企业人事档案管理问题及对策研究

企业人事档案管理问题及对策研究摘要：人事档案是个人历史的真实记录，也是个人身份的象征，是人们在办理工作调动、晋升职务(称)、出国政审、养老保险、退休的主要依据，对人事档案进行科学的管理是当前人事工作开展的基础。随着我国经济体制改革的推进,企业的人事档案改革也在不断的深入发展，目前在企业人事档案管理中普遍存在着管理制度不完善、档案管理人员素质偏低、档案提供利用工作效率低等问题。为进一步提高人事档案管理水平，充分发挥人事档案的作用，本文就如何做好新形势下人事档案管理工作提出了几点建议。关键词：人事档案问题对策随着经济体制和人事制度改革的不断深入，人事档案工作面临着前所未有的挑战。既有现实困难，又有发展机遇。因此，如何在新的形势下正确的分析审视人事档案管理机制存在的价值和问题，抓住发展机遇，改革现有的工作体系，充分发挥人事档案工作的作用，是摆在人事档案工作者面前的重要课题。一、人事档案管理的意义和作用人事档案包括履历材料、鉴定材料、政审材料、学历及培训材料、职称及技术等级评定材料、奖励处分材料、党团材料、职务任免材料、劳动关系和薪酬待遇材料等十大类别，能够真实反映个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况，能概括地反映职工个人全貌，是职工个人信息的储存库。企业人事档案是职工享受各种社会待遇的凭据,解决劳动纠纷的依据，它关系到职工的切身利益。从人力资源开发、管理的角度来看，人事档案可以为个人求职、企业求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，人事档案还有一些衍生职能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供各类政审和对外证明材料、出具报考研究生的相关材料等。随着社会的发展，企业之间的竞争日益激烈，为进一步加强人力资源的开发和利用，企业通常把考察现实工作表现与查阅人事档案材料作为了解、评价职工的重要手段，以做到知人善任、选贤举能。对于职工个人而言，无论是岗位晋升、工作调动、职称申报等等都要以档案材料的记载为依据。因此，加强人事档案管理，进一步提高人事档案管理制度化、规范化管理水平，既是人力资源管理的一项重要内容，也是企业人事档案管理适应新形势、新变革的客观需要。二、企业人事档案管理存在的问题长期以来，企业部分管理者对人事档案的性质、地位和作用认识模糊，往往只关注企业生产经营状况，而对与生产经营没有直接关系的人事档案管理工作重视不够，导致上到组织、下到一般员工对人事档案漠不关心，严重制约了人事档案管理工作的健康发展,造成人事档案在提供利用工作中出现诸多问题。（一）管理制度不完善虽然大多数企业按照相关规定制定了人事档案管理制度，但这些管理制度往往只是结合国家、省市的相关文件进行照本宣科，并没有结合企业实际提出具体工作要求。一些档案管理人员对人事档案管理的目的没有进行认真细致地分析研究，只将大量的时间和精力用于档案的接收、审核、整理、加工和装订以及防火、防蛀、防霉变等工作上，不会主动向相关部门或人员索要归档材料。部分干部职工对人事档案重要性认识不足，长时间将应归档材料存放在个人身边或所在部门，随着时间的推移、人员的调整、办公场所的搬迁等，久而久之，就容易出现档案材料遗失或破损的现象，甚至造成无法挽回的严重后果。例如：由于历史原因，企业原有用工管理普遍存在不规范的情况：安全、纪检、人事等部门都可以根据管理权限，按照企业相关管理规定开除职工。但由于人事档案管理制度的不完善，个别职工被开除后处理文件没有及时归档，造成人事档案材料严重缺失；有的职工招工表没有归入人事档案，没有职工工作的初期依据，企业到社会保障部门为其办理退休手续时造成一定阻碍。另外，员工的考核、奖励、岗位变动、干部任免、在职学历证明等材料由于种种原因不能及时归档，也造成人事档案无法客观、真实、有效地评价员工，导致人事档案无法真正在企业甄选人才、选拔人才等方面发挥其应有的积极作用。（二）人事档案管理员素质亟待加强人事档案管理是一项政策性、规范性很强的工作，需要具有较高政治素质和业务能力的员工才能胜任此项工作，没有接受过系统的档案管理专业知识和技术培训，无法满足人事档案管理要求。但实际上，部门在选用人事档案管理员时随意性很强，大多数人事档案管理员都没有接受过系统的教育，只是通过简单的传帮带形式熟悉岗位工作。同时，人事档案管理员很难有晋升和加薪的机会，严重影响了人事档案管理员的工作积极性。一些想干事、能干事的人都找机会调走了，只剩下一些安心“养老”的人继续留在岗位上，档案管理工作问题频现：个别人事档案封面名字与实际材料名字不一致、同名同姓人员的档案材料被错装、个别离退休或死亡人员的档案仍存放在在职职工档案柜难以查找、对接收到的档案材料随意堆放，不及时归档，造成材料遗失、有的人事档案材料散乱，没有统一装订成册、转出人员的部分档案材料依然存放在本单位等等。