计算机系统管理的意义

计算机系统管理的意义一、走出企业管理的困惑1.木桶理论每一个最成功的企业家都会有做恶梦的时候。因为失败的阴影，似乎永远如影相随。在中国，汽车驾驶培训学校的老板们同样如此。的确，经营一个驾驶培训学校是一个高风险的活动，一时成功也许只是侥幸，长远成功并非易事。很多人失败了，并不是他们应该失败，而是经营企业的确很困难。即使你拥有高度热情、工作努力、聪明才智等优秀品质，都不能保证企业的生存，只有一系列必要的内在和外在因素完美组合在一起，企业才可能成功。这些因素包括：资金、技术、市场、政策、人员、背景、观念、管理、战略等等，每一项因素中又由几十项小因素构成，不可胜数，而且他们之间的关系相互影响，错综复杂。这些因素就像拼接成的木桶的几百块长木条，即使几乎所有的木条都完美无缺，只要有一块短了，木桶中的水就会从这个缺口流出。一个木桶的储水量总是由最短的那个木条决定的，这就是企业管理上的木桶理论。那么，您的企业中，最短的那块木条是那块呢？管理！————很多企业的老板都不禁脱口而出。是的。因为我们大多数的企业，都是从国有企业转型而成，或是由民营企业从小到大逐渐发展而来，管理的经验都很缺乏。没有好的管理，影响企业发展的各项因素就无法有机的组合在一起。管理总是最短的那个木条，公司的钱就像人的血一样从这里哗哗流走了。对于大多数正在运营的驾驶培训学校而言，在一定程度下，资金实力、技术实力、市场需求、人员结构、营销战略等都是相对固定的因素，改进管理是提高企业效益最直接的方法，也是最有潜力的地方。2.您是否为这些问题焦虑着：学员培训数据混乱；学员缴费情况不清楚；学员培训学时无法统计；工作人员填写相关学员表格很辛苦，又容易错；车辆费用混乱不清楚；学员档案不清楚，无法跟踪学员服务；学员学员状态不清楚；教练员工时考核困难；各种统计工作量太大；…………3.管理上的两难处境如何解决这些管理上的难题，有许多选择，但每种方法都是可能是必要的和有效的，但有时也会带来负面作用，令我们左右为难：制订更加严格的管理制度；这有可能使我们陷入令人生畏的文牍陷阱。某些职员为繁琐的管理条例迷惑，不知所措。某些职员又聪明过度，会利用管理条例的矛盾和漏洞。管理条例再严密，却百密终有一漏。实行更加严格的监督；经理亲力亲为地去监督各个部门的运行情况，常常是费力不讨好的事。任用更加值得信赖的人，比如亲友；我们会不会因此犯任人唯亲的错误，令媚者近，贤者远？聘请能力更强的职业经理人；职业经理人和企业所有者的利益和权利如何划分，保证相互信任，这是很难解决的问题。设置更多的管理者，互相监督；更多的管理会迅速地增加管理费用。管理者的增加，也会出现更多管理层次，使得协调困难，让管理更加混乱。采用更先进的管理手段；使用计算机管理作为手段，重组企业的业务流程，实现管理的科学化。人们普遍认为，使用包括计算机管理在内的先进管理方法，是提高目前的国内汽车驾驶培训学校管理水平行之有效的方法，也是科学管理的前提。因为它在大幅提高管理水平的同时，还化解了人与人的矛盾，减少管理费用。二、使用计算机管理的好处使用计算机管理的优越性，几乎人所共知。但我们还想在此总结一下。1.让学员看起来您的公司很正规一个顾客，走进一个宽敞明亮的接待大厅，看到的是整齐漂亮的计算机，得到的是清晰明确的计算机打印的表格，报名的速度一定会快许多。如果他看到的是油乎乎的报名表、鬼画符般的手写单据，其心理感受绝对不一样。2.使企业管理变得顺滑自然计算机管理将种种管理规定，以权限的方式，固化在计算机软件中，强制人们执行。给学员优惠的权利，赊账考试的许可，学员投诉的签字处理……，所有这些权利的授予者和执行者都是谁？过去，我们要依靠满柜子、满墙面的条例加以规定，违者扣分、罚款甚至开除。但是，人终归是人，有私心诱惑的时候，有疏忽的时候，有糊涂的时候……，错误在所难免。防止人们犯错误的最好办法，就是不给他犯错误的机会。在桌子上，放一根金条，规定擅动者罚款1000元，不如把这根金条锁起来。