秘书学概论

假如你是副总经理的秘书，工资低于总经理的秘书，但能力较强，因此总经理经常交办一些事务给你，你应该怎样处理与其秘书的关系，与副总经理的关系，如何调整自己的工作。参考答案要点：（1）判断工作性质，当工作性质明确为总经理秘书职责任务时，要学会拒绝；当职责分不清，为了大局利益而干，不要炫耀得意而影响与总经理秘书的关系，必要时为表示对总经理秘书的尊重，该请教的请教；（2）尤其是和副总经理安排的工作任务有冲突多次时，一定要选择适当时机向副总经理说明，请求副总经理的指示；（3）注意工作的合理安排，轻重缓急、节奏时间等。一、信息的基本知识（一）什么是信息英文名称：information，定义：以适合于通信、存储或处理的形式来表示的知识或消息。也可以说所有人们对客观世界认识的反映的符号和信号统称为信息。我们一切生产、工作、生活都离不开信息。从秘书学角度讲，信息是一切工作的基础。比如，办文是为了表达和传递信息，办会的目的之一是交流信息，办事需要以信息作基础。（二）信息的特征1、可识别。2、可转换。信息可以从一种形态转换为另一种形态。如自然信息可转换为语言、文字和图像等形态，也可转换为电磁波信号或计算机代码。3、可存储。信息可以存储。大脑就是一个天然信息存储器。人类发明的文字、摄影、录音、录像以及计算机存储器等都可以进行信息存储。现代一只电脑光盘，可贮存上亿字的信息，藏书100万册的图书馆的全部文字信息可以储存在几十张光盘上。4、可处理。人脑就是最佳的信息处理器。人脑的思维功能可以进行决策、设计、研究、写作、改进、发明、创造等多种信息处理活动。计算机也具有信息处理功能。5、可传递。信息的传递是与物质和能量的传递同时进行的。语言、表情、动作、报刊、书籍、广播、电视、电话等是人类常用的信息传递方式。在传递过程中，信息的发出者叫信源，接受者叫信宿，传递通道叫做信道。主要有视觉信号传递、听觉信号传递。视觉信号主要有文字、图像、表情、动作等。听觉信号主要有语言、音乐等。现代借助电子技术将信源发出的视觉或听觉信号转化为数字信号，再将数字信息转化为可感知的视觉信号或听觉信号输出。6、可再生。信息经过处理后，可以其他形式再生。如自然信息经过人工处理后，可用语言或图形等方式再生成信息。输入计算机的各种数据文字等信息，可用显示、打印、绘图等方式再生成信息。7、可压缩。信息可以进行压缩，可以用不同的信息量来描述同一事物。人们常常用尽可能少的信息量描述一件事物的主要特征。8、可利用。信息具有一定的实效性和可利用性。9、可增长性信息则会随着人们认识能力的提高和记录，传输手段的进步而不断增长。19世纪，人类知识总量每50年增长一倍，20世纪前期，每15年左右增长一倍；而到了20世纪80年代后，知识总量每3—5年就增长一倍。美国著名未来学家托夫勒将这种现象称为“信息爆炸”，它急剧地改变着人类的生活方式。10、可共享性信息一经传播，所有接受信息的人都可以利用它。11、时效性。理论上讲，任何信息都有用，否则它就不会存在。但具体信息对于信息接受者来说，就不同了。一般来说，超前信息和及时信息的价值要高一些，而滞后信息就小一些。这突出反映在看报往往看新闻。（三）信息的意义与作用信息资源与物质资源、能量资源一起，共同构成了现代社会资源体系的三大支柱。物质向人类提供材料，能量向人类提供动力，信息向人类提供知识和智慧。这三者正如一个人的体质、体力和智力，只有三者健全发展的人，才是一个真正健康的人。对于组织来说，物质资源使组织具有形体，能量资源使组织具有活力，信息资源则使组织具有灵魂。什么是“零次信息”？“零次信息”是指信息内容尚未进专门机构加工整理而直接作用于感觉的非文字信息情报。在人类发展的历史过程中，因为“零次信息”获得重大发现和发明的例子比比皆是。早些年，冰箱都是单门的。本三洋电器公司的一名技术员一次偶然的机会中听到用户一话：“每次打开冰箱门取东西，箱中冷气大量外泄，很可惜，要是冰箱上的外门制成上下两半，取物时只需开一半，那就能节省多冷气了。”