G-2苏州市归档文件整理规则实施细则

58苏州市《归档文件整理规则》实施细则档发［2003］16号为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，结合我市机关、企事业单位文书档案工作的实际需要，特制定本实施细则。本细则适用于苏州市各级行政机关、社会团体、企、事业单位和其他社会组织。第一条归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。第二条归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件，归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及网络环境下形成的文件，无定稿、无重要修改手迹、无领导批示的，将正文与发文稿纸为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件；来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。第三条整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第四条归档文件的质量要求一、归档文件收集应齐全完整。二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。三、文件整理归档时要去除易锈蚀的金属物，超大纸张应加以折叠。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件要复制。第五条整理方法59一、装订归档文件应按件装订。1、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文种版本在后。有文件处理单的，可放在最前面。文件定稿如果是计算机打印的，没有修改笔迹，与正文内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。2、装订方法：根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结；较厚的文件可采用三孔一线的装订方法。已成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变。二、分类分类方法：机关采用保管期限--年度--机构（问题）的方法。原执行或参照执行企业档案分类规则的企、事业单位可采用问题--年度--保管期限的方法分类，问题一般分到一级类目，即党群类、行政类、生产技术类、经营管理类。全宗内的分类方案应保持相对稳定。三、排列归档文件应在分类的基础上进行排列。1、不同保管期限的文件，按永久、长期、短期的顺序排列。2、不同机构（或问题）的文件，按分类时机构序列（或问题间的顺序）排列。3、分类方案的最低一级类目（即机构或问题）中的文件，按事由结合时间、重要程度排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一年度、期限、机构(或问题)的所有文件的最后。该情况应在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。四、编号归档文件应依据分类方案和排列顺序逐件编号。在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章，文件处理单随同文件一道归档的可盖文件处理单上。填写编号项目的字迹材料应耐久。归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数（见图A１）。1、全宗号：档案馆给各立档单位编制的代号，没有代号的可以暂时不填。602、年度：以４位阿拉伯数字填写归档文件的形成年度。如二○○一年表示为2001，不能简化为01。3、室编件号：档案室在分类方案的最低一级类目（即机构或问题）内，按文件的排列顺序从１开始逐件编号，不同类目不能混合编号。4、保管期限：归档文件保管期限统一为永久、长期、短期标识。5、机构或问题：按机构分类的，用中文填写分类方案类目的机构名称或规范化简称；按问题分类的，用中文填写类目名称，例：党群类、行政类。企业在归章中的问题可以填写原大类代号。6、馆编件号：到进馆时按进馆要求填写。7、总页数：每件归档文件的总页数。计算页数时以文件中有图文的页面统计，批文单与文件一同归档的，应加上批文单的页数。总页数用阿拉伯数字填写。五、编目归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。但必须在题名栏中用()注明有无来文，如附请示。2、归档文件目录项目设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（见图A２）件号：填写室编件号。责任者：制发文件的组织或个人。填写时使用全称或规范化简称。文号：文件的发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。题名：填写文件标题。没有标题或标题不能全面揭示文件内容的，可自拟标题，外加［］号；会议记录需重拟标题时，应写明会议的时间和主要内容；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时，附件标题可一并抄录，外加()；介绍信存根等一本作为一件，题名较笼统，在计算机辅助管理条件下，其介绍信中人名可在备注栏中录入，以便二次检索。日期：填写文件的形成日期（即文件的落款时间），以８位阿拉伯数字标注年、月、日，如２００１年１月８日，标注为２００１０１０８。页数：每件归档文件的总页数。备注：填写需要说明的问题或情况。3、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准Ａ４型（长为２９７ｍｍ，宽为２１０ｍｍ）。614、归档文件目录要装订成册并编制封面。每年区分保管期限装订成三本。封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。5、用符合要求的档案管理软件所形成的归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。载体推荐为一次写光盘。六、装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊和备考表。1、档案盒的规格：档案盒外形尺寸为长３１０ｍｍ，宽２２０ｍｍ，厚度为１０ｍｍ、２０ｍｍ、３０ｍｍ、４０ｍｍ（见图４）。2、档案盒的封面：用全称或规范化的简称标明全宗名称。3、档案盒盒脊（见图５、图６）：在盒脊设置的项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用－连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写。4、档案盒的材质要求：应采用无酸纸制作。5、装盒的要求：不同形成年度的文件，不同保管期限的文件以及按机构（问题）分类时，不同机构（问题）形成的文件不得装入同一档案盒。6、装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒。7、备考表置于盒内文件之后，不宜印在档案盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人。盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人、检查人栏应填写负责整理归档文件和负责检查归档文件整理质量人员的姓名；日期，填写归档文件整理完毕的日期。第六条档案的排架档案的排架：归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，机关、事业单位按保管期限--年度--机构（问题）排架。企业按问题(即一级类目)--年度--保管期限排架，档案盒统一竖放，盒脊朝外。第七条归档文件年度的确定方法1、判定文件所属年度：一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。对于计划、总结、预决算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期（即落款日期）判定文件所属年度。2、跨年度形成的文件（如召开会议、处理案件等），统一在办结年度归档。3、几份文件作为一件时，应以装订时排在前面的文件的日期为准，如请示与批复，以批复日期为准。4、未标注日期的文件则采取分析文件内容等方法来考证和推断文件的准确日期或近似日期来判定所属年度。62第八条归档时间一般机关应在下一年度的第二季度内完成整理归档工作。第九条无酸纸制作的档案盒统一由江苏省档案局监制。苏州市档案局二○○三年一月六日6364