关于进一步做好会务接待工作的通知

关于进一步做好会务、接待工作的通知各部室、各分支机构：为了更好地为各部室、各分支机构提供服务，使我公司的会务及接待工作更加规范化、制度化，进一步提升公司对外形象，现特下发《烟建国际接待通知单》、《烟建国际会议室申请表》（见附件），并从即日起开始使用。特此通知。综合部二〇一六年六月十三日附件一：烟建国际接待通知单日期：接待部门客人所在公司或者所属机构来访人数陪同人员抵离时间停留地点航班、车次航班、车次来访目的：接待要求：客人名单、职务、联系方式：住宿交通礼品新闻报道□需要□不需要机场礼遇□需要□不需要预计费用联系人分管领导审批行程安排：接待手册编制说明一、接待手册分为集团企划部印刷版（参考附件1和附件2）和综合部A5打印版（参考附件3和附件4）两种，重要客人来访使用企划部印刷版，普通客人来访使用综合部打印版。二、A5打印版内容包括：1、封皮2、目录3、贵宾名单4、日程安排5、接待人员通讯录6、入住酒店介绍及贵宾房间安排7、公司简介8、烟建集团承建国内工程概况9、烟建集团承建援外工程概况10、烟台市概况11、烟台市景点介绍12、烟台天气情况三、字体要求：1、封皮：宋体，三号，加粗2、目录：楷体_GB2312，小三，加粗3、内容：楷体_GB2312，小四四、酒店、接待人员、礼品等参考序号来访客人级别入住酒店宴请酒店参加宴请人员会见地点参加会见人员礼品参考1国家元首级别（副首相以上）唐总等全程陪同东山宾馆、金海湾东山宾馆、金海湾、东方海天等市委、市政府指定酒店集团领导、国际领导集团会议室集团领导、国际领导充分展示出中国、烟台、烟建3元素（丝绸、、剪纸等）。2央企主要负责人级别东山宾馆、金海湾等东山宾馆、金海湾等集团领导、国际领导集团会议室集团领导、国际领导选择特色礼品（斯里兰卡红茶、烟建纪念盘等）3大使、参赞等级别东山宾馆、金海湾酒店东山宾馆、金海湾酒店集团领导、国际领导集团会议室集团领导、国际领导烟台地方特色产品（海参、时令海鲜）4设计交底和图纸会审百纳瑞汀酒店百纳瑞汀酒店国际领导国际会议室国际领导海鲜礼盒500元左右5其他公司百纳瑞汀酒店百纳瑞汀\丽景\碧海等国际领导国际会议室国际领导视客人身份而定。附件二：烟建国际会议室申请表申请部门：联系人：电话(手机)：会议(活动)名称*时间年月日时分至年月日时分地点□28层会议室□22层会议室□其他：出席范围公司领导：集团领导：其他单位：会议（活动）规模全体会议代表约为人。议程*附后。会场横幅*□PPT□纸质内容:欢迎词*地点：□22层会议室□28层会议室内容：桌牌*□不需要□需要,名单如下:会场设施1、投影仪：□需要□不需要；2、笔记本电脑：□需要□不需要；3、话筒音响：□需要□不需要；4、照相：□需要□不需要。会场布置1、茶水：份，矿泉水：份，咖啡:份，水果：份，湿纸巾：张，纸张：份，笔：支；2、茶歇：□需要□不需要；茶歇时间及规模：3、其它：会议接待1、安排用餐：□需要□不需要详情：年月日，□中餐，人数：人，建议地点：，陪同领导：。□晚餐，人数：人，建议地点：，陪同领导：。2、安排住宿：□需要□不需要详情：入住时间：年月日，集中退房时间：年月日，建议地点：，房型：套间间，单间间，标间间。3、车辆安排：任务一：（发车地点、时间、人数、目的地、跟车人员及联系方式）任务二：申请部门负责人意见签名：日期：综合部负责人意见签名：日期：表格中标有“*”的内容需要时还应提供英语译文。使用会议室须知1、使用会议室应提前半天以上填写会议室申请信息记录表，由申请部门负责人签字后转交综合部王鑫，王鑫根据会议室使用情况请示综合部负责人，合理安排28层或者22层会议室，其中22层会议室为31座有话筒，28层为15座无话筒。2、申请部门根据实际需求，选择会议相关准备事宜，综合部提前准备；如未选择，视为无需求。3、相关人员分工:会议现场布置（包括话筒、投影仪、笔记本电脑、纸笔、矿泉水等）：王鑫桌牌、水果：于川隆照相、放映宣传片、播放PPT：陈健健司机：孙磊原则上于总、刘总参加的会议或者重要客人来访，如有需要放映宣传片和PPT，由综合部陈健健负责；其他会议由相关人员自行放映。