监理资料管理与归档细则

2施工阶段监理资料管理与归档实施细则为加强本公司各项目监理部建设工程档案的收集、整理工作，统一建设工程档案的验收标准，保证建设工程档案完整、准确、及时地归档和移交，实现工程档案管理的规范化、标准化，根据《建筑工程施工质量验收统一标准》（GB50300-2001）、《建设工程监理规范》（GB-50319-2000）、《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），结合公司实际情况，制定本施工阶段监理资料管理与归档实施细则。一、监理资料归档管理要求1．各工程项目监理资料应按照归档资料目录的内容收集、装订、编目、立卷、归档，并应做到“及时整理、真实完整、分类有序”。2．归档的工程文件一般应为原件，各种材料合格证或质量证明文件如是复印件或抄件，提供单位应加盖红章。3．工程表格除特殊情况外一律采用《广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表》及《建筑工程施工质量验收规范统一标准》（GB50300-2001）的要求填写。4．监理资料的管理应由项目总监理工程师负责，并由总监理工程师指定的专人进行监理资料的日常管理及归档工作。5．专业监理工程师应根据要求认真审核资料，给出详细审核意见并签字，不得接收签字、盖章不全的报验、报审资料。存档资料表格中不应留未填写空格，应写明未能填写的原因，审核整理后应及时交资料管理人员整理、存放。6．在工程监理过程中，监理资料应按单位工程立卷，分专业存放保管并编目。过程中未能完善签字手续的经济签证，资料应复印存档，待资料完善后再置换。7．监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档，工程竣工验收后项目部3应在两个月内将竣工工程的监理资料向公司工程部办理移交。8．执行保密制度，公司下发和转发的文件在项目总监（代表）组织项目部人员学习后保存，存档于《内部管理资料》第七册。安全管理文件存档于监理资料第六册。9．收、发文登记簿应该统一设置，按收发文日期顺序登记填写；收发文必须有签字手续。收文由收文人及保管人签字，发文由发往单位的有关人员签字；收、发文登记簿以目录表格形式登记，包括信息名称、信息提供者、提供时间、信息交换者和信息的形式等内容；明确文件的处理流程，收文原件或发文底稿必须归档。10．对于因施工单位未按时提供的资料（如材质证明、复试报告、供货单位资质等）监理项目部应发通知单或备忘录并存档。11．项目部归档资料盒左侧面统一粘贴公司卷标，应注明工程名称、册号、册名，统一采用打印形式。盒内附卷内目录，详细记录文件名称及编号并粘贴在资料盒内侧，缺失资料应注明相应通知单或备忘录文号。二、监理项目归档资料目录1．第一册《建设工程项目基本资料》1.1委托合同（含各类合同，如监理合同、总包合同、分包合同等）；1.2施工许可证、安全生产许可证；1.3施工单位专职管理人员和特种作业人员的资格证、上岗证；1.4项目监理机构资料（包括：总监任命书、项目部人员任用表、见证取样证、监理证书复印件）；1.5勘察设计文件；1.6设计交底及图纸会审会议纪要；1.7工程开工报审表附开工报告；1.8工程暂停令；1.9复工申请表；1.10施工组织设计（方案）及报审表；1.11消防、防雷、节能、人防、环保备案资料；41.12合理化建议核定表。1.13其它（招投标文件、招标图、中标通知书等）2．第二册《项目监理机构工作资料》2.1监理规划；2.2监理实施细则；2.3工程建设监理工作周报、月报；2.4监理工作总结（专题、阶段和竣工总结）；2.5施工监理日志、安全监理日志；2.6监理备忘录；2.7质量、安全监督整改通知书及回复单、2.8监理工程师通知单、回复单；2.9会议纪要及来往函件；2.10专题会议、报告，合理化建议；2.11收、发文登记簿；2.12工程中的影像资料（图片粘贴于A4纸上，注明时间并附文字说明）；2.13其它监理资料。3．第三册《质量控制资料》3.1施工测量放线报审表（JL—A005）及监理实测实量、复核记录；3.2建筑材料报审表（JL—A006）（后附材质证明）；3.3主要工程设备选型报审表（JL—A007）（后附质量证明文件）；3.4工程构配件报审表（JL—A008）（后附质量证明文件）；3.5施工砼、砂浆配合比，（材料、试件）试验资料；3.6见证取样监理台帐；3.7旁站监理记录表（JL—C003）；3.8隐蔽工程验收资料；3.9工程质量检查记录[检验批、分项工程、幕墙工程、分部（子分部）工程等质量验收报告]；53.10质量控制资料检查记录表（JL—C001）；3.11施工现场质量管理审查记录表（JL—A014）；3.12工程质量问题（事故）报告单（JL—A015）；3.13工程质量问题（事故）处理方案报审表（JL—A016）；3.14分部工程、单位工程竣工质量评估报告（JL—C005）及验收资料；4．