企业文书业务培训教材(PPT54页)

企业文书业务培训讲座二零零九年九月第2页共55页为什么要举办本次培训班企业不断发展壮大，需要建立规范化、制度化、流程化的管理模式，作为信息传递的重要枢纽，综合管理和文书人员发挥着关键作用；然而，现实存在着较大差距，主要有：1.因为文书岗位人员经常变动，导致在其岗却不熟悉其业务；2.各单位文件起草质量参差不齐，有的基本是文理不通、格式混用，既影响了工作，也有损企业的对外形象；3.有些文书对不同类型文件的传递流程不熟悉，影响了工作效率。基于现状与目标的差距，所以要举办这次文书业务培训班。第3页共55页主要内容第一部分常用文件传递流程第二部分应用文写作知识第4页共55页第一部分文件传递流程1.部门签报收发流程2.部门发文流程3.红头文收发流程4.领导干部请假流程第5页共55页1.部门签报收发流程发签报收签报部门A起草部门A文书部门A领导123需要公司领导审批？4公司文书是，会签选择集团/动力办公室主任公司领导568部门反馈7部门B文书否，会签部门B领导部门B相关人员9101112部门反馈第6页共55页注意事项适用范围注意事项签报收发流程向上级请示跨部门协调主送部门项不能缺省，一事一报；发签报时，无论是直接发到办理部门，还是向公司领导请示，文书都必须点击“会签”按钮，而不是“提交”按钮；接收部门反馈意见时，文书必须点击“部门反馈”按钮，反馈到起草部门，而不是“提交”到其它部门；需要公司领导审批时，必须主送“潍柴集团或潍柴动力”，而不是“办公室”；需要公司领导审批时，起草部门须先“会签”公司领导，领导反馈后再“会签”办理部门。第7页共55页2.部门发文流程部门A起草部门A文书部门A领导123需要联合下发？4部门B文书是，会签部门B领导部门B相关人员568部门反馈7否流程结束下发收文部门需要公司领导审批？9否流程结束下发公司文书办公室主任公司领导1011是，会签1213部门反馈第8页共55页注意事项适用范围注意事项部门发文流程一般通知调查报告简报等主送部门不能缺省；如果联合下发或公司领导审批，须点击“会签”按钮，相关部门点击“部门反馈”反馈意见；选择公司领导审批时，主送部门必须是“潍柴集团或潍柴动力”若既要联合下发，也须公司领导审批，要先与联合部门会签，再经公司领导审批后下发。第9页共55页3.红头文收发流程发文收文部门A起草部门A文书部门A领导123需要联合下发？4部门B文书是，会签部门B领导部门B相关人员568部门反馈7否，提交公司文书办公室主任核稿公司领导签发秘书审稿91011文印处理121314收文部门文书15下发收文部门领导收文部门相关人员16171819归档第10页共55页注意事项适用范围注意事项红头文收发流程向上级部门请示重要文件下发等职能部门具有该项权限；发红头文时，要首先选择集团发文、动力发文或重机发文，然后再选择类别；主送部门不能缺省，落款要与发文机关相同，不能落二级单位名称；如果须抄送和抄报，必须写明。抄报对应上级单位，抄送对应平级单位；“会签”、“部门反馈”与前面相同。第11页共55页4.领导干部请假流程发起申请级别1分管领导审批正部/副部主持工作董事长审批公司秘书确认2助理/副部部门负责人审批分管领导审批3公司级4反馈第12页共55页注意事项适用范围注意事项领导干部请假流程助理以上领导干部请假领导干部请假一律通过OA系统；可由请假人本人发起申请，也可由单位文书代行；要规范填写《外出事务报告单》，特别是起回程时间、目的地、事由，一定要填写准确；请假后，要主动与分管领导沟通，以免审批延误。第13页共55页第二部分企业应用文写作一、应用文概述二、公文格式介绍三、常用应用文介绍四、应用文结构和语言五、常见问题举例第14页共55页一、应用文概述第15页共55页一、应用文概述1.概念应用文是指日常工作和生活中经常使用的、为某种具体的实用目的而写的文体。因此，它是完成具体工作或事情的一种工具。在所有的文体中，应用文是使用频率最高的。