日常计划管理(4)

日常计划管理秘书日常事务工作之一就是做好组织的时间安排，包括计划安排、约会安排和旅行安排，其中帮助领导安排好时间就是本节要谈的，主要内容就是做好计划安排.一、计划的内容秘书计划的内容是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。领导或组织计划安排一般涉及以下内容：1.各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。2.商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。3.参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，或听取员工的建议，或组织各类表彰会议等等。4.到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过程。5.组织的各类重大活动的安排。6.领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。二、计划安排的基本要求1.统筹兼顾。所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。2.安排规范.就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。3.效率原则。计划的安排要体现效率原则。4.突出重点。采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。A是指先做重要而紧急的任务；再做重要而不紧急的任务，即B类事务（花大部分时间和精力）；后做紧急而不重要的工作，即C类事务；再处理就是D类，可做可不做的事务，这样安排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。5.留有余地。安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导有空隙时间。6.适当保密。领导的计划安排，一般都是自制成一览表的形式。计划表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的计划表，内容不能太详细以防泄密。7，事先同意。在安排领导的计划时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。三、精心编制计划表种类：1.全年重要活动计划表；2.季度主要活动计划表；3.月度主要活动计划表；4.一周活动安排表；5.日志表日期12.08周一12.09周二12.10周三12.11周四12.12周五12.13周六周日上午10-11时每周例会12时检查公司防火全天主持项目论证座谈会10时去计委谈项目立项事宜10时去商业银行谈项目融资全天主持会议研究下年经营继续昨天会议重点是新项目休息下午3:30听项目论证汇报(同上)3:30支部生活(六楼)3:30检查公司新大楼内装修决策及新上项目问题小渠子乡慰问贫困户休息晚间19时宴请深圳新大公司客人与论证组专家共进晚餐19:30体育馆看CBA赛金花大酒店宴请咨询团专家休息备注假日酒店2楼云天阁19:30公司小餐厅全体领导同去检查(基建部)中层一把手以上人员慰问3时出发两辆车[案例]王总一周活动安排表参见P65页安排表分析讨论计划安排注意事项四、计划安排注意事项1.计划表编写以记叙、说明为主要表达方式，不加评论，不作过多分析，简洁而且具体，2.使人一目了然。3.月计划、周计划、日计划不要安排得太满，尤其是后两者。因为环境随时变化，领导要根据不同的情况做出一定的改变，所以编写要留有余地。4.所有的计划安排都应按领导的意思去办。经领导审核通过打印成表并送给相关部门，同时要留有备份。5.活动与活动之间要有一定的空隙时间，以避免一些时间冲突。6.在制定计划表的过程中，应养成谦虚细心的习惯，事不论大小，都要认真去检查核对。然后再请领导审核，这样一方面减少错误，另一方面也提高工作效率。7.对已经处理完的工作，一般应注明结果，对没处理的也一样，这样避免漏掉一些重要内容，也帮助领导随时掌握信息。训练一：根据提示制订一份总经理周工作计划表（1）12月1-5日，宣传部要开展“爱我公司，共谋发展”系列活动；（2）营销部在12月5日、6日举办广东地区贸易促进会；（3）12月4日10:00，原定的公司各部门工作汇报会将如期举行（4）公司总经理罗有福将在12月3日14:00会见三古集团副总经理魏大华先生；（5）12月4日，新员工入职仪式，总经理给新员工讲话（6）12月1日参加防艾赞助活动训练二：P65，训练5五、日志的系统日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划，一般分为两种类型：即纵横两种方式，所谓纵，是以时间为线索，上班开始到下班为止，整个过程中什么时间应做什么事，按照顺序排列，属于领导必做的作为主线，安排的时间应在领导精力很好时。