上述种种，给人事档案管理工作带来极大安全隐患和管理隐患。（三）人事档案现代化管理水平不高长期以来，企业人事档案管理主要依靠传统手工操作，材料收集、整理、保管、利用等环节都是通过手工来完成，时间长了，档案材料破损现象越来越严重：相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，字迹褪色模糊；档案柜虽然按规定放有除虫药，但档案虫害现象依然严峻；长期重复使用人事档案带来档案材料的人为损坏等等，这些现象的出现，给人事档案管理工作提出了新的工作要求。另外，随着社会的发展，企业人事档案的提供利用工作覆盖面越来越大，作用也越来越明显。例如：随着房屋私有化，许多退休老职工过世后面临房屋继承问题，而派出所由于种种原因无法出具该职工的亲属关系证明，需要通过查阅本人人事档案了解其亲属关系。如果企业不能及时充实和完善人事档案，就不能客观地反映职工全貌，人事档案就会了失去利用价值，就无法为企业、职工提供及时有效的服务。因此，人事档案管理工作必须走上制度化、标准化、科学化轨道，进一步提高人事档案管理水平，才能充分发挥人事档案的重要作用。三、改进和提高人事档案管理的方法与措施（一）加强制度建设，不断提高人事档案制度化、标准化、科学化管理水平结合企业实际，进一步建立完善人事档案管理制度：一是对档案材料从收集、归档、日常保管、提供利用等都提出统一规范的要求，并严格办理手续，做到转入、转出、接收材料有登记，查阅、借阅档案有登记，以保证档案管理规范有序；二是逐步改善档案保管环境，保证档案室温湿度，定期除虫、防霉等，尽量将档案材料损害降到最低；三是建立完善档案材料接收归档制度，明确人事档案材料收集范围、内容、方式、标准等，并向广大干部职工进行广泛宣传，切实加强职工的档案意识，将档案收集工作由被动转为主动，使每个人都能积极支持档案收集工作并提供线索和材料；四是每五年组织职工填写一次职工履历表，以保证人事档案材料的及时性和完整性，更好地为企业及职工做好提供利用工作；五是为了避免档案的丢失、改动、错装等，建立健全档案工作目标绩效考核制度和责任追究制度，将档案工作目标细化、量化，并加强督促,定期检查,及时发现问题,解决问题，以防止人为造成的档案损害，提高档案管理工作效率；六是针对人事档案管理中存在的诸多问题，制定档案清理工作计划，成立专项工作组，组织相关人员有计划、分步骤地对所有人事档案进行全面的清理,确保人事档案的完整、真实、准确、有效。（二）加强队伍建设，不断提高档案管理员的综合素质和业务技能深入加大对档案管理员的教育培训工作：一是采取“请进来”、“送出去”的形式，通过组织人事档案管理人员参加委外培训、到省市档案馆接受专业训练、聘请资深专家到企业为他们授课、鼓励他们自主学习等方式，不断提高人事档案管理人员的业务技能和综合素质；二是选拔有知识、有热情、有能力、有责任的人员充实到人事档案管理员队伍中，通过他们的努力工作，调动其他人员的工作积极性和学习业务主动性，为今后人事档案管理工作的顺利开展提供技人才保证；三是加强人性化管理，直接主管应经常与档案管理人员交心、谈心，帮助他们解决工作、生活中的实际困难，使他们能够在档案管理岗位上安心工作，快乐工作；四是进一步完善员工职业发展通道，为档案管理员岗位成长、成才创造条件，为他们干事创业，施展才能提供机会，增强他们的工作认同感和归属感。（三）加强创新意识，提高档案管理科学化水平21世纪是信息的世纪，是知识的时代。随着企业的发展，需要归入人事档案的材料会越来越多，传统的手工人事档案管理，势必会给查找档案材料带来不便，容易贻误时机，而且出错机率较高。加强人事档案信息化建设，把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，可以提高工作效率和延长人事档案寿命，提高企业人事档案科学化管理水平。一是充分利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存，并根据需要，通过电脑查阅有关内容；二是按照资源整合的要求，探索将人事档案信息与人力资源管理系统进行有效整合，通过企业人力资源管理系统，能够查询人事档案信息，并通过授权的方式，使基层单位能够根据需要从人力资源管理系统中查阅人事档案相关信息，实现资源共享，从而发挥人事档案信息利用最大化。综上所述，人事档案管理在企业人力资源管理中发挥着至关重要的作用。企业要想利用好人事档案的资源优势，就必须适应时代的发展，进一步改进工作方式，创新工作模式，提高工作效率，将人事档案从物的管理到人的管理真正实现PDCA的循环，推动企业管理水平的提升，为企业健康发展做出积极的贡献。