治病不如防病。使用计算机管理中，总经理、部门经理、财务、业务员、教练员，不同人等，都有不同权限，谁也不能超过业务流程的规定，不能超过总经理给他规定的权限，企业的管理就自然规范了。3.可以有更多更快更准的统计分析使用手工处理时，我们可以得到几张统计报表？什么时候得到这些报表？说到这，大部分企业的经理都会叹气，除了原始的账本，如学员考试成绩情况统计，学员培训记录统计报表寥寥无几，而且通常要滞后半个月或一个月才能出现在厂长的办公桌上。如果经理希望多要一个统计数据，那都似乎是要索取会计或工作人员的命。手工计算实在是又缓慢有容易出错。其实，我们想知道很多，比如：各招生点学员量排行榜？重要学员来自哪个地区？招生费用统计分析？教练员的业绩比较？教练车费用统计……只有计算机管理的软件，才能又快又准地告诉我们这些数据。计算机通过各式各样的报表，帮助我们从各个侧面分析企业，看看它是否在正常运行、有没有出轨的可能。过去，我们只能定性地分析一个企业。我们只能说，大概如此，或可能如此，或也许如此…，我们的语气总会是那样犹疑不决。而有了计算机管理，我们就可以定量地分析一个企业了。4.让计算机帮助我们做管理决策对于一个汽车驾驶培训学校来说，我们有许多问题需要决策，比如：教练车的最佳数量是多少？教练员的最佳人数是多少？谁是最佳教练员？最佳招生负责人是谁？……这些问题的最佳答案受很多因素控制，很难直观判断出来。本质上讲，这些实际上属于数学模型的最佳点求解问题。对于数学模型的计算，过去手工计算是难于进行的，所以，我们只好依靠感觉。手工的弱视，恰恰是计算机的强项。通过计算机管理，我们就可以化难为易，使我们的决策过程科学、轻松、简单。5.依赖计算机优于依赖人脑企业的老板们都有深刻的体会：一个企业对优秀的业务员是多么依赖！对他们，我们真是又爱又怕，总要用警惕的眼光审视着他们：他明天早上，会不会恭恭敬敬地交上一份辞职报告，告诉你他要另谋高就，或挑摊单干？只要关键的业务员一旦缺失，我们就可能：流失大量的学员，因为来电或者来厂咨询的学员档案只是写在业务员的私人笔记本上；业绩猛烈下降，因为很多技术信息都只有一个业务员知道；财务结算审核出错，因为很多学员的所缴费用情况只有工作人员最清楚；……在一个汽车驾驶培训学校，培养一名好的业务员，需要很长的时间。人员流失，却是一天的事。多年来，汽车驾驶培训学校一直深受其扰。解决这个问题的方法，不是老板赤膊上阵，顶替业务员的空缺。我们可以把原本由个别业务员掌握的信息，存放在计算机中，变成全体业务员，包括继任的业务员，能共享和继承的信息。使用计算机，可以摆脱对人的复杂依赖，改为对计算机的简单依赖。计算机如此博闻强记。计算机不会像熟练后的业务员一样，闹福利，争奖金，要跳槽。他忠诚可靠，唯一的微薄要求就是电压稳定。6.大大提高工作的效率在处理业务的速度上，计算机比人要快得多。实际上，不仅仅在统计分析上，在处理开票、制作表单等业务中，计算机做的也很出色。巧妙编程的软件，已经使操作者对培训或收费项目编号的记忆量要求降到最小，而且不必掌握五笔字形等复杂的汉字输入方法。计算机开票相当简单。提高了工作效益的同时，也减轻了工作人员的劳动程度。而且，计算机开票，可以为制单者提供他所需要的各种资料，如老学员档案、培训记录、考试成绩、费用信息，随时十分方便地加以引用，可以进行金额和税金的自动计算、自动打印，节省了大量翻账本、查资料和计算的时间，从而大幅提高处理业务的速度。7.让总校和分校成为一个整体在中国，连锁经营的浪潮早已悄然兴起。统一形象、统一品牌只是连锁店的外表，更重要的是实现招生、人员、资金和教练的统一调配、共享学员和技术的信息，达到依赖规模降低经营成本和提高服务水平的目的。为这个目的，计算机联网管理可以大显身手，它让你的总校和分校成为一个总体，不至于因为成长而失控，实现效益最大化。而且计算机系统可以做到各个分校之间看不到对方数据，总校可以看到各个分校的数据。.