标准化行政制度手册

晋江浪潮商贸有限公司企业标准化管理体系行政管理手册手册编号：LCX--20070718001版次/修改：A/O编制：审核：批准：2007年07月18日发布2007年07月20日实施晋江浪潮商贸有限公司晋江浪潮商贸有限公司编号：LCX--20070718001页码：共29页第1页行政管理手册版次/修改：A/0制定日期：2007—7--18目录第一章、前言--总则…………………………..2第二章、工作目标…………………………….3第三章、部门职能………………………….…3第四章、部门权限……………………….……3第五章、资产管理………………………….…31、办公用品/设备…………..………………………….32、固定资产……………………………………………43、运输车辆……………………………………………94、行政总仓……………………………………………12第六章、日常行政事务管理………………….141、办公事务……………………………………………142、仪容/仪表…………………………………………...153、公司会议……………………………………………164、印章………………………………………………..195、文件………………………………………………..20第七章、后勤保障管理……………………….201、员工宿舍……………………………………………202、员工制服……………………………………………223、员工食堂…………………………………………....244、办公大楼卫生………………………………………255、修缮流程……………………………………………266、员工娱乐场所及设施………………………………27第八章、警卫岗位职责及流程管理………….271、进出车辆的管理……………………………………272、来访人员的管理……………………………………283、物流大门出入的管理………………………………284、娱乐器材领用的管理………………………………285、其它事项……………………………………………29晋江浪潮商贸有限公司编号：LCX--20070718001页码：共29页第2页行政管理手册版次/修改：A/0制定日期：2007—7--18前言行政管理制度建设的核心就是经营机制的创新，浪潮企业建立了以人力资源为核心的标准化管理体系，建立以客户、业绩为导向的市场营运战略和用人选拔机制；促进公司发展，强化执行公司各项规章制度和相关规定，其目的是为了提高工作效率和经济效益。第一章：总则依照公司组织架构，行政部作为公司的一个职能部门，主要负责公司的日常行政办公事务、固定资产、运输车辆、后勤保障等事务的管理；为实现浪潮企业规范化管理，结合公司的实际情况，特制定本行政管理手册；本手册详细描述了行政部的工作目标、职能、权限、组织架构、办公管理规范、操作流程及标准，用于规范与指导行政部的业务工作，是行政部的基础管理文件。晋江浪潮商贸有限公司编号：LCX--20070718001页码：共29页第3页行政管理手册版次/修改：A/0制定日期：2007—7--18第二章：工作目标1、为一线工作做好各项服务和保障的支持；2、保障公司办公秩序的正常运作；3、做好与公司各职能部门的沟通、协调工作；4、强化思想服务意思，做好后勤总务的各项保障工作；5、提高全员素质，提高工作执行力；6、控制办公成本，提高经营业绩；第三章：部门职能a)负责做好公司各类会议的组织、安排、准备、会议记录、整理、跟踪、归档工作；b)负责总务后勤保障、强化宿舍、食堂日常卫生、及时修缮和各项物资供应；c)负责日常行政办公的检查、监督和管理工作；d)负责协助人力资源部对企业规章制度、岗位职责的制定、培训与执行的监督；e)负责各项管理工作及制度执行情况的监督与检查；f)负责审核月、年度日常用品/办公用品各部门领用物品明细表和费用报表；g)负责协助财务部门做好固定资产成本控制及管理；h)负责协助上级领导开展各项工作，传达公司指示精神；i)负责处理突发性事件；第四章：部门权限j)有权对各部门的办公秩序进行监督、检查和对违规、违纪人员按规定进行处罚；k)有权对各部门执行公司各项管理制度及执行情况进行监督、检查与评估；l)有对后勤保障、员工住宿安置、办公设备修缮、物资供应统筹安排、调配的权力；m)有权监督、协调各部门对违规、违纪人员是否按公司奖惩制度进行处罚；n)有权对相关规章制度重新修订、整合提出意见；o)有权对公司车辆进行合理使用、统一调配；p)有权对固定资产：报废、报修、申购的审核；q)有对各单位领用办公用品、低值易耗品的审批权。第五章：资产管理一、办公用品/设备目的：为加强对办公设备和办公用品使用的管理，节约开支、避免浪费，特制定本管理规定。1、办公设备、办公用品的采购要本着节约、合理、适用的原则。采购复印纸、大中型设备器具、大宗基建材料、批量办公用品、消耗品等应务求价廉质优。2、办公用品分类2.1常用品：圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸；名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议记录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、印刷品(各类宣传单、各类表格、表单、文件头等)，晋江浪潮商贸有限公司编号：LCX--20070718001页码：共29页第4页行政管理手册版次/修改：A/0制定日期：2007—7--182.2特批品：财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打印纸，U盘、软盘、刻录盘、电脑等；3、公用品使用对象：3.1公司各部门办公人员及业务部门员工；3.2凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的所有办公用品(一次性消耗品除外)如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续。