《职位说明书编写指引》

附件4《职位说明书编写指引》Page1of7第1页共7页1职位说明书编写指引1.目的职位说明书是企业日常管理的基础工具，能为职位评估、招聘、培训、晋升、薪酬、考核等工作提供重要的参考依据。职位说明书编写是各级主管必备的基础管理技能之一，本编写指引为各级管理者提供编写职位说明书指导。2.具体内容编写说明□职位名称：目前可先填写当前使用的职务名称，通常是“限定词+名词”的形式，如：“软件工程师”、“技术支持工程师”、“层压主管”，以后由人力资源部统一规范。□职位编号：由人力资源部统一编定，目前暂不填写。□所属系统：指仅低于公司一级的单位，如：营销系统等。对于副总及以上职位的“部门”为“公司”。□部门：本职位直接所在的部门，隶属于系统下的一级单位。如市场部、行政部、研究部等。□制定者：一般为该职位的任职者，新设立职位一般为直接主管。□职位目的：用简单的语言介绍该职位设立目的和意义，强调该职位对公司独一无二的贡献。具体形式：“依据什么开展工作，通过做什么工作，达成什么结果”，或“负责什么工作，达到什么目的”。□任职资格：第一部分内容要求列出此职位最低需要认可的学历、专业资格、经验、知识、能力、技能要求等。素质要求参考《素质名称及含义》填写，一般填写3－6项主要素质。以下关于素质模型的研究成果，供撰写者选择素质模型作参考：管理者：思维能力、前瞻性、影响能力、自信、人际关系理解能力研发人员：思维能力、成就导向、团队合作、学习能力、坚韧性、主动性销售人员：人际关系理解能力、组织意识、坚韧性、主动性*组织意识：对深层的组织构架非常清楚，知道整个组织中谁是能拍板的人，谁是最能影响这个人的人；当了解组织及相关的人员，他就知道该到哪里使劲。□主要职责：工作模块：一般来说，“工作模块”是对某几项工作的概括，尽量具体而有针对性，就如我们提供的模板中那样。不要将工作划分成“日常工作”之类的笼统而无针对性的说法。模块的顺序：按重要次要排列模块内的职责的顺序：一般先写策略、计划类的职责，之后按流程顺序（时间的先后顺序）描述该模块的职责组织管理职责：对于部门管理者职责，通常将其行政管理如对内外的协调、人力资源管理、附件4《职位说明书编写指引》Page2of7第2页共7页2财务管理、组织气氛等集合在一个模块中，统称为“组织管理”，并统一放在最后一个模块（特殊地，这里不表示该模块的职责最不重要）。下表供参考，撰写者可以根据职位的具体情况作相应修改。□每一条职责的编写◆对关键职位的每一条职责（特别是管理职责）、以及对每一个职位的关键职责，都应尽量说明“根据什么，做什么，达成什么结果”，或“负责什么，达到什么结果或满足什么要求。”而之所以要尽量说明“根据什么，…，达成什么结果”除了厘清每一职责/活动的价值，更好体现职位的重要性——比如编制销售计划就可能涉及对市场需求的预测——之外，还有一个更为重要的考虑。公司绝大多数人的工作都不可能是单个人所能完成的。我们过去对部门和对个人的考核常常只考虑部门内的责任，而不考虑个人对上下游相关岗位的关系。这样一来就很容易造成尽管制订了很多流程，但部门的协作却并没有改善。如果每个人都自觉“我已经把自己的工作做得很好，但其他人并不配合”，那么大家就都会很“无辜”。因此，要改善这种部门和员工之间的协作关系，就必须同时考虑本职位对其他职位的责任及贡献。具体来说，在“根据什么”中就可能会部分地涉及上游部门或员工对“我本人”职责的支持。如果你清楚地写明了自己工作的“前提”，那么将来我们在对其他部门或员工设置考核指标时，就可能会考虑这一因素，将来你也很有可能有权利对其他人的配合情况予以评估。如果流程或制度规定对方必须在某个时限完成某项工作转交给你，他如果没有做到这一点，你就有权对此投诉、考评时提出扣分意见。或者，如果你们之间配合得很好，改善了流程，提高了效率，也可能共同获得正面评价。相应地，写清楚“达成什么结果或满足什么要求”也是为了提醒自己对下游部门或员工的责任，明确自身的工作目标。