会议的接待

广州市机电高级技工学校教案首页编号：QD—0707—11版本：C/0流水号：科目会展实务授课日期第11周5.6-5.103-4节班级12物流高职1班、12电子商务高职1班课题第22课6.3-6.4会议的接待课时2授课方法讲授法、小组讨论法、练习法辅助教具课件课后作业自编，见教案中【布置作业】拟用时间30分钟学习目标（1）学生能描述会议接待的准备工作的特点和策划要领；（2）学生能描述会议接待工作流程及策划方法；（3）学生能描述会议管理在展会中的重要性重点(1)学生能了解会议管理在展会中的重要性(2)学生能知道会议接待的准备工作的特点和策划要领；(3)学生能应用会议接待工作流程；突破方法：以案例分析或课堂讨论的方法。难点(1)学生能知道会议接待的准备工作的特点和策划要领；(2)学生能应用会议接待工作流程；化解方法：以案例分析或课堂讨论的方法。教学回顾备注授课教师:谭欣华部长签名:XXXXXXXXXX主任签名:XXXXXXXXXX提交日期:XXXXXXXXXX审阅日期:XXXXXXXXXX审阅日期:XXXXXXXXXX教案内容时间分配教学活动/内容教学方法与手段资料工具等组织教学2分钟强调课堂纪律，考勤，检查学生胸卡、课室卫生等教师陈述课程导入3分钟上次课我们主要对会展相关会议的特点和策划要领有了初步认识；并学习展会学生能描述会议的策划在展会中的重要性及策划方法。下面我们学习会议的接待教师陈述学生陈述课件讲授新课50分钟第六章会议实务6.3会议的接待6.3.1会议接待的含义和作用1)会议接待的含义会议是指人们怀着各自相同或不同的的目的，围绕一个共同的主题，有组织地聚焦在一起的议事活动。1.任何会议活动，都有其共同的特点：（1）会议是一种目的性很强的活动（2）会议是一种高度组织化的活动（3）会议是一种群体性的活动2.会议的要素是构成会议的基本因素，举行任何会议都必须具有以下三个基本要素：（1）会议议题会议议题是指根据会议目标确定并付诸会议或解决的具体问题。（2）会议主办者会议主办者是指对会议活动的组织、管理、协调负主要责任的机构或者个人。（3）会议与会者与会者是旨参加会议者，通常又称为会议成员。3.根据会议成员在会议中的权利和义务，一般分为以下四种：正式成员列席成员特邀成员教师陈述实例演示小组讨论大组讨论课件黑板练习纸旁听成员2）会议接待的作用1.为会议活动提供保障2.树立良好的社会形象(一)会议筹备一般是按以下步骤进行：（1）主办者决定举行一个会议;（2）选择或聘请承办者;（3）指定策划委员会;（4）选择会址;（5）选择发言者;（6）进行市场营销;（7）举行会议;(二)会展时间的策划（1）会展时间选择原则会展时间的选择，必须遵循以下三个原则：订货时效性季节适宜性观众可参与性（2）会展时间选择要点1.会展空间策划须遵循以下三个原则：（1）市场推广可行性（2）观众可达性（3）场地适宜性2.空间策划的要点(1)场地面积(2)展出场地形式室内和室外场地净场地和标准展台（4）展览活动区域(三)确定会议目标确定会议目标就是要解决为什么开会这一最基本的问题。根据召开会议的原因，确定会议目标。根据会议实际需要会议目标可以一一个，也可以是多个。但总目标与具体目标之间是统帅与被统帅的关系，具体目标必须服从于总目标。(四)确定会议形式1.会议目的和形式要相符会议的目的必须与会议的形式相符。常见的会议与形式见表（2－1）2.会议形式服从会议类型（1）非正式会议①环境要求②几种非正式会议的特点：A临时会议B小型会议C头脑风暴会议（2）正式会议正式会议的类型及特点见表（2－2）（3）变革中的会议形式①电话会议②视频会议③E－mail1.会议地点的确定会议地点的选择包括两方面的含义：一是选择合适的地方;二是选择合适的场馆。2.会议时间的确定会议时间选择要考虑到两个方面问题：一是什么时候召开会议最为合适;二是会议时间的周期。3.会议规模的确定会议的规模与会议的效果和目的密切相关。4.