的第一步，项目采购计划要确定需要从项目组织的外部采购哪些商品、何时采购、采购多少、怎样采购等相关问题，以最好地满足项目的需求。（1）项目采购计划要解决的基本问题whatwhowhen5W3H：wherewhyhowhowmuchhowmoney（2）采购计划的前期准备①项目设计准备②熟悉市场情况。（3）编制采购计划自己生产？外部购买？金科玉律“成本”是决定项目是否外购所需资源的核心要素。项目组织应该将主要精力集中于自身的核心能力。编制项目采购计划的主要工作依据工具和方法结果项目范围说明书成果说明采购所需的资源市场状况其它相关的计划项目的制约因素和假设条件物料清单自制/外购分析独立估算专家判断合同类型的选择经济订货量分析项目采购计划工作说明（4）项目采购计划的依据①项目范围说明书项目范围说明书提供了项目最基本的资源需求，这是编制项目采购计划所必须考虑的重要信息。②成果说明成果说明对项目可交付成果的功能、质量标准、特性等相关情况进行了描述，提供了所需的原材料、机器设备、工艺等的质量、技术要求，应以此作为编制采购计划的依据。③采购所需的资源项目组织在进行采购活动的过程中，也要耗费一定的资源，如在检验供应商提供的样品时，就需要邀请相关的专家进行试验测试。④市场状况编制项目采购计划时，要考虑市场上资源的种类、供应商提出的价格以及适用的合同条款等。⑤其它相关的计划在编制项目采购计划时，还要考虑一些项目的其他计划，其中最重要的有项目成本计划、项目进度计划和项目质量计划等，如在决定何时采购时就必须考虑到项目进度计划的影响。⑥项目的制约因素和假设条件项目采购计划还要考虑一些项目的制约因素，如项目的资金状况是否充足，同时还要考虑假设条件，如项目所需采购资源的价格是稳定的。⑦物料清单物料清单是指产品（外贸合同商品）的具体明细表，是采购部门确定采购计划的最重要的依据，是生产部门安排生产的依据，是计划部门确定物料需求计划的依据。物料清单按所包括内容详细程度的不同分为单级物料清单、多级物料清单和综合物料清单。（5）采购计划编制的工具与技术①自制-外购分析–自制：指在组织内部进行某一项目工作–外购：指从组织外部获得产品或服务–通常利用转折点法，目的是从成本角度决策某种产品或服务是否外购采购计划的工具——1）平衡点（自制/外购）分析法例：某项目实施需用A产品，若自制，单位产品变动成本为12元，并需另外增加专用设备为4000元；若外购，购买量大于3000件，购价为13元/件购，购买量小于3000件，购价为14元/件。试决策采购方式。数量金额0X1X214X13X4000+12X4000A答案x1表示用量小于3000件时外购产品平衡点X2表示用量大于3000件时外购产品平衡点X表示产品用量用量小于3000件时外购产品成本为y=14x用量大于3000件时外购产品成本为y=13x产品自制成本为y=12x+4000则，平衡点x1：12x+4000=14x得X1=2000件平衡点X2：12x+4000=13x得X2=4000件因此，当用量在0—2000件时，选择外购当用量在2000—3000件时，选择自制当用量在3000—4000件时，选择外购当用量大于4000件时，选择自制②专家判断1）专家会议法2）德尔菲法3）头脑风暴法4）层次分析法调查表编制调查结果分析预测结论调查分析结果专家选择函询调查③独立估算独立估算又称为合理费用估算，在编制项目采购计划时，往往需要预测采购的成本，而采购成本的预测一般是通过独立估算来完成的。项目组织应该对采购产品编制自己的估算，用以检查供应商的报价。如果差异较大，说明项目定义的范围不恰当，或者供应商对采购方的需求有误解或漏项。如果项目组织没有能力