同时，该“结果”与上一级目标、客户需求相对比，则可衡量该职责所提供“结果”的价值。将来如果增加基于工作改进的考核奖励内容，它也是思考工作改进目标的来源之一。◆“领导交办的其他事宜”及“例外工作”鉴于职位角色中，已有“上级指令执行者”这一角色，每一位员工都应该有类似的责任。在“工作模块”一栏中，不要写“例外工作”。如果你确实觉得某些工作无法明确归类，那么可以写“其他”。□容易遗漏的职责有时容易遗漏的职责主要是制订制度、流程或其他的规章制度。还可能包括各种参与性、协助性、支撑性的工作，以及各种例会或重大会议。没有充分说明自己目前承担的工作，对个人而言当然不是件好事。而且，就如前面所言，如果这样的工作还涉及到别人的配合，那么我们也很可能无法据此对附件4《职位说明书编写指引》Page3of7第3页共7页3你的合作方做出相应的监督规定。下面我们提供了一些问题，你可以借助这些问题，想想它们可能涉及的你的工作内容。当然，你也可以多和其他员工讨论讨论，让他们帮你想想是否遗留了什么工作：我如何使用工作时间？（为什么样的工作而忙）直属上级和间接上级部门考核我的什么工作？一旦做得不好就会遭到上级批评的工作有哪些？我负责的对下级和/或其它相关业务部门的检查工作有哪些？我需要对下级提供的支持、指导等工作有哪些？下级找我经常是为了什么事？我需要定期或不定期向上级汇报的工作有哪些？（上级把我找去通常都是为了什么事）我需要填写的表格和/或报告通常有哪些？（表格和报告中反映的工作内容）我通常和其他部门有怎样的业务往来？（经常为什么事打电话找什么人）我通常和企业外部（政府、主管部门、用户、供应商、承包商等）有怎样的业务往来？我定期或不定期参加和/或组织召开的会议（特别是重大会议和例行会议）有哪些？在我的职责内需要对上级和/或其它部门提供哪些方面的建议？我经常或临时性地需要解决的问题有哪些？我负责和/或参与制定的管理政策、制度、流程、规范等有哪些？我负责和/或参与编制的规划和/或计划有哪些？如果我的什么工作没有做好，其他人的工作也会受到影响？□各类职位的职责特点◆高层职位特点：主要是面对公司总体目标和最终结果所承担的直接责任和该职位所专有的活动及结果。它回答“为实现公司的的目标和达成的结果，要在哪些领域做哪些事？从而获得哪些最终结果”。◆中层职位特点：主要是面对该职位目的和最终结果所需履行的必要任务和对任务结果承担的责任。它回答“为实现该职位的目的，我们有哪些必须履行的任务（非临时性）和对任务结果承担哪些责任，从而获得哪些最终结果”。◆基层职位特点：基于流程结果的活动描述以及对流程结果的责任。所附动词辞典供责任描述时参考。□衡量标准：是KPI（KeyPerformanceIndicator关键绩效指标）分解或延伸后的指标体系，可以是数量、质量、成本、时间、内外部客户反应等，应尽量是客观的、量化的、易采集的、可操作的直观数据。附件4《职位说明书编写指引》Page4of7第4页共7页4可参考现行的考核指标。素质名称及含义素质名称含义成就导向（ACH）要把工作作得更好的企图和行为思维能力（T）明确事物之间的关系，有新方法/新角度看待事物服务精神（CSO）能设身处地为顾客着想、行事培养人才（DEV）具有长期培养人才的特点，动机是对“人”监控能力（DIR）设立严格的行为标准并指派人去完成之，动机是对“工作”灵活性（FLX）在需的时候改变策略或放弃原定目标，最终是为达到公司大目标影响能力（IMP）为特定目的，特意采用影响策略或战术，有具体行动收集信息（INF）用特殊的方式、方法搜集信息主动性（INT）有前瞻性，能对未来的需求和机会作出反映诚实正直（ING）行为与价值观一至，在与自己坚信的人生信条及价值观相冲突时能坚持正义人际理解能力（IU）在别人没有直接用语言的情况下，能知道别人在想什么，感受怎样？