所谓横，是指事务。每一项事务都应该设定处理所需要的时间，将一些重要的事务工作马上安排让领导完成.在日志上记录事情的时候应该注意的问题：1.记载时间、联系人姓名、地点以及其它有关内容，要尽可能简单而全面；2.一天的活动安排，应按时间先后记载；3.每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作，如：为会议和约会准备好文件和档案材料；4.每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有项目是否都已处理，所有约会是否都已赴约。另外，秘书在记录秘书工作日志和领导工作日志时，要互相协调配合。注意事项：1.领导与秘书都要去参加的活动要记录在相同的时间内2.秘书单独的活动，只有安排在领导的空余时间，或者单独活动的时间内。见P65页示例练习：P65训练2六、日程安排的落实落实方法：a.电话→文书(重要会见、会谈的预定计划)；b.提前一二天再次联系落实；c.秘书定期与领导者核对日程；d.月末、周末给领导送日程表，每天早晨核对当天日程以免遗忘；e.领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再次落实参会的上级人员；f.提前一天将领导会见、会谈所需资料备齐并注意核对无误；g.会议、会谈时间延长迫近下一预定计划时，秘书可用恰当方式向领导提出；h.领导活动用车落实及与司机的联络；i.日程表的变更和调整。实训：“国庆”黄金周刚过，天地置业公司秘书就开始忙开了。10月8日上午刚上班，她就接到刘总经理从会议室打来的电话，说上午有位姓吕的客人要来，因他正在开会，暂时不见这位客人，必要时可以让分管副总经理见一下，并让小杨热情接待。刚放下电话，那位客人就到了。客人说自己是刘总的朋友，且事先有过预约，有急事要见刘总本人。小杨告诉他总经理不在。那位客人便说：“我知道你们总经理没有外出，他刚才还给我打了个电话呢。”这时，他的手机响起，是合约部林经理的电话，要求预订三楼小会议室(9日下午15：30使用)；下午，销售部肖经理请他传真一份公司最近下发的关于出差补助的有关规定的文件（此时传真机因出现故障无法正常工作）。下午2：30，刘总经理又叫她起草一份给升华公司的复函，并于第二天(9日)一早准备好中层干部会议讨论材料的复印件(12份)。刘总还交代“明天，我还有几个会议和接待，上午10：00是开中层干部的沟通会，下午2：00要和营销策划部共同讨论如何开展公司在这次春季房交会上的楼盘推广销售工作，这次房交会参展工作做得好与坏将会影响到我们公司能否完成今年集团公司下达的销售任务指标；下午4：00要和一位客户商洽一个项目的合作，我想花大约一个小时的时间和这个客户商讨，争取在5：00前结束。”不久，办公室又收到市建委临时开会的电话通知，会议时间是9日下午3：00，必须由各单位行政负责人(总经理)亲自参加，而且通知上没有写清会议结束的具体时间。杨秘书立即告知总经理，刘总说：“那你帮我安排一下明天的日程。”1．任务成果及要求(1)请你制订一份日工作时间表，安排好总经理10月9日的时间。要求将上午、下午两大块时间分开，再按小时进行分段。(2)请你运用时间的“四象限法”，按照事情的轻重缓急，将杨秘书10月8日遇到的工作事件列出时间管理矩阵图。(3)假如你是杨秘书，你将如何接待这位姓吕的客人?分角色模拟演练这一接待过程。3．训练方式以组为单位采用小组分工合作方式完成教师所布置的任务。以小组为单位讨论、交流如何设计工作日志，最后以组为单位将最终成果上交。小组长负责人员分工及成果整合，并将任务完成过程中每个成员的贡献加以介绍。最后由一名组员代表小组在课堂上向大家讲述，其他组员可补充说明。情境描述：初盟是宏远集团有限公司人力资源部部长助理，她的主要职责是协助部长开展本部门日常工作，其中一项重要的工作便是管理上司的工作日志。由于集团组建以来，公司人力资源需求增多，员工招聘工作也正紧锣密鼓地展开。8月份，部门工作安排得非常紧凑，仅8月4日一天工作时间就排得满满的，以下是当天的主要活动。上午8点，参加公司部长周例会；9点，召开人力资源部部门会议，安排本周部门主要工作；10点30分，安排上周的四位应聘人员复试；下午2点，前往中州大学举行专场招聘会，并现场安排笔试和初步面试；下午5点，对公司管理人员进行企业文化培训；下午6点，参加“保持共产党员先进性教育活动”支部会议。工作任务：如果你是助理初盟，请你拟制两份2010年8月4日的工作日志表，一份供部长使用，一份自己留用。