政府部门、企业用它来上传下达、办理公务，普通人用它来交流思想。因此，应用文又称为实用文体。第16页共55页一、应用文概述2.特点实用性即“应用”，是为使用目的而写作，具有实用工具的作用。规范性形体、格式、语体及操作方式要符合严格的规范要求，具有很强的规范性。以解决实际问题为目的，为现实需要而写作，内容具有真实性。真实性平实性要求语言简朴、表达明确。第17页共55页一、应用文概述3.功能管理指导对下级进行领导和指导，政府和企业各项方针、政策的贯彻，各项任务的完成，离不开应用文。信息交流方便、快捷，用于与上下左右联系，沟通情况，指导工作，处理问题。是指导工作的重要依据，在工作完毕之后，文件存档又具有重要的凭证作用。凭证依据第18页共55页一、应用文概述4.分类按适用领域划分，应用文可分为8种：行政类司法类外交类经济类命令、议案、决定公告、通告、通报通知、请示、报告批复、意见、函会议纪要、计划调查报告、简报等起诉书、答辩状判决书、庭审笔录法院公告等照会、国书、条约备忘录、协定等意向书、投招标书合同、说明书经济预测报告经济活动分析报告市场调查报告等科技类新闻类礼仪类事务类学术论文、学术报告、实验报告、可行性报告、设计说明书等新闻、通讯广播稿、演讲稿解说词等请柬、致辞、讣告唁电、悼词、生平等书信、电报、聘书申请书、倡议书启事、海报、大事记、会议记录等第19页共55页一、应用文概述5.公文分类公文是公务文书的简称，是最重要的应用文，它是党和国家机关，社会团体，企事业单位行使职权、处理公共事务的文字材料。a.按机密程度划分：绝密文件内容涉及重要机密，在一定时间内需要绝对保密的公文。机密文件不涉及重大核心机密，但在一定时期、一定范围内需严格保密的公文。虽不涉及重大机密事项，但却有一定保密要求的公文。秘密公文不涉及机密事项的公文，即普法文。普通公文第20页共55页一、应用文概述5.公文分类b.按处理时限划分：紧急公文特急件，通常2小时内办复。急办公文急件，通常半日内办复。平件，通常1-3天内办复。常规公文上行文发往上级机关、单位的公文。平行文发往平级或不相隶属的机关、单位之间的公文。发给下属机关、单位的公文。下行文c.按行文方向划分：第21页共55页二、公文格式介绍第22页共55页二、公文格式介绍1.外形格式公文用纸A4型（长297mm,宽210mm），对外公布性的公文，如公告、通告等，视实际需要确定。页边距上下：37mm±1mm；左右：28mm±1mm。根据实际情况，可作适当调整。装订公文一律在左侧装订，装订位置以不太靠边和内不压字为原则。要求不缺页、不重页、页码序号正确。第23页共55页二、公文格式介绍2.眉首格式发文机关标识即版头，它是文件的门面，位于公文首页居中偏上位置。由发文单位名称（全称或规范简称）+“文件”二字组成。发文字号由发文单位代字+发文年度+发文序号组成。发文单位代字如：潍柴集团办字、潍柴集团人字等；发文年度用阿拉伯数字标全称，外用六角中括号，如〔2009〕；发文序号在发文年度之后，用阿拉伯数字表示。反线为一条细实红线，反线下为公文的主文格式。党内公文在反线正中间缀一红色五角星，行政公文没有。密级标识在版心右上角第一行。国家秘密的标识为“★”，”★”前为密级，“★”后标保密年限。紧急程度标在密级下方位置，无密级的文件，标注在公文首页右上端适当位置。第24页共55页二、公文格式介绍3.主文格式标题公文题目，应简要、准确地概括公文的主要内容，一般以不超过30个字为宜。由发文机关、事由、文种三部分组成，发文机关、事由可以省略，文种不可省略，一般不用标点符号。大标题用小2号宋体，潍柴多年习惯为小2号黑体；文内小标题和正文一般用3号仿宋体。主送单位即受文单位，也即”抬头“，写在标题之下，正文之前，顶行，字体同正文。决定、决议不写主送单位。正文主送单位至落款前的部分，是公文的主要部分，要求：思想原则要表达全面、概念表达具体明确、文字力求准确简练、语言通俗易懂、文字切忌冗长。附件可选项，不是每个公文都有附件。