01定岗定编管理办法

GW/ZZJG1.1.1.1-20101定岗定编管理办法1范围本办法给出了中国钻石交易中心物业管理的基本概况、工作目标、管理处组织架构及岗位设置说明，适用于上海陆家嘴物业管理有限公司中国钻石交易中心管理处。2基本概况中国钻石交易中心位于上海陆家嘴金融贸易区竹园商贸区，基地面积6426.9平方米，由世纪大道，源深路和浦电路围合而成。竹园商贸区区域配套完整，发展成熟，周边环境优美，交通便捷，轨道交通二号线、四号线均可直达。该项目紧邻上海科技馆、东方艺术中心，葛洲坝大厦、期货大厦、东方希望大厦等著名商务楼宇，并构筑了该区域写字楼的集中效应。中国钻石交易中心为甲级智能化办公楼，由主楼（H=76.55米）及二层地下室（H=9.7米）组成。地上1—14层建筑面积39，893平方米，屋顶设备层建筑面积442平方米，地下共二层建筑面积9884平方米，总建筑面积为49，777平方米。中国钻石交易中心是集上海钻石交易所、相关会员单位办公、钻石珠宝展示、商务配套几大功能与一体的综合性写字楼。3工作目标3.1客户接待中心：办理入伙手续和相关协调工作，负责内勤管理，接待客户的报修、咨询投诉，提供商务中心服务，礼仪和会务接待，报刊的收发，管理费收缴/能耗费代收缴/现金的解缴、各类费用的报销及各类报表的上报、员工的考勤统计工作。送达请求付费通知单、实施物业档案管理、权籍管理及ISO9001、ISO14001、OHSAS18001“一体化”管理体系的贯彻实施。3.2秩序维护部：实行24小时秩序维护服务，维护区域内公共秩序，对安防、消防、车辆、道路交通、人员进出，装修状况等进行管理及处置紧急突发事件。3.3设备部：负责共用设施设备及房屋建筑共用部位的维修、保养、运行和管理并对设备设施维护保养的供方服务单位进行服务质量的监管。3.4保洁绿化部：3.4.1保洁服务负责小区楼道、电梯、道路、绿化带、景观等公用（或公共）部位及有关设施的保洁和垃圾的收集、清运以及向经营户提供委托的其它保洁项目。3.4.2保绿服务对室内外绿化实施专业养护，确保植物修剪整齐，无枯枝落叶，生长茂盛。GW/ZZJG1.1.1.1-201024管理处组织架构管理处共计46人4.1客户服务中心客服部共计14人管理处经理管理处副经理客户服务中心秩序维护客户接待5名礼仪接待8名客户主管1名强电领班1名强电工8名强电工程师1名管理处副经理保洁绿化勇安安防陆物清洁市政绿化设备主管1名设备管理部暖通工程师1名空调工6名弱电工4名万能工2名给排水2名弱电工程师1名暖通领班1名弱电领班1名客户服务客户接待5名礼仪接待8名客户主管1名财务管理人事管理质量管理仓库管理内勤管理话务员1名前台接待2名楼层接待5名GW/ZZJG1.1.1.1-201034.2设备部设备部共计29人5岗位设置说明5.1管理处经理5.1.1工作时间9：00――17：00，周六、周日休息。5.1.2岗位职责对公司总经理、分公司经理负责，主持管理处日常工作，组织实施各项管理活动。组织实施班前会议、现场管理、ISO9001、ISO14001、OHSAS18001“一体化”管理体系的日常管理与运作。实施财务管理，审核管理处年度管理服务费用，并按各部门实际情况进行分解，落实责任，督促其严格执行。对员工进行公司质量方针、质量目标的宣教，培训要求做到人人皆知，并制定年度培训计划。对管理处质量操作文件的实施进行监督，及时处理、解决质量操作文件在运作过程中产生问题及难点。编制管理处年度管理服务费用预算，并按各部门实际进行分解，落实责任，督促其严格执行，同时对各部门提出请购单，进行审核把关。对管理处的管理服务质量负责督促、检查各部门主管工作质量。设备管理设备管理设备主管1名强电工程师1名暖通工程师1名弱电工程师1名强电领班1名暖通领班1名弱电领班1名强电工8名暖通工6名弱电工4名万能工2名给排水工2名GW/ZZJG1.1.1.1-20104对管理处供方合同进行审核把关，在保证服务质量前提下，选择报价合理、具有一定资质的供方单位。