第四册《节能专项资料》。4.1建筑节能设计审查备案4.2节能设计变更审核记录（由原审图机构），重新办理备案记录4.3建筑节能工程专项施工方案4.4建筑节能工程专项监理实施细则4.5建筑节能相关信息公示（按穗建技（2008）927号文）4.6建筑节能材料管理台账（进场时间、数量、规格、质保书编号、生产厂家或供应商、检验时间、检验结果）4.7节能材料有效期内的型式检验报告、复验报告4.8建筑节能材料、设备见证取样检测与现场检验资料（检测内容及频率按穗建质监（2007）142号文）4.9建筑节能专项会议纪要、监理通知4.10节能施工旁站记录4.11节能分项工程的施工及验收记录5．第五册《进度、投资、合同控制资料》5.1工程施工进度计划（调整计划）报审表（JL—A004）（附进度计划表）；5.2工程临时延期申请表；5.3工程最终延期申请表（JL—B006）；5.4工程变更费用申请表（JL—A010）；5.5费用索赔申请表（JL—A011）；5.6费用索赔审批表（JL—B007）；65.7（）月完成工程量报审表（JL—A017）；5.8（）付款报审单（JL—A018）；5.9技术核定单（SG—004）；5.10技术、经济签证核定单（SG—008）；5.11工程变更单（JS—007）；5.12分包单位资格报审表（JL—A003）；5.13施工用主要材料供货单位资质5.14试验等单位资质5.15合同争议、违约报告及其处理意见；5.16合同变更材料；5.17竣工结算审核意见书。6．第六册《安全文明施工监理资料》6.1建设工程安全生产监理制度（公司制定）。6.2法规文件汇编、安全监督交底书6.3安全管理架构、安全监理细则、总监组织员工学习安全知识的培训记录（附签到表）6.4总包、分包单位安全管理架构、资质、上岗证6.5施工企业安全技术交底、安全教育培训6.6土石方开挖及余土外运资质、合同、准运证、机械操作上岗证6.7垂直运输设备安装拆卸方案、使用证、维护保养记录及相关人员上岗证6.8应急演练及有关声像资料6.9基坑监测报告6.10工程定期安全文明施工检查记录（检查人员及时间）；6.11安全措施费使用与拨付记录6.12专项验收记录6.13监理备忘录、有关声像资料等。（如安全文明施工会议纪要与质量控制会议纪要写在一起的需复印一份留存于该册）；7第七册内部管理资料77.1公司管理规定、文件7.2项目部自检记录及整改结果、公司巡检记录及整改结果7.3业主意见7.4监理备忘录三、监理归档资料有关说明1、第一册第4条施工单位专职管理人员包括施工项目经理、施工员、专职安全员、质检员等；2、第一册第7条设计交底、图纸会审纪要附会议纪录（JL—B004），参会单位应及时签字、盖章；工地例会纪要整理人整理好后由总监理工程师审阅同意，盖项目部章后及时发放；3、第一册第11条施工组织设计方案报审表和危险性较大工程安全专项施工方案中，必须要有施工单位公司技术负责人签字；按规定应由专家审核时须提供专家审核意见及回复。4、第一册第12条监理工程师对原设计及施工组织设计提出的技术改进措施或合理化建议得到业主采用的，填写“监理项目合理化建议核定表”并经业主确认盖章生效；5、第二册第4条监理工作总结由项目总监审核签字，盖公司公章；6、第二册第5条“监理日志”应按公司对监理日记的书写要求认真填写，字迹工整，并注意所发现问题的前后记录应闭合；没有特别要求监理日志须手写的地区，可采用电子版，但要求每天打出书面文件并由记录人、负责人签字。7、第二册第7条监理工程师通知单（JL—B003）必须要编号，监理通知单与整改回复单必须闭合；8、第二册第9条工地例会纪要与其他会议纪要（如安全会议纪要等）分别编号，并可制作单独的目录以便查阅；9、第三册第5条检测、试验资料必须加盖计量认证CMA章；10、第五册第1条施工进度计划如有调整应及时制定调整后的进度计划并存档；11、第五册第12条分包单位报审中，应着重审查分包单位必须具有承揽特殊工程相应的资质等级；特殊作业施工许可证；专职管理人员和特种作业人员的资8格证、上岗证；其安全生产许可证是否在有效期内。12、第六册第15条审查实施土石方挖掘施工单位的资质，检查土石方工程挖掘机械驾驶员的资格证，必须对土石方专业工程分包合同、余泥运输合同进行备案管理。审查实施余泥运输单位的资质，检查车辆准运证。13、第四册第三条建筑节能工程专项施工方案须经两个负责人签字审批附则