三、选择什么样的计算机管理系统随着汽车驾驶培训学校的平均利润率的正常回落，计算机的硬件价格也在迅速降低，使用计算机管理早已成必然之势。现在，计算机管理已成为一个汽车驾驶培训学校管理水平的标志。那么企业选择甚么样的软件好呢。两种方式，一是自主开发，而是购买通用性的软件产品。自主开发的软件最开始，80年代初，市面上没有商品化的软件可买，人们只好自行开发软件。在那个原始年代，汽车驾驶培训学校的老板们就是系统设计师，常常亲自与不知从哪里请来的大学老师或学生一起挑灯夜战，讲解企业的运作模式，给编程者上课。这样编出的软件，往往都是亦步亦趋地符合某个别汽车驾驶培训学校的习惯，尽管这个企业的管理方法可能有种种弊端。就这样，我们迈出汽车驾驶培训学校计算机管理的第一步。但自行开发软件的模式很快显示了其不足之处：其一，技术水平低；因为这些系统由于是委托个人开发，受限于当时的计算机水平和个人力量的不足，投入小，造成软件的技术落后，软件功能简陋、安全性差；其二，没有可靠的服务；因为这种软件，往往是作为一个个人或单位的小型项目而开发的，项目完成后，人走茶凉，软件的维护就没有人管了。一般企业的办法，就是联系原来开发组的一个成员，私下支付一些报酬，以便继续维护软件，勉强使用它。这样做，代价又高又没有保证。其三，软件的价格可能较高；如果一个软件只为一家客户开发，高额的开发费用就会由这一个学员承担，软件价格就会较高。除非这个软件是个粗织乱造的东西。其四，企业付出的精力大；因为企业要付出大量精力，去指导不懂驾校业务流程的软件工程师了解业务。这里面的劳动量之大，总是双方都在事先难于想象的。由于双方误解，造成工作的重复和浪费，不但让软件开发失败，还常常让朋友反目为仇。正是由于以上原因，现在这种软件开发方法已经快绝迹了。偶尔还有个汽车驾驶培训学校的老板，受到一个艺高胆大的朋友的鼓动，决定化上几万元，委托这位可敬的朋友做一套软件。听到这种事，真有恍如隔世之感。这位老板的观念，太落伍了。通用性的软件产品变革，来自那些曾为某个汽车驾驶培训学校开发软件的众多计算机公司中的佼佼者。很快，这些软件公司修改自己的产品，将它们又卖给其它类似企业，他们像蜜蜂到处采蜜一样，不断吸收了不同汽车驾驶培训学校管理模式的优点，投入大量人力和资金，对软件完善和升级，慢慢地将自己的个性化的软件，改造成一套通用化的商品化软件，现在，这种商品化的驾校管理软件早已成为主流。商品化的软件的特点有：其一，系统稳定；商品化的软件已经经历了软件公司的现有用户实践使用，稳定性一定比零时开发的软件强其二，软件功能强；由于软件公司投入了大量资金和人力，致力一个软件的开发，不断吸收各个企业的合理建议，又融合其它类似软件的优点，软件功能就会变得十分丰富和强大。不但可以满足客户想到的要求，而且，可以给满足那些客户需要但自己没有想到的要求；这就像软件公司常常宣传的：购买一套优秀的软件，实际上就是购买一套总结了众多优秀企业的管理思想的管理方案。其三，软件的价格合理；虽然开发通用的驾校管理软件的费用，常常以百万计，比自行开发软件高昂的多，但是，由于其应用客户众多，每套软件的价格就便宜合理了。其四，可以享受长期的服务；开发驾校管理软件的公司，因为要长期致力于这个项目的开发，所以特别重视售后服务和软件升级，因为他们指望，一个客户使用好了软件，可以给他介绍另一个客户。而且他们从售后服务中，也能得到大量的有利于改进产品的信息；其五，客户节省精力。对于软件，采取拿来主义的方式就可以了。显然，自主开发远不及通用性的软件产品，如果企业担心通用性的软件产品不适合自己企业，可以要求软件公司进行本地化修改。如何规划计算机管理系统一、计算机管理带来的烦恼使用计算机管理系统，可能会遇到下面这些烦心事：出病毒了；计算机坏了；网络断了；数据乱了；打印的格式不合要求了；软件公司的服务不好；计算机管理员跑了；……更令人着急的是，这些问题往往是企业自身的力量无法解决的难题，对手下人要求加班、给他们加奖金或加重处罚，都