2010年注册会计师考试《审计》教材-第十六章

第十六章采购与付款循环审计第一节采购与付款循环的特点本节包括三部分内容：一是不同行业类型的采购和费用支出；二是本循环所涉及的主要凭证和会计记录；三是本循环涉及的主要业务活动。一、不同行业类型的采购的费用支出企业的采购与付款循环包括购买商品、劳务和固定资产，以及企业在经营活动中为获取收入而发生的直接或间接的支出。部分支出可能与产品收入直接相关，部分支出可能会形成企业资产，而这些资产又形成了企业经营活动的基础。一个企业的支出从性质、数量和发生频率上看是多样的。本章只要关注与采购和劳务以及应付账款的支付有关的控制活动以及重大交易。除了经营用房支出和人工费用支出，一些经常性交易发生的支出通常构成较为重要的交易，因而须由较证实的控制活动来预防或检查、纠正错误和舞弊，比如广告促销费用、研究开发费用和税费、电费、通讯费等其他与经营相关的费用。其他一些非经营性支持如与法律相关的费用或其他业务服务费用，发生频率较低，相应就没有太多较正式的控制活动。不同的企业性质决定企业除了有一些共性的费用支出外，还会发生一些不同类型的支出。表16-1列示了不同企业通常会发生的一些支出情况，这些支出包括经营用房支出和人工费用支出在内。表16-1不同行业类型的采购和费用一、涉及的主要凭证和会计记录采购与付款交易通常要经过请购——订货——验收——付款这样的程序，与销售与收款交易一样，在内部控制比较健全的企业，处理采购与付款业务通常需要使用很多凭证和会计记录。典型的采购与付款循环所涉及的主要凭证和会计记录有以下几种：(一)请购单请购单是由产品制造、资产使用等部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品，劳务或其他资产的书面凭证。（二）订购单订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。（三）验收单验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供应商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。(四)卖方发票卖方发票是供应商开具的，交给买方以载明发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。(五)付款凭单付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制的，载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。(六)转账凭证转账凭证是指记录转账交易的记账凭证；它是根据有关转账业棼（即不涉及库存现金、银行存款收付的各项业务）的原始凭证编制的。(七)付款凭证付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是指用来记录库存现金和银行存款支出业务的记账凭证。(八)应付账款明细账(九)库存现金日记账和银行存款日记账(十)供应商对账单供应商对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给供应商的款项和期末余额的凭证。供应商对账单是供货方对有关交易的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素，其期末余额通常应与采购方相应的应付账款期末余额一致。二、涉及的主要业务活动。在一个企业，如可能的话，应将各项职能活动指派给不同的部门或职员来完成。这样，每个部门或职员都可以独立检查其他部门和职员工作的正确性。下面以采购商品为例，分别阐述采购与付款循环所涉及的主要业务活动及其适当的控制程序和相关的认定。(一)请购商品和劳务仓库负责对需要购买的已列人存货清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授权，比如，仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请，其他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。但对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。请购单可由手工或计算机编制。由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号，为加强控制，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。请购单是证明有关采购交易的“发生”认定的凭据之一，也是采购交易轨迹的起点。(二)编制订购单采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号并经过被授权的采购入员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。随后，应独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。这项检查与采购交易的“完整性”认定有关。(三)验收商品有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收入员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们所采购的资产应负的保管责任。验收入员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都巳编制凭单，则与采购交易的芦完整性”认定有关。(四)储存已验收的商品存货将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。这些控制与商品的“存在”认定有关。(五)编制付款凭单记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。这项功能的控制包括：1．确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的致性。2．确定供应商发票计算的正确性。3．编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证(如订购单、验收单和供应商发票等)。这些支持性凭证的种类，因交易对象的不同而不同。4．独立检查付款凭单计算的正确性。5．在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。6．由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。所有未付凭单的刖联应保存在未付凭单档案中。以待日后付款。