HT酒店采购缓解内部控制

1HT酒店采购环节内部控制摘要本案例通过对HT酒店现有采购流程的分析，寻找出其中存在的风险和问题，经改进采购流程目标，提出改进计划，包括控制环境、控制活动、信息与沟通以及监督方面的改进意见，最终对采购环节流程的重新设计与优化，实现了HT酒店采购流程的重造。本案例可适用于高校的会计、财务管理以及风险管理等课程的教学与研究。BasedontheanalysisofthecurrentsourcingprocedureofHTHotel,thiscaseistosearchoutthemainriskandprobleminvolved,setupthetargetfortheimprovementonsourcingprocedureandputforwardtheimprovementplan,includingimprovementsuggestiononenvironmentcontrol,activitiescontrol,informationandcommunication,andsupervision,andfinallyre-designandutilizethesourcingprocedure,thusrealizingthere-structuringtheprocedure.Thiscasecanbeusedinallkindsofaccounting,financialmanagementandriskmanagementcourses.引言HT酒店的临时月度会议上，总经理张平一直紧皱着眉头，各部门的负责人也是提心吊胆，既担心会遭到总经理的严厉批评，也为自己部门日后的收益但到担心。因为酒店最近接到很多客人关于食材不新鲜的投诉，甚至发生了一起海鲜中毒的案例，同时还有客人需要的物品而酒店没有等其他问题。这样的事情虽然以前也偶尔发生过，但从没像现在这样集中。一方面是由于公司最近推出大量的折扣优惠，吸引了大批的客人，另一方面，天气的炎热，也为食物的质量带来了隐患。事发后，张平立马将月底的总结会议提到当前，他相信肯定是酒店某个管理环节出了问题。HT酒店是上海一家老牌五星级酒店，开业至今已经有二十多年，拥有许多优质的老客户。酒店宾馆拥有780间客房，拥有可容纳1200人的商务会议场所。宾馆还配有国际标准的酒吧和餐厅，包括日本料理、上海本帮菜、港式粤菜、美国风味和其化国际特色的风味。入住HT酒店的客人往往会直接在酒店内部用餐。食材不新鲜或短缺，不仅会影响酒吧和餐厅的经营，更将会给公司的整体信誉带来恶劣的影响。问题的起因HT酒店的日常经营为总经理负责制，在总经理下设置了房务部、餐饮部、销售部等业务部门，保障部门有保安部和工程部，管理职能部门有财务部、人事部、总经理办公室等，总共是八个大的一级部门。公司的组织结构图见附录1。问题既然直接反映在食材质量和物品供应上，张平决定从采购部开始调查。2首先分析了采购经理和采购员的岗位设置与分工1，仔细研究了公司当前的采购管理制度以及公司的采购流程，张平很快找出了公司在采购环节上存在的问题，初步总结如下：（1）采购工作缺乏计划性。采购计划是整个采购工作的起点，而目前酒店的采购工作缺乏计划性。以酒店仓储物资为例，依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否以及采购数量。这种不科学的管理方法会导致仓库存货过多，甚至出现部分商品存放时间超过保质期而无法无法使用的现象，而且大大增加了库存成本。（2）审批环节多、效率低。酒店为了加强内部管理，建立了相当多的审批环节。一般来讲，从使用部门提出申请开始，需要经过部门经理审查、部门总监同意、仓库核对、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准，部分请购还要经过业主代表财务总监联签。然而这些看似面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率。（3）采购员权力监督不够酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能正真起到对于采购员权力的监督作用。