试论秘书工作与人际关系

江苏经贸职业技术学院公共管理学院2010级文秘专业学年论文第1页共10页试论秘书工作与人际关系内容摘要随着社会的发展，人们对秘书工作要求越来越高。一名合格的秘书，不仅应具有较强的业务能力，较高的品德修养，还要学会处理各种复杂的人际关系。本文从三个大的方面详细论述了秘书工作、人际关系以及秘书工作中所涉及的主要人际关系的处理原则。关键词秘书工作人际关系原则处理前言随着我国社会经济的不断发展，科技的不断进步，人们的生活水平有了一定的提高，与此同时，各种各样的新型产业也在不断涌现，内部结构也在不断发展与完善，当然，秘书行业的发展越来越快速，并且对于一个企业也越来越重要。秘书工作的开展，主要是人与人之间的交流与沟通来实现的。秘书的职能就是辅助决策、协调发展等。美国著名的成功学大师，戴尔·卡耐基曾经说过这样的话:“一个人事业上的成功，只有15%是依赖于他的专业知识和技能，而85%则是依靠它的人际关系和处事能力”1；秘书人员的人际交往直接影响整个办公室的工作氛围和办事效率。正确的认识与理解秘书工作，建立良好的工作环境，需要我们共同努力。下面根据秘书人际关系的特点、处理人际关系的基本原则等方面对秘书人际关系的处理进行探讨，切实提高处理人际关系的能力。正文一、秘书工作概述（一）起源与发展谈到秘书工作，我国秘书工作可谓源远流长。但由于古代的秘书工作名与实不符，我们不能顾名思义地区按图索骥，而只能从现代秘书工作的基本只能去考察。如果从“辅助管理、处理文书”角度出发，秘书的起源可以追溯到皇帝时代。从秘书工作的主要内容文书工作来说，它是随着文字的出现、国家的产生而产生的。国家进行管理需要有内容、有条理、有一定形式的文书。这些文书必须有人去制作、处理和保管，这就形成了最初的文书工作。经过各个朝代的发展及历史的进步，秘书的工作也得到了长足的发展。尤其是到了近现代，秘书工作的办公设备、专业技能更是得到极大的提高。随着经济和科技的发展，越来越多的秘书部门和秘书人员使用录音笔、录1.岳贤伦.活用人际关系巧办事[N].北京科学技术出版社，2006.江苏经贸职业技术学院公共管理学院2010级文秘专业学年论文第2页共10页像、静电复印、电子文字处理与信息储存、电子传真等先进办公设备，逐步实现办公自动化，同时也逐步引入信息论、控制论、系统论等原理对秘书工作进行科学管理。随着知识经济和网络时代的到来，各地区各部门纷纷运用互联网进行信息的沟通和处理，电子邮件、电子商务、网络营销、网上办公等技术手段和方法越来越多的出现在秘书工作的实践中。秘书工作已经进入了一个新的层次。（二）涵义“秘书”，从字面上理解就是秘密文书工作者的意思。然而，对秘书工作工作的涵义，众说不一。还有一些人用比喻说明，秘书是领导的参谋与助手。这些说法都有一定的正确性，但又不是那么的确切。经过几千年的发展，到了近现代，秘书有了更为丰富、更为确切的涵义。在此，我所要论述的是，在现代社会中的秘书涵义。总的来说，在现代社会中，秘书工作就是帮助机关、企事业单位、上司处理日常事务，使机关、企事业单位能够顺利正常的运行。（三）内容谈及秘书的工作的内容，人们的脑海中不禁会冒出“繁琐”二字。这种想法无可厚非，秘书工作的总体内容确实很繁杂，秘书人员要处理各种事务。但是，举例来说，在那些分工明确的企业里，秘书工作是极具专业性的。在美国1，秘书工作被用“文书、事务、一般管理”三个词来概括。这在世界范围内具有一定代表性的。当然，这三个词是代表三个大类，可以分为一二十个小类。许多西方公司在录用新秘书之后，人事部门会给秘书一份“职位说明表”，逐一列出秘书应做的工作。当然，这在大部分的中国企业也是实行这一制度的。结合我国的实际情况，尤其是改革开放后几十年来秘书工作有所发展，与国际上越来越接近的现实状况，我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项2：1.文书撰写（上司口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等）2.文书工作（打字、复印、编排、装订等）3.文书处理（手法、传递、办理、保管、立卷等）4.