定期与业主方反馈管理服务信息、听取意见和要求，取得业主的理解和支持。对管理处管辖范围的事项，提出合理化建议。负责处理解决业主的投诉及提出的各类意见、建议，并制订纠正、预防措施。负责管理处操作文件和其他质量文件的发放审批工作。负责审批对外告示及通知。负责审核上报公司与业主方等相关部门的行政文件、对外告示。负责对管理处员工日常和年终考评，并向公司有关部门提出续聘和解聘意见。经常与员工开展谈心活动，通过沟通了解员工的工作、学习、生活情况、教育、引导员工树立“创一流服务”思想，强化管理服务意识，提高管理服务水平。5.2副经理5.2.1工作时间8：00---16：30，10：30-19：00（分两班），周六、周日休息。5.2.2人员安排一位副经理主管客户接待服务部工作。另一位副经理主管监督保洁和绿化服务部、秩序维护部外包工作的执行。5.2.2岗位职责对管理处经理负责，协助管理处经理主持管理处日常工作，组织实施各项管理活动。组织实施早收礼、现场管理、ISO9001、ISO14001、OHSAS18001“一体化”管理体系的日常管理与运作。实施财务管理，审核管理处年度管理服务费用预算，并按各部门实际进行分解，落实责任，督促其严格执行。对管理处的服务管理质量负责督促、检查各部门主管工作质量。对管理处供方合同进行审核把关，在保证服务质量前提下，选择报价合理、具有一定资质的供方单位。定期与业主方和客户沟通，听取意见和要求，取得业主方和客户的理解和支持。根据公司要求负责对管理处员工的月、年终考评，并向公司有关部门提出续聘和解聘意见。认真执行公司各项安全生产制度和公司领导在安全生产方面的指示和决定，对管理处员工在生产工作中的安全健康负全面责任。GW/ZZJG1.1.1.1-20105经常与员工开展谈心活动，通过沟通了解员工的工作、学习、生活情况、教育、引导员工树立“创一流服务”思想，强化管理服务意识，提高管理服务水平。5.3大堂经理设置大堂经理岗位，主要由管理处经理与二位副经理轮流担任。大堂经理岗位应全面了解、掌握办公楼管理与服务的运行状态，对可能影响到办公楼正常运行的情况，及时进行阻止与调整。做好对来访人员的管理与服务，确保办公楼正常有序的办公的秩序。每日全过程的检查各部门全日服务质量工作及布置落实的第二日工作的准备情况。每日全过程的检查各部门服务质量实施状况；每日下班前,须对办公楼各计划性服务项目及设备设施维修工作进行检查与确认。5.4客户服务中心5.3.1接待工作时间客户接待时间：8:30――18：30，应明确时间段（分两班），周六、周日休息。5.3.2人员安排5.3.2.1客户接待6人（其中：客户接待主管1人、内勤1人、质量管理1人、财务管理1人、档案管理1人、人事管理1人。以上6人，除各自负责的工作外，共同的工作：收费、处理投诉、报修接待、公告宣传、报刊收发）。5.3.2.2礼仪接待8人（其中：大厅前台接待6人、话务员1人、楼层接待1人）。5.3.3客户接待岗位职责对管理处经理、经理助理负责，执行管理处各项规定和决议。负责日常内勤管理工作，草拟各类对外通知及签报、联系函、报告等。负责管理处“一体化”体系文件、资料的整理汇总。负责管理处客户档案资料的建立和权籍管理。根据公司要求，完成对各项资料进行归档移交工作。负责接听/接待客户的来访来电，并及时采取相应办法予以解释、解决。负责每月《付款通知书》的编制、打印及发放、催缴、解缴工作，正确率100%。负责管理处各类财务报表的上报及日常费用支出、报销工作并分类登记，正确率100%。负责管理处员工的考勤和人事管理统计工作。负责办公用品的采购、登记和发放工作。负责办公大楼报刊、挂号信函、特快专递、包裹等登记、发放工作。对无人接收的信件、杂志等物品做好与邮局的沟通、退物处理。GW/ZZJG1.1.1.1-20106负责引导客户到金库摆放物品服务。