人事档案管理规范

干部人事档案业务培训人事档案的基本理论审核验收的主要内容《收集归档管理规定》的主要变化培训的主要内容人事档案的基本理论人事档案是一个员工工作经历、德能才绩、奖惩情况等的历史记录，它是人事管理的条件和依据，也为组织考核了解员工提供重要的参考。人事档案工作就是运用科学的原则与方法，管理人事档案并提供档案信息，为各项工作服务。人事档案的特点人事档案具有全面、现实、动态、真实、流动、机密等特点，区别于普通的文书档案。人事档案的基本作用干部人事档案是考察和了解干部的重要依据。干部人事档案是维护干部合法权益的可靠凭证。干部人事档案对干部人事工作有规范、检查、监督的作用。人事档案的基本作用干部人事档案是研究组织工作规律的重要资料。干部人事档案是党和国家的宝贵史料，也是垂训后世的宝贵财富。人事档案工作的基本制度《干部档案整理工作细则》《干部档案工作条例》《流动人员人事档案管理办法》《干部人事档案材料收集归档规定》中组发〔2009〕12号人事档案工作的基本内容收集归档整理分类查阅、借阅流转人事档案材料收集归档是指干部人事档案管理部门按照干部管理权限，根据有关政策规定要求，向有关部门收集干部的档案材料，集中起来统一管理的工作。人事档案材料收集归档的意义收集归档工作是组织人事工作政策要求的具体体现。收集归档工作是干部人事档案各项业务工作的首要基础。收集归档工作是历史地全面地反映干部面貌的现实需要。人事档案材料收集归档的范围主要包括：履历材料，自传材料，报告个人有关事项的材料，考察、考核、鉴定材料，审计材料，学历学位材料，培训材料，职业（任职）资格材料，评（聘）专业技术职称（职务）材料，反映个人科研学术水平的材料，政审材料，改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料，党团组织材料，表彰奖励材料，人事档案材料收集归档的范围涉纪涉法材料，招录、聘用材料，任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料，辞职、辞退、罢免材料，工资、待遇材料，出国（境）材料，党代会，人代会，政协会议，健康检查和处理工伤事故材料，治丧材料，干部人事档案报送、审核工作材料，其他材料。收集归档材料的具体要求完整。一是要将记载干部本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，使干部档案能够反映干部本人的基本面貌。二是收集到的每份档案材料要齐全。三是收集归档的材料数量要适当。真实。“真实”是指档案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确,材料内容符合干部的客观实际。收集归档材料的具体要求及时。“及时”是指在各项工作过程中，要有时间观念，随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。规范。“规范”是指要保证档案材料收集归档工作质量：（1）归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案。（2）归档材料必须是《收集归档规定》确定的归档范围内的材料。（3）归档的材料必须是办理完毕的正式材料。（4）归档材料的手续要完备。（5）干部人事档案材料的载体和记录材料应当符合档案保护要求。（6）归档材料一般不得使用复制件。收集归档工作纪律要求档案材料形成部门、档案工作人员和干部本人必须遵守的工作纪律，包括：不准以任何借口涂改、伪造档案材料；不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档；不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档；不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。人事档案材料整理工作的作用是使干部人事材料成为规范的干部人事档案；是有利于干部人事档案材料的保管和保护；是方便干部人事档案的利用。人事档案整理的类型对新建干部档案的整理；因补充归档材料而对原有的档案进行局部整理。整理的方法步骤包括鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤。人事档案材料的分类按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。具体包括：第一类：履历材料。第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。第四类：学历学位材料；职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。人事档案材料的分类第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。第七类：表彰奖励材料。第八类：涉法违纪材料。第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国(境)材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。分类需要注意的两类问题第四类、第九类材料需要采用二级分类法，按照内容的不同再分别分为四小类。内容交叉材料可以根据材料的主要内容或用途来确定类别排序的方法按材料形成的时间排序第一、二、三、四、七、九、十类材料。按材料的内容以及材料之间的内在联系排序第五、六、八类材料。编目的基本要求档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。每类目录应首先注明材料类号和类别名称。“类号”下再依次填写排列顺序号。“材料名称”根据材料题目填写。“材料形成时间”填写材料落款时间。“页数”填写材料的页数。“备注”填写需要说明的情况。书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。技术加工对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，所用材料要符合档案保护要求。复制件应附在原件后，与原件作为一件。幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁，剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。