真可谓说者无意，听者有心，由此引发的观念创新就了三洋冰箱的一场革命。很快，三洋“双门冰箱’成了全球的销畅产品。又如古埃及人发明啤酒。人们无意将面包渣掉进水罐没有清洗，几天后，水罐中的水成了啤酒。如阿基米德在洗澡时，受澡盆中的水溅出盆外的启发而悟出了浮力定律。如牛顿也是因为看到苹果从树上掉到地下，发现了万有引力定律。再如瑞士的一位发明家郊游时发现自己身上老是缠上藤蔓，于是根据这一现象发明了尼龙扣。其实，在我们生活中，偶然的“一句话”、“一种感觉”、“一个点子”等均可成为“零次信息”。“零次信息”是人们一种有意或无意的“泄露”，是一种无需支付任何费用就可获得巨利的信息情报。我们必需做个“有心人”，具备灵敏的感知能力和闪电般的应变能力。在捕捉到“零次信息”后，要迅速做出决断，大胆创新，并立即付诸行动。现实、网络虚拟社会中充斥着大量的无效、虚假信息，我们要明辨之，并远离拒绝。尤其是谨防虚假信息如中奖信息、秒杀信息等上当受骗。我们一定要记住一个起码的常识：天上不会掉馅饼。没有免费的午餐。王安石20岁时赴京赶考，元宵节路过某地，边走边赏灯，见一大户人家高悬走马灯，灯下悬一上联，征对招亲。联曰牶“走马灯，灯走马，灯熄马停步。”王安石见了，一时对答不出，便默记心中。到了京城，主考官以随风飘动的飞虎旗出对牶“飞虎旗，旗飞虎，旗卷虎藏身。”王安石即以招亲联应对出，被取为进士。归乡路过那户人家，闻知指亲联仍无人对出，便以主考官的出联回对，被招为快婿。一副巧合对联，竟成就了王安石两大喜事。1、信息是一切行政工作的基础举例讲，秘书经常要为领导或机关起草各种文件和材料，其内容必须依赖于平时的信息积累，而写作过程实际上就是对信息的处理加工过程；秘书部门要做好协调工作，必须了解熟悉协调对象的具体情况，才能做到有的放矢。2、信息是领导决策的依据决策是领导机关最基本的职能。当代社会任何正确决策都不能凭领导者的主观意愿和经验而做出，必须建立在充分而准确的信息基础之上。3、信息是增进秘书才能的最佳途径。秘书工作离不开信息资料，信息越灵、渠道多、资料越丰富，秘书工作就越主动、越出色。秘书信息素养高，才能做好领导的参谋。20世纪90年代初，我国钢铁市场价格上扬，某钢铁公司没有掌握国际市场钢著供大于求和国内电价将要大幅度上调的有关信息，而仅仅根据暂时的市场行情，决定从国外引进一套能够在短期内装备投产的电炉炼钢设备，结果电炉尚未装配完毕，国内钢著价格就在进口钢材的冲击下开始回落，而电价则由于煤炭价格的影响而大幅上涨。经核算，电炉如果投产，每炼出1吨钢就要亏损几百元。最终几千万的设备只好被闲置，给国家造成了极大的损失，也给企业的经营带来的极大的困难。一项决策做出，在贯彻执行的过程中还要接受实践的检验，正确的当然要坚持，不完善的部分要修改补充，而错误的内容则要废除。决策的修改完善或废除，必须以大量准确及时的反馈信息为依据。孔庆东谈周恩来G:\秘书学教学资料\孔庆东谈周恩来.doc（一）基本要求1、准确完整真实性是信息的生命。完整，是指既要注意正面信息，也要注意反面信息；既要注意上层信息，也要注意基层信息等。2、及时高效及时是指要有强烈的时间观念，以最快的速度收集，并及时将有价值的信息提供给领导和有关部门。通俗地讲，凡事宜早不宜晚。例会要及时传达。一般是当日事当日毕。高效是指各个环节要讲求效率，要做到用最少的时间、最少的精力、最快的途径传递高质量、大容量的信息。3、适用适量。适用是指有用性。适量是指不宜过多过滥。汇报时要有必要的加工。如归纳、综合或摘要、提炼。1、信息感知能力，是指对信息具有敏锐性，善于在纷杂的信息中发现、提取适用的信息。2、信息获取能力，是指秘书工作者根据需求，通过阅读、访问、讨论、参观、实验、检索等方法有效收集信息的能力。3、信息处理能力，是指秘书工作者对于信息的读取、存储、整合和生成能力。4、信息运用能力，是指秘书工作者在获取和处理信息的基础上，把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当渠道进行交流、共享的能力，也是秘书工作者应有的重要能力。