档案管理（归档、鉴定、管理、提供等）5.会议组织（准备、记录、文件、善后等）6.调查研究（计划、实施、分析、研究等）7.信息资料工作（手机、整理、提供、储存等）8.信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）9.接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等）10.协调工作（政策、工作、地区、部门，人际关系等）11.督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等）12．日程安排（为上司安排工作日程、会议及差旅事宜等）13.日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）14．办公室管理（环境、设备、经费等）1.丁庆新、窦春玲.《人际关系心理学》.北京清华大学出版社北京交通大学出版社,2008.(8)2.陆瑜芳.《秘书学概论》.上海：复旦大学出版社,2001.(7）江苏经贸职业技术学院公共管理学院2010级文秘专业学年论文第3页共10页15.其他临时交办事项。当然，这15项秘书工作是就秘书整体而言的，不是说每一个秘书人员都要做这15项工作。一般来说，机关单位层次高，规模大，秘书人员多，分工也就细一些。每位秘书担任的工作项目少一些，但单项技术要求高一些。反之，基层秘书工作项目多，任务繁重。正如前面所论，分工明确的机关、企事业单位，秘书工作就更具专业性。分工模糊的单位，秘书工作就繁杂。（四）性质与特点无论是政府机关、企事业单位或是私人秘书，也无论秘书人员的类别或层次，其工作的性质与特征是大体相同的，具有某些共性，或可以说是职业特点。从秘书工作的涵义及内容中，可以得出四点：1.辅助性“辅助”即辅佐、帮助的意思，它是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标，两者密切相关。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。所以，各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。2.综合性综合性这一特质是秘书工作最具挑战性的一面。所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。总之，秘书工作的综合性这一特质，需要你有强硬的知识技能以及各方面的素质。3.机密性秘书工作的机密性特质是每个秘书人员的首要职业道德。从字面来看，“秘书”这个词语有“秘密藏书”和“秘密文书”的意思。但随着人类社会的发展，逐渐成为指人的一个名词，即“秘密文书工作者”，既而也就有了秘书工作这一称谓。暂且不论秘书工作的本质，仅从字面来说，“秘书”就是一项秘密的工作，因而要保守秘密。所以，秘书工作具有机密性这一特点。其实，从实践方面来看，不管是机关、企业、私人的秘书。其工作内容都或多或少地涉及到机要和秘密，或者设个人的隐私。所以，保守秘密也是秘书工作者的必备职业素养。4.服务性秘书是领导的助手，秘书要为领导服务。所以，仅从这一点便可说明秘书工作具有服务性。此外，秘书职业属于第三产业，也就是我们所说的服务业，具有明显的服务性。而且，党和国家也曾提出秘书工作要做到“三个服务”：（1）为本机关领导和上级机关服务（2）为本机关其他职能部门服务（3）为下级机关和人民群众服务作为一名秘书学科的学习者及将来秘书工作的从业者，秘书人员必须认清秘书工作江苏经贸职业技术学院公共管理学院2010级文秘专业学年论文第4页共10页的四个性质，才能摆正自己在单位中的位置，摆正自己的社会地位以及自己的心态，这样才能自觉地做好各项工作。（五）作用秘书工作在日常社会生活中的作用是十分重要的，不可或缺。总的来说，有以下几个方面:1.助手作用秘书是上司的直接工作助手，要帮助上司处理许多日常事务，让上司能够更加有条不紊的处理手中工作，让单位运转的更流畅，秘书在其中起着无可置疑的助手作用。不仅如此，秘书还应为上司把关。例如，接待、收发信件、会议等等。