技术加工幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。装订装订好的档案，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订档案如果太厚，应该分成两卷装订，但必须保证同一类材料分在同一卷中。干部档案卷夹材质应符合档案保护要求。卷夹背脊应附边签。书写姓名不得使用同音字或不规范的简化字。关于正本和副本的区别内容构成：干部档案正本是由历史地、全面地反映干部情况的全部档案材料（原件）构成，包括十大类材料；部档案副本则是由正本中主要材料的复制件（或重复件）构成，包括一、三、七、九类中的近期主要材料和五、八类中的结论材料，以及其他类别的重复的材料。管理范围：干部档案正本，由干部的主管部门保管；干部档案副本，由主管或协管干部的部门保管。查借阅的基本原则严格管理安全保密规范程序方便利用人事档案转递要求合格及时安全规范目前存在的主要问题信息不真实普遍缺材料制作不规范审核验收的主要内容档案内容是否真实材料是否齐全材料填写是否规范、手续是否完备档案整理是否符合要求三个单项否决项涂改造假装错材料缺少1997年以后任副处级以上职务的《干部任免审批表》审核验收标准项目序号评分项目及标准评分方法存在问题评分分值扣分得分1干部人事档案是否存在涂改造假现象；装错材料；缺少1997年以来任副处级以上职务的《干部任免审批表》。存在左列三种情况之一的，为不合格档案。∕∕∕21999年以前参加工作的须有中共中央组织部制发的1988年、1999年版的《干部履历表》，1999年以后参加工作须有1999年版的《干部履历表》缺1999年版表的扣5分；缺1988年版表的扣3分83《干部履历表》所填信息应真实准确，1999年版《干部履历表》所填写的涉及干部“三龄一历”、奖惩、培训、学历学位、职称、职务变动情况等要与档案中相关材料记载保持一致。1999年版《干部履历表》应有照片、本人签名、填表时间和组织印章，不能缺项或空白。不符合要求的，每项扣0.5分，其中：干部受过处分本人未填写的扣2分341997年以来年度考核登记表齐全，或在档案中有相应考核结果记载每缺一份材料扣1分35进行过经济审计的干部须有相应的任期经济责任审计结果材料每缺一份材料扣2分。4项目序号评分项目及标准评分方法存在问题评分分值扣分得分6大专以上学历、学位材料齐全，其中：①大学本、专科学历、学位：“文革”以前入学的，须有高校毕业生登记表；“文革”期间入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；恢复高考制度后入学的，须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表和授予学士学位的材料。②硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定，参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。③博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。④同等学力申请硕士、博士学位的，须有学位课程进修成绩表和授予硕士、博士学位的材料，其中授予硕士学位的还须有国家统考科目成绩合格证书（通知单）复印件。⑤党校学历须有学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表。⑥在国（境）外取得学历、学位的，须有国（境）外学校出具的学历、学位证书。2000年以后获得的国（境）外学历学位，还须有教育部留学服务中心出具的相应认证材料。⑦其他学历、学位，须有教育部规定的相关材料。每缺一份毕业生登记表扣1分，其他每缺一份材料扣0.5分。1071997年以来参加三个月以上理论、专业、技能等培训的应有培训材料。每缺一份材料扣0.5分。28评（聘）、晋升中级以上专业技术职称（职务）的须有相应的申（呈）报表、审批表等材料。缺正高级职称材料的扣4分，缺副高级职称材料的扣3份，缺中级职称材料的均扣1分。8项目序号评分项目及标准评分方法存在问题评分分值扣分得分9通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等专业技术人员职（执）业资格证书的，须有相应的专业技术资格考试申报表（登记）表或证书复印件每缺一份材料扣1分。210更改出生日期的，须有个人申请、调查报告、证明材料（原始户口底帐、登记卡片、出生证等）和上级批复材料；更改参加工作时间的，须有上级批复或确认其参加工作时间的材料；更改名族的，须有区（县）级以上民族事务委员会批准材料。缺上级批复材料的扣4分，缺上级批复或确认其参加工作时间的材料扣4分，其他材料每缺一份扣1分911“三龄一历”核定材料真实准确，须有本人签名、填表时间和审查机关盖章。缺材料的扣1分，其他不符合要求的每份材料扣0.5分112中共党员须有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书；1985年、1990年的《党员登记表》，停止党籍后经批准恢复党籍的，须有审批材料；民主党派成员须有相应的入党材料。缺《中国共产党入党志愿书》且没有按规定补办有关材料的扣6分，每缺一份《党员登记表》扣1分，其他材料每缺一份扣0.5分。613获得省部级以上奖励的，须有申报材料或奖励材料。每缺一份材料扣1分。314受过处分的，须有处分决定（包括免予处分的决定）材料；受开除以外的行政处分的，解除处分后，还须有解除处分的决定材料。每缺一份材料扣3分。6项目序号评分项目及标准评分方法存在问题评分分值扣分得分151993年后的工资材料齐全（或在《工资变动登记表》中有相应记载）缺材料且没有相应记载的，每缺一份扣0.5分415161997年前任副处级以上职务的须有《干部任免审批（呈报）表》每缺一份材料扣1分。816171997年以来的《干部任免审批表》应按规定逐项填写，注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，加盖组织印章未按规定逐项填写或填写有误的，每份材料扣1分418历次提职应有干部考察材料，且有形成材料的单位（或考察人）和时间（《干部任免审批表》中已有现实表现的