会议预算的制定见表（2－3）5.会议主持人(五)会议的流程与设计1.选择适当的会议形式2.管理会议费用3.确定会议日期4.决定会议的安排筹划会议不要只满足于基本需要，而应注入更多的创意。会场的布置（1）营造会场气氛，选择合适座位形式①会场气氛策划②会场座位格局策划（2）准备会议所需用品(六)会议活动策划方案会议活动策划方案是指将设想的方案用文字表达出来，即按形式、时间、地点、人员、主题和流程几个部分，书写成策划案。会议日程表的设计要充分考虑以下因素：（1）提供对多数与会者来说比较方便的时间开始活动。（2）预留充足的登记时间。（3）由会议主席作简要介绍或致词，以正式开始一天的活动。（4）会议时间应长短适中。（5）会议间歇休息时间应充分。（6）确保充足的茶点供应。（7）安排一次总结性的全体会议。（8）避免以混乱收场。6．3.2会议接待的准备工作1)了解与会人员的情况要了解与会人员的情况包括（1）与会人员的姓名、性别、宗教情况、健康情况所代表的组织机构等基本情况（2）与会人员参加会议的目的意图背景（3）与会人员抵达离开会址的时间和交通工具，以便车辆接送2)拟定接待方案会议活动策划的相关事务1.资讯中心资讯中心是对各种可以组合或单独进行的活动的统称，其目的是为了向与会者提供一个常规会议之外的分享信息的组织形式。2.文艺娱乐文艺活动包括看戏剧、芭蕾、音乐会以及参观博物馆和展览等。3.休息区在会议过程中，与会者常常需要从会议的忙乱和紧张中抽身出来，放松一会儿，休息区就是为与会者提供的这样一个场所。4.纪念礼品对与会者赠送知觉的礼品是现代会议常采用的一个做法。3)落实具体事项4)做好接待经费预算5)安排好保密及新闻报道工作6)根据实际情况安排好礼品、纪念品的准备工作6.3.3会议接待工作流程1)迎接1．确定迎送规格2．掌握到达和离开的时间3．适时献上鲜花4．不同的客人按不同的方式迎接2)陪车和引导1．客人抵达后，如果需要陪同客人乘车，注意次序2．引导是指会议期间会议接待人员为与会者3)会议登记1．会议登记表2．会议登记表3．票证4．会议资料袋5．与会者通讯录6．会议签到资料01签到登记薄02宣册签到薄03签到卡片04电子签到卡4)茶水与茶歇服务1．茶水服务2．茶歇服务5)会议食宿安排(1)住宿安排(1)餐饮安排6)观看文艺节目与参观游览7)安排返离，清理会场1)预订返程票2)会议费用的结算3)合影留念4)告别欢送5．清理会场6.4．1会议场地布置1）背景台布置2）主席台布置3）会场座位布置1．礼堂型2．教室型3．方形中空型4．分散型4．安排视听设备6.4.2会议管理1）会前进行全面的检查2）会议保密管理3）会议经费管理4）会议危机管理会议突发事件对策的策划：1.会议突发对策的策划（1）预测不可预知的情况（2）尽早策划（3）二次策划2.常见的会议突发事件对策的策划一般来说，会议活动中常见的突发事件及对策有：（1）原定的主要发言人缺席（2）登记代表数量不够（3）代表们没出席（4）发言人表现不当（5）某位代表言行不当（6）应在活动前，会场出了大问题（7）有国家性的重要活动与本次会议同时举行（8）重要的健康问题（9）有人病得厉害（10）饮食供应令人不满（11）影响代表们到会与离会的主要交通问题（12）严重的IT系统问题【案例分析】：P180开幕式的主讲嘉宾在哪里？随堂作业和答疑(10分钟)1、课后练习客观题部分2、学生能描述会议接待的准备工作的特点和策划要领；3、学生能描述会议接待工作流程及策划方法；4、学生能描述会议管理在展会中的重要性老师巡回检查小组讨论评价反馈5分钟1、由部分学生演示所做部分题目；2、学生讨论做题方法；3、老师点评及小结。老师点评教学总结5分钟本课我们主要对会议接待的准备工作的特点和策划要领有了初步认识；并学习展会学生能描述会议接待工作流程及策划方法。有待我们今后进一步的学习和理解。教师陈述课件布置作业5分钟请大家说说：会议接待工作流程？小组讨论练习纸附录：