G:\秘书学教学资料\秘书工作者应有四种信息工作能力.doc（董方，《秘书工作》2008.11）（二）收集范围内容1、政策法规信息各级党政机关颁布的方针、政策、法规。通常以文件形式下达或在报刊杂志上公开发表、刊登。2、指挥性信息上级领导机关或主管部门发布的与本机关、本单位有关的指挥性、指导性或参考性意见。如指示、指令、通知、计划、批示、办法、细则等。通常以内部文件、公函、报刊发表等形式下达。这些必须熟知并遵照办理，不可掉以轻心。3、本单位信息包括对上级领导机关和本机关单位重要决策或重要工作的部署、贯彻执行情况；正常工作和经营情况；工作中存在的主要问题、典型经验和先进人物；干部和群众的思想动态等等。这是秘书部门信息工作的重点。一是要从“下情”中去领会。领导的决心，不是凭空而来的，而是依据实际情况定下的，因此摸清“下情”也有助于准确领会领导意图。二是依据本单位的工作规律去领会。单位工作往往有着明显的阶段性特征，哪个阶段容易出什么问题，重点抓什么，什么时间实现阶段转移都有其内在规律，一般情况下，领导的工作思路都随之而走。只有掌握了单位的工作规律，坚持与领导同步思考，才能为领会领导意图，实现与领导领会领导意图不妨从以下工作思路的协调，创造一个有利条件。三是认真领会领导意图。多种方法入手：1、从主动询问中获得，即主动请示领导，看看领导有何考虑和打算，做到早着手、早介入、早知情。2、从领导批示中领会，即认真研究领导阅读文件、报刊和材料后作的批注，从中了解领导对一些间题的基本看法。3、从平时言谈中捕捉，即平时注意收集积累领导就一些问题发表的零碎的看法和意见，为准确地理解领导意图打好基础。4、从批评表扬中领悟，即从领导所表达的提倡什么、反对什么的意见中领悟其意图。5、从讲话材料中把握，即通过学习领导的讲话稿和调研文章领会其精神实质。6、从积零为整中综合，即注意收集领导平时一些零碎的思想和无意中进发的思想“火花”，积零为整，联系起来分析，连贯起来思考，而达到准确把握其意图和认清其工作思路的目的。4、社会反馈信息包括群众的评价、意见、要求、建议以及媒体等对本单位的评论等。5、可比信息相邻或相似地区、性质相同的单位以及国外相同行业的新进展、新做法、新经验、新产品、新技术等，通过比较，具有重要的参考价值。6、相关信息许多涉外秘书每天上班要做的第一件事就是剪报，即用25分钟左右的时间阅读完公司订阅的一份或几份专业报纸，然后将有价值的内容剪下，加以注评，放置在专用夹子中送上司阅读，事后再取回，分类粘贴于剪报簿上。通过信息高速公路，涉外秘书在电脑就能完成阅读报纸，进行复制、枯贴、注评、打印等诸多工作，为上司提供一份整洁美观的“简报”。同时，涉外秘书也可以通过网络介绍本单位的情况、产品或服务，输出信息，寻求客户。7、未来信息（三）收集方法1、阅读法。不同材料要采用不同的阅读方法，对文件要精读，对报刊资料要速读。以报纸为例，一份32版的大报约20万字，如果每秒10个字速度阅读，全部读完需6个小进，这样每天的工作时间只能看完一份。因此，大多数文字资料，秘书采用标题扫描和正文浏览的方法，发现其中有价值的信息，再仔细阅读。如果从大量文字材料中迅速抓取有价值的信息，是阅读能力问题，这需要经过较长时间的训练。2、观察法3、听记法。在调查访问、接待来访、参加会议、日常交谈、电话来往以及收听广播等情况时，秘书要善于当一个好的听众，要集中注意力，防止曲解原意。秘书要养成随身携带笔记本的习惯，随时记录。4、交换法5、搜索等索取法6、购买法（四）收集时或收集后的筛选1、去伪存真（1）信息内容与已经掌握的常识或可靠数据材料是否有明显冲突（2）一条信息内容中是否有自相矛盾的地方（3）信息来源是否可靠道听途说、口头汇报以及从一些非正式（包括网络）的书面材料中得到的信息应慎重对待。（4）信息传输方式是否可靠2、取重舍轻无价值的信息主要有：（1）失去时效（2）此前已经掌握（3）重复信息（4）