以生鲜食品采购为例，在厨师长确定每天所需采购的生鲜物品后，采购员通过电话询问主要供应商价格，并确认最合适的供应商。采购员一人决定了询价的过程以及结果，并确定最终供应商的选择，其权力仅受采购经理的约束，操作过程缺乏透明度，且没有采购部以外的监督。（4）订单不规范。酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店内部员工的，但忽视了采购环节是需要大量与外部联系的活动。酒店目前的订单往往采用电话等方式，由采购元直接向供应商下订单。这种操作方式虽然速度快、灵活性高，但也存在一定的违约风险。收货部门最终检验货物质量时难以把握，或容易与供应商发生争执。（5）信息沟通不畅HT酒店采购信息沟通不畅，主要表现在两个方面：①采购信息的传递方面。由于目前采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单，可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员，同一样物品，不同的经办人员可能对其描述会有不同。这给采购人员确定采购标的带来了难度。②采购信息的反馈方面使用部门递交请购单后对于请购物品无法得到及时的反馈，这种信息反馈包括审批情况以及价格信息。（6）缺乏对供应商的管理酒店目前没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥酒店竟争优势的促进作用。目前酒店对供应商的管理比较重视“三方比价”，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。总结起来其主要缺点表现为:①信息闭1HT酒店改进前采购部岗位的设置与分工以及采购流程分别见附录2和附录3.3塞。在采购过程中，采购部为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最合适的供应商，往往会保留一些私有信息，因为如果给供应商提供的信息越多（心理价格等），供应商的竞争筹码就越大。而供应商也会在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息。这样，采购、供应双方都不进行有效的信息沟通，这就造成非信息对称的博弈过程。②对供应商的考核不科学。对供应商的供货质量、交货期、交货数量无规范的记录和统计，缺乏对供应商供货能力的后续评价体系。缺乏科学的供应商的考核，酒店对采购物品质量和交货期控制的难度增加，难以正真把握好货物的质量。③与供应商缺乏长期合作关系。通常情况下，公司与供应商只是建立简单的短期买卖关系，过分注重三方比价和价格的谈判，不利于与供应商建立新型的长期合作关系，影响供应商的合作积极性，进而影响采购流程中的质量控制。采购改进的目标设定在了解问题的起因以后，总经理张平立马组织了财务部经理、采购部经理等主要业务部门负责人，参考国外先进的酒店采购控制流程，从四个方面对HT酒店采购环节内部控制的改进做了探讨，即控制环境改进、控制活动改进、信息沟通改进以及监督改进，并设定了采购改进的目标：（1）缩短采购周期。采购周期过长、环节过多是目前使用部门对采购最不满意的方面。通过电脑系统审批流程以及适当的分级授权管理与科学的供应商管理缩短采购周期是采购流程重造的目的之一。（2）保证采购质量。没有好的原材料质量就没有优质的服务，而优质的服务又是酒店在竞争中立足于不败之地的根本。（3）长期利益最大化。改变传统的价格最低的采购目标，与供应商建立长期合作的关系，实现双赢的长期利益最大化目标。（4）保持信息通畅。信息畅通包括酒店内部部门之间采购信息的通畅以及与供应商之间信息的通畅。（5）有效监督。建立便于操作、高效率的监督机制，防范采购过程中可能出现的道德风险。目标确定以后，接下来就是对采购环节的控制工作了。控制环境的改进设立采购监督评审小组。采购监督评审小组由总经理、财务总监以及房务总监、餐饮总监、工程总监、采购经理以及业主代表组成。主要负责审议每年的采购预算、年度采购计划、重大招标项目、供应商评审、采购部工作考核等。设立采购审查专员。在采购监督评审小组下设日常工作岗位－采购审查专员，该专员的工作是事中参与采购日常工作，独立向采购监督评审小组负责。企业道德文化建设。