SOP编写规范(作业指导书)

1标准作业流程编写程序编制部门：企划部适用区域：□全国□总部□所有平台□其它：发布范围：分销全体培训岗位：分销主管以上及内审员执行负责人：王建辉流程Owner：王础文件批准人：王玲生效日期：年月日填写说明：1、“执行负责人”由起草人手签姓名，“流程Owner”由编制部门负责人手签姓名，“文件批准人”需要编制部门上级领导手签姓名。2、适用区域、发布范围、培训岗位、生效日期需要执行负责人进行勾选或者填写。紫光数码有限公司程序文件文档名称标准作业流程编写程序文件编号QZ-P02所属部门紫光数码有限公司企划部流程Owner王础21目的1.1指导SOP文件编写者能够高效的编写出符合要求的文件。2范围2.1此文件适合所有编写SOP（标准作业流程）的文件编写人员。3职责3.1执行负责人负责起草文件初稿，在文件审批通过后执行此文件，并反馈意见。3.2流程Owner审核文件初稿，对文件的有效性、合理性和兼容性负责，保证流程通俗易懂，逻辑严密，操作性强；对执行负责人提出的反馈意见进行审核、汇总、修改。3.3文件批准人作为文件最终定稿者，对文件的发生效力负责，对该文件与相关文件的兼容性进行审核。4定义4.1SOP：SOP是标准作业流程（StandardOperationProcedure）英文的第一个字母的缩写。为各部门共性的、可以固化的业务活动。4.2工具书：制定的作为岗位快速参考的文件，例如：单位换算表，目标值等贴或放在工作区域附近用于员工工作时参考的文件，这类文件主要包括操作方法，测试标准，流程图等限于特定岗位使用的操作指南，可以作为程序文件的一部分，也可以单独使用，也包括国家发布的一些制度法规，国家标准，技术标准等。4.3附件：指SOP文件中所引用的文件，执行文件的同时也必须同时执行的文件，主要包括管理规定，规章制度和标准，可以作为程序文件的一部分，也可以单独使用。4.4SOP流程体系：共由四部分组成，SOP－规范制度－表单－手册。其中，规范为各部门之间在共性流程操作之上的不同的业务管理的规定，是对SOP的支持和补充；表单是与SOP，和管理规范相匹配的单据、附件等文件；手册是已经固化的指导我们进行SOP操作或执行规范制度的指南性文件。5程序说明5.1流程编写5.1.1程序文件包括以下内容:(1)首页信息－按照首页的填写说明进行填写，是文档的审批记录和基本信息汇总。(2)目的－此程序的执行目的。(3)范围－此程序文件所规定及涉及的业务范围。紫光数码有限公司程序文件文档名称标准作业流程编写程序文件编号QZ-P02所属部门紫光数码有限公司企划部流程Owner王础3(4)职责－明确列出该程序的主要制定人及执行人。(5)定义－对程序中所使用的专门和特定名词给出定义。(6)程序说明－详细表述具体工作的执行方法来强调及解释如何作，其重心是技术性、技巧性及可操作性，应涉及技术指标、标准、规范和记录等。同样可用文字，流程图，表格，图片等多种形式描述并可以用数字或字母标明前后顺序，明了易懂。(7)记录－列出并在有可能的情况下附上本程序中所用的报告、记录、表格、单据或电子记录名称和编号。-参考文件及附件－列出并在有可能的情况下附上本程序中所采用的重要参考文件，如参考的其它SOP或企业内部公文，需要注明编号。5.1.2程序文件内容的编码、字体及版面(1)页眉、页脚设置-页眉设置见模板，涵盖“文档名称”、“文档编号”、“文件负责人”。页脚设置为空。-特别说明：竖版和横版的页面设置需分节设置，不能同前一节。(2)文件字体及格式1－－－－－－－－－12磅（小四）粗宋体，自定义多级符号第1级1.1－－－－－－－－－11磅宋体，自定义多级符号第2级1.1.1－－－－－－－－－11磅宋体，自定义多级符号第2级(1)－－－－－－－－－11磅宋体，自定义多级符号第2级-－－－－－－－－－11磅宋体，自定义多级符号第2级5.1.2.2..1.文件字体及版面-所有文字均采用宋体；-封面文件名称采用26号加粗宋体，编制部门采用16号加粗宋体；-文件的题头题尾和封面审核栏均已设定好，只需改动题头的文件编号和相关纲要编号即可，文件颁布日期以文件的有效发放日期为准，由文控中心确定。正文大标题采用12号加粗宋体，小标题(或副标题)采用11号宋体，文件内容采用11号宋体字；表格内的的项目栏采用11号加粗宋体，内容为10号宋体；流程图标题为11号加粗宋体，其他标注及内容均为10号宋体；紫光数码有限公司程序文件文档名称标准作业流程编写程序文件编号QZ-P02所属部门紫光数码有限公司企划部流程Owner王础4-纸的尺寸及文本边框设置使用A4和常规尺寸，字间距为“标准”（‘normal’），行间距为“最小值”（‘Atleast，22pt’）不需另行设计。5.1.3文件编号(1)业务流程编码XXX-PXX示例SW-P01其中：SW代表商务，P代表Process流程的含义前边的字母代表流程大类；后几位代表该流程在本部门的流程编码XXX-PXXXX示例SW-P01。(2)规范制度编码XXX-PXX-RXX示例SW-P01-R01其中，R代表Rule管理规范的含义前边的字母代表流程大类；R后几位代表该规范的编码(3)表单编码XXX-PXX-RXX-FXX示例SW-P01-F01其中，F代表Form表单的含义前边的字母代表流程大类；F后几位代表对应的表单的编码(4)手册编码XXX-PXX-MXX示例SW-P01-M01其中，M代表Manual操作手册的含义前边的字母代表流程大类；M后几位代表对应的操作手册编码。(5)培训试题编码：XXX-PXX-MXX示例SW-P01-T01其中，T代表Test考试的含义前边的字母代表部流程大类；M后几位代表对应的试题编码。(6)审计模版编码：XXX-PXX-MXX示例SW-P01-A01其中，A代表Audit审计的含义前边的字母代表流程大类；M后几位代表对应的试题的编码。(7)文件大类代号财务类CW人力资源HR企划类QH物流类WL业务拓展类TZSOP管理类QZ产品管理类CP信用管理类XY行政综合管理类XZ法务类FW市场管理类SC销售管理类XS商务类SW采购类CG信息数据类XX5.2流程文件的附件紫光数码有限公司程序文件文档名称标准作业流程编写程序文件编号QZ-P02所属部门紫光数码有限公司企划部流程Owner王础55.2.1流程文件的附件是支持和说明流程文件的附属文件，是流程执行不可缺少的一部分。对流程附件的修改，也必须按照《SOP管理流程QZ-P03》进行修改。5.2.2SOP文件中，除培训试题和审计模板外的记录或附件必须内嵌在SOP主程序文件中，具体方法如下：(1)嵌入前需要准备好各记录或附件的独立文件（对于需要填写的记录，建议编辑后，选择“另存为”，保存类型设置为“文档模板”）。(2)将光标移到在需要嵌入文档的位置，点“插入”-“对象”（快捷键Alt+I+o），切换到“由文件创建”，点击“浏览”选择需要插入的文档，勾选“显示为图标”，然后点击“更改图标”，在“题注”栏填上最终显示的名称，点击“确定”完成操作。(3)使用或修改附件时，直接双击就可以编辑。如需存为单独文件，可使用“副本另存为”功能。6附件6.1无7参考文件7.1无