经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易提供了依据，因此，这些控制与“存在”、“发生”、“完蹩性”、“权利和义务”和“计价和分摊”等认定有关。(六)确认与记录负债正确确认已验收货物和已接受劳务的债务，要求准确、及时地记录负债。该记录对企业财务报表反映和企业实际现金支出有重大影响。因此，必须特别注意，按正确的数额记载企业确实已发生的购货和接受劳务事项。应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运赞与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。应付账款确认与记录的一项重要控制是要求记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。恰当的凭证、记录与恰当的记账手续，对业绩的独立考核和应付账款职能而言是必不可少的控制。在手工系统下，应将已批准的未付款凭单送达会计部门，据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计主管应监督为采购交易而编制的记账凭证中账户分类的适当性；通过定期核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，监督入账的及时性。而独立检查会计入员则应核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表是否一致，并定期独立检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额是否一致。(七)付款通常是由应付凭单部门负责确定未付凭单在到期日付款。企业有多种款项结算方式，以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括：1．独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。2．应由被授权的财务部门的人员负责签署支票。3．被授权签署支票的人员应确定每张支票都附有一张已经适当批准的朱付款凭单，并确定支票受款人姓名和金额与凭单内容的一致。4．支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销：以免重复付款。5．支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。6．支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。7．应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。(八)记录现金、银行存款支出仍以支票结算方式为例，在手工系统下；会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账簿。以记录银行存款支出为例，有关控制包括：1．会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性，以及与支票汇总记录的致性。2．通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，独立检查入账的及时性。3．独立编制银行存款余额调节表。第二节采购与付款循环的内部控制和控制测试一、采购交易的内部控制（一）内部控制目标、内部控制与审计测试的关系表16-2列示了采购交易的内部控制目标、关键内部控制和审计测试的关系。表l6—2采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表内部控制目标关键的内部控制常用内部控制测试常用交易实质性测试所记录的采购都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益（存在）请购单、订货单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后购货按正确的级别批准注销凭证以防止重要使用对卖方发票、验收单、订货单和请购单作内部核查查验付款凭单后是否附有单据；检查核准购货标志检查注销凭证的标志检查内部核查的标志复核采购明细帐、总帐及应付帐款明细帐，注意是否有大额或不正常的金额检查卖方发票、验收单、订货单和请购单的合理性和真实性追查存货的采购至存货永续盘存记录检查取得的固定资产已发生的采购业务均已记录（完整性）订货单均经事先编号并已登记入帐验收单均经事先编号并已登记入帐卖方发票均经事先编号并已登记入帐（不一定）；检查订货单连续编号的完整性检查验收单连续编号的完整性卖方发票连续编号的完整性从验收单追查至采购明细帐从卖方发票追查至采购明细帐所记录的采购业务估价正确（准确性、计价和分摊）计算和金额的内部查核控制采购价格和折扣的批准检查内部检查的标志。审核批准采购价格和折扣的标志将采购明细帐中记录的业务同卖方发票、验收单和其他证明文件比较复算包括折扣和运费在内的卖方发票缮写的准确性采购业务的分类正确（分类）采用适当的会计科目表分类的内部核查审查工作手册和会计科目表检查有关凭证上内部核查的标记参照卖方发票，比较会计科目表上的分类采购业务按正确的日期记录（截止）要求一收到商品或接受劳务就记录购货业务内部核查检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在检查内部核查标志将验收单和卖方发票上的日期与采购明细帐中的日期进行比较采购业务被正确记入应付帐款和存货等明细帐中，并被准确汇总（准确性、计价和分摊）应付帐款明细帐内容的内部查核检查内部查核的标志通过加计采购明细帐，追查过入采购总帐和应付帐款、存货期细帐的数额是否准确，来测试过帐和汇总的准确性（二）采购交易的内部控制应付账款、固定资产等财务报衷项目均属采购与付款循环。在正常的审计中，如果忽视采购与付款循环的控制测试及相应的交易实质性程序，仅仅依赖于这些具体财务报表项目余额实施实质性程序，则审计工作不仅费时、费力，而且也难以保征。如果被审计单位具有健全并且运行良好的相关内部控制，注册会计师把审计重点放在控制测试和交易的实质性程序上，则既可以降低审计风险，又可大大减少报表项目实质性程序的工作量，提高审计效率。对每一项内部控制目标，也就是注册会计师实施相应控制测试和交易实质性程序所要达到的审计目标，审计时都需按前面有关章节已讨论过的逻辑过程处理。注册会计师必须了解被审计单位的内部控制，确定其存在哪些关键的内部控制。一旦注册会计师确认了每一目标的有效控制和薄弱环节，就要对每一目标的控制风险做出初步评估，通过制定计划确定对哪些控制实施控制测试。而对与这些目标有关的、旨在发现金额错误的交易实质性程序，则应根据对控制风险的初步评估和计划实施的控制测试加以确定。当注册会计师对每一项目目标制定了审计测试程序