工作分析研讨(ppt-50页)

工作分析研讨博思智联管理顾问公司2003年7月研讨目的•帮助大家了解职位分析的概念、方法和基本原理。•促进大家掌握相关的操作方法和工具，并能在实际工作中灵活运用。又称为职位分析、岗位分析。通过系统收集、确定与组织目标职位有关的信息，对目标职位进行研究和分析，以确定目标职位的工作任务、职责、工作环境、任职要求以及与其他职位的关系等关键信息。什么是工作分析？研究微观组织“分工和效率”的管理技术。研究职位“工作和效率”的管理技术。什么是工作分析？过多突发事件职责不清分工不当忽略重要职能缺乏评价标准用人不当效率低下员工缺乏积极性组织目标无法实现为什么要做工作分析？工作分析是帮助管理人员分析和解决上述问题的基础方法和工具。做什么(What)何时(When)为什么(Why)在哪里(Where)什么人(Who)为谁(forWhom)如何(How)工作分析的内容（6W1H）人力资源工作人员咨询公司所使用的方法•访谈•小组座谈•工作日志•问卷调查•现场观察与访问•……工作分析的主要方法企业对工作分析的疑问？工作分析就是撰写职位说明书吗？企业常常拿着职位说明书，问：•如何使用这些厚厚的“纸”，除了招聘，还能够用它干什么？•我们的职位设置马上就要调整了，做这个职位的职位说明书有什么意义？•我们怎么才能知道职位设置是否合理？•……工作分析新方法业务经理使用的方法目标导向的责权分工系统方法示意图公司&客户需求分工体系任务人员目标与价值职位说明部门职责与任务需求满足有什么好处？真正帮助企业解决管理问题：建立分工明确、责权对等、稳定高效的职位管理体系•操作性强的系统方法•整体框架中，全面分析：•客户、部门与职位•流程、职责与任务•责任与权利•任务与人员•直接的、改善工作的依据方法如何使用？部门目标&职责表责权分工表职位说明书职位优化建议业务经理：责权分配的工具人力资源部：职位管理的工具部门成员：工作协调的工具工作分析研讨会如何建立客户导向的责权分工体系？职位说明书客户需求分析公司目标关键能力分析职责关键性分析部门职责任务-活动分解任职资格分析权限设计任务分配部门职责分析目标&客户任务&活动分析责权分配职位说明工作特性分析输入&输出负荷分析Step1.公司目标与部门客户分析公司目标与关键能力•公司的战略方向何在？•公司需要达到哪些具体的目标？（关键绩效指标,KPI）•为了实现战略和目标，公司必须在哪些方面具备有竞争力、难以被模仿和替代的能力？（关键能力）客户及其需求•我们部门/团队有哪些内部和外部客户？•不同的客户对我们都有哪些需求？客户&目标需要回答的问题：我们的客户是谁？客户•他们向我们提出需求，我们向他们提供产品或服务•在业务流程的后道工序•内部&外部客户都很重要•有可能客户也向我们提供服务，我们也是他的客户客户需求•客户需求涉及到管理、业务、服务等诸多方面•同时有诸多的表现形式：信息、资金、物品等客户&目标财务部销售部门费用支持销售回款部门职责分析需要回答的问题：•为了达成公司的目标、满足客户的需求实现职责，部门需要实现哪些职责？•这些职责对于公司的目标和关键能力贡献如何？•部门职责能够进一步分解成哪些具体的任务和活动？Step2.部门职责分析部门职责分析•业务职责：直接影响到部门目标，直接满足客户需求。•支持职责：对部门工作提供支持，辅助业务和管理功能的实现。•管理职责：对业务、支持职责进行管理、协调的功能。部门职责的分类职责、任务与动作的区分职责——为了实现目标，需要进行了工作，是一系列任务的集合。任务——为保证职责的顺利开展，必须进行的具体动作的集合。