4、办公用品的领用流程4.1使用部门根据部门使用人数，开据物品领用单（品名、数量、使用人等）由部门主管签字，由行政部根据实际进行审核，行政总仓根据审核实际数量进行发放；4.2必须统一由各部门办公室指定专人来行政部总仓领取和管理，再由各部门、各门店中心自行发放，各部门主管管理和控制、合理使用办公用品，杜绝浪费现象。水笔芯、圆珠笔芯、胶水、墨水、涂改液、计算器等办公用品重新领用时应以旧换新，所有领用物品费用由使用各部门负责承担。5、办公设备申购5.1办公设备由使用部门(个人)提出并填写申购单（附签呈：写明申购原因、预计金费）部门主管签字，报行政部审核，转呈部本部领导批准（特批品须经董事长批准）；批准后的签呈和《申购单》交由采购部执行采购，未经领导批准擅自购买的不予报销。5.2需购大批量办公用具、用品，由各部门办公室做好购置计划、预算金额、用途，以签呈报行政部审核后转呈部本部领导批准后方可购置。6、办公设备入库、验收6.1办公设备采购回来后，采购员凭采购发票和实物办理验收、入库等相关手续（由信息部主导行政部总仓协助验收），验收合格后，仓管员根据实际入库数量填写“办公设备入库单”入库。6.2新领用设备的单位，与办公用品领用流程相同，但要列入新资产入帐并妥善使用；7、办公设备使用与管理7.1总部打印机、传真机、复印机、纸张补充、零件及耗材更换由各部门秘书直接进行管理。7.2各部门打印、传真、复印按规定和工作需要进行使用，由文员进行管理。7.3行政部文控专员负责各部门打印、传真、复印事项的监督、登记及费用汇总和管控，门店由人事文员负责。7.4各部门秘书负责打印机、传真机的纸张补充、保管、维护保养、零件及耗材更换、纸用量统计事宜。7.5涉及其它事宜按公司有关规定进行控管。8、办公设备的维修8.1电话机、传真机、复印机、音响及附属设备、投影仪等办公设备出现故障须叫专业人员维修；8.2若使用过程中出现人为损坏，经发现、核实后，照原价3倍进行赔偿。8.3计算机使用者在使用过程中出现软、硬件问题时，使用人需及时反馈到信息课，由信息课安排技术人员进行维修，办公设备的一般异常，由信息课技术人员排除；8.4所有办公设备，在保修期内，参照《设备保修协议》执行，保修期外，由信息课依实际情况安排相关技术人员（可以外请，涉及费用须用签呈上报核准）进行维修。9、办公设备的报废认定与处理9.1计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价晋江浪潮商贸有限公司编号：LCX--20070718001页码：共29页第5页行政管理手册版次/修改：A/0制定日期：2007—7--18值需要报废的，设备使用部门须填写《业务联系函》通知信息部对报废设备进行检修，信息部经理签字确认检修结果后交行政部审核，再由行政部统一按信息部检修结果写签呈报部本部审批；9.2报废签呈批准后，由信息课和行政部总务课共同联系进行出售或报废处理；9.3行政部总务课与信息部共同将报废品出售处理后的现金上交财务部入帐，同时，财务部负责对报废的办公设备进行资产台帐销帐。10、违规处理10.1用传真机拨打电话的，取消当月额定话费报销，无额定话费的，每次予以罚款30元。10.2打印、传真、复印私人资料的，第一次予以罚款50元，重犯每次予以罚款100元，属泄露机密的予以开除处理。10.3未正确使用打印机、传真机、复印机或使用不当造成损坏的，由使用人造价赔偿损失费用。二、固定资产1．0、总则1.1固定资产是指使用期限较长，单位价值较高，并在使用过程中保持原有实物形态的资产。1.2本公司规定固定资产的标准：使用期限超过一年的房屋、建筑物、电力设备、运输工具、仪器仪表，以及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等；不属于生产经营活动的主要设备而单位价值在2000元以上、使用期限超过二年的资产；或资产金额在2000元以下，但公司认为有控管必要的资产。1.3固定资产实物归口行政政部总务课管理。财务部负责固定资产的综合核算，全面掌握固定资产的增减变化情况，以及正确计提折旧等财务核算。2.0、固定资产的分类2.1为加强管理，便于组织会计核算，将固定资产按照性质和经济用途、综合分为五大类：房屋建筑物，电力设备，运输工具，办公设备，其他设备。3、0、固定资产的计价3.1固定资产的计价方式3.1.1外购的，按照买价加上支付的运输费、包装费、保险费、安装成本、交纳的有关税金等计价。3.1.2建造的，按照建造过程中实际发生的全部支出和安装费用计价。3.1.3其他单位投资转入的，按照评估机构评估确认或投资各方在合同协议中约定的价值计价。3.1.4融资租入的，按照租赁协议或合同确定的价款加运输费、途中保险费、安装调试费等计价。3.1.5接受捐赠的，按照发票帐单所列金额加负的运输费、保险费、安装调试费等计价。无发票帐单的，按照同类设备的市场价，或通过评估确认的价值计价。3.1.6在原有固定资产基础上进行改、扩建的，按照原固定资产的价值，加是因改、扩建而发生的支出，减去改、扩建过程中发生的固定资产变价收入后的余额计价。3.1.7盘盈的，按照同类固定资产的重置完全价值计价。3.1.8固定资产的价值一经确定入帐，除改建扩建、局部改造和特定事项经评估确认，以及国家政策规定需调整帐面价值外，不得自行调整其帐面价值。晋江浪潮商贸有限公司编号：LCX--20070718001页码：共29页第6页行政管理手册版次/修改：A/0制定日期：2007—7--184、0、固定资产的折旧4.1下列固定资产计提折旧：4.1.1房屋、建筑物4.1.2在用的生产性固定资产、非生产性固定资产；4.1.3季节性停用和大修理停用的各类设备，以及经营租出的融资租入的固定资产；4.1.4已投入使用但尚未办理峻工手续的固定资产。4.2下情况外，企业应对所有固定资产计提折旧；4.2.1提足折旧仍继续使用的固定资产；4.2.2按规定单独估价作为固定资产入帐的土地4.2.3各类固定资产的折旧年限类别折旧年限房屋建筑物10年电力设备5年运输设备5年办公设备3-5年其他设备3-5年5.0、固定资产的折旧方法5.1据财务部颁发的企业会计制度规定，结合本公司的具体情况，折旧方法采用平均年限法。5.2固定资产的净残