11、保护客户机密

单元单元单元单元11单元单元单元单元11保护机密性和隐私保护机密性和隐私保护机密性和隐私保护机密性和隐私学习目标学习目标了解为什么机密性和隐私是重要的市场行为问题了解中国保监会和公司对机密性和隐私的规定了解代理人通常会犯的有关机密信息方面的错误了解如何保护客户数据和公司信息的机密性了解如何做好日常合规准备2机密性和隐私机密性和隐私由于工作的性质，保险代理人通常会了解到大量有关客户的财务、健康状况和私人方面的信息。代理人作为专业人士，有责任保护他们所持有的有关客户财务、健康状况和私人方面的信息隐私3公司的机密性和隐私政策公司的机密性和隐私政策“作为公司的代理人，您会了解到客户和公司的机密信息。泄露机密可能会导致严重的后果。必须严守所有客户、受益人、公司等的机密信息，并仅向具有合法权限的人员提供这些信息。您有责人员提供这些信息。您有责任维护您所持有的所有机密信息的安全。”4中国保监会有什么规定？中国保监会有什么规定？代理人不得“泄露投保人、被保险人、受益人、保险公司的商业秘密或者个人隐私”——《保险营销员管理规定》中国保险监督管理委员会令2006年第3号，第36条第16项5什么是机密信息？什么是机密信息？机密信息是任何您所获得的有关客户或投保人的私人、商业、财务或健康状况方面的信息，通常是不面向不面向不面向不面向公众的。谨慎起见，会将有关投保人或客户的所有信息视为机密信息。这包括书面信息或通过交流了解到的信息。这包括书面信息或通过交流了解到的信息。6机密信息的示例机密信息的示例实际情况调查材料、投保单、会谈记录、保单保费通知、受益人变更检查报告、健康状况报告资产负债表、计算机分析甚至电话留言条甚至电话留言条7机密性机密性在数字经济时代，身份盗窃是严重的问题。代理人的文件中具有身份窃贼要寻找的信息：人的文件中具有身份窃贼要寻找的信息：–银行账户号–信用卡号–驾驶证号客户还希望将这些信息保密：–有关健康状况历史记录–有关健康状况历史记录–资产与负债表等方面的信息8机密性机密性如果客户发现其机密信息被泄露给他人，则代理人和客户之间的信托纽带将受到破坏。客户希望代理人对其财务状况、健康状况和私人信息保密。9代理人未能保护客户机密信息的常见问题代理人未能保护客户机密信息的常见问题大多数有关机密性的问题都是无意中造成的。以下是几个代理人将客户信息的隐私泄露的示例。在可能会被无意中听到的地方与客户通电话将客户记录遗丢失让经过的人看到机密信息10代理人未能保护客户机密信息的常见问题代理人未能保护客户机密信息的常见问题丢掉客户记录之前未将其粉碎培训期间将机密信息透露给其他代理人在闲谈时将机密信息透露给好友和其他客户将客户的机密信息透露给向自己推荐客户的人11保护客户信息的机密性保护客户信息的机密性仅保单或合同所有者有资格查看有关其投保单或保单的机密信息。勿将客户的信息透露给客户的家庭成员、客户的顾问（如会计师）、银行、业务伙伴等，除非您有客户的书面许可。没有该许可，您就要为滥用任何客户信息的行为承担责任。出现任何有关机密信息泄露的问题，请将这些信息提交给您的经理或总部。12代理人未能保护公司机密信息的常见问题代理人未能保护公司机密信息的常见问题将公司培训材料留在会议室和公共场所。复制了多份公司的信息，未清算处理所有复印件未适当地处理过期的计算机软件。将标记为“仅限代理人使用”的信息的复印件交给客户。在行业会议中将信息透露给竞争对手。13透露公司的机密信息是严重的市场行为错误透露公司的机密信息是严重的市场行为错误即使代理人与公司不再具有合同关系，但他/她所了解的和持有的信息仍然是机密的。代理人仍有责任对客户和公司的信息保密，不应将其透露给未获授权的人员。14信息安全、隐私/机密性测验1/5信息安全、隐私/机密性测验1/5对以下每项表述，回答“是”或“否”––我将保护机密性/隐私的所有责任委派给我办公室的所有职员。–我在餐饮场所与客户洽谈业务。–我没有将客户档案保存在上锁的文档柜中15信息安全、隐私/机密性测验2/5信息安全、隐私/机密性测验2/5–我认为在我的文件或办公室中没有对身份窃贼–有价值的类型的信息。–我在办公室中的小隔间外工作，这里经常有人经过。–我将图示、公司信息和客户信息等内容的复印件丢在垃圾箱中，但没有将其粉碎。16信息安全、隐私/机密性测验3/5信息安全、隐私/机密性测验3/5–我将计算机备份介质（磁盘、磁带等）保存在–未上锁的柜子、文件中或放在架子上。–我的个人计算机没有密码。–我让兼职员工使用我的客户名单处理邮件。17信息安全、隐私/机密性测验4/5信息安全、隐私/机密性测验4/5–我不知道下班后谁打扫我的办公室，以及是否–有人对他们进行约束和监督。–我一向是没什么条理。我将文件放在办公室、汽车、家里等。有时我会将文档和文件弄丢或将它们放错地方。18信息安全、隐私/机密性测验5/5信息安全、隐私/机密性测验5/5–我的计算机没有防火墙以阻止Internet访问。