活动——对于操作性的工作任务，具体的任务可以进一步分解成为更为简单的动作。部门职责分析Step3任务分析需要回答的问题：•每一项任务的输入、输出关系是怎样的？•任务都可以用哪些指标进行衡量？•任务特性——操作(物品)、研究(信息)、(人际)沟通•完成任务，必须使用的设备？（硬件、软件）•任务的负荷分析？工作量的饱和程度的测量任务分析任务的输入输出关系•具体的任务都只是整体流程的一个截面；都需要“原料”输入，“产品”输出。2.研究任务输入/输出关系，需要尽可能明确，–从哪些内外部机构/职位？输入哪些“原料”？–“原料”经过任务处理，输出什么“产品”？输出对象？3.常见的“原料”/“产品”–信息：文件、工单、口头指令、决定……–资金：现金、支票……–物品：设备、原材料、半成品……任务分析任务衡量指标任务分析时间限期到市场时间…...数量利润产量收入…...质量准确性可靠性…...成本单元的成本与预算的对比…...满意度投诉称赞反馈…...任务特性1、操作：通过具体动作，对可见的物品进行操作处理（加工、调试、输送、运行、等），或遵循明确的程序、规范、规程要求进行执行的活动2、研究：通过脑力思考，对原始的信息或物品进行分析、加工、处理的活动，此类活动不属于程序性活动、且具有一定创造性。3、沟通：通过与他人的沟通（谈判、协商、申报等），获得、发出或处理信息。任务分析工作负荷分析•工作负荷衡量的基本方法：单位时间内，∑任务耗时×任务频率•不同特性的任务，工作负荷分析的方法、难度差异很大–对于操作性、复杂性较低的研究和沟通任务，以上方法能够较好地衡量工作负荷–对于需要高度复杂的智力加工的研究和沟通任务，以上方法能够提供参考，但不能够全面衡量工作负荷任务分析Step4.职位设置与分工职位设置与分工需要回答的问题：•我们部门/团队都有设置了哪些职位？•他们都承担了哪些任务？•他们拥有哪些相应的角色和权限？•是否能够通过优化职位和分工，优化工作流程、平衡工作负荷？任务承担的不同角色职位设置与分工审核任务全部任务部分任务主要协助重点关注的问题•从上至下进行分工，只是工作分析的基础工作•在职位和分工的基础上，进一步研究是否合理、是否能够更加均衡和高效，并且持续地调整和优化，才是工作分析的核心目的职位设置与分工任务合理性需要回答的问题：部门内部分工，是否实现了——•流程最优化？•责任与权利的对等和统一？•职位和人员的最佳匹配？•工作量的均衡分配？职位设置与分工Step5.职位说明书职位说明书•职位基础信息•职位目的•职责与任务•关键工作产出5.职位权限6.工作关联关系7.职位任职条件8.其他内容——职位分析的直接成果。通常包括以下内容：1、职位基础信息•职位名称•所属部门•上下级管理关系•职位说明书撰写人、时间职位说明书为了市场占有率利润销售额数量质量服务…...在政策原理准则日常监督…...做什么组织指导推荐计划操作活动…...说明该职位对于组织的核心价值，是职位存在的根本理由和原因。2、职位的目的职位说明书为了为了完成销售额实现利润及获得市场占有率，在在公司的营业发展方向和产品影响下，做什么制定营销策略和营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。