组织意识（OA）对组织的政治和结构非常敏感，理解组织中的非成文约定献身组织精神（OC）能与组织标准，需要及目标保持一致关系建立（RB）工作中能主协建立人际关系自信（SCF）对像是自己，敢冒险接受任务或敢于提出与上级有权势的人不同的意见领导能力（TL）能领导人们有效在一起工作，主要目的是促进团队的运作合作精神（TL）强调溶入团队，作为团体的一员坚韧性在艰苦条件下表现出乐观的态度动词列表动词含义及示例对…负责为某个行动或决定及该行动的结果承担责任担任做某事、扮演某角色，实行或以明确形式行使职责附件4《职位说明书编写指引》Page5of7第5页共7页5建议提供忠告；启发辅导例如：人力资源部经理可能被要求在招聘某个人员的合法性提供建议分配、分派为特别的目的指派，为具体的理由安排例如：营销主任为具体产品的各种广告和促销活动分配不同的营销预算分析将整体解剖、分开以发现其本质、比例、功能、关系等预测事先感觉或意识到，预见例如：为适当激励员工，在主管决定提升下级工资时，应该对下级的反应进行预测评价估计或判断某事物的数量或质量，赋予价值批准正式确认或同意，同意，以言语或行动赞同或认可，签署或授权例如：部门主管可对部门经理提交的某个下级的升职建议进行批准保证、确保确信某事，承诺、担保按要求完成工作项目例如：人力资源部经理应该保证在选择候选人时使用某些测试出席在场，留在某处审查检查以验证正确性或是否符合要求例如：人事助理可审查组织的劳动力组成以保证符合法律要求授权批准或许可权利转移，同意、证明权利赋予正当性实施在项目或研究中执行既定计划咨询向他人征求意见例如：生产副厂长可咨询品质工程师以发展改进的生产技术加快加快进程；促进，帮助和使容易；促成，驱使、加快速度。例如：执行秘书通过向经理主管人员说明一封信函的重要性来加快对此信函的反应跟进收集任务进展各阶段信息,关注各任务的执行过程。例如：主管可跟进下级，确保所布置的任务得以完成制订明确地、系统地陈述、提出。例如：广告部主管可制订出一种新的广告组合方案，在促销方面特别有效指导传授、启发、教育、下令，对所需完成的工作提出方向性意见，并不需要描述如何完成这项工作实施，落实按计划安排行动、确保完成既定目标发起开始着手，引入，创立附件4《职位说明书编写指引》Page6of7第6页共7页6整合汇总，统一，让事物具有同质性解释，诠释阐述，说明具体内容，使别人正确理解。如人们经常要求公司律师解释一些对公司运作会产生重大影响的现存条例的修改的实际含意调查有目的的入微观察，系统检查，进行查找、搜索发布正式公布或发行。如，一位部门经理会发布要求所有部门员工遵守的程序和条例规定。维护保持有效性。如人事部助理会被要求保存所有员工的全套和更新的个人记促成通过沟通达成一致性认识，促使活动完成既定目标协调协助、调节，系统地组织不同下级、部门的活动或职能以达成组织目标。例如，经理必须协调部门中各专业人员的有关贡献，以完成工作项目或设计、执行本地公关或广告活动建议给予别人意见和指导。例如：在商议租约时，律师可向土地所有者提供建议委派…为代表批准或给予某人个人的代表或代理人权利：委托另外一个或多个人来完成本人的一项或部分工作，或指定某人作为负责人以达到某一目标计划指为目标而制定的行动步骤和时间表决定经思索或调查后（经推理后认定）作出关于事物的结论性处理意见、看法或指示发展有一定目标的活动，通过这一活动使事物某方面或几方面逐渐成长壮大设计、策划制订针对某一目标的行为方案，形成书面或在大脑中规划好指示向某人发布权威性指令，要求对确定目标物采取有目的行动成立永久地安置、设立或组织评估制定标准，通过评定或估计判定价值审查检查或详细察看；仔细观察或分析；正式询问或审问以找出事实、信息或相似情况；自我反省考虑或测试；仔细考虑执行落实，使之生效；根据事先规定的计划去行动（或实践）激励用物质或非物质手段引导激发下级发挥最大的能力、向下级们提供动力，以达到所期望的结果谈判通过交流或讨价还价与持不同观点的另一方就一项具体提案达成协议观察仔细看，认真勘察研究组织将实体或观念按规则有序地结合在一