Excel大型会议组织筹备流程表单

是否完成内容日期倒计时名称时间地点参会人数会务组人数嘉宾名单酒店联络人信息□2会议申请部门提交申请至总裁会议申请部门负责人40天岗位名单组长副组长文秘组后勤组车辆组其他□4会务组召开预备会议组长、副组长33天□5根据会议要求筛选酒店/会场后勤组33天□6根据参会人员的类别确定房间预订的类型/会场情况，提前致电酒店人员做好准备/商讨价后勤组30天会议组织流程工作内容完成时间节点控制工作落实拟定会议名称、时间、地点、人数、酒店等相关信息，做费用预算表会议批准后成立会务组及职责确定备注工作阶段一、会议申请二、会场选择□1□3负责人会议申请部门负责人组长明细40天35天□7会议通知副组长、文秘组30天□8资料收集（1）文秘组30天□9撰写具体日程组长、副组长、文秘组30天□10制作房间分配表文秘组30天□11制作桌签文秘组25天□12制作会议条幅/参会挂后勤组25天□13预订巴士/接送车辆后勤组、车辆组25天□14会议礼品准备后勤组22天□15会议设备准备后勤组22天□16会议文具准备后勤组22天□17会议旅游项目准备文秘组22天□18借备用金后勤组20天□19安排打前阵会务组副组长20天会议通知包括会议时间、地点、路线图、酒店及相关费用、会议材料准备、须知、其他确定参会人员信息（包括参会人数、姓名、性别、公司、职务、邮箱、电话或身份证号码、饮食禁忌等特殊要求）确定主持人、会议开始时间、演讲顺序、茶歇（午餐、晚餐）时间、会议结束时间包括会议演讲用电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等包括笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板、激光笔、录音笔、签到表、签到簿等咨询旅行社等旅行中介，包括旅行价格、游览项目、用餐情况、接送情况、旅游保险、包括酒店（餐厅）提前踩点、试住（试吃）三、一期准备□20与酒店签订入住合同组长、副组长、文秘组15天□21与旅行社签订旅游合同组长、副组长、文秘组15天□22缴纳订金后勤组15天注意收据等资料的保存□23资料收集（2）文秘组15天□24汇总信息并安排接机/接站（外籍嘉宾订购机票）文秘组、后勤组、副组长安排15天□25资料收集（3）文秘组10天□26根据具体日程排版所有演讲资料文秘组10天□27打印、装订演讲资料文秘组7天□28运送物品后勤组7天□29会场布置后勤组、副组长安排2天□30会场设备检查后勤组2天□31房间检查后勤组2天□32客房布置后勤组2天司机姓名车牌联系电话到达时间包括会议礼品、会议设备、文件材料、用餐酒水等包括桌椅、灯光、桌牌（文具、水杯）摆放、纸巾、欢迎牌、指引牌确定参会人员（嘉宾）往返行程（机票、火车班次及时间）、外籍嘉宾护照信息（签证）等四、二期准备□33联系大巴/接站司机、确认后勤组2天包括电脑、摄影照相器材、投影设备、音响设备、网线等包括水果、糕点、文件材料等确定演讲人员的演讲资料布置□相关设备□会议材料□其他□□35高层领导、嘉宾房卡提出/提前办理入住手续文秘组、后勤组会议前3小时引领□36房间分配表交至酒店前台文秘组会议前3小时乘车人员到齐出发时间预计抵达时间□38领导、嘉宾抵达接待会务组会议前1小时□39迎接参会人员会务组会议前1小时□40突发状况应急处理会务组/□41会前签到文秘组会议前30分钟□42领导、嘉宾会场引领组长安排会议前10分钟□43会场服务会务组、酒店会议中□44摄像、照相后勤组会议中□45会议记录文秘组会议中□46茶歇准备后勤组会议中□47餐厅准备后勤组餐前1小时□48就餐地点指引后勤组餐前10分钟□49叫早服务酒店1天□50会场清洁与整理酒店/□51突发状况应急处理会务组/□52联系大巴/接车司机接后勤组、车辆组结束前3小时□53领导、嘉宾接送后勤组会议结束日□54参会人员安排文秘组会议结束日□55乘车人员集合上车文秘组会议结束日□56费用结算组长、后勤组会议结束日□57物品收回文秘组、后勤组会议结束日□58会务工作总结会务组/□59感谢组长/□60会议跟踪管理文秘组、后勤组/确认参会人员到达情况倒水、特殊情况向有关嘉宾发送感谢信会议文章、资料的收集五、三期准备六、会议中七、会议后期□34□37会场检查大巴/接车跟踪组长、后勤组后勤组、车辆组会议前3小时会议前3小时公司姓名职位联系电话邮箱会议参会人员统计表个人信息序号*暂定酒店为XXXX，标准间为RMBXXX/间，供参考联络人:XXX电话:XXXXXX电话:XXX身份证号码（如需要）到达航班号/火车班次到达时间是否需要接站离开航班号/火车班次出发时间是否需要送站入住日期会议参会人员统计表个人信息航班信息住宿信息*暂定酒店为XXXX，标准间为RMBXXX/间，供参考XXX电话:XXXXXX电话:XXX退房日期房间标准（单人间/双人间）会议参会人员统计表住宿信息*参加XX日晚宴参加XX日活动如有其他需要请在此注明暂定酒店为XXXX，标准间为RMBXXX/间，供参考会议名称会议时间会议地点参加人数序号项目明细数量费用1会议场租金2天2设备租金2天3会议茶歇3次（25份/次）4餐费（午）2天*3桌5资料打印费25人6住宿费（标间）3天*2间7住宿费（单间）3天*1间8餐费（晚）2天*3桌9酒水、饮品2天10交通费机票/高铁/火车/汽车25人预算费用会议预算表（杭州）示例组织费接待费单项总计单项总计总计合计-¥-¥-¥25人预算费用会议预算表（杭州）示例类别完成序号物品数量备注负责单位□1会议条幅□2参会挂牌□3桌签□4备份U盘□5一切设备所需电池□6便签纸□7信封□8A4纸□9白板纸□10白板笔□11签字笔□12应急药品□13会议须知□14日程安排□15参会人员统计表□16房间分配表□17车辆接送分配表□18酒店地图□19会议桌、饭桌分配表□20会议PPT打印文件□21会议材料汇总U盘□22投影□23笔记本电脑物料清单会议用品会议文件会议设备准备后勤组文秘组后勤组□24数据传输线□25接线板□26摄像机□27照相机□28录音笔□29激光笔□30其他□31备用金□32红酒□33白酒□34矿泉水□35面包小吃□36水果□37咖啡□38茶叶□39口香糖□40其他会议设备准备采购清单后勤组日期星期出发时间司机接送时刻表张XX电话：XXXXX午餐晚餐午餐晚餐出发地点需接人员司机接送时刻表张XX电话：XXXXX午餐晚餐午餐晚餐到达时间目的地司机接送时刻表张XX电话：XXXXX午餐晚餐午餐晚餐备注司机接送时刻表张XX电话：XXXXX午餐晚餐午餐晚餐