职位目的：营销总监职位说明书做什么为什么为了达到反应/行动的动词活动的对象结果3、职责与任务职位说明书做什么为什么为了达到反应/行动的动词活动的对象结果识别选择面试推荐雇用职位候选人在时间成本和质量上满足使用者的要求职责与任务：招聘职位说明书做什么为什么为了达到反应/行动的动词活动的对象结果辨别接触和拜访准客户介绍产品和获得销售职责与任务：销售职位说明书动词表检查核对收集获得提交制作……下级行为分析协助促使联络建议推荐支持评估评价……专家行为达到评估控制协调确保鉴定保持监督管理行为许可批准定义确定指导确立规划监督决定……上级行为组织执行指导带领控制监管采用生产参加解释提供协助……直接行动研究分析评估发展建议倡议参与推荐计划……思考行为主持组织指导安排协调监督管理分配控制驱动批准评估……任务实施调查分析归纳总结提供汇报反馈转达通知发布……信息处理编制制订拟定起草审定审核审查转交提交备案存档……文件操作…………职位说明书4、关键工作产出经营产出——销售额、回款文档资料——现金日记账月度财务分析报告年度财务预算支持服务——服务职位说明书董事长总裁营销委员会内部营销总监外部客户竞争对手政府机构外部客户竞争对手下属生产部研究发展部5、职位内外关联职位说明书•人事权限•财务权限•业务权限6、职位权限•知识技能•教育背景•工作经验•个性特征7、职位任职条件职位说明书—样例职位名称：所属部门：管理关系：上级主管职位下属职位：------工作目的------------职责与任务------------衡量标准------------工作关系------------任职资格------任职人员（签名）上级主管（签名）日期•1、有事业的峰峦上，有汗水的溪流飞淌；在智慧的珍珠里，有勤奋的心血闪光。•2、人们走过的每一个足迹，都是自己生命的留言；留给今天翻过的日历，留给未来永久的历史。•3、人生是一座可以采掘开拓的金矿，但总是因为人们的勤奋程度不同，给予人们的回报也不相同。•4、理想之风扯满人生的帆；奋斗之杆举起理想之旗。•5、人应该学会走自己的路，但更应该掌握手中的罗盘。•6、不能因为人生的道路坎坷，就使自己的身躯变得弯曲；不能因为生活的历程漫长，就使求索的脚步迟缓。•7、人生的意义在理想的光辉中闪烁；生命的价值在创造的生活中闪现。•8、只有走完平凡的路程，才能达到伟大的目标。•9、奋斗目标是人生的精神支柱。•10、共同的事业，共同的斗争，可以使人们产生忍受一切的力量。——奥斯特洛夫斯基•11、属于每个人的道路，都在每个人的足下；属于每个人的历史，都在每个人的身后。•12、终于有一天，海水和泪都是甜的。•13、有志者自有千方百计，无志者只有千难万难。•14、贫不足羞，可羞是贫而无志。——吕坤•15、人，只要有一种信念，有所追求，什么艰苦都能忍受，什么环境也都能适应。——丁玲•16、人生的途程是遥远的，只要双脚不息地前行，道路就会向远方延伸。•17、理想是人生的坚实支柱，如果失去了生活的理想，精神也就会随之而瘫痪。•18、目标不是都能达到的，但它可以作为瞄准点。•28、我学习了一生，现在我还在学习，而将来，只要我还有精力，我还要学习下去。——别林斯基•29、任何时候我也不会满足，越是读书，就越是深刻的感到不满足，越是感到自己的知识贫乏。——马克思•30、外国语是人生斗争的一种武器。——马克思•31、学习这件事不在乎有没有人教你，最重要的是在于你自己有没有觉悟和恒心。——法布尔•32、笔落惊风雨,诗成泣鬼神。——杜甫•33、别裁伪体亲风雅,转益多师是汝师。——杜甫•28、我学习了一生，现在我还在学习，而将来，只要我还有精力，我还要学习下去。——别林斯基•29、任何时候我也不会满足，越是读书，就越是深刻的感到不满足，越是感到自己的知识贫乏。——马克思•30、外国语是人生斗争的一种武器。——马克思•31、学习这件事不在乎有没有人教你，最重要的是在于你自己有没有觉悟和恒心。——法布尔•32、笔落惊风雨,诗成泣鬼神。——杜甫•33、别裁伪体亲风雅,转益多师是汝师。——杜甫