分管管理处年度办公设备的清点、盘存工作。完成上级交办的各项任务。5.3.4礼仪接待员岗位职责认真执行客户接待中心的各项工作指令。上岗前应先作自我检查，仪表、仪容必须端庄、整洁符合要求。前台接待人员负责外来访客的问讯、指引、登记工作。前台接待人员负责对客户或访客进入大厅前的安检工作。前台接待人员负责总台区域内的清洁卫生工作。认真参加各类培训，提高服务技能，热情、礼貌、周到地为宾客提供优质服务。完成上级交办的各项任务。5.4设备部5.4.1工作时间主管：8：30――17：00，周六、周日休息。高压值班电工：8：00——20：00，工作二天休息二天。弱电工、空调操作工：7：30——19：30，工作一天休息一天。(冬季,夏季因大厦对空调制热机组节能和制冷机组的蓄能,视情况确定班次)给排水工：10：30——19：00，工作五天休息二天。5.4.2人员安排设备主管1人，强、弱电领班兼仓库保管员1人，空调、给排水领班1人，高压值班电工4人，维修电工4人，弱电工4人，空调操作工4人，空调维修工2人，给排水工4人。（人数与4.2内容不符）5.4.3工作内容5.4.3.1设备主管负责设备运行管理控制，通过科学管理和精心保养，使各项设备运转正常，提高设备的使用寿命与完好率。拟制设备的各项管理规章制度和质量管理办法，并督促所属员工贯彻执行各项规章制度和质量管理办法。制定设备年度的修理与维护保养计划，并组织实施。拟制设备应急预案，及时处理每一项与设备有关的紧急状态与紧急事故，并做好善后与防范工作。GW/ZZJG1.1.1.1-20107组织对日常设备管理，对重大设备事故做好原始记录，搞好技术资料的归档和资料管理。明确所属员工工作职责，督促其按时、按质、按量完成本职工作，认真查阅设备员工的各类工作记录并签名，努力提高每个员工的工作积极性、创造性，营造和保持良好的工作氛围。负责新进、转岗设备人员的岗位职责、工作要求等内容培训工作。配合和参与业户搞好装修工程验收工作。经常指导和检查本部门员工安全，正确使用机械、电气设备、工具、原材料、安全防护装置、个人劳动防护用品等操作方法，消除危险隐患．5.4.3.2强、弱电领班对设备主管负责，执行管理处各项规定和决议。负责日常照明、弱电、空调、消防设备动力电源的正常供应。负责根据年度工作计划拟制月度工作计划，并督促员工根据计划完成工作。深入现场，了解所负责的系统设备的运行状况，妥善处理工作中出现的问题。督促指导下属员工严格执行各型号设备的维修保养办法、操作规程和安全管理制度，确保设备的正常运行。5.4.3.3高压值班电工负责日常照明、弱电、空调、消防设备动力电源的正常供给。定时巡视电气设备，正确抄录变压器运行状况的数据，认真、准确、如实、详细填写《供配电设备运行日志》，确保设备正常运行。上岗前检查工具的质量、功能、性能与安全情况（如电笔、万用表、钢丝钳、应急灯（电筒）等）。高低压配电室应该有人值班，对外来进出人员把关，并记录于《机房进出登记表》。负责工作责任区域内的卫生工作。5.4.3.4维修电工负责电力系统的运行管理。负责低压配电间变压器、控制设备、公共区域电气设备的维修保养及故障检修。发生事故时，应保持头脑冷静，严格按操作规程及时排除故障。做到安全第一，严格按照“供配电设备（设施）运行管理规程”、“安全管理制度”、“供配电设备（设施）维修保养规程”操作，确保大楼正常供电。及时处理业主及相关方的报修，小事一小时完成，不隔天，并将处理情况记录于报修单。认真钻研技术，熟练掌握电气设备的原理及实际操作与维修技术，做到判断故障快捷、准确、迅速、及时。GW/ZZJG1.1.1.1-201085.4.3.5弱电工参与设备（设施）紧急状况和紧急事故的现场处理和善后工作。每日按月度工作计划进行工作，并认真填写各类记录表。熟悉、精通各弱电系统设备的技术特性、标准、图纸及有关安全操作便用要求，并具备相当强