酒店要加强有关伦理道德的建设，通过长期的教育培养4和灌输使得员工即使在没有监督的情况下，也可以自觉按照酒店的行为准则、伦理道德规范以及经营管理理念来支配其的行为。HT酒店目前的培训工作长期专注于一线员工的服务质量和服务技能，而忽视了道德文化的培训。培训部完全可以利用现有的培训机制和平台增加这方面的培训内容，提高全体员工（不仅仅是采购部员工）的道德文化建设。控制活动的改进控制活动主要从采购计划，分级授权以及供应商管理三个方面进行改进：（1）采购计划。采购计划作为采购的第一步，其制作的是否合、完善，直接关系到整个采购活动的成败。制定采购计划的目标是：①预测所需材料的数量和时间要求。②提高库存管理水平。采购计划包括：①年度采购计划，根据酒店经营预算，对每年的更新计划应该编制每年更新物资采购预算以及重大固定资产采购计划；②月度采购计划.每月初，应根据具体的经营计划同时结合仓库库存管理制度编制月度采购计划。主要包括客房用品、餐具、印刷品等。③每日采购计划.厨师长应根据第二天的定餐情况，提前一天编制每日市场采购计划，并在晚上18：00以前提交采购部，以保证第二天原材料的供应。④临时采购申请.为了避免过多的非紧急采购通过紧急采购程序，应该对于一些非紧急的采购任务编制临时采购计划，提前交采购部安排。此外，由于酒店行业的特殊性，需要根据客人的要求随时应变的调整服务方案，保留原有的紧急采购程序。（2）分级授权。由于每个人限于知识面或精力的原因，无法对酒店采购的每一个环节每一项采购内容都有十分的把握。因此酒店目前一支笔由总经理签字审批的做法看似将权力集中，避免了采购人员权力过大的问题，实则难免落于审批形式化，没有起到正真的监督作用。建议通过合理的分级授权（金额或分类）将部分审批全分到各个部门的总监，一来可以利用各个部门总监对本部门的专业熟悉的优势提高采购监督职能，另一方面通过年度的考核，也可以有效的约束部门总监的权力。（3）供应商管理①实行合格供应商的评审。供应商涉及到房务、餐饮、工程、财务等各个方面。因此，合格供应商名单的评审应通过采购监督评审小组进行，对不同货物分类的供应商进行年度或半年度的评审，并将评审结果建立合格供应商名单以及合格供应商档案。合格供应商民担的评审应该考虑以下因素：价格、供应商信誉、产品质量、交货期、结算条件和服务质量。供应商在供货过程中对以上6条因素的执行情况应作为对供应商评审的资料记录在档，作为今后年度或半年度供应商评审的资料。②建立供应商的激励与淘汰以及竞争机制。激励机制:要保持长期的合作关系，对供应商的激励机制相当的重要，酒店5应对评审结果良好的供应商提供大批量的订单，保证其长期的稳定销路，并严格按照合同约定的付款期付款;淘汰机制:在建立激励机制的同时，一些老的供应商的情况可能发生变化，不再满足酒店的要求。为了避免损失，必须淘汰那些不合格的老供应商。竞争机制:为了即激励合格供应商的积极性，酒店还应在合格供应商范围内采取一定的竞争机制。即采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资会从主供应商手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资供应，一旦主供应商出现问题能由辅助供应商立即顶替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量。信息与沟通环节的改进为了解决原采购流程中信息部畅通的问题，酒店建立了JD采购控制系统。通过该系统，使用部门能时时看到采购计划（申请）的审批进度以及询报价情况，不仅及时掌握了信息，同时也提高了采购工作的透明度。此外，酒店还希望该系统不仅能解决信息流的问题，同时也通过各个模块将采购计划、供应商管理、验收货等管理功能集合起来，综合提高酒店的采购管理水平。见下图：（1）原材料档案管理模块。原材料档案管理功能指在建立完善的各类酒店经营中所需要的采购物料代码管理体系，并实现物料在本系统各个功能模块中的的统一和全过程跟踪。原材料档案的建立，避免了原来由于对采购标的描述不清导致的信息沟通障碍。（2）供应商管理。酒店建立不同分类的供应商档案，并根据年度或半年度的供应评审确定最终的合格供应商档案。酒店采购的询价工作一般需在本管理系统内的供应商模块中进行。一般酒店通过