助手作用实至名归。2.参谋作用秘书是领导身边的参谋助手。俗话说：“三个臭皮匠赛过诸葛亮”。每一个重大决策的作出，都需要反复斟酌，需要不同的意见。在一个企业里，除了管理层人员参与决策，而且，有时候当自己的上司处于困境时，这时秘书往往能起到很关键的作用。秘书人员把自己的建议、想法告诉上司，有时这些建议和想法会让他们有茅塞顿开之感，这往往会帮助上司作出正确的决策。这是因为，秘书人员在日常的工作中，收集到了许多信息，在需要的时候会为自己的上司出谋划策，提供帮助，即起到了参谋作用。3.协调作用秘书工作的协调作用在机关、企事业单位的日常运作中是十分重要的。秘书人员要协助领导协调好各个部门的职能，这样才能使得各个部门有序正常地运行，为公司、公众带来最大利益。秘书的工作任务、工作地位和工作方式影响着秘书的协调作用。秘书的地位往往是“一人之下，众人之上”，处于工作网络的“结点”，与各个部门、人员有着广泛的接触，也容易产矛盾，需要及时协商、沟通、调解，力争达到平衡和统一。秘书人员的协调能力的高低对一个单位的影响是比较大的，因此说秘书工作的协调作用是十分重要的。4.信息枢纽作用以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息，工作比较单一。然而，现代秘书则从接待、联络、调研、电话等工作中接触大量的口头信息。秘书人员可以从外界得到大量的外部信息，也可以从公司管理层人员那里获得单位内部消息。秘书的办公室可以说是机关、公司的信息集散地。秘书为上司和整个单位起着信息的提供、反馈、传递等枢纽作用。5.公共关系作用公共关系是指组织机构与公众环境之间的沟通与传播关系。秘书工作中有“对外联络，内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。它能够传递公众对组织的理解与支持，产生积极作用。尤其是那些不设置独立的公关部门、没有专门公关人员的机关或单位，秘书人员更应自觉认识到这方面的责任，做好相应工作。此外，企业秘书人员应帮助上司密切和融洽公司内外等各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好形象。总之，秘书工作在现代社会生活中是十分重要的。当然，谈到秘书工作，那么秘江苏经贸职业技术学院公共管理学院2010级文秘专业学年论文第5页共10页作中的人际关系也是相当重要的。下面我就肤浅地论述一下“秘书人际关系。”二、秘书人际关系概述（一）秘书人际关系的涵义美国著名的人际关系交往专家戴尔.卡耐基指出1：“人际关系是文明社会的精髓。”人际关系属于社会学的范畴，人际关系是指人与人在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系、被称业“叶缘关系。”人类社会中涉及了很多方面的关系，它包括集体与集体、个人与个人等关系，人际关系是人类社会中最普遍的关系。而作为社会一员的秘书人员，自然也具有这种关系。（二）秘书人际关系的内容人与人之间的关联状态从无关（零接触状态）到关系密切（深度卷入状态）要经过一系列的变化过程，从而人际关系形成。人际关系的内容主要是通过社会生活中的行为交往、语言交流等方式，使彼此能够了解、认知，在各种社会活动中互相合作、帮助、促进。秘书人际关系的内容是秘书人员工作中非常重要的方面，秘书人员要对这些内容熟记于心、才能针对性地处理各种人际关系。（三）秘书人际关系的特征由于秘书自身的地位、作用和工作性质有其特殊性，因而秘书的人际关系除了具有社会生活中通常的人际关系的一般性特征外，还有其他特征，下面即为所列特征：1.广泛性作为一名秘书工作者，要做好自身的工作，就必须要同社会的各个层面、各种人群进行交流与联系。这些工作所涉及的方面是十分复杂的，这包括机关单位的管理工作、业务工作等所有方面，这其中还包括上级机关及其领导、同事之间的相处等等。因此，秘书的人际交往是层次复杂、全面、开放的，具有明显的开放性。2.从属性从秘书工作的辅助性特点知道，秘书是处于辅助地位，是领导的助手。我们知道，人的性格具有强烈的主观选择性，人们会根据自己的主观判断来