附件写在正文之下，空两格书写，必须把附件名称和件数写全。附件名称不加书名号，末位也不用标点符号。如：附件：1.…2.…第25页共55页二、公文格式介绍3.主文格式（续表）落款成文日期位于主文的右下方，包含发文单位和日期两部分，上下排列。日期用汉字书写，年、月、日必须齐全，不能省略数字，年份不得略写，最后一个字与图文区右边沿有4个字的距离。印章是公文生效的凭证，印章盖在成文日期之上正中位置，上不压正文，下压年月日。第26页共55页二、公文格式介绍4.版记格式主题词规范化的用以表示公文中心内容的词，位于抄送机关标识域之上。每个主题词之间空一个汉字，最后一个主题词必须是文种。抄送单位位于主题词之下，印发机关、日期之上，字体同正文。印发单位日期印发单位指发文单位的办公部门；印发日期指接到定稿后的起印日期，一般写成”×××办公室×××年×月×日印发“。印发机关与印发日期中间略有间隔。第27页共55页三、常用公文介绍第28页共55页三、常用应用文介绍在工作中，企业常用的应用文种主要有：通知、请示、通报、报告、决议、决定、函会议纪要、调查报告、简报、致辞、介绍信证明信、启事等。更多资料在资料搜索网()海量资料下载第29页共55页三、常用应用文介绍1.通知概念适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或共同执行的事项。分类指示性通知、批转性通知、告知性通知、会议通知、任免聘用通知等。结构与写法标题由发文机关、事由、文种组成，如《中共中央关于在全范围内实行夏时制的通知》，有时可以省略发文机关和事由，直接就是通知。注意：要在标题中把各种通知的性质体现出来。往往在“关于”后面标明“颁布”、“印发”、“发布”、“批转”、“转发”等字样。发文字号按标准的公文格式书写。如：潍柴集团办字〔2009〕6号。注：一般非红头文通知可以省略此项。第30页共55页三、常用应用文介绍1.通知（续表）结构与写法主送单位不能缺省，比如：公司直属各单位等正文1.指示性通知：首先写出本通知的依据和目的，其次写通知的具体任务和要求。要写清楚处理问题的原则、具体措施或方法。2.批转性通知：正文比较简单，句式比较固定。要写明对所批转或转发的文件的意见或评价，标明批转、转发的目的，如要求：“参照执行”、“遵照办理”、“认真贯彻执行”等。同时还可在其中作出具体的指示性的意见。3.告知性通知：需写清楚告知的事项，即通知的事项、意义和重要性、希望和要求等。4.会议通知：写明会议的名称、时间、地点、内容、参加人、要求等。5.任免通知：只需写明任免的依据和内容，包括时间、单位、人员、具体职务等。落款执行标准公文格式。举例关于全力做好甲型H1N1流感防控工作的通知——指示性通知第31页共55页三、常用应用文介绍2.请示概念适用于向上级单位请示指示、批准。特点1.一文一事；2.不能多头请示；3.一般不能越级请示，如果情况特殊，必须越级时，则应同时抄报被超越的单位。分类请求批示的请示、请求批转的请示结构与写法标题等标题、发文字号、主送单位书写，执行标准公文格式。正文1.请求批示的请示：首先交代请示的目的、原因、背景情况等，其次写出具体意见、建议，最后用“如无不当，请批复”、“当否，请批示”等结束全文2.请求批转的请示：内容与请求批示的请示相同，最后结束语用“以上意见如无不妥，请批转各部门贯彻执行”等常用语结束。落款执行标准公文格式。举例关于退休职工遗属纳入社会统筹有关问题的请示第32页共55页三、常用应用文介绍3.通报概念适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。特点1.典型性：内容具有典型性，在工作中有普遍意义；2.及时性：及时处理工作中的新情况，表彰先进，推动工作顺利进行；批评错误，避免更大的错误。分类表彰性通报、批评性通报、情况通报。结构与写法标题等标题、发文字号、主送单位执行标准公文格式。正文1.表彰性通报：首先介绍先进事