––我与我的配偶及好友谈论我的客户。19您的安全性分数您的安全性分数如果这些表述中有三项以上您回答“是”，则您很有可能会出现机密性/隐私方面的问题。如果您对两项表述回答“是”，则您可能会出现问题，但是您已经避开了许多最严重的潜在风险。20您的安全性分数您的安全性分数如果这些表述中您仅有一项或没有一项回答“是”，则您在机密性和隐私方面的做法恰当可靠。21有关如何避免机密性错误方面的建议1/10有关如何避免机密性错误方面的建议1/10不要在夜间将客户信息留在桌子或文件架上。锁起来！您的办公室应该有一个标有“机密”的文件柜来存放客户资料。除非您确定机密信息会由授权人员进行接收，否则不要通过传真来传送。22有关如何避免机密性错误方面的建议2/10有关如何避免机密性错误方面的建议2/10除非您确定机密信息仅会发送至目的方，否则不要通过电子邮件来传送尽可能少地复制机密信息，避免复制投保单、实际情况调查材料等。23有关如何避免机密性错误方面的建议3/10有关如何避免机密性错误方面的建议3/10不要在可以轻易被人听到的地方通过电话进行交流。避免在公共场所进行机密会谈。提醒客户他们同样应该注意保密；提醒他们注意仅当您在办公室的时候，才向您发送机密信息。24有关如何避免机密性错误方面的建议4/10有关如何避免机密性错误方面的建议4/10如果您参加培训会议或研究小组，请不要在讨论案例时提供客户的真实姓名。如果您与同事同在一个办公区，确保您与该同事讨论机密性的重要性，以及你们如何在办公区管理信息的机密性。25有关如何避免机密性错误方面的建议5/10有关如何避免机密性错误方面的建议5/10不要与您的配偶或密友谈论机密信息。如果您将客户档案留在家中，请将它们放在关闭的文件柜或抽屉中。26有关如何避免机密性错误方面的建议6/10有关如何避免机密性错误方面的建议6/10请告诉临时工有关机密性的要求，并时时注意机密信息得到控制。购买并使用碎纸机。在丢掉机密信息之前，请将其全部粉碎。不要将任何带有客户信息的东西丢在垃圾箱中。27有关如何避免机密性错误方面的建议7/10有关如何避免机密性错误方面的建议7/10减少机密信息的复制次数，以便您可以更好地管理这些信息。归档公司资料的复印件或将其粉碎。不要简单地将复印件丢到垃圾中。28有关如何避免机密性错误方面的建议8/10有关如何避免机密性错误方面的建议8/10选择性地打印包含客户或公司信息的电子邮件，如果您打印出带有客户信息的内容，则应将其视为机密的客户档案。不要将机密信息存储在未获授权人员就可访问的计算机上。不要将密码或访问代码告诉任何没有权限查看计算机上数据的人。定期更改密码。29有关如何避免机密性错误方面的建议9/10有关如何避免机密性错误方面的建议9/10将旧计算机硬盘的数据清除干净，或将其报废。擦除、重新格式化或破坏可能存有客户信息的旧的备份磁带、软盘、Zip磁盘或CD。请在您的计算机上安装防火墙，以防止他人侵入来获取您的文件。如果可能，请不要在您不在办公室时使连接处于开放状态30有关如何避免机密性错误方面的建议10/10有关如何避免机密性错误方面的建议10/10如果您在其他场所进行会谈，请不要在会谈后留下任何东西。注意分发的材料上面不要包含机密信息。了解下班后负责清扫您办公室的人员。如果他们未受监督，则您可能需要多加防护，因为这些人员可以在您不在时进入您的办公室及办公区。31日常合规检查1/7日常合规检查1/7信件信件信件信件在信件中是否避免了使用不适当措辞、术语和概念？32日常合规检查2/7日常合规检查2/7存档文件存档文件存档文件存档文件您的文件是否更新到最新了？是否已整理过您的存档文件以便可以归档？是否有今天的销售所需要的文件？33日常合规检查3/7日常合规检查3/7公司程序的更改公司程序的更改公司程序的更改公司程序的更改对今天销售的影响尽管您可能不需要每天查看有关政策和程序更改方面的公司通讯，但是您需要仔细阅读它们，并在实践中加以实施。您将在何时安排时间执行？34日常合规检查4/7日常合规检查4/7隐私隐私隐私隐私/机密性机密性机密性机密性您的办公区是否在控制中？是否有机密信息位于没有权限的人员会看到的位置？您在昨天销售中使用的机密信息如何了？35日常合规检查5/7日常合规检查5/7销售材料销售材料销售材料销售材料您计划在今天使用的销售材料是否是最新的？这些材料是否已提前通过认证？36日常合规检查6/7日常合规检查6/7产品知识产品知识产品知识产品知识您是否具有介绍您可能要讨论的产品所需的全部知识？您是否可以流利表述要传达的信息？37日常合规检查7/7日常合规检查7/7态度调整检查态度调整检查态度调整检查态度调整检查提醒自己没有任何销售可值得您破坏诚信，那样做可能会破坏您、公司和客户之间的信任纽带。合规错误的代价太高，不能走捷径。38问题与讨论问题与讨论问题与讨论问题与讨论